ЗАКОН РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

от 25 ноября 2011 года №323-З

Об архивном деле и делопроизводстве

Принят Палатой представителей 20 октября 2011 года

Одобрен Советом Республики 8 ноября 2011 года

Глава 1. Общие положения

Статья 1. Сфера действия настоящего Закона

Настоящий Закон регулирует отношения, связанные с деятельностью государственных органов, иных организаций, а также граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей (далее, если не определено иное, - граждане), по обеспечению накопления, хранения, учета и использования документов независимо от вида носителя информации, включая документы в электронном виде, в том числе электронные документы (далее, если не определено иное, - документы), а равно отношения, связанные с созданием и деятельностью архивов, и отношения в сфере управления архивным делом и делопроизводством.

Действие настоящего Закона распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь (далее - представительства иностранных организаций), в части установления требований по обеспечению накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

Статья 2. Основные термины, применяемые в настоящем Законе, и их определения

В настоящем Законе применяются следующие основные термины и их определения:

архив - организация или структурное подразделение организации, если иное не предусмотрено частью четвертой статьи 13 настоящего Закона, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов;

архивное дело - деятельность по созданию и комплектованию архивов, организации хранения, учета и использования архивных документов;

архивный документ - документ, хранящийся в архиве в силу его значимости для граждан, общества и государства;

архивный фонд - часть документального фонда, прошедшая в установленном порядке экспертизу ценности и поступившая на хранение в архив;

владелец документов (далее - владелец) - государственный орган, иная организация либо гражданин, осуществляющие владение и пользование документами и реализующие право распоряжения ими в пределах, установленных их собственниками;

временное хранение документов - хранение документов государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями в течение установленных сроков до момента их уничтожения;

временное хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - Национальный архивный фонд) - хранение документов Национального архивного фонда государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями в течение сроков, установленных настоящим Законом, до момента их передачи на постоянное хранение;

государственные архивные учреждения - государственные архивы, иные организации, входящие в систему государственных архивных учреждений, утвержденную Советом Министров Республики Беларусь;

делопроизводство - деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами;

документ - информация на материальном носителе, имеющая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая в процессе деятельности государственного органа, иной организации, должностного лица, а также на протяжении жизни гражданина;

документальный фонд - совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности государственного органа, иной организации, а также на протяжении жизни гражданина;

документ в электронном виде - документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;

документ Национального архивного фонда - документ, находящийся на постоянном хранении или подлежащий постоянному хранению в силу его значимости для граждан, общества и государства;

документы по личному составу - документы, создаваемые при приеме на работу (избрании, утверждении, назначении на должность), переводе (перемещении), увольнении (освобождении от занимаемой должности) работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификационной категории, классе, квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы (службы) и (или) учебы, занимаемой должности служащего (профессии рабочего), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан;

источники комплектования государственных архивов - государственные органы, иные организации, а также граждане, в процессе деятельности или на протяжении жизни которых образуются документы Национального архивного фонда, подлежащие передаче на постоянное хранение в государственные архивы;

копия архивного документа на правах подлинника - копия, воспроизводящая информацию и внешние признаки архивного документа, находящегося в собственности иных государств, а также организаций и граждан, и подлежащая постоянному хранению;

научно-техническая обработка документов - комплекс работ по проведению экспертизы ценности документов, их оформлению и описанию;

Национальный архивный фонд - исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность документов, имеющих историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, отражающая материальную и духовную жизнь белорусского народа, подлежащая постоянному хранению;

органы архивного дела и делопроизводства - республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, реализующие единую государственную политику в сфере архивного дела и делопроизводства;

особо ценный документ - архивный документ, имеющий непреходящую ценность;

пользователь архивных документов (далее - пользователь) - государственный орган, иная организация либо гражданин, обращающиеся к архивным документам для использования содержащейся в них информации;

постоянное хранение документов - бессрочное хранение документов;