Действует

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

от 6 февраля 2019 года №20

Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций

(В редакции Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 г. №116)

На основании части седьмой статьи 18-1 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. №323-З "Об архивном деле и делопроизводстве" Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

(Преамбула документа изложена в новой редакции в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)

1. Утвердить Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (прилагаются).

2. Признать утратившими силу:

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. №120 "Об утверждении Инструкции о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций и о признании утратившим силу постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. №36";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2015 г. №226 "О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. №120".

3. Настоящее постановление вступает в силу с 18 февраля 2019 г.

Министр

О.Л.Слижевский

Утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 года №20

Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок работы с документами в электронном виде, в том числе с электронными документами (далее, если не указано иное, - документы в электронном виде) в архивах государственных органов, иных организаций (далее - архивы организаций).

2. Действие настоящих Правил распространяется на документы в электронном виде, подлежащие хранению в архиве организации в порядке и в течение сроков, установленных законодательством.

Действие настоящих Правил распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

Действие настоящих Правил не распространяется на работу с научно-технической документацией в электронном виде.

(В пункт внесены изменения в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)

3. При формировании учетных, отчетных и информационных документов архива организации средствами информационных технологий форма их внешнего представления должна соответствовать формам документов, установленным в приложениях к настоящим Правилам и Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №143 (далее – Правила работы архивов организаций).

(В пункт внесены изменения в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)

4. Задачи и функции архива организации по работе с документами в электронном виде закрепляются в локальных правовых актах, утверждаемых руководителем организации.

Функции архива организации в части работы с документами в электронном виде и хранения документов в электронном виде обеспечиваются информационной системой архива организации.

(В пункт внесены изменения в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)

5. В случае хранения в архиве организации документов в электронном виде, содержащих информацию ограниченного распространения, создается система защиты информации в информационной системе архива организации в соответствии с законодательством об информации, информатизации и защите информации.

(В пункт внесены изменения в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)

6. Организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, используют электронную цифровую подпись (далее – ЭЦП), выработанную с использованием личного ключа, сертификат открытого ключа которого издан в Государственной системе управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь.

Хранение сертификатов открытых ключей электронной цифровой подписи (далее – СОК) и списков отозванных СОК обеспечивает поставщик услуг.

(В пункт внесены изменения в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)

7. Для целей настоящих Правил применяются термины в значениях, определенных в Законе Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. №455-З "Об информации, информатизации и защите информации", Законе Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. №113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" и Законе Республики Беларусь "Об архивном деле и делопроизводстве", а также следующие термины и их определения:

агрегация – объединение некоторого числа документов в электронном виде и при необходимости их метаданных в единый информационный объект для последующего хранения;

архив организации – структурное подразделение организации, осуществляющее прием, хранение, учет и использование архивных документов;

архивная копия информационного ресурса – документ в электронном виде, который создается путем репликации информационного ресурса на фиксированный момент времени или формируется по содержанию информационного ресурса в формате файла, предназначенном для архивного хранения;

воспроизведение (визуализация) – воспроизведение документа в электронном виде на электронном средстве отображения информации, на бумажном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком;

информационная система архива организации – защищенная информационная система хранения данных, в том числе реализованная на основе облачного сервиса, обеспечивающая длительное хранение документов в электронном виде и их метаданных в архиве организации, подтверждение целостности и авторизованный доступ к содержащейся в них информации;

информационный объект – совокупность данных, которая может пересылаться, обрабатываться и храниться как единое целое;

информационный пакет – информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое;

конвертация – преобразование данных из одного формата файла в другой;

контрольная характеристика – хэш-значение для заданного информационного объекта;

метаданные – данные, описывающие управленческий контекст, содержание, структуру документов в электронном виде и управление ими в течение времени;

облачный сервис – комплекс технических и технологических решений, обеспечивающих предоставление архиву организации вычислительных ресурсов, средств хранения данных и программного обеспечения как услуги с удаленным доступом;

объект хранения – каждый файл, являющийся неотъемлемой частью документа в электронном виде;

резервная копия – идентичный экземпляр информационного объекта, созданный путем репликации и хранимый в условиях, обеспечивающих его целостность;

репликация – создание двух и более идентичных экземпляров информационного объекта, снабжаемых собственными идентификаторами;

съемный носитель – электронный носитель, предназначенный для записи, хранения и считывания данных средствами вычислительной техники и сопрягаемыми с ними устройствами;

файл – идентифицированный информационный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему;

формат файла – способ кодировки и организации элементов информации (битов, байтов) в файле;

цифровая форма представления информации – способ представления информации в виде последовательности двоичных кодов (битов), предназначенной для обработки средствами вычислительной техники и сопрягаемыми с ними устройствами;

электронное дело – самостоятельная единица хранения документов в электронном виде и их метаданных, логически объединенных в процессе агрегации;

эмуляция – воспроизведение работы одной системы средствами другой без потери функциональных возможностей и искажений результатов с целью воспроизведения документов в электронном виде.

(В пункт внесены изменения в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)

Глава 2. Состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации

8. В архиве организации хранятся:

документы в электронном виде постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в процессе деятельности организации, в том числе научно-техническая документация, документы по личному составу;

архивные копии информационных ресурсов (баз данных, веб-сайтов и другое);

документы в электронном виде из личных фондов работников организации;

научно-справочный аппарат к документам архива организации;

документы в электронном виде реорганизованных, ликвидированных организаций в случаях, определенных статьей 19 Закона Республики Беларусь "Об архивном деле и делопроизводстве".

(Пункт изложен в новой редакции в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)

9. В состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, по решению руководителя организации могут включаться документы в электронном виде временного (до 10 лет) хранения.

(В пункт внесены изменения в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116)
(см. предыдущую редакцию)

10. Исключен в соответствии с Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 №116

(см. предыдущую редакцию)

Глава 3. Задачи и функции архива организации по работе с документами в электронном виде

11. Задачами архива организации по работе с документами в электронном виде являются:

комплектование документами в электронном виде;

учет документов в электронном виде;

обеспечение сохранности и целостности документов в электронном виде в течение установленных сроков их хранения;

создание системы научно-справочного аппарата к документам в электронном виде;

использование документов в электронном виде;

подготовка и передача документов в электронном виде на постоянное хранение;

уничтожение документов в электронном виде по истечении установленных сроков их хранения;

методическое руководство и анализ состояния работы с документами в электронном виде в структурных подразделениях организации и подчиненных (входящих в состав (систему) организациях.

12. Архив организации в части работы с документами в электронном виде выполняет следующие функции:

составляет и ежегодно уточняет список организаций, являющихся источниками комплектования архива организации (для объединенного архива);

составляет паспорт архива организации;

оказывает помощь в составлении номенклатуры дел организации;

осуществляет контроль за оформлением документов в электронном виде, формированием электронных дел в структурных подразделениях организации, в организациях, являющихся источниками комплектования архива организации;

осуществляет прием документов в электронном виде от структурных подразделений организации и организаций, являющихся источниками комплектования архива организации;

осуществляет ведение учетных документов;

создает систему научно-справочного аппарата к документам в электронном виде;

осуществляет хранение документов в электронном виде в течение установленных сроков;

обеспечивает сохранность документов в электронном виде;

обеспечивает целостность документов в электронном виде;

обеспечивает доступ к документам в электронном виде;

обеспечивает защиту документов в электронном виде от несанкционированного доступа в соответствии с законодательством об информации, информатизации и защите информации;

осуществляет поиск и выдачу информации о документах в электронном виде;

осуществляет выдачу и заверение формы внешнего представления электронных документов и копий документов в электронном виде на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства;

ведет учет использования документов в электронном виде;

составляет описи электронных дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (далее – описи электронных дел);

проводит экспертизу ценности документов в электронном виде по истечении установленных сроков их хранения, составляет акты о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению;

платный документ

Полный текст доступен после регистрации и оплаты доступа.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций Глава 1. Общие положения Глава 2. Состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации Глава 3. Задачи и функции архива организации по работе с документами в электронном виде Глава 4. Передача и прием документов в электронном виде в архив организации Глава 5. Учет документов в электронном виде в архиве организации Глава 6. Обеспечение сохранности и целостности документов в электронном виде в архиве организации Глава 7. Использование документов в электронном виде в архиве организации Глава 8. Передача документов в электронном виде на постоянное хранение в государственный архив Глава 9. Уничтожение документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению Приложение 1 Приложение 2 Приложение 3 Приложение 4 Приложение 5 Приложение 6 Приложение 7 Приложение 8 Приложение 9 Приложение 10 Приложение 11 Приложение 12 Приложение 13 Приложение 14 Приложение 15 Приложение 16 Приложение 17 Приложение 18 Приложение 19 Приложение 20 Приложение 21 Приложение 22 Приложение 23 Приложение 24 Приложение 25

Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 года №20
"Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций"

О документе

Номер документа:20
Дата принятия: 06.02.2019
Состояние документа:Действует
Начало действия документа:18.02.2019
Органы эмитенты: Государственные органы и организации

Опубликование документа

Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь от 20 февраля 2019 года, 8/33875

Примечание к документу

В соответствии с пунктом 3 настоящее Постановление вступает в силу с 18 февраля 2019 года.

Редакции документа

Текущая редакция принята: 30.08.2022  документом  Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 года №20 № 116 от 30.08.2022
Вступила в силу с: 27.10.2022


Первоначальная редакция от 06.02.2019