ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

от 31 августа 2022 года №119

Об утверждении Правил работы государственных архивов

На основании части второй статьи 28 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. №323-З "Об архивном деле и делопроизводстве" и абзаца шестого подпункта 6.30 пункта 6 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. №1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Правила работы государственных архивов (прилагаются).

2. Признать утратившими силу:

постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. №7 "Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь";

постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 1 марта 2006 г. №2 "О внесении дополнения в Правила работы государственных архивов Республики Беларусь";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 июня 2007 г. №40 "О внесении дополнения в Правила работы государственных архивов Республики Беларусь";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №133 "Об утверждении Инструкции о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №142 "О внесении изменений и дополнений в постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. №7 и признании утратившим силу постановления Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 17 марта 2000 г. №11";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 12 апреля 2013 г. №59 "О внесении изменений в постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. №7 и постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №133";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 13 августа 2015 г. №150 "О внесении изменений и дополнений в постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. №7";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 12 июля 2017 г. №138 "О внесении изменений в постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. №7".

3. Настоящее постановление вступает в силу с 27 октября 2022 г.

Министр

С.Н.Хоменко

Утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 августа 2022 года № 119

Правила работы государственных архивов

Раздел I. Общие положения

Глава 1. Область распространения и применения

1. Настоящие Правила устанавливают:

порядок работы государственных архивов (далее, если не указано иное, – архив);

единые требования, предъявляемые к деятельности архивов, хранящих архивные документы на бумажных носителях;

порядок пользования документами, хранящимися в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах.

2. Для целей настоящих Правил термины используются в значениях, предусмотренных в Законе Республики Беларусь "Об архивном деле и делопроизводстве" (далее – Закон).

3. В части организации планирования и отчетности, организации труда, научной и методической работы, публикационной деятельности, работы с управленческой документацией настоящие Правила распространяются на архивы, хранящие научно-техническую и аудиовизуальную документацию.

4. Особенности работы архивов с научно-технической, аудиовизуальной и электронной документацией в части накопления, хранения, учета и использования архивных документов регулируются Правилами работы с научно-технической документацией в государственных архивах, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 марта 2007 г. №14, Правилами работы государственных архивов с кино-, фото-, фоно- и видеодокументами, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 9 апреля 2007 г. №27, Правилами работы с документами в электронном виде в государственных архивах, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 8 октября 2021 г. №190.

5. Архив в соответствии с порядком, установленным статьей 12 Закона, а также настоящими Правилами, осуществляет комплектование, обеспечение сохранности, учет, создание и ведение научно-справочного аппарата (далее, если не указано иное, – НСА), а также использование архивных документов, в том числе с помощью автоматизированной информационной системы государственного архива (далее, если не указано иное, – АИС архива).

Глава 2. Государственный архив

6. Архив является государственным учреждением, финансируемым из республиканского и местных бюджетов, а также средств, полученных от приносящих доходов деятельности, и иных источников, не запрещенных законодательством. Архив выполняет свои функции во взаимодействии с государственными органами, научными, культурными и иными организациями, общественными объединениями, а также гражданами.

7. Документы, хранящиеся в архивах, являются историко-культурным достоянием белорусского народа и находятся только в собственности государства, за исключением документов, переданных в эти архивы на основании договора хранения.

8. Архив осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению хранящимися в нем документами государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ), осуществляет их постоянное накопление, хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся архивных комплексов и их доступность для пользователей.

На основе единых научных и методических принципов архив осуществляет прием документов на хранение, обеспечивает их сохранность, ведет учет, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание государственных органов, иных организаций (далее, если не указано иное, – организации), удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет использование архивных документов в интересах граждан, общества и государства.

Раздел II. Организация работы

Глава 3. Управление архивом

9. Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению работниками задач и функций архива.

10. Возглавляет архив и руководит его деятельностью директор. Он обеспечивает выполнение возложенных на архив задач, распределяет обязанности между своими заместителями.

В архиве на правах научно-совещательных органов создаются:

дирекция для коллегиального обсуждения основных вопросов деятельности. Положение о дирекции и ее состав утверждаются директором архива. Решения дирекции вводятся в действие после утверждения директором архива протокола заседания;

экспертно-методическая комиссия (далее – ЭМК) для рассмотрения вопросов экспертизы ценности (далее, если не указано иное, – ЭЦ) документов, научно-методического обеспечения деятельности архива. Решения ЭМК вступают в силу после утверждения директором архива протокола заседания ЭМК.

11. В архиве на правах научно-совещательного органа, с привлечением представителей других организаций и научной общественности, может создаваться ученый совет для коллегиального рассмотрения вопросов научно-исследовательской и публикационной работы. Положение об ученом совете и его состав утверждаются директором архива.

В случае необходимости в архиве могут создаваться иные научно-совещательные органы. Положения о них и их составы утверждаются директором архива.

Глава 4. Системы планирования и отчетности архива

12. Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно на основе анализа результатов деятельности, перспективных планов развития архивного дела, указаний и рекомендаций Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции (далее – Департамент) и (или) структурных подразделений по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.

13. Работу по планированию и контролю за выполнением плановых заданий, подготовке отчетных документов организует директор архива или его заместитель.

14. Плановая документация архива составляется на год с учетом показателей соответствующей государственной программы. В соответствии с перспективными планами развития архивного дела, а также по собственной инициативе в архиве могут разрабатываться иные планы работы или развития отдельных направлений его деятельности.

При планировании работы на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объем и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации деятельности структурных подразделений архива.

15. Плановая документация архива на год состоит из:

основных показателей деятельности государственного архивного учреждения (далее – ГАУ), сформированных в программном модуле "Показатели деятельности ГАУ" АИС архива;

пояснительной записки к плановым основным показателям деятельности, в которой обосновываются и конкретизируются виды и объем планируемых работ, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители.

Виды и объем платных работ и услуг включаются в планы работы архива на год.

Республиканские архивы дополнительно представляют в Департамент:

план организационных мероприятий;

план научно-исследовательской и методической работы;

план работы ЭМК.

Состав дополнительной информации, представляемой областными (Минским городским) и зональными архивами, определяется соответствующими структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.

16. Сводная плановая документация структурных подразделений по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов на год состоит из:

сводных основных показателей деятельности, сформированных в программном модуле "Сводные показатели деятельности ГАУ" Сводной автоматизированной информационной системы государственных архивов;

пояснительной записки к плановым сводным основным показателям деятельности, составленной на основании пояснительных записок областных (Минского городского) и зональных архивов;

плана основных мероприятий структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.

17. Контроль за выполнением планов работы архива на год и качеством работы осуществляется руководством архива.

18. Отчетная документация архива состоит из:

основных показателей деятельности, сформированных в программном модуле "Показатели деятельности ГАУ" АИС архива за квартал, полугодие, девять месяцев, за год;

пояснительной записки к отчетным основным показателям деятельности, в которой дается краткий анализ основных итогов работы, результативности проведенных организационно-методических мероприятий;

паспорта государственного архивного учреждения по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным.

Областные (Минский городской) и зональные архивы предоставляют паспорта государственного архивного учреждения одновременно в структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов и в Департамент.

19. Сводная отчетная документация структурных подразделений по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов состоит из:

сводных основных показателей деятельности, сформированных в программном модуле "Сводные показатели деятельности ГАУ" Сводной АИС архива за квартал, полугодие, девять месяцев, за год;

пояснительной записки к отчетным сводным основным показателям деятельности, составленной на основании пояснительных записок областных (Минского городского) и зональных архивов;

отчета о выполнении плана основных мероприятий структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.

Раздел III. Комплектование и экспертиза ценности документов

Глава 5. Определение источников комплектования архива, состава документов, подлежащих приему, и форм приема

20. Комплектование архива представляет собой систематическое пополнение архива документами НАФ в соответствии с его профилем. Под профилем архива следует понимать установленный для каждого архива состав документов, определяющий его специализацию в соответствии с признаками классификации документов НАФ. Основной задачей комплектования архива является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю архива.

Комплектование архива включает:

определение источников комплектования;

определение состава документов, подлежащих приему;

прием-передачу документов в архив.

21. Источниками комплектования архива (фондообразователями) являются юридические и физические лица, в деятельности которых образуются документы НАФ, подлежащие передаче на постоянное хранение в архивы.

Определение источников комплектования архива (далее, если не указано иное, – фондообразователь) – юридических лиц осуществляется на основании следующих основных критериев:

функционально-целевое назначение организации-фондообразователя;

вид организации;

уровень организации;

полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

полнота документирования;

особая роль среди других однородных организаций;

масштаб деятельности;

информационная насыщенность;

научно-историческая ценность документов.

Архив ведет список физических лиц – источников комплектования архива. Отнесение физических лиц к числу источников комплектования осуществляется на основании следующих критериев:

роли фондообразователя в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;

роли фондообразователя как участника, свидетеля значительных событий в жизни общества;

родственных, дружеских и творческих связей фондообразователя;

состава и содержания документов, собранных физическим лицом.

22. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования архива.

Архивом составляется список организаций – источников комплектования архива (далее – список №1) и список организаций, являющихся потенциальными источниками комплектования архива (далее – список №2).

Включению организаций в список №1 или в список №2 предшествует их обследование работником (куратором) архива. Итоги обследования обобщаются в заключении об отнесении организации к числу источников комплектования архива по форме согласно приложению 1. На основании заключений составляются проекты списков №1 и 2. Проекты списков рассматриваются на заседаниях ЭМК архива и в установленном порядке представляются на согласование с Центральной экспертно-методической комиссией (далее – ЦЭМК) Департамента. Областные (Минский городской) и зональные архивы предварительно согласовывают проекты списков с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов. Согласованные списки №1 и 2 утверждаются директором архива.

Работа по уточнению списков №1 и 2 проводится систематически и предполагает регулярный контроль за созданием, реорганизацией, ликвидацией организаций. Изменения и дополнения к спискам №1 и 2 ежегодно обобщаются и рассматриваются на заседаниях ЭМК архива (республиканскими архивами) или ЭМК архива и ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов (областными и зональными архивами). Списки источников комплектования архива пересоставляются один раз в пять лет.

Список физических лиц – источников комплектования архива ведется по установленной в архиве форме. Список физических лиц – источников комплектования архива, личные фонды которых включены в состав НАФ, согласовывается ЭМК архива один раз в год и утверждается директором архива.

23. Примерный состав документов, подлежащих приему в архив, определяется перечнем типовых документов с указанием сроков хранения, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения (далее – ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения), а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, номенклатурами дел организации. Состав документов служит одним из оснований для выбора наиболее рациональной формы приема.

24. Документы организаций – источников комплектования архива могут поступать в архив полностью или выборочно.

При полном приеме в архив поступают все документы конкретной организации – источника комплектования полного приема.

При групповой форме выборочного приема в архив поступают все документы от отдельных организаций определенного вида (группы) источников комплектования группового выборочного приема.

При повидовой форме выборочного приема в архив поступает часть документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций, от конкретной организации – источника комплектования повидового выборочного приема.

25. Комплектование архива документами НАФ, оказавшимися за пределами Республики Беларусь, а также документами зарубежного происхождения, имеющими историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность для Республики Беларусь, предполагает:

выявление архивных и опубликованных сведений об указанных документах за рубежом;

составление перечней документов, фондов, коллекций, соответствующих профилю архива;

изучение обстоятельств попадания за рубеж архивных документов, созданных на территории Беларуси;

подготовку научных публикаций, содержащих информацию об архивных документах по истории Беларуси, хранящихся за пределами республики;

осуществление работы по эквивалентному обмену копиями архивных документов с зарубежными организациями и архивными службами зарубежных стран в соответствии с заключенными международными договорами;

прием на постоянное хранение подлинников документов или копий на правах подлинников, полученных из-за рубежа в рамках межгосударственных или иных договоров.

Глава 6. Экспертиза ценности документов

26. Экспертиза ценности документов – определение исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

при поступлении документов в неупорядоченном состоянии;

при переработке описей дел, отложившихся в архиве после 1991 года;

в целях удаления дублетных и других документов. Если документы, находящиеся на хранении в архиве созданы до 1991 года, то описи на них могут перерабатываться только с целью уточнения заголовков дел, шифра, историко-архивной справки и так далее. При этом первоначальный вариант описи в случае создания новой описи должен быть сохранен как исторический источник советского периода (если меняются только отдельные листы в описи, то старые листы описи тоже сохраняются). Таким образом, допускается внесение в опись изменений или ее переработка, но без уничтожения из нее документов или отдельных листов;

при оптимизации состава фондов (групп фондов), отложившихся в архиве после 1991 года и содержащих значительное количество дублетных и малоценных документов (целевая экспертиза). При этом применяется подход, предусмотренный абзацем третьим настоящего пункта.

27. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности, а также оценки документов в соответствии с критериями происхождения, содержания и внешних особенностей.

К критериям происхождения относятся:

роль и место организации в системе государственного управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы), значимость выполняемых ею функций;

роль и значение физического лица в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;

время и место образования документа.

К критериям содержания относятся:

значимость события, отраженного в документе;

значение информации, содержащейся в документе;

повторяемость информации документа в других документах;

вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

подлинность документа;

юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

наличие резолюций, помет;

особенности передачи текста документа;

особенности материальной основы документа;

физическое состояние документа.

28. Экспертиза ценности документов осуществляется в следующем порядке:

Департамент определяет принципы и критерии формирования НАФ, состав документов, относящихся к НАФ, сроки хранения документов, утверждает перечни типовых документов с указанием сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов республиканских архивов, отложившихся после 1991 года, согласовывает ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, примерные и типовые номенклатуры дел, решает спорные вопросы по отбору документов на хранение или их уничтожение;

структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов определяют состав документов, относящихся к НАФ и подлежащих хранению в соответствующих архивах, утверждают описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов областных и зональных архивов, отложившихся после 1991 года, согласовывают описи дел по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения, примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций – источников комплектования архивов, решают в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение;

архив организует отбор и своевременный прием на постоянное хранение документов организаций – источников комплектования, рассматривает списки фондов, документы которых подлежат экспертизе ценности, проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, рассматривает составленные, переработанные описи дел, хранящихся в архиве, акты о выделении к уничтожению документов из фондов архива, отложившихся после 1991 года, описи дел организаций – источников комплектования, согласовывает перечни документов НАФ, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.

29. Организационно-методическое руководство и контроль за проведением экспертизы ценности документов осуществляют ЦЭМК Департамента, ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов и ЭМК архивов.

30. При проведении экспертизы ценности документов архивы руководствуются решениями ЦЭМК Департамента, ЭПК структурных подразделений по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, ЭМК архивов, перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, номенклатурами дел, научно-справочным аппаратом архива, опубликованными историческими источниками и справочными пособиями.

31. Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории фондообразователя и фонда, состава и содержания документов.

32. В ходе экспертизы ценности документов каждое дело подлежит полистному просмотру. При этом документы временного хранения изымаются. Документы, срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению.

Архивные документы, отложившиеся в архивах до 1991 года, уничтожению не подлежат.

По результатам экспертизы ценности документов архивом составляются описи дел и научно-справочный аппарат к ним, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение и согласование ЭМК архива одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу. После согласования акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утверждаются директором архива и утверждаются ЦЭМК Департамента и (или) ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, ЭМК республиканского архива.

Документы, подлежащие уничтожению, снимаются с учета. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.

Глава 7. Прием документов на постоянное хранение

33. Архив принимает на постоянное хранение документы государственной части НАФ не позднее истечения сроков, определенных статьей 20 Закона.

34. Работы (услуги), связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение (транспортирование, изготовление коробок и тому подобное), выполняются за счет средств государственных органов, иных организаций, индивидуальных предпринимателей, представительств иностранных организаций, которые их передают, с учетом требований, изложенных в пунктах 102, 118 настоящих Правил.

35. Дела принимаются в архив поединично по описям. На всех экземплярах описей делаются отметки о приеме документов в архив. Вместе с делами в архив принимаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, один экземпляр описи дел в электронном виде и четыре экземпляра историко-архивной справки к фонду. Один экземпляр описи и историко-архивной справки остается в организации-фондообразователе.

36. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов и дел на постоянное хранение. Акт приема-передачи документов и дел на постоянное хранение составляется в двух экземплярах, один из которых остается в организации-фондообразователе.

37. Если при приеме на постоянное хранение обнаружено, что какие-то документы не включались в опись, то составляется справка о причинах их отсутствия. Причины отсутствия указанных документов оговариваются в справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к фонду.

Если при приеме выявлена утрата документов постоянного хранения, то составляется акт о необнаружении документов и дел, пути розыска которых исчерпаны. Организация, передающая документы, должна принять меры к их розыску. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.

При обнаружении расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием принимаемых дел в описи делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел указываются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение в графе "Примечание".

38. Негосударственные организации передают свои документы на хранение в архив в сроки и на условиях, изложенных в соответствующем договоре, предусматривающем передачу права собственности на документы государству.

39. Документы представительств Республики Беларусь при международных организациях, межгосударственных образований, участницей которых является Республика Беларусь, передаются на хранение в архивы, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь.

40. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования архива, образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела постоянного хранения передаются в архив, а завершенные и не завершенные делопроизводством дела временного хранения, в том числе по личному составу, – в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа (далее – территориальный (городской или районный) архив) или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

При ликвидации организации, включенной в список №2, образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела постоянного хранения по желанию руководства организации и по согласованию с руководством архива могут быть переданы на постоянное хранение.

41. При реорганизации организации образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела передаются правопреемнику.

При реорганизации государственной организации в форме преобразования в организацию иной формы собственности ее архивные документы, а также находящиеся на хранении в структурных подразделениях организации завершенные делопроизводством дела постоянного хранения передаются в архив, а архивные документы, а также находящиеся на хранении в структурных подразделениях дела с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, – в территориальный (городской или в районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).

42. Поступление в архив необработанных документов возможно вследствие возникновения чрезвычайных ситуаций, повлекших за собой прием документов с неистекшими сроками временного хранения.

43. Архив осуществляет прием на хранение документов, образовавшихся на протяжении жизни физического лица (его семьи, рода), отнесенных к составу НАФ.

Документы личного происхождения поступают в архив:

по договору дарения;

по завещанию;

по договору купли-продажи;

по решению суда об изъятии незаконно присвоенных документов, признании документов бесхозными;

иными способами, не противоречащими законодательству.

В случае смерти физического лица, являющегося источником комплектования архива, и при отсутствии у него наследников документы физического лица передаются в архив.

44. Архив осуществляет инициативный поиск документов, выявление источников комплектования архива документами личного происхождения и их учет. Все сведения о таких документах вносятся в учетную карточку личного фонда по форме согласно приложению 2.

45. По месту хранения документов личного происхождения производится их предварительный просмотр, в результате которого экспертом составляется заключение о ценности документов. Работник архива или собственник документов составляет сдаточную опись.

При заключении договора купли-продажи составляется проект расценочной описи с указанием стоимости документов.

Прием документов личного происхождения в архив осуществляется на основании решения ЭМК по результатам рассмотрения сдаточной или расценочной описи и заключения эксперта, и оформляется акт приема-передачи документов личного происхождения на постоянное хранение.

46. При отказе в приеме или приобретении архивом документов, а также в случае возврата части документов после проведения экспертизы ценности составляется акт о возвращении документов собственнику в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами передается собственнику.

Глава 7-1. Работа архивов по приему документов эвакуируемых государственных органов при введении чрезвычайного или военного положений, возникновении чрезвычайных ситуаций, военных угроз

46-1. В случае введения чрезвычайного или военного положений, возникновения чрезвычайных ситуаций, военных угроз архивы обеспечивают прием отдельных категорий документов эвакуируемых государственных органов, являющихся источниками комплектования архивов, в порядке, определенном главой 41 Правил работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №143.

46-2. В архивах приказом директора создаются группы:

по приему документов;

по ликвидации документов в случае угрозы захвата секретных дел (при наличии подразделения по защите государственных секретов).

46-3. Прием документов осуществляется в соответствии с графиками приема документов. На это время архивы переводятся на двухсменный режим работы.

Глава 8. Распределение документов между архивами

47. Распределение документов между архивами, определение профиля архива, передача архивных фондов, их частей и отдельных дел из одного архива в другой осуществляются на основании решения ЦЭМК Департамента.

48. При передаче документов из одного архива в другой составляется акт приема-передачи документов и дел в двух экземплярах. При передаче всего фонда передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи в электронном виде, дело фонда, страховой фонд и фонд пользования, описи на страховой фонд, описи особо ценных документов и дел, наблюдательное дело и др.

Раздел IV. Организационно-методическое руководство и государственный контроль за работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве

Глава 9. Методическая помощь, оказываемая архивам организаций в отборе документов, подлежащих передаче на постоянное хранение. Государственный контроль в сфере архивного дела и делопроизводства

49. Методическая помощь архивам организаций осуществляется по следующим направлениям:

отбор документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и обеспечение их сохранности;

разработка и внедрение локальных правовых актов и методических документов по вопросам архивного дела и делопроизводства;

учет документов НАФ, находящихся на временном хранении;

проведение паспортизации;

ведение делопроизводства.

50. Архив может на основании договора оказывать организациям платные услуги по отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение (научно-техническая обработка), разработке локальных правовых актов и методических документов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

51. Архив совместно с организациями согласовывает инструкции по делопроизводству, типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел, положения об архивах организаций и другие локальные правовые акты и методические документы.

При согласовании инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах организаций проверяется соответствие их требованиям государственных стандартов, типовых инструкций по делопроизводству, правил работы архивов организаций, перечней типовых документов с указанием сроков хранения, ведомственных перечней с указанием сроков хранения.

Номенклатуры дел представляются на согласование по мере необходимости (в случае существенного изменения функций, задач и структуры организации), но не реже чем один раз в пять лет.

52. В целях оказания методической помощи организации в отборе документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, упорядочении документов по личному составу и обеспечении их сохранности архив:

участвует в разработке локальных правовых актов и методических документов по организации работы архивов организаций, отбору документов на постоянное хранение и обеспечению их сохранности, предложений по совершенствованию работы архивов организаций;

согласовывает положения об архивах организаций и их центральных экспертных комиссий (далее – ЦЭК) или экспертных комиссий (далее – ЭК);

утверждает и (или) согласовывает на ЭМК архива и (или) готовит к утверждению ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов годовые разделы описей дел постоянного хранения, согласовывает и (или) готовит к согласованию ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов годовые разделы описей дел по личному составу;

оказывает организационную и практическую помощь в подготовке и передаче документов на постоянное хранение и по другим направлениям деятельности архивов организаций;

разрабатывает и организует внедрение методических документов по вопросам работы архивов организаций.

53. В работе с ЦЭК (ЭК) организаций архив:

оказывает помощь в разработке положений о ЦЭК (ЭК);

участвует в работе ЦЭК (ЭК) организаций – источников комплектования архивов;

заслушивает отчеты председателей ЦЭК (ЭК) организаций – источников комплектования об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности документов, обеспечении их сохранности и по другим вопросам.

54. Архив ведет учет документов, хранящихся в архивах организаций – источников комплектования, по следующим формам:

описи дел постоянного хранения и по личному составу;

паспорт архива организации по состоянию на 1 января отчетного года.

55. Архив совместно со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, другими организациями или самостоятельно проводит совещания (семинары) по повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб организаций, председателей и членов ЦЭК (ЭК).

56. Архив взаимодействует с негосударственными организациями на основании договора. В соответствии с условиями договора архив:

оказывает негосударственным организациям на платной основе необходимую методическую и практическую помощь в постановке делопроизводства и организации работы архива;

привлекает работников архивных и делопроизводственных служб негосударственных организаций к участию в семинарах (совещаниях) по повышению квалификации.

57. На основании договора с негосударственной организацией ее документы могут поступать на постоянное хранение. В этом случае организация включается в список источников комплектования архива.

Архив принимает меры для сохранения архивов негосударственных организаций в случае возникновения угрозы их сохранности.

Договор с негосударственной организацией может заключаться на комплексное выполнение работ и услуг в области архивного дела и делопроизводства или на отдельные их виды.

58. Государственный контроль в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляется в соответствии с законодательством о контрольной (надзорной) деятельности.

Глава 10. Учет работы с организациями

59. На каждую организацию – источник комплектования архива заводятся карточки учета работы государственного архива с организацией по форме согласно приложению 3 и наблюдательное дело. Карточки и наблюдательные дела имеют единую индексацию. Новые организации – источники комплектования включаются в картотеку под литерными номерами. Перенумерация карточек и наблюдательных дел осуществляется один раз в пять лет после пересоставления списка №1.

В наблюдательное дело организации – источника комплектования архива включаются документы, характеризующие работу архива организации и состояние делопроизводства:

положение об архиве организации, положение о ЦЭК (ЭК) организации;

инструкция по ведению делопроизводства;

контрольные экземпляры описей дел постоянного хранения и по личному составу;

документы о проведении проверок;

другие документы.

60. Сведения о ликвидации организации и исключении ее из списка №1 или №2 вносятся в картотеку ликвидированных организаций, которую ведет архив, осуществляющий прием документов на постоянное хранение. Архив вправе вести картотеку ликвидированных организаций в бумажном и (или) электронном видах.

61. В целях учета работы архива с организациями могут создаваться учетно-справочные картотеки и базы данных. Архив также ведет учет работы с организациями по учетным документам, предусмотренным АИС архива.

В установленные сроки в архиве проводится проверка наличия документов в наблюдательном деле.

Раздел V. Классификация документов НАФ

Глава 11. Классификация архивных документов в пределах НАФ

62. Под классификацией документов в пределах НАФ понимается их научная группировка на основе следующих признаков:

принадлежности документов к определенным историческим периодам;

принадлежности документов к государственной и иным формам собственности;

принадлежности документов к определенным административно-территориальным единицам;

принадлежности документов определенным юридическим или физическим лицам;

принадлежности документов к комплексам, имеющим республиканское и местное значение;

вида носителей, способа и техники закрепления информации.

63. Документы государственной части НАФ в зависимости от времени происхождения подразделяются на документы дооктябрьского периода (до 7 ноября (25 октября) 1917 г.), советского периода (до 19 сентября 1991 г.), постсоветского (период Республики Беларусь).

Фонды организаций дооктябрьского периода (до 7 ноября (25 октября) 1917 г.) хранятся отдельно от документов других исторических периодов в исторических архивах. Обособленное хранение документов, образовавшихся в различные исторические периоды, обеспечивается организацией системы архивов, их структурой и группировкой документов по архивным фондам и архивным коллекциям.

64. Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам республиканского значения, хранятся в республиканских архивах, а также в архивах соответствующих государственных органов, иных организаций.

Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам местного значения, хранятся в областных и зональных архивах, территориальных (городских или районных) архивах.

Документы негосударственной части НАФ хранятся в организациях-фондообразователях, у физических лиц и в архивах (на договорной основе).

65. В зависимости от принадлежности документов к административно-территориальным единицам осуществляется распределение документов между республиканскими, областными, зональными архивами.

66. Принадлежность документов определенным юридическим или физическим лицам является основанием для отнесения указанных документов к архивному фонду – основной классификационной единице НАФ.

67. В зависимости от масштаба и характера деятельности организаций и их структурных подразделений осуществляется отнесение их документов к комплексам республиканского и местного значения:

67.1. к комплексам документов республиканского значения относятся:

фонды гражданских и военных учреждений, общественных объединений и организаций Великого Княжества Литовского, Речи Посполитой, Российской империи, Российской Республики (период Временного правительства), распространявших свою компетенцию на всю или значительную часть территории Беларуси;

фонды местных учреждений дореволюционного периода;

фонды учреждений Советской Социалистической Республики Литвы и Белоруссии;

фонды учреждений Белорусской Народной Республики;

фонды оккупационных органов управления и общественных организаций, функционировавших на территории Беларуси во время гражданской войны, происходившей на территории бывшей Российской империи, немецкой и польской иностранных военных интервенций 1918–1920 годов, Великой Отечественной войны 1941–1945 годов;

фонды органов государственной власти и центральных органов управления БССР, организаций союзного (бывшего СССР) подчинения, действовавших на территории БССР, центральных органов Коммунистическая партия Беларуси (далее – КПБ), Ленинский коммунистический союз молодежи Беларуси (далее – ЛКСМБ) и общественных организаций БССР, прочих организаций, компетенция которых распространялась на всю территорию БССР, военных учреждений, частей и соединений Краснознаменного Белорусского военного округа;

фонды органов государственной власти и управления Республики Беларусь, иных организаций, компетенция которых распространяется (распространялась) на всю территорию Республики Беларусь.

Отнесение документов НАФ к комплексам, имеющим республиканское значение, осуществляется Департаментом;

67.2. к комплексам документов местного значения относятся:

фонды губернских, окружных, областных, волостных, уездно-городских, сельских, местечковых учреждений, действовавших после 7 ноября (25 октября) 1917 г.;

фонды промышленных, кооперативных, сельскохозяйственных предприятий, действующих (действовавших) на территории соответствующей административно-территориальной единицы, если их документы не отнесены к комплексам республиканского значения;

фонды губернских, окружных, областных, волостных, уездных, районных, городских, сельских организаций КПБ, ЛКСМБ и других общественных организаций;

фонды учреждений Западной Беларуси 1919–1939 гг.

Отнесение документов НАФ к комплексам документов, имеющим местное значение, осуществляется структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.

68. В зависимости от вида носителей, способов и техники закрепления информации осуществляется классификация научно-технической, аудиовизуальной документации. Этот признак используется при создании соответствующих специализированных архивов (или отделов архива).

Глава 12. Классификация архивных документов в пределах архива

69. Под классификацией документов в пределах архива понимается группировка документов по архивным фондам и архивным коллекциям.

Совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности государственного органа, иной организации, а также на протяжении жизни гражданина, составляет его документальный фонд.

Часть документального фонда, прошедшая в установленном порядке ЭЦ и поступившая на хранение в архив, составляет архивный фонд.

Архивный фонд не подлежит дроблению. Недопустимо разделение документов одного архивного фонда между несколькими архивами, кроме случаев, когда у фондообразователя, помимо управленческой документации, образуются документы, подлежащие хранению в специализированном архиве.

70. Разновидностями архивного фонда являются:

архивный фонд организации, состоящий из архивных документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;

архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся на протяжении жизни физического лица (его семьи, рода);

объединенный архивный фонд (далее, если не указано иное, – ОАФ), состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторически и (или) логически обусловленные связи.

71. Совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, хронологическому, объектному), представляет собой архивную коллекцию. Архивные коллекции могут поступать в архив в уже сложившемся виде или создаваться в самом архиве из отдельных документов. Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие в архив, расформированию не подлежат.

72. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам является фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов архивных фондов с целью формирования архивных фондов и архивных коллекций.

Работа по фондированию осуществляется в архиве при описании принятых необработанными документов, переработке старых неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

73. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего юридического или физического лица:

73.1. входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены. Копии исходящих документов и внутренние документы относятся к фонду той организации, в которой они составлены;

дела, которые велись в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством;

документы организации и ее первичных организаций (профсоюзных, молодежных и других) могут составлять единый архивный фонд;

при реорганизации организаций в форме слияния законченные делопроизводством дела включаются в фонды реорганизуемых организаций, а незаконченные – в фонд вновь возникшей организации;

при реорганизации организации в форме присоединения законченные делопроизводством дела присоединенной организации включаются в ее фонд, а незаконченные – в фонд организации, к которой она была присоединена. Если организация присоединена на правах обособленного структурного подразделения или необособленного структурного подразделения с правами юридического лица, ее документы, законченные и не законченные делопроизводством, могут образовывать отдельный (самостоятельный) фонд;

при реорганизации в форме разделения законченные делопроизводством дела включаются в фонд реорганизованной организации, а незаконченные – в фонды вновь возникших организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними;

при реорганизации организации в форме выделения законченные делопроизводством дела включаются в фонд реорганизуемой организации, а незаконченные – в фонды реорганизованной и выделенной организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними;

при реорганизации организации в форме преобразования ее документы, образовавшиеся до и после реорганизации, составляют единый фонд;

73.2. при определении фондовой принадлежности документов личного происхождения принимаются во внимание содержание, обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, почерк, упоминания разных лиц;

73.3. если среди документов архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к тем фондам, к которым они относятся;