Дата обновления БД:
28.03.2024
Добавлено/обновлено документов:
132 / 332
Всего документов в БД:
132538
ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
от 6 февраля 2019 года №20
Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций
(В редакции Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 г. №116)
На основании части седьмой статьи 18-1 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. №323-З "Об архивном деле и делопроизводстве" Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (прилагаются).
2. Признать утратившими силу:
постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. №120 "Об утверждении Инструкции о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций и о признании утратившим силу постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. №36";
постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2015 г. №226 "О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. №120".
3. Настоящее постановление вступает в силу с 18 февраля 2019 г.
Министр
О.Л.Слижевский
Утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 года №20
Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций
Глава 1. Общие положения
1. Настоящие Правила устанавливают порядок работы с документами в электронном виде, в том числе с электронными документами (далее, если не указано иное, - документы в электронном виде) в архивах государственных органов, иных организаций (далее - архивы организаций).
2. Действие настоящих Правил распространяется на документы в электронном виде, подлежащие хранению в архиве организации в порядке и в течение сроков, установленных законодательством.
Действие настоящих Правил распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.
Действие настоящих Правил не распространяется на работу с научно-технической документацией в электронном виде.
(В пункт внесены изменения в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)
3. При формировании учетных, отчетных и информационных документов архива организации средствами информационных технологий форма их внешнего представления должна соответствовать формам документов, установленным в приложениях к настоящим Правилам и Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №143 (далее – Правила работы архивов организаций).
(В пункт внесены изменения в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)
4. Задачи и функции архива организации по работе с документами в электронном виде закрепляются в локальных правовых актах, утверждаемых руководителем организации.
Функции архива организации в части работы с документами в электронном виде и хранения документов в электронном виде обеспечиваются информационной системой архива организации.
(В пункт внесены изменения в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)
5. В случае хранения в архиве организации документов в электронном виде, содержащих информацию ограниченного распространения, создается система защиты информации в информационной системе архива организации в соответствии с законодательством об информации, информатизации и защите информации.
(В пункт внесены изменения в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)
6. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, используют электронную цифровую подпись (далее – ЭЦП), выработанную с использованием личного ключа, сертификат открытого ключа которого издан в Государственной системе управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь.
Хранение сертификатов открытых ключей электронной цифровой подписи (далее – СОК) и списков отозванных СОК обеспечивает поставщик услуг.
(В пункт внесены изменения в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)
7. Для целей настоящих Правил применяются термины в значениях, определенных в Законе Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. №455-З "Об информации, информатизации и защите информации", Законе Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. №113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" и Законе Республики Беларусь "Об архивном деле и делопроизводстве", а также следующие термины и их определения:
агрегация – объединение некоторого числа документов в электронном виде и при необходимости их метаданных в единый информационный объект для последующего хранения;
архив организации – структурное подразделение организации, осуществляющее прием, хранение, учет и использование архивных документов;
архивная копия информационного ресурса – документ в электронном виде, который создается путем репликации информационного ресурса на фиксированный момент времени или формируется по содержанию информационного ресурса в формате файла, предназначенном для архивного хранения;
воспроизведение (визуализация) – воспроизведение документа в электронном виде на электронном средстве отображения информации, на бумажном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком;
информационная система архива организации – защищенная информационная система хранения данных, в том числе реализованная на основе облачного сервиса, обеспечивающая длительное хранение документов в электронном виде и их метаданных в архиве организации, подтверждение целостности и авторизованный доступ к содержащейся в них информации;
информационный объект – совокупность данных, которая может пересылаться, обрабатываться и храниться как единое целое;
информационный пакет – информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое;
конвертация – преобразование данных из одного формата файла в другой;
контрольная характеристика – хэш-значение для заданного информационного объекта;
метаданные – данные, описывающие управленческий контекст, содержание, структуру документов в электронном виде и управление ими в течение времени;
облачный сервис – комплекс технических и технологических решений, обеспечивающих предоставление архиву организации вычислительных ресурсов, средств хранения данных и программного обеспечения как услуги с удаленным доступом;
объект хранения – каждый файл, являющийся неотъемлемой частью документа в электронном виде;
резервная копия – идентичный экземпляр информационного объекта, созданный путем репликации и хранимый в условиях, обеспечивающих его целостность;
репликация – создание двух и более идентичных экземпляров информационного объекта, снабжаемых собственными идентификаторами;
съемный носитель – электронный носитель, предназначенный для записи, хранения и считывания данных средствами вычислительной техники и сопрягаемыми с ними устройствами;
файл – идентифицированный информационный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему;
формат файла – способ кодировки и организации элементов информации (битов, байтов) в файле;
цифровая форма представления информации – способ представления информации в виде последовательности двоичных кодов (битов), предназначенной для обработки средствами вычислительной техники и сопрягаемыми с ними устройствами;
электронное дело – самостоятельная единица хранения документов в электронном виде и их метаданных, логически объединенных в процессе агрегации;
эмуляция – воспроизведение работы одной системы средствами другой без потери функциональных возможностей и искажений результатов с целью воспроизведения документов в электронном виде.
(В пункт внесены изменения в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)
Глава 2. Состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации
8. В архиве организации хранятся:
документы в электронном виде постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в процессе деятельности организации, в том числе научно-техническая документация, документы по личному составу;
архивные копии информационных ресурсов (баз данных, веб-сайтов и другое);
документы в электронном виде из личных фондов работников организации;
научно-справочный аппарат к документам архива организации;
документы в электронном виде реорганизованных, ликвидированных организаций в случаях, определенных статьей 19 Закона Республики Беларусь "Об архивном деле и делопроизводстве".
(Пункт изложен в новой редакции в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)
9. В состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, по решению руководителя организации могут включаться документы в электронном виде временного (до 10 лет) хранения.
(В пункт внесены изменения в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)
10. Исключен в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116
(см. предыдущую редакцию)
Глава 3. Задачи и функции архива организации по работе с документами в электронном виде
11. Задачами архива организации по работе с документами в электронном виде являются:
комплектование документами в электронном виде;
учет документов в электронном виде;
обеспечение сохранности и целостности документов в электронном виде в течение установленных сроков их хранения;
создание системы научно-справочного аппарата к документам в электронном виде;
использование документов в электронном виде;
подготовка и передача документов в электронном виде на постоянное хранение;
уничтожение документов в электронном виде по истечении установленных сроков их хранения;
методическое руководство и анализ состояния работы с документами в электронном виде в структурных подразделениях организации и подчиненных (входящих в состав (систему) организациях.
12. Архив организации в части работы с документами в электронном виде выполняет следующие функции:
составляет и ежегодно уточняет список организаций, являющихся источниками комплектования архива организации (для объединенного архива);
составляет паспорт архива организации;
оказывает помощь в составлении номенклатуры дел организации;
осуществляет контроль за оформлением документов в электронном виде, формированием электронных дел в структурных подразделениях организации, в организациях, являющихся источниками комплектования архива организации;
осуществляет прием документов в электронном виде от структурных подразделений организации и организаций, являющихся источниками комплектования архива организации;
осуществляет ведение учетных документов;
создает систему научно-справочного аппарата к документам в электронном виде;
осуществляет хранение документов в электронном виде в течение установленных сроков;
обеспечивает сохранность документов в электронном виде;
обеспечивает целостность документов в электронном виде;
обеспечивает доступ к документам в электронном виде;
обеспечивает защиту документов в электронном виде от несанкционированного доступа в соответствии с законодательством об информации, информатизации и защите информации;
осуществляет поиск и выдачу информации о документах в электронном виде;
осуществляет выдачу и заверение формы внешнего представления электронных документов и копий документов в электронном виде на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства;
ведет учет использования документов в электронном виде;
составляет описи электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (далее – описи электронных дел);
проводит экспертизу ценности документов в электронном виде по истечении установленных сроков их хранения, составляет акты о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению;
Полный текст доступен после регистрации и оплаты доступа.
Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 года №20
"Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций"
О документе
Номер документа: | 20 |
Дата принятия: | 06.02.2019 |
Состояние документа: | Действует |
Начало действия документа: | 18.02.2019 |
Органы эмитенты: |
Государственные органы и организации |
Опубликование документа
Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь от 20 февраля 2019 года, 8/33875
Примечание к документу
В соответствии с пунктом 3 настоящее Постановление вступает в силу с 18 февраля 2019 года.
Редакции документа
Текущая редакция принята: 30.08.2022 документом Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 года №20 № 116 от 30.08.2022
Вступила в силу с: 27.10.2022
(Преамбула документа изложена в новой редакции в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)