ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

от 21 августа 2026 года №46

О правилах работы архивов

На основании части седьмой статьи 18-1 и части первой статьи 26 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. №323-З "Об архивном деле и делопроизводстве" и подпунктов 7.92 и 7.98 пункта 7 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 июля 2024 г. №545, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить:

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (прилагаются);

Правила работы государственных архивов (прилагаются).

2. Признать утратившими силу нормативные правовые акты согласно приложению.

3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

 

Приложение

к Постановлению Министерства юстиции Республики Беларусь от 21 августа 2026 года №46

Перечень утративших силу нормативных правовых актов

1. Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 6 ноября 2003 г. №38 "Об утверждении Правил работы с научно-технической документацией в организациях".

2. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 марта 2007 г. №14 "Об утверждении Правил работы с научно-технической документацией в государственных архивах".

3. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 9 апреля 2007 г. №27 "Об утверждении Правил работы государственных архивов с кино-, фото-, фоно- и видеодокументами".

4. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 7 мая 2012 г. №117 "О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 9 апреля 2007 г. №27".

5. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №143 "Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций".

6. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №144 "О внесении изменений и дополнений в постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 6 ноября 2003 г. №38".

7. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №145 "О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 марта 2007 г. №14".

8. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. №20 "Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций".

9. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 22 ноября 2019 г. №214 "Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №143".

10. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 8 октября 2021 г. №190 "О работе с документами в электронном виде в государственных архивах".

11. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 августа 2022 г. №112 "Об изменении постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь и постановлений Министерства юстиции Республики Беларусь".

12. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 августа 2022 г. №116 "Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. №20".

13. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 августа 2022 г. №118 "Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №143".

14. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 августа 2022 г. №119 "Об утверждении Правил работы государственных архивов".

15. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 августа 2022 г. №120 "Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 8 октября 2021 г. №190".

16. Подпункты 1.1 и 1.2 пункта 1 постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 15 февраля 2023 г. №7 "Об изменении постановлений Министерства юстиции Республики Беларусь".

17. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 апреля 2024 г. №24 "Об изменении постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 6 ноября 2003 г. №38".

18. Подпункты 1.15 и 1.40 пункта 1 постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 16 сентября 2024 г. №67 "Об изменении постановлений Министерства юстиции Республики Беларусь".

19. Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 1 октября 2024 г. №77 "Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 8 октября 2021 г. №190".

 

Утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 21 августа 2026 года №46

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций

Раздел I. Общие положения

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок работы архивов государственных органов, иных организаций (далее, если не определено иное, – организации) с управленческой документацией (далее – УД) и научно-технической документацией (далее – НТД) на бумажных носителях, документами в электронном виде, в том числе с электронными документами (далее соответственно, если не определено иное, – ДЭВ, документы).

Действие настоящих Правил распространяется также на представительства иностранных юридических лиц и иных организаций, зарегистрированных в установленном порядке в иностранном государстве (далее – представительства иностранных организаций), филиалы иностранных юридических лиц в части установления требований по обеспечению накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств, филиалов.

2. Для целей настоящих Правил применяются термины в значениях, определенных в Законе Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. №455-З "Об информации, информатизации и защите информации", Законе Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. №113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", Законе Республики Беларусь "Об архивном деле и делопроизводстве", а также термины и определения в следующих значениях:

агрегация – объединение некоторого числа документов в электронном виде и при необходимости их метаданных в единый информационный объект для последующего хранения;

архив организации – структурное подразделение организации, осуществляющее прием, хранение, учет и использование архивных документов;

архивная коллекция – совокупность отдельных архивных документов, образовавшихся в деятельности одного или различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам;

архивная копия информационного ресурса – документ в электронном виде, который создается путем репликации информационного ресурса на фиксированный момент времени или формируется по содержанию информационного ресурса в формате файла, предназначенном для архивного хранения;

архивный каталог – архивный справочник, включающий систематизированные сведения о содержании документов архива на уровне описания документа, части документа, группы документов, единиц хранения архивных документов или единиц учета архивных документов, групп единиц хранения архивных документов, единиц учета архивных документов, расположенные в соответствии с принятой в нем схемой классификации документной информации;

архивный шифр – обозначение, присваиваемое каждой единице хранения или единице учета архивных документов с целью обеспечения ее учета и идентификации (включает: номер фонда, номер описи, номер дела по описи);

архивохранилище – помещение, специально оборудованное для хранения архивных документов;

внутренняя опись документов – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их дат, регистрационных индексов документов названий или (или) заголовков, номеров листов;

воспроизведение (визуализация) – воспроизведение документа в электронном виде на электронном средстве отображения информации, на бумажном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком;

дело – документ или совокупность документов, объединенных по определенному признаку и помещенных (для документов на бумажном носителе) в отдельную обложку;

документы по личному составу – документы, создаваемые при приеме на работу (избрании, утверждении, назначении на должность), переводе (перемещении), увольнении (освобождении от занимаемой должности) работника, о предоставлении отпуска, командировки, поощрения, выплате заработной платы, присвоенных квалификационных категории, классе, квалификации, разряде, звании, а также иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы (службы) и (или) учебы, занимаемой должности служащего (профессии рабочего), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей;

единица учета архивных документов – единица измерения количества документов в архиве;

единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой обособленный документ, совокупность документов или объект документированной информации, имеющая самостоятельное значение;

заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и (или) содержании документов дела;

информационная система архива организации – информационная система, предназначенная для длительного хранения документов в электронном виде и их метаданных в архиве организации, обеспечивающая подтверждение целостности документов в электронном виде и авторизованный доступ к ним;

информационный объект – совокупность данных, которая может пересылаться, обрабатываться и храниться как единое целое;

информационный пакет – информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое;

историко-архивная справка – документ, содержащий сведения по истории организации-фондообразователя и ее фонда, характеристику описей дел, информацию о составе и полноте документов, особенностях формирования дел, их состоянии, составе справочного аппарата к фонду и порядке пользования им;

комплектование архива – систематическое пополнение архива документами в соответствии с профилем архива;

конвертация – преобразование данных из одного формата файла в другой;

контрольная характеристика – хэш-значение для заданного информационного объекта;

лист-заверитель дела – документ, содержащий сведения о количестве листов дела, особенностях их нумерации, физического состояния и формирования дела;

метаданные – информационные элементы, отражающие сведения об управленческом контексте, содержании, структуре документа и управлении им в течение времени;

научно-справочный аппарат архива – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, созданных на одной научно-методической основе архивных справочников, в том числе в электронном виде, о составе и содержании документов архива;

НТД – совокупность научных и технических документов, фиксирующих процесс и результаты научных исследований, технических разработок, а также направления и методы их внедрения в производство;

носитель информации – материальный объект, используемый для записи и хранения информации;

обеспечение сохранности документов – комплекс взаимосвязанных мероприятий по созданию и соблюдению оптимальных условий и соответствующей организации хранения документов;

обзор архивных документов – архивный справочник, содержащий систематизированные сведения (совокупность аннотаций (характеристик) групп дел, архивных документов и справочного аппарата) о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов с элементами источниковедческого анализа;

облачный сервис – комплекс технических и технологических решений, обеспечивающих предоставление архиву организации вычислительных ресурсов, средств хранения данных и программного обеспечения как услуги с удаленным доступом;

объект хранения – каждый файл, являющийся неотъемлемой частью документа в электронном виде;

опись дел структурного подразделения – систематизированный перечень заголовков дел, образовавшихся в структурном подразделении организации и передаваемых на хранение в архив организации, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета;

постоянное хранение – бессрочное хранение документов;

резервная копия – идентичный экземпляр информационного объекта, созданный путем репликации и хранимый в условиях, обеспечивающих его целостность;

репликация – создание двух и более идентичных экземпляров информационного объекта, снабжаемых собственными идентификаторами;

сводная опись дел – архивный справочник и учетный документ архива, представляющий информацию на уровне описания единицы хранения архивных документов и (или) единицы учета архивных документов, а также в установленных случаях на уровне документа страховой копии архивного документа, структурированные в соответствии со схемой систематизации дел архивного фонда;

съемный носитель – электронный носитель, предназначенный для записи, хранения и считывания данных средствами вычислительной техники и сопрягаемыми с ними устройствами;

указатель – архивный справочник, включающий систематизированный перечень наименований тем и предметных понятий, персоналий, географических объектов и иных сведений, упоминаемых в архивных документах;

УД – совокупность документов, образующихся в процессе реализации функций государственного управления, местного самоуправления, управления организацией (организациями);

учет архивных документов – определение количества и состава архивных документов в установленных единицах учета архивных документов и отражение сведений об их количестве и составе, движении – поступлении, выбытии, физическом состоянии в учетных документах архива;

файл – идентифицированный информационный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему;

фондирование документов – распределение документов по архивным фондам и архивным коллекциям;

фондообразователь – организация или физическое лицо, в деятельности которых образуется архивный фонд;

формат файла – способ кодировки и организации элементов информации (битов, байтов) в файле;

ценность документа – свойства документа, обуславливающие его историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное или иное значение;

цифровая форма представления информации – способ представления информации в виде последовательности двоичных кодов (битов), предназначенной для обработки средствами вычислительной техники и сопрягаемыми с ними устройствами;

экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью установления сроков их хранения, отбора на хранение или уничтожение, установления особого режима учета, хранения и использования;

электронное дело – документ или совокупность документов в электронном виде и его (их) метаданных, объединенных по определенному признаку на основе логических связей и представляющих собой единый информационный объект для учета, хранения и поиска документной информации;

эмуляция – воспроизведение работы одной системы средствами другой без потери функциональных возможностей и искажений результатов с целью воспроизведения документов в электронном виде.

3. Для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, организации создают архивы. В зависимости от состава документов в организации могут создаваться отдельные архивы для хранения УД, НТД.

Функции архива организации в части работы с ДЭВ и их хранения обеспечиваются информационной системой архива организации.

В организациях, в которых установление штатных должностей работников архива не предусмотрено, выполнение функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования документов возлагается на назначаемое руководителем организации лицо (далее – лицо, ответственное за архив).

4. В случае хранения в архиве организации ДЭВ, содержащих информацию ограниченного распространения, создается система защиты информации в информационной системе архива организации в соответствии с законодательством об информации, информатизации и защите информации.

5. Порядок пользования документами, хранящимися в архивах организаций, устанавливается их руководителями в соответствии с законодательством.

6. Решение об ограничении доступа к документам, хранящимся в архивах организаций, принимается руководителями этих организаций. Об ограничении доступа к документам, хранящимся в архивах организаций, сообщается гражданам либо организациям в семидневный срок со дня получения запроса.

Глава 2. Основные задачи и функции архива организации

7. Задачами архива организации являются:

комплектование архива документами;

учет и обеспечение сохранности документов;

обеспечение сохранности и целостности ДЭВ;

создание системы научно-справочного аппарата к документам;

обеспечение использования документов;

подготовка и передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – Национальный архивный фонд) на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства;

уничтожение документов по истечении установленных сроков их хранения;

осуществление методического руководства в части работы с ДЭВ в структурных подразделениях организации, подчиненных (входящих в состав (систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива;

оказание методической помощи архивам подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций – источников комплектования архива.

8. В целях выполнения задач архив организации осуществляет следующие функции:

составляет и ежегодно уточняет список организаций – источников комплектования архива по форме согласно приложению 1 (для объединенного архива);

принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;

учитывает принятые документы и дела, ведет комплекс учетных документов;

осуществляет классификацию документов по архивным фондам и архивным коллекциям (далее – фондирование);

обеспечивает сохранность документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел;

обеспечивает сохранность и целостность ДЭВ;

проверяет комплектность и осуществляет контроль за оформлением НТД;

составляет и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам;

в рамках использования документов, хранящихся в архиве, выдает дела во временное пользование, копии архивных документов, архивные выписки (далее – информационные документы) по запросам сторонних организаций, связанных с их служебной деятельностью, а также структурным подразделениям организации;

выдает информационные документы по запросам граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц в случае, если указанные документы необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц;

обеспечивает доступ к ДЭВ;

обеспечивает защиту ДЭВ от несанкционированного доступа в соответствии с законодательством об информации, информатизации и защите информации;

осуществляет поиск и выдачу информации о ДЭВ;

осуществляет выдачу и заверение формы внешнего представления электронных документов и копий ДЭВ на бумажном носителе в порядке, установленном Положением о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 июля 2010 г. №1086, и пунктом 59 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 августа 2025 г. №65;

ведет учет и анализ использования документов;

участвует в работе центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК) или экспертной комиссии (далее – ЭК) организации, оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях, организациях – источниках комплектования архива;

проводит экспертизу ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляет их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и в случаях, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства, – государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета или вышестоящей организации;

проводит экспертизу ценности ДЭВ по истечении установленных сроков их хранения, составляет акты о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению;

осуществляет подготовку и передачу документов Национального архивного фонда на постоянное хранение в государственный архив в порядке, установленном главой 47 настоящих Правил и главой 14 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях;

представляет в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета или государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства;

осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива;

осуществляет контроль за формированием электронных дел в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива;

осуществляет анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива;

участвует в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций – источников комплектования архива.

Глава 3. Организация работы архива

9. Работа архива организации осуществляется в соответствии с актами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, его уставом (положением о нем), иными локальными правовыми актами.

Положение об архиве организации утверждается руководителем организации. Положение об архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации – с ЦЭК вышестоящей организации.

10. Архив организации обеспечивается необходимыми помещением (помещениями), оборудованием и кадрами.

Должностные обязанности, права и ответственность работников архива (лица, ответственного за архив) определяются должностными инструкциями.

11. Работа архива организации осуществляется на плановой основе.

В архиве организации составляются:

план работы на год;

при наличии структурных подразделений: график приема дел в архив организации и график приема электронных дел в архив организации (далее – график приема дел в архив организации);

паспорт архива организации (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов).

12. План работы архива организации состоит из разделов, соответствующих основным направлениям работы архива организации, и включает наименования конкретных видов работ, единицы их измерения, объем работ, бюджет рабочего времени, сроки исполнения и состав исполнителей по форме согласно приложению 2.

План подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) и утверждается руководителем организации.

13. График приема дел в архив организации включает наименования организаций, являющихся источниками комплектования архива, и (или) структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, срок приема, наименования должностей служащих, инициалы, фамилии лиц, ответственных за передачу архивных документов в архив организации, и составляется по форме согласно приложению 3.

График приема дел в архив организации имеет поквартальную разбивку.

График приема дел в архив организации подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями организаций – источников комплектования архива и (или) руководителями структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, и утверждается руководителем организации.

В организации, в которой отсутствуют структурные подразделения (далее – бесструктурная организация), график приема дел в архив организации не составляется.

14. Графики передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии государственного архива (далее – ЭМК) или экспертно-проверочной комиссии структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета (далее – ЭПК) составляются в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, по форме, согласованной с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета.

План-график передачи НТД на постоянное хранение составляется по форме согласно приложению 4 в соответствии с перечнями разработок НТД, подлежащей передаче на постоянное хранение, согласованными ЭМК соответствующего государственного архива и руководителем организации.

15. По итогам работы архивом организации составляется отчет о работе архива организации за год по форме согласно приложению 5. В отчет включаются сведения о выполнении графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.

16. Паспорт архива организации составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, в двух экземплярах по форме согласно приложению 6 и включает сведения по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным.

Паспорт подписывается руководителем организации и руководителем архива организации (лица, ответственного за архив).

17. Архив организации совместно со службой ДОУ осуществляет контроль за формированием и оформлением дел, в том числе электронных дел, в структурных подразделениях организации, подготовкой образовавшихся в их деятельности документов и дел к передаче на хранение в архив организации, информационную систему архива организации, а также проводит анализ состояния архивов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях, архивах организаций – источников комплектования архива.

Анализ формирования, оформления и подготовки дел в структурных подразделениях организации к передаче в архив организации, информационную систему архива организации проводится не реже одного раза в год. Анализ состояния архивов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях, архивах организаций – источников комплектования архива проводится не реже одного раза в пять лет.

По итогам анализа готовится информация на имя руководителя организации, в которой отражается состояние работы архива, вносятся предложения по устранению выявленных недостатков и дальнейшему улучшению работы архива. С информацией по результатам анализа должны быть ознакомлены исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений.

Учет работы архива с организациями, указанными в части первой настоящего пункта, фиксируется в карточках учета работы с организацией – источником комплектования архива, иной организацией, подчиненной (входящей в состав, систему) организации, оформляемых по форме согласно приложению 7.

Глава 4. Порядок приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации и руководителя архива (лица, ответственного за архив)

18. При смене руководителя организации документы и дела, находящиеся в делопроизводстве, в архиве организации, информационной системе архива организации, а также научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации и акту приема-передачи электронных дел и документов в электронном виде при смене руководителя организации по формам согласно приложениям 8 и 9.

В акте приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации раздельно указываются количество документов и дел, находящихся в делопроизводстве, количество документов и дел, хранящихся в архиве организации, с выделением сведений о количестве дел постоянного хранения, а также сведения об оборудовании и инвентаре архива организации.

19. При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и дел, научно-справочного аппарата к ним, учетных документов, а также помещений, инвентаря и оборудования архива организации оформляется актом приема-передачи документов и дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) по форме согласно приложению 10 и актом приема-передачи электронных дел и документов в электронном виде при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации) по форме согласно приложению 11.

Для приема-передачи документов и дел приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3 человек. В состав комиссии включается представитель службы ДОУ организации.

При приеме-передаче документов и дел проверяются:

наличие и состояние дел в порядке, установленном главой 43 настоящих Правил, и страховых копий документов в архиве организации;

наличие и состояние учетных документов и научно-справочного аппарата к документам, в том числе паспорта архива, описей дел, номенклатур дел для учета документов и дел временного (до 10 лет) хранения, листов фондов;

наличие штампов архива организации;

условия хранения документов;

состояние помещения, противопожарного и охранного оборудования, инвентаря.

Акт приема-передачи документов и дел и акт приема-передачи электронных дел и документов в электронном виде подписываются лицами, передающим и принимающим документы и дела организации, председателем и членами комиссии и утверждается руководителем организации.

20. В случае обнаружения недостачи дел (документов) организуется их розыск в соответствии с требованиями главы 44 настоящих Правил.

Раздел II. Экспертиза ценности документов организации

Глава 5. Принципы и критерии экспертизы ценности документов

21. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности.

Принцип историзма предполагает оценку содержания документов исходя из исторической обстановки, в которой действовала организация, в деятельности которой образовались документы (организация-фондообразователь).

Принцип комплексности предполагает оценку документов с учетом их места и значения в составе сложившегося комплекса документов (фонда) в организации-фондообразователе, а также их взаимосвязи с документами других фондов.

Принцип всесторонности предполагает оценку документов с точки зрения отражения ими различных сторон материальной и духовной жизни человека и общества.

22. Экспертиза ценности документов проводится путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

роль и место организации в системе государственного управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы), значимость выполняемых ею функций;

роль и значение гражданина в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;

время и место образования документа.

К критериям содержания относятся:

значимость события, отраженного в документе;

значение информации, содержащейся в документе;

повторяемость информации документа в других документах;

вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

подлинность документа;

юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

наличие резолюций, помет;

особенности передачи текста документа;

особенности основы материального носителя документа;

физическое состояние документа.

23. Экспертиза ценности НТД проводится на основании общих, специфических критериев и критериев общественного признания.

К общим критериям относятся подлинность, физическое состояние документов, полнота комплекта документов.

К специфическим критериям относятся:

значимость НТД для общества, государства, степень новизны, уникальности и оригинальности решения проблемы в конкретной отрасли науки, техники, строительства, производства;

экономическая эффективность внедрения результатов исследования или технической идеи;

социальная эффективность исследования или разработки;

фундаментальность научно-исследовательских работ;

степень отражения уровня развития науки и техники в исследовании, проекте, объекте капитального строительства или изделии промышленного производства, а также технологии его изготовления;

количество типовых решений, внедряемых в строительство и промышленное производство;

модификация, максимальная унификация изделий промышленного производства, их техническая эстетичность, надежность;

массовость или серийность производства, степень реконструкции объекта строительства, национальные особенности архитектуры, специфика геологических и гидрологических условий.

К критериям общественного признания относятся:

присуждение разработкам международных, государственных или именных премий;

выдвижение исследований и разработок на соискание премий, демонстрация их на международных выставках;

патентно-коммерческая ценность.

Глава 6. Организация экспертизы ценности документов. Задачи и функции ЦЭК (ЭК) организации

24. Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно на основании перечня типовых документов с указанием сроков хранения, устанавливаемого республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, и (или) перечней документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения (далее, если не определено иное, – ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения), перечней документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (далее – перечни документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения), а также иных актов законодательства.

25. Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;

в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива), при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

26. Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей ЭК. В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) организации, создаются постоянно действующие ЦЭК.

ЭК структурного подразделения организации создается по решению руководителя организации в зависимости от количества образующихся в его деятельности документов.

Проведение экспертизы ценности документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и при консультативной помощи соответствующего государственного архива.

27. ЦЭК (ЭК) организаций создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами – руководитель службы ДОУ (лицо, выполняющее функции службы ДОУ), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, включается работник соответствующего государственного архива.

Состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

28. ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положение о ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации – с ЦЭК вышестоящей организации.

Если негосударственные организации не имеют вышестоящей организации и не являются источниками комплектования государственных архивов, то положение об ЭК рассматривается и согласовывается только ЭК этой организации.

29. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов и дел при составлении номенклатуры дел;

организация и проведение экспертизы ценности документов и дел, завершенных делопроизводством;

организация и проведение отбора документов и дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива);

организация и проведение экспертизы ценности перечней разработок научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение;

организация и проведение отбора к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

30. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

определение сроков хранения документов и дел;

согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;

ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, актов об отсутствии дел, актов о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны;

подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнем типовых документов с указанием сроков хранения, и внесение их на рассмотрение республиканскому органу государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства;

подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, перечнями документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения, и внесение их на согласование республиканскому органу государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства;

осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений организации и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций;

принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций.

31. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации.

Глава 7. Порядок проведения экспертизы ценности документов

32. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве осуществляется ежегодно службой ДОУ (лицом, выполняющим функции службы ДОУ) совместно с ЦЭК (ЭК), работниками структурных подразделений под методическим руководством архива организации.

33. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются:

отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив организации, информационную систему архива организации;

отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях организации;

отбор дел временного хранения, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

При этом проверяются полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, наличие отметок о видах заведенных дел (электронные дела, гибридные дела), соблюдение установленного порядка формирования дел.

34. Отбор документов для передачи в архив организации и выделения к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.

35. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (за исключением ДЭВ) для передачи в архив организации проводится путем полистного просмотра. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре из дел подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными (до 10 лет) сроками хранения.

36. При приеме документов на хранение архив организации осуществляет контроль за качеством проведенной экспертизы ценности документов.

37. Экспертиза ценности документов в архиве организации осуществляется работниками архива совместно с ЦЭК (ЭК) организации.

Экспертиза ценности документов в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством соответствующего государственного архива.

38. При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации осуществляются:

отбор и подготовка дел постоянного хранения для передачи в государственный архив, в информационную систему архива электронных документов (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива);

отбор хранящихся в архиве документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

39. При проведении экспертизы ценности документов (за исключением ДЭВ) в архиве организации могут выявляться особо ценные документы, имеющие непреходящую ценность, особую значимость для общества и государства, в отношении которых устанавливается особый режим хранения, учета и использования.

Отнесение документов к категории особо ценных в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и по согласованию с соответствующим государственным архивом.

40. Дела с отметкой "ЭПК", хранящиеся в структурных подразделениях, подлежат полистному просмотру по окончании делопроизводственного года, а хранящиеся в архиве организации, – после истечения срока их хранения с целью продления сроков их хранения.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, переформировываются. Выделенные из их состава документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, формируются в отдельные дела либо присоединяются к однородным делам постоянного хранения. Дела, содержащие оставшиеся документы с временными сроками хранения, хранятся в течение установленных сроков.

41. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы ценности недостачи документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны быть приняты меры по их розыску в порядке, установленном главой 44 настоящих Правил.

42. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, описи электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, в порядке, установленном главами 5–7 настоящих Правил и главами 13 и 17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.

Глава 8. Составление перечней разработок научно-технической документации, подлежащей передаче на постоянное хранение

43. Систематизация проектов, изделий, включенных в перечень разработок НТД, подлежащей передаче на постоянное хранение (далее – Перечни разработок НТД), осуществляется по хронологическому, тематическому, тематико-хронологическому признаку.

В Перечень разработок НТД организации включается НТД организаций-предшественников, хранящаяся в данной организации.

44. Перечень разработок НТД рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации, подписывается председателем и членами ЦЭК (ЭК) и представляется вместе с протоколом заседания ЦЭК (ЭК) (выпиской из протокола заседания ЦЭК (ЭК) организации на утверждение ЭМК соответствующего государственного архива. После рассмотрения и утверждения ЭМК государственного архива утверждается руководителем организации. Один экземпляр Перечня разработок НТД хранится в государственном архиве, другой – в архиве организации.

НТД, включенная в Перечень разработок НТД, до передачи на постоянное хранение хранится в архиве организации отдельно от других документов. К ней создается фонд пользования, а в необходимых случаях – страховой фонд.

Раздел III. Прием-передача дел в архив организации. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Глава 9. Прием-передача дел в части управленческой документации в архив организации

45. В архив организации принимаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.

Дела подлежат формированию и оформлению в порядке, установленном главами 12 и 14 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения (далее – годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.

Прием дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в порядке, установленном главой 15 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.

46. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не принимаются.

Прием дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по согласованию с архивом организации и решению руководителя организации. Прием таких дел в архив организации может осуществляться по описям дел структурных подразделений или по номенклатуре дел организации.

47. Дела принимаются в архив организации по графику приема дел.

В организации, в которой отсутствуют структурные подразделения (далее – бесструктурная организация), график приема дел в архив организации не составляется.

48. При приеме дел в архиве организации проверяются правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела принимаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. Во всех экземплярах описи дел структурного подразделения в графе "Примечание" каждого заголовка дела проставляется отметка о наличии или отсутствии дела. При отсутствии дел, включенных в опись дел структурного подразделения, в отметке о приеме-передаче дел дополнительно указываются номера отсутствующих дел. В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей служащих, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

49. Сверенные с описью дел структурного подразделения дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см или помещаются в архивные коробки. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи дел структурного подразделения корешками на обе стороны.

Глава 10. Прием-передача ДЭВ, электронных дел в архив организации

50. ДЭВ передаются в архив организации в составе электронных дел, формируемых с учетом общих требований формирования и оформления дел с документами на бумажных носителях, указанных в главах 12, 14 и 19 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.

Передача электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурных подразделений организации производится по описи электронных дел, составленной по форме согласно приложению 14 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.

Описи структурных подразделений составляются в соответствии с требованиями главы 19 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях. При подготовке описей указываются:

сведения о работнике структурного подразделения организации, передающем электронные дела в архив организации (должность служащего, инициалы, фамилия);

сведения о работнике архива организации, принимающем электронные дела в архив организации (должность служащего, инициалы, фамилия).

Электронные дела передаются в архив по графику приема электронных дел в архив организации по форме согласно приложению 12, составляемому руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив организации) и утверждаемому руководителем организации.

При формировании электронных дел внутренняя опись ДЭВ электронного дела составляется по форме согласно приложению 13 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.

Передача и прием электронных дел осуществляется с использованием сетей электросвязи (передачи данных) в составе информационного пакета, формат которого определяется регламентом информационного взаимодействия между автоматизированной системой документационного обеспечения управления, иными информационными системами организации, в которых были сформированы электронные дела, и информационной системой архива организации.

51. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне электронного дела:

порядковый номер электронного дела в описи электронных дел структурного подразделения;

индекс электронного дела;

заголовок электронного дела;

дата (крайние даты документов) электронного дела;

количество ДЭВ электронного дела;

объем ДЭВ электронного дела;

язык (языки) ДЭВ электронного дела.

Целостность метаданных на уровне электронного дела подтверждается указанием в информационном пакете их контрольных характеристик.

52. Информационный пакет содержит следующие метаданные на уровне ДЭВ:

название вида ДЭВ (приказ, протокол, акт);

класс ДЭВ (указание на принадлежность ДЭВ к одной из унифицированных систем документации);

заголовок к тексту ДЭВ;

дата ДЭВ;

ограничение доступа к ДЭВ (доступ разрешен всем, доступ ограничен);

дата снятия ограничения доступа к ДЭВ (при наличии);

регистрационный индекс ДЭВ;

отметка о наличии регистрационно-контрольной карточки;

аннотация на ДЭВ (при наличии);

язык ДЭВ;

данные об авторе ДЭВ (наименование организации, создавшей ДЭВ; для документов из личного фонда работника указываются его фамилия, собственное имя, отчество (если таковое имеется);

сведения о файлах ДЭВ (имена, объем, контрольные характеристики);

сведения об алгоритме выработки контрольных характеристик (алгоритме хэширования).

Целостность метаданных на уровне ДЭВ подтверждается общей для всего документа контрольной характеристикой, указанной во внутренней описи.

Состав метаданных для ДЭВ временного (до 10 лет) хранения устанавливается локальными правовыми актами организации.

53. При необходимости для описания на уровне ДЭВ используются дополнительные метаданные, характеризующие особенности создания и воспроизведения ДЭВ:

ссылки на другие документы, образующие общий управленческий контекст;

сведения об информационной технологии (версии программного продукта), с помощью которой создан ДЭВ;

сведения о технических и программных средствах, необходимых для воспроизведения ДЭВ;

сведения о защите ДЭВ.

54. Для электронных документов в состав метаданных дополнительно включаются сведения о средствах электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП).

55. Состав метаданных для архивной копии информационного ресурса включает в себя:

наименование информационного ресурса;

тип информационного ресурса (в том числе база данных, интернет-сайт);

даты ввода информационного ресурса в эксплуатацию и создания его архивной копии;

данные о регистрации информационного ресурса в Государственном регистре информационных ресурсов;

интернет-адрес размещения информационного ресурса (для информационного ресурса, размещенного в глобальной компьютерной сети Интернет);

сведения о собственнике информационного ресурса;

сведения о владельце информационного ресурса.

56. Передача электронных дел, ДЭВ от ликвидированных организаций в архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника) осуществляется в порядке, установленном настоящей главой.

57. Прием электронных дел в архив организации осуществляется работником архива организации.

При приеме электронных дел в архив организации осуществляется проверка действительности (на момент проверки):

ЭЦП на описи электронных дел структурного подразделения организации с применением открытого ключа, владельцем которого является организация или руководитель структурного подразделения организации;

ЭЦП на внутренней описи с применением открытого ключа, владельцем которого является организация или работник структурного подразделения организации, составивший внутреннюю опись.

Проверка действительности ЭЦП осуществляется с использованием сертифицированного средства ЭЦП.

При приеме электронных дел в архив организации проверяются:

состав метаданных электронного дела и ДЭВ;

соответствие состава электронных дел, передаваемых на хранение, данным соответствующей описи электронных дел структурного подразделения;

соответствие объема переданных ДЭВ объему, указанному в соответствующей описи электронных дел структурного подразделения;

соответствие контрольных характеристик ДЭВ и файлов ДЭВ контрольным характеристикам, указанным во внутренней описи и в метаданных;

возможность воспроизведения ДЭВ;

отсутствие вредоносных компьютерных программ.

58. При приеме электронных дел в архив организации проверяется соответствие форматов включенных в них файлов форматам, установленным главой 19 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.

59. При приеме электронных дел, содержащих ДЭВ, подлинность и целостность включенных в электронное дело ДЭВ подтверждаются путем проверки их контрольных характеристик, указанных во внутренней описи.

Для электронных дел, сформированных в соответствии с пунктом 50 настоящих Правил, подтверждение подлинности и целостности входящих в них ДЭВ осуществляется путем проверки сертифицированным средством ЭЦП действительности (на момент проверки) ЭЦП на внутренней описи.

При наличии штампа времени подлинность и целостность ДЭВ могут подтверждаться путем проверки сертифицированным средством ЭЦП действительности (на момент подписания) ЭЦП, включенных в особенную часть каждого ДЭВ, с применением открытого ключа, владельцем которого является лицо, подписавшее ДЭВ.

Результаты проверки подлинности и целостности сохраняются в метаданных ДЭВ, формируемых архивом организации. Метаданные содержат дату проверки и контрольные характеристики, подтвержденные в процессе проверки.

60. Прием ДЭВ в архив организации считается завершенным при положительных результатах проверок, проведенных в соответствии с требованиями пунктов 57–59 настоящих Правил.

Завершение приема подтверждается проставлением на описи электронных дел структурного подразделения ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив организации) или работник архива организации, осуществивший прием.

Глава 11. Прием-передача НТД в архив организации

61. Структурные подразделения организаций передают НТД в архив организации после ее разработки по проблемам, изделиям, технологическим процессам, объектам капитального строительства, планировки, реконструкции, консервации, реставрации либо по мере завершения их самостоятельных этапов, стадий или частей.

62. При приеме НТД на хранение в архив организации проверяется:

комплектность и состав документации;

правильность выполнения документации в соответствии с требованиями технических нормативных правовых актов;

правильность заполнения основной надписи и дополнительных граф к ней;

соответствие обозначений, присвоенных документам, установленной системе обозначения;

наличие установленных подписей и дат на титульных листах и в основных надписях;

наличие и правильность ссылок на технические регламенты, стандарты и другие нормативные документы;

правильность примененных сокращений слов;

правильность применения системы единиц физических величин.

63. При передаче комплектов подлинников и дубликатов НТД из других организаций составляется акт приема-передачи НТД на хранение в архив организации с перечислением наименований, обозначений, стадий (этапов) и (или) иных характеристик передаваемых документов. Акт приема-передачи допускается не составлять при передаче копий НТД из других организаций в процессе совместной разработки проектов, изделий, проведения научно-исследовательской работы.

64. НТД передается в архив организации на тех носителях, на которых она разработана.

Глава 12. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

65. Отбор документов и дел к уничтожению осуществляется по результатам экспертизы ценности документов после подготовки сводных описей дел (годовых разделов сводных описей дел) постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения осуществляется в порядке, установленном главой 17 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, и оформляется актом о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 10 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (для документов и дел УД); актом о выделении к уничтожению ДЭВ и электронных дел, не подлежащих хранению, по форме согласно приложению 15 к Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях; актом о выделении к уничтожению НТД, не подлежащей хранению, по форме согласно приложению 13.

66. При уничтожении ДЭВ и электронных дел из архива организации изымаются все экземпляры ДЭВ. Съемные носители списываются и уничтожаются в установленном порядке. В учетных документах архива организации делается отметка об их списании.

67. При наличии в ДЭВ информации, распространение и (или) предоставление которой ограничено, применяются следующие способы ее уничтожения:

использование специального программного обеспечения путем перезаписи или стирания;

воздействие на поверхность съемного носителя магнитным полем (размагничивание);

механическое уничтожение съемного носителя вместе с информацией (измельчение, расплавление, использование химикатов). Для обеспечения полной информационной безопасности данный способ является предпочтительным.

68. Документы и дела с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать только после утверждения руководителем организации акта о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, оформленного по формам, установленным в части второй пункта 65 настоящих Правил.

НТД с истекшими сроками хранения разрешается уничтожать после утверждения перечней разработок НТД, согласования описей НТД ЭМК соответствующего государственного архива.

Раздел IV. Составление и оформление сводных и законченных описей дел

Глава 13. Составление и оформление годового раздела сводной описи дел

69. Заголовки поступивших в архив организации дел постоянного хранения включаются в сводную опись дел постоянного хранения. Сводная опись дел постоянного хранения формируется из годовых разделов, составляемых в архиве организации на основе описей дел постоянного хранения структурных подразделений.

В архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, годовой раздел сводной описи дел составляется под методическим руководством соответствующего государственного архива.

70. Годовой раздел сводной описи составляется ежегодно. Годовой раздел сводной описи дел должен быть составлен и утвержден в установленном порядке не позднее чем через два года после завершения дел делопроизводством.

В организациях, в которых объем ежегодно образующихся дел постоянного хранения незначителен (до 15 дел в год), раздел сводной описи дел может составляться за несколько лет, но не более чем за пять лет.

71. В годовой раздел сводной описи включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, а также заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку "ЭПК".

72. Перед внесением заголовков дел в годовой раздел сводной описи проверяется соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации за соответствующий год. Производится полистный просмотр дел, при котором проверяется правильность формирования и оформления дел в структурных подразделениях в соответствии с требованиями пункта 176 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, а также проверяется правильность систематизации и описания дел в описях дел структурных подразделений.

Выявленные нарушения установленных правил формирования и оформления дел устраняются в структурных подразделениях. При необходимости заголовки дел уточняются, дела расшиваются и переформировываются.

73. При обнаружении отсутствия дел, не включенных в справки структурных подразделений, составляемых в соответствии с требованиями части второй пункта 176 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, или при отсутствии указанных справок, а также при отсутствии дел, включенных в описи дел структурных подразделений, архив организации составляет справку об отсутствии дел. Архив организации организует розыск отсутствующих дел, включенных в справки структурных подразделений и архива организации, совместно со службой ДОУ и структурными подразделениями, к которым относятся отсутствующие дела. Обнаруженные дела включаются в годовой раздел сводной описи в соответствии с установленной схемой систематизации.