ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ УКРАИНЫ

от 3 марта 2004 года №20/5

Об утверждении Инструкции о порядке осуществления нотариальных действий нотариусами Украины

С целью приведения нормативно-правовых актов Министерства юстиции Украины в соответствие к действующему законодательству Украины приказываю:

1. Утвердить Инструкцию о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины (далее - Инструкция), которая прилагается.

2. Признать недействительным приказ Министерства юстиции Украины от 14.06.94 N18/5 "Об утверждении Инструкции о порядке осуществления нотариальных действий нотариусами Украины", зарегистрированный в Минюсте Украины 07.07.94 за N152/361 (с изменениями и дополнениями).

3. Директору Департамента по делам гражданского состояния граждан и нотариата (Павлова Л.М.) послать Инструкцию Главному управлению юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, областным, Киевскому и Севастопольскому городским управлением юстиции для применения в работе и доведения до ведома нотариусов.

4. Контроль за исполнением этого приказа возложить на заместителя Министра юстиции Украины Ефименко Л.В. и директора Департамента по делам гражданского состояния граждан и нотариата Павлову Л.М.

 

Утверждена Приказом Министерства юстиции Украины от 3 марта 2004 года №20/5

Инструкция о порядке осуществления нотариальных действий нотариусами Украины

ГЛАВА I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1. Совершение нотариальных действий в Украине возлагается на нотариусов, которые работают в государственных нотариальных конторах, государственных нотариальных архивах (далее - государственные нотариусы) или занимаются частной нотариальной деятельностью (далеечастные нотариусы).

2. В соответствии с Законом Украины "О нотариате" (далее Закон), Гражданским и Семейным кодексами Украины нотариусы совершают такие нотариальные действия:

1) удостоверяют правовые действия (договоры, завещания, доверенности и т.п.);

2) принимают меры относительно охраны наследственного имущества;

3) выдают свидетельства о праве на наследство;

4) выдают свидетельства о праве собственности на долю в совместном имуществе супругов в случае смерти одного из супругов;

5) выдают свидетельства о приобретении имущества с публичных торгов (аукционов);

6) выдают свидетельства о приобретении имущества с публичных торгов (аукционов), если публичные торги (аукционы) не состоялись;

7) осуществляют опись имущества физического лица, признанного безвестно отсутствующим, или место нахождения которого неизвестно;

8) выдают дубликаты нотариальных документов, которые хранятся в делах нотариуса;

9) налагают и снимают запреты относительно отчуждения недвижимого имущества (имущественных прав на недвижимое имущество) и транспортных средств, которые подлежат государственной регистрации;

10) удостоверяют верность копий (фотокопий) документов и выписок из них;

11) удостоверяют подлинность подписи на документах;

12) удостоверяют верность перевода документов с одного языка на другой;

13) удостоверяют факт, что физическое или юридическое лицо является исполнителем завещания;

14) удостоверяют факт, что физическое лицо является живым;

15) удостоверяют факт нахождения физического лица в определенном месте;

16) удостоверяют время предъявления документов;

17) передают заявления физических и юридических лиц другим физическим и юридическим лицам;

18) принимают в депозит денежные суммы и ценные бумаги;

19) совершают исполнительные надписи;

20) совершают протесты векселей;

21) совершают морские протесты;

22) принимают на хранение документы.

На нотариусов может быть возложено совершение других нотариальных действий в соответствии с законом.

3. Исключен

4. Государственные нотариусы в государственных нотариальных архивах выдают дубликаты и удостоверяют верность копий и выписок из документов, которые хранятся в делах этих архивов.

5. Тексты договоров, завещаний, доверенностей, свидетельств, актов о морских протестах и протестах векселей, переводов в случае удостоверения нотариусом верности перевода документа с одного языка на другой, заявлений, на которых нотариусом удостоверяется подлинность подписи, за исключением заявлений в электронной форме и тех экземпляров, которые остаются в делах нотариуса, а также дубликатов нотариальных документов, излагаются на специальных бланках нотариальных документов с лицевой и обратной стороны этих бланков. Образец, описание, порядок расходования, хранения, обращения и отчетности специальных бланков нотариальных документов устанавливаются Кабинетом Министров Украины.

Указанные нотариальные действия, совершенные без использования специальных бланков нотариальных документов, являются недействительными.

Исполнительные надписи совершаются нотариусами на документах, которые устанавливают задолженность. Если исполнительная надпись не вмещается на документе, устанавливающем задолженность, то она должна быть продолжена либо изложена полностью на прикрепленном к документу специальном бланке нотариального документа.

Совершение других нотариальных действий осуществляется без использования специальных бланков нотариальных документов.

На экземпляре, который остается в делах нотариуса, нотариус после удостоверяющей надписи в правом нижнем углу листа указывает серию и номера использованных на нотариальное действие специальных бланков нотариальных документов. Серия и номер использованного бланка указываются также в реестре для регистрации нотариальных действий в графе "Содержание нотариального действия. Место совершения нотариального действия. Номер специального бланка нотариального документа, на котором изложено содержание совершенного нотариального действия. Дата и номер проверки специального бланка нотариального документа".

Для изготовления выдержек и справок из Единых и государственных реестров информационной системы Министерства юстиции Украины используются специальные бланки документов реестров информационной системы Министерства юстиции Украины (далее - специальные бланки). Перечень выдержек и справок из реестров, для изготовления которых используются специальные бланки, устанавливается Министерством юстиции Украины. Образец и описание специальных бланков, а также порядок поставки, хранения, учета и отчетности их расходования устанавливаются Министерством юстиции Украины.

6. Нотариусы в соответствии со статьей 7 Закона Украины "О нотариате" в своей деятельности руководствуются законами Украины, постановлениями Верховной Рады Украины, указами и распоряжениями Президента Украины, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Украины, а на территории Республики Крым, кроме того,законодательством Республики Крым; приказами Министерства юстиции Украины; нормативными актами областных, Киевской и Севастопольской городских государственных администраций.

При совершении нотариальных действий нотариусы в установленном порядке и в пределах своей компетенции решают вопросы, исходящие из норм международного права, а также действующих международных договоров, согласие на обязательность которых предоставлено Верховной Радой Украины.

7. Нотариусы обязаны хранить нотариальную тайну.

Справки о совершенных нотариальных действиях и копии документов, хранящихся у нотариуса, выдаются нотариусом исключительно физическим и юридическим лицам, по поручению которых или в отношении которых совершались нотариальные действия. В случае смерти лица или признания его умершим такие справки выдаются наследникам умершего. В случае признания лица безвестно отсутствующим опекун, предназначенный для охраны имущества безвестно отсутствующего, имеет право получать справки о совершенных нотариальных действиях, если это необходимо для сохранения имущества, над которым установлена опека.

Справки о совершенных нотариальных действиях и другие документы предоставляются нотариусом в течение десяти рабочих дней по обоснованному письменному требованию суда, прокуратуры, органов дознания и досудебного следствия в связи с гражданскими, хозяйственными, административными или уголовными делами, делами об административных правонарушениях, которые находятся в производстве этих органов, с обязательным указанием номера дела и приложением гербовой печати соответствующего органа.

Справки о сумме нотариально заверенных договоров, которые необходимы исключительно для установления соблюдения законодательства по вопросам налогообложения, предоставляются нотариусом в течение 10 рабочих дней по обоснованному письменному требованию органов государственной налоговой службы.

Справки о наличии составленного завещания и выдержки из Наследственного реестра, за исключением завещателя, выдаются только после смерти завещателя.

По требованию Министерства юстиции Украины, Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, главных управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе с целью регулирования организации нотариальной деятельности нотариусы выдают подписанные ими копии документов и выдержки из них, а также пояснения в срок, установленный этими органами.

Изъятие (выемка) реестров нотариальных действий и документов, переданных нотариусу на хранение в порядке, предусмотренном Законом Украины "О нотариате", а также печати нотариуса не допускается. Такие реестры нотариальных действий, документы или печать нотариуса могут быть предоставлены суду по мотивированному постановлению суда только для осмотра и должны быть возвращены судом немедленно после осмотра.

8. Нотариусы обязаны осуществлять свои профессиональные обязанности в соответствии с Законом Украины "О нотариате" и принесенной присягой, содействовать физическим и юридическим лицам в осуществлении их прав и защите законных интересов, разъяснять права и обязанности, предупреждать о последствиях нотариальных действий, которые совершаются для того, чтобы юридическая неосведомленность не могла им повредить, хранить в тайне сведения, полученные ими в связи с совершением нотариальных действий, отказывать в совершении нотариального действия в случае его несоответствия законодательству Украины или действующим международным договорам, согласие на обязательность которых предоставлена Верховной Радой Украины вести нотариальное делопроизводство и архив в соответствии с установленными правилами, бережно относиться к документам нотариального делопроизводства и архиву, не допускать их повреждение или уничтожение, предоставлять документы, информацию и пояснения по требованию Министерства юстиции, Главному управлению юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, главных управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе при осуществлении ими полномочий относительно контроля за организацией деятельности и выполнением нотариусами правил нотариального делопроизводства, постоянно повышать свой профессиональный уровень, а в случаях, установленных Законом, проходить повышение квалификации и выполнять другие обязанности, предусмотренные этим Законом.

По просьбе физических или юридических лиц, которые обратились за совершением нотариальных действий, нотариусы имеют право вытребовать от предприятий, учреждений и организаций сведения и документы, необходимые для совершения этих нотариальных действий, составлять проекты сделок и заявлений, изготавливать копии (фотокопии) документов и выписок из них, а также давать разъяснения по вопросам совершения нотариальных действий и консультации правового характера получать плату за предоставление консультаций правового характера, которые не связаны с совершаемыми нотариальными действиями, и за предоставление дополнительных информационно-технических услуг.

Действующим законодательством нотариусу могут быть предоставлены и другие права.

9. Язык нотариального делопроизводства определяется в соответствии со статьей 15 Закона Украины "О нотариате". Если лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не знает языка делопроизводства, тексты оформляемых документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком в письменной или устной форме, что указывается в заверительной надписи.

Лицо, не владеющее языком, на котором изготовлен документ, подписывается на том языке, который оно знает.

ГЛАВА II. ОБЩИЕ ПРАВИЛА СОВЕРШЕНИЯ НОТАРИАЛЬНЫХ ДЕЙСТВИЙ

10. Нотариальные действия могут совершаться любым нотариусом на всей территории Украины, за исключением ограничений в праве совершения нотариальных действий, установленных Законом Украины "О нотариате" и другими актами законодательства Украины.

11. Нотариальные действия совершаются в помещении государственной нотариальной конторы, в государственном нотариальном архиве, помещении, которое является рабочим местом (конторой) частного нотариуса. В отдельных случаях, когда физическое лицо не может явиться в указанное помещение, а также когда того требуют особенности удостоверяемого правового действия, такие нотариальные действия могут быть совершены вне указанных помещений, но в пределах нотариального округа.

Если нотариальное действие совершается вне помещения государственной нотариальной конторы, государственного нотариального архива, помещения, которое является рабочим местом (конторой) частного нотариуса, в удостоверяющей надписи и в реестре для регистрации нотариальных действий указывается место совершения нотариального действия (дома, в больнице, по местонахождению юридического лица и др.) с указанием адреса, а также причин, по которым нотариальное действие было совершено вне указанных помещений.

Нотариус не вправе осуществлять нотариальную деятельность за пределами своего нотариального округа, за исключением замещения других нотариусов в случаях, предусмотренных Законом.

12. Нотариальные действия совершаются после их оплаты, а также в предусмотренных законом случаях после уплаты в бюджет налога с доходов физических лиц(1), в день подачи нотариусу всех необходимых документов.

---------------

(1) СМ. Закон Украины от 22.05.2003 N889-IV "О налоге с доходов физических лиц".

Совершение нотариального действия может быть отложено в случае необходимости истребования дополнительных сведений или документов от физических и юридических лиц или направления документов на экспертизу, а также если в соответствии с законом нотариус должен удостовериться в отсутствии у заинтересованных лиц возражений против совершения этого действия.

Срок, на который откладывается совершение нотариального действия в этих случаях, не может превышать один месяц.

По обоснованному письменному заявлению заинтересованного лица, которое обратилось в суд, и на основании полученного от суда сообщения о поступлении искового заявления заинтересованного лица, оспаривающего право или факт, об удостоверении которого просит другое заинтересованное лицо, совершение нотариального действия приостанавливается до разрешения дела судом.

Законами Украины могут быть установлены также другие основания для отложения или приостановления совершения нотариальных действий.

13. При совершении нотариальных действий нотариусы устанавливают личности участников гражданских отношений, которые лично обратились за совершением нотариальных действий.

Установление личности осуществляется по паспорту или другому документу, который делает невозможными любые сомнения относительно личности гражданина (паспорт гражданина Украины, паспорт гражданина Украины для выезда за границу, дипломатический или служебный паспорт, удостоверение личности моряка, вид на жительство лица, проживающего в Украине, но не являющегося гражданином Украины, национальный паспорт иностранца или документ, его заменяющий, удостоверение инвалида или участника Великой Отечественной войны, удостоверение, выданное по месту работы физического лица).

Удостоверение водителя, личности моряка, инвалида или участника Великой Отечественной войны, удостоверение, выданное по месту работы физического лица, не могут быть использованы гражданином Украины для установления его личности во время заключения сделок.

Личность несовершеннолетнего, до 16 лет, устанавливается по свидетельству о рождении при условии подтверждения родителей (одного из родителей) о том, что это лицо является их ребенком.

В случае, если за физическое лицо, которое вследствие физического недостатка, болезни не может собственноручно подписать сделку, заявление или другой документ, подписывается другое физическое лицо, нотариус устанавливает личность гражданина, принимающего участие в нотариальном действии, и личность гражданина, который подписался за него.

Реквизиты документа, по которому установлена личность гражданина, записываются нотариусом в реестре для регистрации нотариальных действий.

Копия документа, на основании которого устанавливается личность, приобщается нотариусом к экземпляру правового действия (свидетельства), который остается в его делах.

14. При удостоверении правового действия определяется объем гражданской дееспособности физических лиц, принимающих в нем участие.

Определение объема гражданской дееспособности физического лица осуществляется по паспорту или другим документам, предусмотренным статьей 43 Закона (кроме удостоверения водителя, личности моряка, инвалида или участника Великой Отечественной войны, удостоверения, выданного по месту работы физического лица), которые исключают возможность возникновения каких-либо сомнений относительно объема гражданской дееспособности физического лица, обратившегося за совершением нотариального действия. В случае необходимости нотариусу предоставляется справка о том, что лицо не страдает психическим расстройством, которое может повлиять на его способность осознавать свои действия и (или) управлять ими.

В случае наличия сомнений относительно объема гражданской дееспособности физического лица, которое обратилось за совершением нотариального действия, нотариус обязан обратиться в орган опеки и попечения по месту проживания соответствующего физического лица для установления факта отсутствия опеки или попечения над таким физическим лицом.

Нотариус при удостоверении правовых действий, совершении других нотариальных действий при участии уполномоченного представителя устанавливает его личность в соответствии с требованиями статьи 43 Закона, а также проверяет объем его полномочий.

Нотариусу представляется доверенность или другой документ, который предоставляет полномочия представителю. Действительность доверенности проверяется нотариусом при помощи Единого реестра доверенностей, за исключением доверенностей, которые составлены за границей с участием иностранных властей, или которые от них исходят, при условии их легализации уполномоченными органами. Без легализации такие доверенности принимаются нотариусами в тех случаях, когда это предусмотрено законодательством Украины, международными договорами, в которых принимает участие Украина. По результатам проверки действительности доверенности (ее дубликата) изготавливается выдержка из Единого реестра доверенностей, которая прилагается к экземпляру правового действия, остающемуся в делах нотариуса.

В случае наличия сомнений относительно уполномоченного представителя, а также его гражданской дееспособности и правоспособности нотариус имеет право сделать запрос к соответствующему физическому лицу, выдавшему доверенность.

15. При удостоверении сделок и совершении некоторых других нотариальных действий в случаях, предусмотренных законодательством Украины (например, при заверении действительности подписи на документе), нотариус проверяет подлинность подписей участников сделок и других лиц, обратившихся за совершением нотариального действия.

16. Нотариально удостоверяемые сделки, а также заявления и другие документы подписываются в присутствии нотариуса. Если сделка, заявление или другой документ подписан при отсутствии нотариуса, гражданин должен лично подтвердить, что документ подписан им.

Если физическое лицо вследствие физического недостатка или болезни не может собственноручно подписать документ, то по его поручению в его присутствии и в присутствии нотариуса этот документ может подписать другое лицо. О причинах, по которым физическое лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не могло подписать документ, указывается в удостоверяющей надписи. Правовое действие за лицо, которое не может подписать его, не может подписывать лицо, в пользу или при участии которого оно удостоверено.

Если физическое лицо, обратившееся за совершением нотариального действия, не владеет письмом или слепое, нотариус, кроме того, зачитывает ему текст документа, о чем на документе совершается соответствующая пометка. Если слепое лицо владеет письмом, оно само подписывает документ.

Глухое, немое или глухонемое физическое лицо, которое обратилось за совершением нотариального действия, само считывает документ и подписывает его. Если такое лицо в связи с болезнью или физическим недостатком не может подписать документ, то при совершении нотариального действия обязательно должно присутствовать лицо (сурдопереводчик), которое может поладить с глухим, немым или глухонемым лицом и подтвердить своей подписью, что содержание правового действия, заявления или другого документа соответствует воле участника нотариального действия. Подпись лица (сурдопереводчика) проставляется после текста правового действия. От указанного лица требуется документ, подтверждающий его квалификацию.

Подписание правового действия, заявления или другого документа осуществляется по правилам, установленным абзацем вторым этого пункта.

17. Исключен

18. Исключен

19. При удостоверении сделок имущественного характера нотариусом в их текстах указываются: для физических лиц - регистрационный номер учетной карточки плательщика налогов по данным Государственного реестра физических лиц - плательщиков налогов, код плательщика налогов согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины или налоговый номер. В подтверждение наличия идентификационного номера (кода) нотариусу предоставляется соответствующая, заверенная уполномоченным лицом, справка или (выписка), фотокопия которой приобщается к экземпляру сделки, который остается в делах нотариуса.

Если лицо из-за своих религиозных или других убеждений в установленном законом порядке отказалось от принятия идентификационного номера, нотариус проверяет этот факт по его паспорту. Копия страницы паспорта с отметкой о наличии у такого лица права осуществлять какие-либо платежи без идентификационного номера остается в делах государственной нотариальной конторы или частного нотариуса.

20. В соответствии со статьей 46 Закона Украины "О нотариате" нотариус вправе требовать от физических и юридических лиц сведения и документы, необходимые для совершения нотариальных действий. Такие сведения и (или) документы должны быть представлены в срок, указанный нотариусом. Однако этот срок не может превышать один месяц.

Непредоставление сведений или документов по требованию нотариуса является основанием для отложения, приостановки нотариального действия или отказа в его совершении.

21. Нотариус не вправе совершать нотариальные действия на свое имя и от своего имени, на имя и от имени своего супруга или своей жены, их и своих родственников (родителей, детей, внуков, деда, бабы, братьев, сестер), а также на имя и от имени работников данной нотариальной конторы и работников, состоящих в трудовых отношениях с нотариусом.

В указанных случаях нотариальные действия совершаются любыми другими нотариусами или должностными лицами любого органа местного самоуправления в пределах его компетенции.

22. Нотариусы не принимают для совершения нотариальных действий документы, которые не соответствуют требованиям законодательства или содержат сведения, унижающие честь, достоинство и деловую репутацию физического лица или деловую репутацию юридического лица, которые имеют подчистки или приписки, зачеркнутые слова или другие неоговоренные исправления, документы, тексты которых исключено прочесть вследствие повреждения, а также документы, написанные карандашом.

Дописки, зачеркнутые слова или другие исправления, имеющиеся в документах, направленных для совершения нотариальных действий, должны быть предостережены подписью должностного (уполномоченного на то) лица и печатью учреждения, предприятия или организации либо лица, выдавшего документ. При этом исправления должны быть сделаны таким образом, чтобы можно было прочитать как исправленное, так и ошибочно написанное, а потом исправленное или вычеркнутое.

Не принимаются для совершения нотариальных действий документы, в которых нельзя прочитать все в них написанное в первичном написании, как, например, документы, залитые чернилами, потертые и др.

Не принимаются порванные документы и документы, изложенные на двух и больше отдельных листах, если листы не прошиты способом, исключающим возможность их разъединения без нарушения целостности, а листы не пронумерованы и не скреплены подписью должностного (уполномоченной на то) лица и печатью юридического лица, выдавшего документ.

22-1. Нотариус проверяет подлинность каждого листа документа, который изложен на специальных бланках нотариальных документов и подается для совершения нотариальных действий, с помощью Единого реестра специальных бланков нотариальных документов в порядке, предусмотренном Порядком ведения Единого реестра специальных бланков нотариальных документов.

Информационная справка о проверке специального бланка нотариального документа приобщается к экземпляру нотариального документа (договора, доверенности, свидетельства и тому подобное), для которых бланки проверены, или хранится в отдельном наряде, если в делах нотариуса не остается экземпляр нотариального документа, к которому она может быть приобщена.

Бланки, сведения о расходовании которых были внесены в Единый реестр непосредственно перед совершением нотариальных действий с использованием документов, изложенных на этих бланках, считаются проверенными для совершения следующих (по реестровым номерам) нотариальных действий. (Например: заявление, согласие).