ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

от 29 августа 2025 года №65

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях

На основании части первой статьи 26 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. №323-З "Об архивном деле и делопроизводстве" Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (прилагается).

2. Признать утратившими силу:

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 октября 2011 г. №235 "О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4 и признании утратившим силу постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 23 ноября 2005 г. №6";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 27 января 2012 г. №18 "О внесении изменений и дополнений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4 и признании утратившим силу постановления Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24 июля 2003 г. №27";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 15 января 2013 г. №9 "О внесении изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 декабря 2014 г. №240 "О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2015 г. №225 "О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 18 августа 2017 г. №167 "О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 5 марта 2018 г. №51 "Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 июля 2018 г. №154 "Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 13 марта 2019 г. №39 "Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 17 октября 2019 г. №193 "Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 августа 2022 г. №113 "Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 28 июля 2023 г. №46 "Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 января 2024 г. №2 "Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 апреля 2024 г. №25 "Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4".

3. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

 

Утверждена Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 августа 2025 года №65

Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях

Глава 1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности, организации работы с документами, организационному и правовому обеспечению делопроизводства, распределению ответственности между работниками за ведение делопроизводства и сохранность документов в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее, если не определено иное, – организации).

2. Положения настоящей Инструкции распространяются на организационно-распорядительную документацию, а в части составления номенклатуры дел, формирования дел, экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей дел структурных подразделений, передачи дел в архив организации, уничтожения документов с истекшими сроками хранения, оперативного хранения документов – на всю управленческую документацию независимо от вида носителя.

Особенности подготовки, обработки, обеспечения целостности, оперативного хранения электронных документов, создаваемых посредством автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее, если не определено иное, – АС ДОУ) без создания документов на бумажных носителях, электронных копий документов на бумажных носителях регулируются Инструкцией о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. №19.

Особенности подготовки проектов нормативных правовых актов определены Законом Республики Беларусь от 17 июля 2018 г. №130-З "О нормативных правовых актах".

Положения настоящей Инструкции распространяются на ненормативные (индивидуальные) правовые акты, локальные правовые акты нормотворческих органов (должностных лиц) в части, не урегулированной Законом Республики Беларусь "О нормативных правовых актах".

Особенности подготовки документов, организации работы с документами и хранения документов, содержащих государственные секреты и иную охраняемую законодательством информацию, обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документов, связанных с их рассмотрением, заявлений заинтересованных лиц, обращающихся за осуществлением административной процедуры, и иных документов, связанных с осуществлением административных процедур, регулируются актами законодательства.

3. Для целей настоящей Инструкции нижеприведенные термины используются в следующих значениях:

автоматизированная система документационного обеспечения управления – информационная система, предназначенная для автоматизации процессов документирования и организации работы с документами;

акт – вид документа, составляемый комиссией (уполномоченными лицами или должностным лицом), подтверждающий установленный факт (установленные факты);

бланк документа (далее, если не определено иное, – бланк) – лист бумаги стандартного формата с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации;

гибридное дело – совокупность документов, объединенных по определенному признаку на основе физических и логических связей, хранящихся частично в электронном виде в АС ДОУ и частично на бумажном носителе в отдельной обложке;

дело – документ или совокупность документов, объединенных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку;

докладная записка – вид информационного документа, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями и (или) просьбами составителя;

документационное обеспечение управления (далее – ДОУ) – управленческая деятельность по нормативному регулированию, методическому и организационному обеспечению делопроизводства, в том числе формированию документального фонда организации;

документирование – запись информации и (или) идентифицирующих ее элементов (реквизитов, метаданных) на различных носителях по установленным настоящей Инструкцией правилам;

документооборот – движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело;

информационная система архива организации – информационная система, предназначенная для длительного хранения документов в электронном виде, в том числе электронных документов, и их метаданных в архиве организации, обеспечивающая подтверждение целостности документов в электронном виде, в том числе электронных документов, и авторизованный доступ к ним;

номенклатура дел организации – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном настоящей Инструкцией порядке;

номенклатура дел структурного подразделения (общественной организации) организации (далее, если не определено иное, – номенклатура дел структурного подразделения) – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в структурном подразделении (общественной организации) организации в делопроизводственном (календарном) году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном настоящей Инструкцией порядке, предназначенный для составления номенклатуры дел организации;

носитель информации (далее – носитель) – материальный объект, используемый для записи и хранения информации;

объем документооборота – количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за определенный период времени;

оперативное хранение документов (далее, если не определено иное, – оперативное хранение) – хранение документов в структурных подразделениях (у работников, ответственных за документационное обеспечение отдельных управленческих функций, направлений деятельности) и (или) в АС ДОУ, иной информационной системе до их передачи на хранение в архив организации или уничтожения;

опись дел структурного подразделения (общественной организации) организации (далее, если не определено иное, – опись дел структурного подразделения) – систематизированный перечень заголовков дел, образовавшихся в структурном подразделении организации и передаваемых на хранение в архив организации, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета;

организационно-распорядительная документация – документация, применяемая при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления;

организация работы с документами – организация документооборота, учета, систематизации, оперативного хранения и использования документов в текущей деятельности организации, отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения;

оформление документа – оформление необходимых реквизитов в соответствии с установленным настоящей Инструкцией порядком документирования;

письмо – обобщенное название различных по содержанию и целевому назначению документов, выделяемое в связи с особым способом изложения и передачи информации;

приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения задач, стоящих перед организацией;

примерная номенклатура дел – систематизированный перечень унифицированных заголовков дел, устанавливающий примерные состав и индексы дел для однородных по характеру деятельности организаций;

протокол – вид документа, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, собраниях, конференциях, деловых встречах (далее, если не определено иное, – заседания);

распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов деятельности организации;

регистрация документа – запись учетных данных о документе в учетно-регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки;

резолюция – документированное указание руководителя, иного уполномоченного лица о порядке исполнения или использования документа;

реквизит документа – информационный элемент, отражающий сведения о содержании документа и (или) о его целевом назначении, авторстве, времени создания, получения, местонахождении в конкретный момент времени, связях с другими документами, управлении документом в течение времени;

справка – вид информационного документа, содержащий описание и (или) подтверждение тех или иных фактов служебного или биографического характера без мнения автора о существе излагаемых вопросов;

типовая номенклатура дел – систематизированный перечень унифицированных заголовков дел, устанавливающий типовой состав дел с единой системой индексации для однородных по характеру деятельности организаций;

управленческая документация – совокупность документов, образующихся в процессе реализации функций государственного управления, местного самоуправления, управления организацией (организациями);

формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел организации и систематизация документов внутри дел;

формуляр документа – совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на материальном носителе или в форме внешнего представления документа в электронном виде;

экспертиза ценности документов – определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения, отбора на хранение или уничтожение, установления особого режима учета, хранения и использования;

электронное дело – документ или совокупность документов в электронном виде, в том числе электронных документов, и его (их) метаданных, объединенных по определенному признаку на основе логических связей и представляющих собой единый информационный объект для учета, хранения и поиска документной информации.

Термины "архив", "делопроизводство", "документ в электронном виде", "источники комплектования государственных архивов" используются в настоящей Инструкции в значениях, определенных абзацами вторым, десятым, тринадцатым и шестнадцатым части первой статьи 2 Закона Республики Беларусь "Об архивном деле и делопроизводстве".

Термины "копия электронного документа", "электронная копия документа на бумажном носителе", "электронная цифровая подпись", "электронный документ" используются в настоящей Инструкции в значениях, определенных абзацами третьим и четырнадцатым–шестнадцатым статьи 1 Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. №113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи".

Термин "файл" используется в настоящей Инструкции в значении, определенном абзацем семнадцатым пункта 7 Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций, утвержденных постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. №20.

Глава 2. Организационное и правовое обеспечение делопроизводства

4. Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

По решению вышестоящих организаций для однородных по характеру деятельности подчиненных организаций разрабатываются типовые или примерные инструкции по делопроизводству, используемые при разработке инструкций по делопроизводству этих организаций.

Типовая инструкция по делопроизводству устанавливает единый порядок организации делопроизводства во всех однородных организациях.

Примерная инструкция по делопроизводству устанавливает порядок организации делопроизводства в однородных организациях, предусматривающий возможность его конкретизации в инструкциях по делопроизводству организаций в установленных ею рамках.

5. Инструкции по делопроизводству организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с соответствующим государственным архивом или структурным подразделением по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.

Инструкции по делопроизводству организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с вышестоящими организациями (при их наличии).

Типовые и примерные инструкции по делопроизводству, разрабатываемые государственными органами, иными организациями, подчиненными Правительству Республики Беларусь, утверждаются их руководителями после согласования с Центральной экспертной комиссией (далее – ЦЭК) соответствующего органа управления (организации) и республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.

Типовые и примерные инструкции по делопроизводству, разрабатываемые организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов и не указанными в части третьей настоящего пункта, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций и соответствующими государственными архивами.

Типовые и примерные инструкции по делопроизводству, разрабатываемые организациями, не являющимися источниками комплектования государственных архивов, утверждаются их руководителями после согласования с ЦЭК этих организаций.

6. Структурные подразделения с правами юридического лица, обособленные структурные подразделения, являющиеся самостоятельными источниками комплектования государственных архивов, ведут отдельное делопроизводство в порядке, установленном настоящей Инструкцией для ведения делопроизводства в организациях, в том числе в части разработки, составления, согласования, подписания, утверждения инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, описей дел, актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, передачи документов и дел в архив.

Структурные подразделения с правами юридического лица, обособленные структурные подразделения, не указанные в части первой настоящего пункта, ведут отдельное делопроизводство в порядке, установленном настоящей Инструкцией для ведения делопроизводства в организациях, по решению организаций, структурными подразделениями которых они являются, если иное не установлено законодательством.

При наличии подчиненных (входящих в состав, систему) однородных по характеру деятельности организаций структурные подразделения с правами юридического лица разрабатывают для них типовые и (или) примерные инструкции по делопроизводству, типовые и (или) примерные номенклатуры дел, создают ЦЭК в порядке, установленном настоящей Инструкцией.

7. Организация и совершенствование системы ДОУ в организации, соблюдение правил документирования и организации работы с документами, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами обеспечиваются службой ДОУ.

При небольшом объеме документооборота служба ДОУ может не создаваться. В этом случае выполнение ее функций обеспечивается назначенным распорядительным документом руководителя организации работником (далее – лицо, ответственное за ДОУ).