ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

от 24 мая 2012 года №143

Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций

На основании части первой статьи 10, частей шестой и седьмой статьи 18 и части второй статьи 25 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. №323-З "Об архивном деле и делопроизводстве" и абзаца шестого подпункта 6.30 пункта 6 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. №1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (прилагаются).

2. Настоящее постановление вступает в силу после его официального опубликования.

 

Утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 года №143

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций

Раздел I. Общие положения

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок работы архивов государственных органов, иных организаций (далее, если не определено иное, – организации).

Действие настоящих Правил распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, в части установления требований по обеспечению накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

2. Настоящие Правила устанавливают единые требования, предъявляемые к деятельности архивов организаций при работе с управленческой документацией на бумажных носителях (приему, хранению, учету и использованию документов).

3. Требования, изложенные в настоящих Правилах, в части общих норм (организация планирования и отчетности, организация труда, научная и методическая работа, публикационная деятельность) распространяются на работу архивов организаций с научно-технической документацией, кино-, фото-, фоно- и видеодокументами (далее – аудиовизуальная документация) и документами в электронном виде.

Особенности работы архивов организаций с научно-технической, аудиовизуальной документацией, документами в электронном виде, а также документами, образовавшимися на протяжении жизни граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства (их семьи рода) (далее – граждане) либо приобретенными ими на законных основаниях и находящимися в их собственности, регулируются актами законодательства.

4. Для хранения в течение установленных сроков законченных делопроизводством документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, организации создают архивы.

В зависимости от состава документов, подлежащих хранению в архиве, организации могут создавать отдельные архивы управленческой документации, научно-технической документации, аудиовизуальной документации.

4-1. Порядок пользования документами, хранящимися в архивах государственных органов, иных организаций, устанавливается их руководителями в соответствии с законодательством.

Решение об ограничении доступа к документам, хранящимся в архивах государственных органов, иных организаций, принимается руководителями этих государственных органов, иных организаций. Об ограничении доступа к документам, хранящимся в архивах государственных органов, иных организаций, сообщается гражданам либо организациям в семидневный срок со дня получения запроса.

Глава 2. Основные задачи, функции, права архива организации

5. Задачами архива организации являются:

комплектование архива документами;

учет и обеспечение сохранности документов;

обеспечение использования документов;

подготовка и передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – Национальный архивный фонд) на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства;

осуществление методического руководства и анализ состояния архивного дела и ведения делопроизводства в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива.

6. В целях выполнения задач архив организации осуществляет следующие функции:

составляет и ежегодно уточняет список организаций – источников комплектования по форме согласно приложению 1 (для объединенного архива);

принимает на хранение документы структурных подразделений организации и организаций – источников комплектования архива;

учитывает принятые в архив документы и дела, ведет комплекс учетных документов;

осуществляет классификацию документов по архивным фондам и архивным коллекциям (далее – фондирование) принятых в архив документов и дел;

обеспечивает сохранность принятых в архив документов и дел, контролирует условия их хранения, проводит проверки наличия документов и дел;

составляет и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам, хранящимся в архиве;

осуществляет использование документов, хранящихся в архиве, выдает информационные документы, копии архивных документов, копии частей архивных документов по запросам организаций и граждан, предоставляет документы пользователям для работы в читальном зале, выдает дела во временное пользование структурным подразделениям организации и сторонним организациям, ведет учет и анализ использования документов;

участвует в работе центральной экспертной комиссии (далее – ЦЭК) или экспертной комиссии (далее – ЭК) организации, оказывает методическую помощь в проведении экспертизы ценности документов, находящихся в структурных подразделениях организации, в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и в организациях – источниках комплектования архива;

проводит экспертизу ценности документов и дел, хранящихся в архиве организации, составляет годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляет их на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации и, в случаях, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства, – государственного архива, структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета или вышестоящей организации;

подготавливает и передает документы Национального архивного фонда на постоянное хранение в государственный архив в случаях и в порядке, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства;

представляет в структурное подразделение по архивам и делопроизводству областного (Минского городского) исполнительного комитета или государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве, в случаях, установленных актами законодательства;

осуществляет анализ соответствия формирования и оформления дел в структурных подразделениях организации и организациях – источниках комплектования архива установленным требованиям;

осуществляет анализ состояния архивов и сохранности документов в подчиненных (входящих в состав, систему) организациях и организациях – источниках комплектования архива;

участвует в разработке проектов нормативных правовых актов и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архивов и служб документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) организации, подчиненных (входящих в состав, систему) организаций и организаций – источников комплектования архива.

7. Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право:

анализировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации, подчиненных ей (входящих в состав, систему) организациях и в организациях - источниках комплектования архива, давать им в установленном порядке указания по вопросам, входящим в компетенцию архива организации;

требовать от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива своевременной передачи в архив организации документов в упорядоченном состоянии;

запрашивать от структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива необходимые для работы сведения;

вносить руководству организации предложения по совершенствованию делопроизводства и архивного дела.

Глава 3. Организация работы архива

8. Работа архива организации осуществляется в соответствии с актами законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства, его уставом (положением о нем), иными локальными правовыми актами.

Положение об архиве организации утверждается руководителем организации. Положение об архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации – с ЦЭК вышестоящей организации.

9. В организации, в которой установление штатных должностей служащих работников архива не предусмотрено, выполнение функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов возлагается на назначаемое приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации лицо (далее – лицо, ответственное за архив).

10. Архив организации обеспечивается необходимыми помещением (помещениями), оборудованием и кадрами.

Должностные обязанности, права и ответственность работников архива (лица, ответственного за архив) определяются должностными инструкциями.

11. Работа архива организации осуществляется на плановой основе.

В архиве организации составляются:

план работы на год;

график приема дел в архив организации (при наличии структурных подразделений);

паспорт архива организации (для организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов).

12. План работы состоит из разделов, соответствующих основным направлениям работы архива организации, и включает наименования конкретных видов работ, единицы их измерения, объем работ, бюджет рабочего времени, сроки исполнения и состав исполнителей по форме согласно приложению 2.

При разработке плана работы и определении бюджета рабочего времени используются нормативы времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций, утверждаемые в установленном порядке.

План подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив) и утверждается руководителем организации.

13. График приема дел в архив организации включает наименования организаций, являющихся источниками комплектования архива, и (или) структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, срок приема, наименования должностей, инициалы, фамилии лиц, ответственных за передачу архивных документов в архив организации, и составляется по форме согласно приложению 3.

График приема дел в архив организации имеет поквартальную разбивку.

График приема дел в архив организации подписывается руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив), согласовывается с руководителями организаций - источников комплектования архива и (или) руководителями структурных подразделений организации, в деятельности которых образуются архивные документы, и утверждается руководителем организации.

В организации, в которой отсутствуют структурные подразделения (далее - бесструктурная организация), график приема дел в архив организации не составляется.

14. Графики передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение ЭМК государственного архива или ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета составляются в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, по форме, согласованной с соответствующим государственным архивом, структурным подразделением по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета.

15. По итогам работы архивом организации составляется отчет о работе архива организации за год по форме согласно приложению 3-1. В отчет включаются сведения о выполнении графиков, а также сведения о выполнении мероприятий, не включенных в годовой план.

16. Паспорт архива составляется в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, в двух экземплярах по форме согласно приложению 4 и включает сведения по состоянию на 1 января.

17. Архив организации совместно со службой ДОУ осуществляет контроль за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях организации, подготовкой образовавшихся в их деятельности документов и дел к передаче на хранение в архив организации, а также проводит анализ состояния архивов в организациях – источниках комплектования, иных организациях, подчиненных (входящих в состав, систему) организации.

Анализ формирования, оформления дел и подготовки дел в структурных подразделениях организации к передаче в архив организации проводится не реже одного раза в год. Анализ состояния архивов в организациях, указанных в части первой настоящего пункта, проводится не реже одного раза в пять лет.

По итогам анализа составляется докладная записка на имя руководителя организации, в которой отражается состояние архива и документов в делопроизводстве, намечаются меры по ликвидации обнаруженных недостатков и дальнейшему улучшению работы. С выводами по результатам анализа должны быть ознакомлены непосредственные исполнители и руководители соответствующих структурных подразделений.

Учет работы архива с организациями, указанными в части первой настоящего пункта, фиксируется в карточках, оформляемых согласно приложению 5.

Глава 4. Порядок приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации и руководителя архива (лица, ответственного за архив)

18. При смене руководителя организации документы и дела, находящиеся в делопроизводстве и в архиве организации, а также научно-справочный аппарат к ним передаются по акту приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации по форме согласно приложению 5-1.

В акте приема-передачи документов и дел при смене руководителя организации раздельно указывается количество документов и дел, находящихся в делопроизводстве, количество документов и дел, хранящихся в архиве организации, с выделением сведений о количестве дел постоянного хранения, а также сведения об оборудовании и инвентаре архива организации.

19. При смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив) прием-передача документов и дел, научно-справочного аппарата к ним, учетных документов, а также помещений, инвентаря и оборудования архива организации оформляется актом согласно приложению 6.

Для приема-передачи документов и дел приказом руководителя организации назначается комиссия в составе не менее 3 человек. В состав комиссии в обязательном порядке включается представитель службы ДОУ организации.

При приеме-передаче документов и дел проверяются:

наличие и состояние дел в порядке, установленном главой 38 настоящих Правил, и страховых копий документов в архиве организации;

наличие и состояние учетных документов и научно-справочного аппарата к документам (паспорта архива, описей дел, номенклатур дел для учета документов и дел временного (до 10 лет) хранения, листов фондов и др.);

наличие штампов архива организации;

условия хранения документов;

состояние помещения, противопожарного и охранного оборудования, инвентаря.

Акт приема-передачи документов и дел подписывается лицами, передающим и принимающим документы и дела архива организации, председателем и членами комиссии и утверждается руководителем организации.

20. В случае обнаружения недостачи дел (документов) организуется их розыск в соответствии с требованиями главы 39 настоящих Правил.

Раздел II.

Исключен в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 31.08.2022 г. №118

Глава 5.

Исключена в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 31.08.2022 г. №118

21–41. Исключены в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 31.08.2022 г. №118

 

Глава 6. Формирование дел

42. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дел.

Документы формируются в дела работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В бесструктурных организациях формирование дел осуществляют лицо, выполняющее функции службы ДОУ в организации, и работники, ответственные за документационное обеспечение отдельных управленческих функций и направлений деятельности организации.

Контроль за правильным формированием дел в делопроизводстве осуществляют служба ДОУ и архив организации. Правильность формирования дел проверяется при передаче дел в архив организации и в государственный архив, если организация является источником комплектования государственного архива.

43. В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела.

Документы группируются в дела согласно отметкам об исполнении документов "В дело". При этом проверяется правильность оформления документов, наличие подписей, дат, отметок об исполнении и других необходимых реквизитов документов.

44. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих, личных и судебных дел.

Документы постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) хранения группируются в отдельные дела. Допускается временная группировка в одном деле документов с различными сроками хранения, связанных решением одного вопроса. По окончании делопроизводственного года такие дела расформировываются, а документы группируются в самостоятельные дела в зависимости от сроков их хранения.

В дело включается только один экземпляр каждого документа. Не допускается включать в дела документы, подлежащие возврату, черновые и дублетные экземпляры.

Приложения формируются в дела вместе с документами, к которым они относятся. При значительном объеме приложений они группируются в отдельные дела.

45. Объем дела не должен превышать 300 листов при толщине не более 40 мм. При большем объеме документов дело делят на самостоятельные тома. Документы каждого тома являются продолжением предыдущего.

46. Документы в деле систематизируются по следующим принципам или их совокупности: вопросно-логический, хронологический, алфавитный, нумерационный и другие.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, постановления и другие) группируются в дела по видам и систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

Приказы и распоряжения по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам группируются в отдельные дела.

Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения.

При значительном объеме распорядительных документов определенной разновидности (о внесении изменений в штатное расписание, о командировании, о предоставлении отпуска и др.), допускается их группировка в отдельные дела.

Организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.), как правило, формируются в отдельные дела независимо от способа их утверждения. Организационные документы, утвержденные распорядительными документами, могут формироваться в дела вместе с указанными документами как приложения к ним.

Протоколы группируются в дела отдельно по видам (например, протоколы заседаний аттестационной комиссии, протоколы заседаний экспертной комиссии и др.) и систематизируются по хронологии в порядке возрастания номеров.

Планы и отчеты группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления. Например, план на 2012 год, составленный в 2011 году, или отчет за 2012 год, составленный в 2013 году, должны быть отнесены к 2012 году. План, рассчитанный на несколько лет, формируется в дело по начальному году его действия. Отчет о выполнении такого плана формируется в дело по последнему году действия плана.

Планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки группируются отдельно от расчетов к ним.

Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – документ-ответ.

Документы личного дела систематизируются в порядке, установленном актами законодательства.

Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением, группируются в самостоятельные дела и систематизируются в хронологическом или алфавитном порядке. Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц, содержащие предложения по улучшению деятельности организаций, индивидуальных предпринимателей, совершенствованию правового регулирования отношений в государственной и общественной жизни, решению вопросов экономической, политической, социальной и других сфер деятельности государства и общества, группируются отдельно. Каждое обращение и документы, связанные с его рассмотрением, составляют в деле самостоятельную группу. Повторные обращения и документы, связанные с их рассмотрением, систематизируются в деле вместе с предыдущими.

Лицевые счета группируются в самостоятельные дела в пределах года и систематизируются по алфавиту фамилий.

Раздел III. Экспертиза ценности документов организации

Глава 7. Принципы и критерии экспертизы ценности документов

47. Экспертиза ценности документов - это определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение.

48. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности.

Принцип историзма предполагает оценку содержания документов исходя из исторической обстановки, в которой действовала организация, в деятельности которой образовались документы (организация-фондообразователь).

Принцип комплексности предполагает оценку документов с учетом их места и значения в составе сложившегося комплекса документов (фонда) в организации-фондообразователе, а также их взаимосвязи с документами других фондов.

Принцип всесторонности предполагает оценку документов с точки зрения отражения ими различных сторон материальной и духовной жизни человека и общества.

49. Экспертиза ценности документов проводится путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

роль и место организации в системе государственного управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы), значимость выполняемых ею функций;

роль и значение гражданина в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;

время и место образования документа.

К критериям содержания относятся:

значимость события, отраженного в документе;

значение информации, содержащейся в документе;

повторяемость информации документа в других документах;

вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

подлинность документа;

юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);

наличие резолюций, помет;

особенности передачи текста документа;

особенности материальной основы документа;

физическое состояние документа.

Глава 8. Организация экспертизы ценности документов

50. Экспертиза ценности документов в организации проводится ежегодно на основании нормативных правовых актов, локальных правовых актов, устанавливающих перечень типовых документов с указанием сроков хранения и (или) перечни документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения (далее, если не определено иное, – ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения), перечни документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения (далее – перечни документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения), а также иных актов законодательства.

50-1. Ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения государственных органов, иных государственных организаций устанавливаются локальным правовым актом государственного органа или иной государственной организации.

50-2. Проекты ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения государственных органов, иных государственных организаций направляются в Министерство юстиции для рассмотрения и согласования.

Проекты ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения государственных организаций, подчиненных Правительству Республики Беларусь, согласовываются с центральной экспертно-методической комиссией Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции.

Проекты перечней документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения согласовываются с государственными архивами, источниками комплектования которых являются эти негосударственные организации.

Если негосударственные организации не являются источниками комплектования государственных архивов, то проекты перечней документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения согласовываются только с ЦЭК негосударственной организации (при ее наличии) или ЭК негосударственной организации.

51. Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, при подготовке дел к передаче на хранение в архив организации;

в архиве организации при отборе и подготовке дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива), при выделении к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

52. Экспертиза ценности документов в организации осуществляется постоянно действующей ЭК. В государственных органах и иных организациях, имеющих подчиненные (входящие в состав, систему) организации, создаются постоянно действующие ЦЭК.

ЭК структурного подразделения организации создается по решению руководителя организации в зависимости от количества образующихся в его деятельности документов.

Проведение экспертизы ценности документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и при консультативной помощи соответствующего государственного архива.

53. ЦЭК (ЭК) создается в составе не менее 3 человек. Председателем ЦЭК (ЭК) назначается, как правило, заместитель руководителя организации, членами - руководитель службы ДОУ (лицо, выполняющее функции службы ДОУ), руководитель архива организации (лицо, ответственное за архив), главный бухгалтер и другие наиболее квалифицированные работники организации. В состав ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, может включаться работник соответствующего государственного архива.

Персональный состав ЦЭК (ЭК) утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации.

54. ЦЭК (ЭК) действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации. Положение о ЦЭК (ЭК) организации, являющейся источником комплектования государственного архива, согласовывается с соответствующим государственным архивом, иной организации – с ЦЭК вышестоящей организации.

Если негосударственные организации не имеют вышестоящей организации и не являются источниками комплектования государственных архивов, то положение об ЭК рассматривается и согласовывается только ЭК этой организации.

55. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов и дел при составлении номенклатуры дел;

организация и проведение экспертизы ценности документов и дел, завершенных делопроизводством;

организация и проведение отбора документов Национального архивного фонда и дел для передачи на постоянное хранение в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива);

организация и проведение отбора к уничтожению документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли.

56. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

определение сроков хранения документов и дел;

согласование проектов номенклатур дел организации и ее структурных подразделений, типовых и примерных номенклатур дел, инструкций по делопроизводству, проектов перечней документов с указанием сроков хранения, методических документов по делопроизводству;

ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение;

согласование описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу;

согласование актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, актов об отсутствии дел, актов о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны;

подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов;

подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, перечнями документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения, и внесение их на рассмотрение органов архивного дела и делопроизводства и государственных архивов;

осуществление методического руководства и контроля за деятельностью ЭК структурных подразделений организации и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций;

принятие решений по вопросам совершенствования делопроизводства и работы архива организации и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций.

57. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом, решения которого оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации. Решение ЦЭК (ЭК) может оформляться также приказом (распоряжением) руководителя организации.

Глава 9. Порядок проведения экспертизы ценности документов

58. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве осуществляется ежегодно службой ДОУ (лицом, выполняющим функции службы ДОУ) совместно с ЦЭК (ЭК), работниками структурных подразделений под непосредственным методическим руководством архива организации.

59. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляются:

отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, для передачи в архив организации;

отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях организации;

отбор дел временного хранения за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

При этом проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка формирования дел.

60. Непосредственный отбор документов для передачи в архив организации и выделения к уничтожению производится работниками структурных подразделений организации, в деятельности которых они были образованы.

61. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации проводится путем полистного просмотра. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре из дел подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов, документы с временными (до 10 лет) сроками хранения.

62. При приеме документов на хранение архив организации осуществляет контроль за качеством проведенной экспертизы ценности документов.

63. Экспертиза ценности документов в архиве организации осуществляется работниками архива совместно с ЦЭК (ЭК) организации.

Экспертиза ценности документов в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под непосредственным методическим руководством соответствующего государственного архива.

64. При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации осуществляются:

отбор и подготовка дел постоянного хранения для передачи в государственный архив (в организации, являющейся источником комплектования государственного архива);

отбор хранящихся в архиве документов и дел временного хранения, сроки хранения которых истекли, для выделения к уничтожению.

65. При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации выявляются особо ценные документы, имеющие непреходящую ценность, особую значимость для общества и государства, в отношении которых устанавливается особый режим хранения, учета и использования.

Отнесение документов к категории особо ценных в архиве организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и по согласованию с соответствующим государственным архивом.

66. При проведении экспертизы ценности документов в архиве организации уточняется характер повторения содержащейся в них информации в других документах, вид, форма и полнота повторения.

Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, допускается только после сверки их с документами Национального архивного фонда, передаваемыми на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, и по согласованию с соответствующим государственным архивом.

67. Дела с отметкой "ЭПК", хранящиеся в структурных подразделениях, подлежат полистному просмотру по окончании делопроизводственного года, а хранящиеся в архиве организации, – после истечения срока их хранения с целью продления сроков их хранения.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения формируются в отдельные дела либо присоединяются к однородным делам постоянного хранения. Дела, содержащие оставшиеся документы с временными сроками хранения, хранятся в течение установленных сроков.

68. В случае обнаружения в процессе проведения экспертизы ценности недостачи документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения должны быть приняты меры по их розыску в порядке, установленном главой 39 настоящих Правил.

69. По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, в порядке, установленном главами 14 и 16 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4, и главами 14–17 настоящих Правил.

Раздел IV. Прием дел в архив организации. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Глава 10.

Исключена в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 31.08.2022 г. №118

Глава 11.

Исключена в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 31.08.2022 г. №118

Глава 12. Прием дел в архив организации

97. В архив организации принимаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу.

Дела подлежат формированию и оформлению в порядке, установленном главами 11 и 13 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.

Дела должны быть переданы в архив организации и включены в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения (далее – годовой раздел сводной описи дел) по истечении года, но не позднее двух лет после их завершения делопроизводством.

Прием дел в архив организации осуществляется по описям дел структурных подразделений, составляемым в порядке, установленном главой 14 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.

98. Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации не принимаются.

Прием дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по согласованию с архивом организации и решению руководителя организации. Прием таких дел в архив организации может осуществляться по описям дел структурных подразделений или по номенклатуре дел организации.

99. Дела принимаются в архив организации по графику приема дел в архив организации.

100. При приеме дел в архиве организации проверяются правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись дел структурного подразделения, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Выявленные при проверке недостатки устраняются работниками структурных подразделений.

Дела принимаются в архив организации в присутствии работника структурного подразделения. Во всех экземплярах описи дел структурного подразделения в графе "Примечание" каждого заголовка дела проставляется отметка о наличии или отсутствии дела. При отсутствии дел, включенных в опись дел структурного подразделения, в отметке о приеме-передаче дел дополнительно указываются номера отсутствующих дел. В конце каждого экземпляра описи дел структурного подразделения цифрами и прописью указываются количество фактически принятых в архив дел, дата приема-передачи дел, наименования должностей служащих, подписи, расшифровки подписей лица, передавшего дела, и работника архива (лица, ответственного за архив), принявшего дела.

101. Сверенные с описью дел структурного подразделения дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см или помещаются в архивные коробки. Дела укладываются по возрастанию номеров в описи дел структурного подразделения корешками на обе стороны. Дела доставляются в архив работниками структурных подразделений.