ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

от 6 февраля 2019 года №20

Об утверждении Правил работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций

На основании абзаца двадцать пятого подпункта 6.30 пункта 6 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. №1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (прилагаются).

2. Признать утратившими силу:

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. №120 "Об утверждении Инструкции о порядке организации работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций и о признании утратившим силу постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 июня 2010 г. №36";

постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30 декабря 2015 г. №226 "О внесении дополнений и изменений в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 11 мая 2012 г. №120".

3. Настоящее постановление вступает в силу с 18 февраля 2019 г.

Утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 года №20

Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций

Глава 1 Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок работы с документами в электронном виде, в том числе с электронными документами (далее, если не указано иное, - документы в электронном виде) в архивах государственных органов, иных организаций (далее - архивы организаций).

2. Действие настоящих Правил распространяется на документы в электронном виде, подлежащие хранению в архиве организации в порядке и в течение сроков, установленных законодательством.

Действие настоящих Правил распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь, в части установления требований по организации накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.

3. При формировании учетных, отчетных и информационных документов архива организации средствами информационных технологий форма их внешнего представления должна соответствовать требованиям, установленным законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства.

4. Функции архива организации по работе с документами в электронном виде закрепляются в локальных правовых актах, утверждаемых руководителем организации.

5. В случае хранения в архиве организации документов в электронном виде, содержащих информацию ограниченного распространения, создается система защиты информации в соответствии с законодательством.

6. Организации, являющиеся источниками комплектования государственного архива, используют электронную цифровую подпись (далее - ЭЦП), выработанную с использованием личного ключа, сертификат открытого ключа которого издан Республиканским удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь.

Хранение сертификатов открытых ключей электронной цифровой подписи (далее - СОК) и списков отозванных СОК обеспечивает поставщик услуг.

7. Для целей настоящих Правил применяются термины в значениях, определенных в Законе Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. №113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" и Законе Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. №323-З "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь", а также следующие термины и их определения:

агрегация - объединение некоторого числа документов в электронном виде и при необходимости их метаданных в единый информационный объект для последующего хранения;

архив организации - структурное подразделение организации, осуществляющее прием, хранение, учет и использование архивных документов;

архивная информационная система - защищенная информационная система хранения данных, в том числе реализованная на основе облачного сервиса, обеспечивающая длительное хранение документов в электронном виде и их метаданных в архиве организации, подтверждение целостности и авторизованный доступ к содержащейся в них информации;

архивная копия информационного ресурса - электронный документ, который создается путем репликации информационного ресурса на фиксированный момент времени или формируется по содержанию информационного ресурса в формате файла, предназначенном для архивного хранения;

воспроизведение (визуализация) - воспроизведение электронного документа на электронном средстве отображения информации, на бумажном носителе в форме, доступной и понятной для восприятия человеком;

документ в электронном виде - документ, информация которого представлена в цифровой форме и может представлять собой единый файл либо совокупность файлов (объектов хранения) и при необходимости содержать контрольные характеристики;

информационный объект - совокупность данных, которая может пересылаться, обрабатываться и храниться как единое целое;

информационный пакет - информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое;

конвертация - преобразование данных из одного формата файла в другой;

контрольная характеристика - значение хэш-функции для заданного информационного объекта;

метаданные - данные, описывающие управленческий контекст, содержание, структуру документов в электронном виде и управление ими в течение времени;

облачный сервис - комплекс технических и технологических решений, обеспечивающих предоставление архиву организации вычислительных ресурсов, средств хранения данных и программного обеспечения как услуги с удаленным доступом;

объект хранения - каждый файл, являющийся неотъемлемой частью документа в электронном виде;

резервная копия - идентичный экземпляр информационного объекта, созданный путем репликации и хранимый в условиях, обеспечивающих его целостность;

репликация - создание двух и более идентичных экземпляров информационного объекта, снабжаемых собственными идентификаторами;

съемный носитель - электронный носитель, предназначенный для записи, хранения и считывания данных средствами вычислительной техники и сопрягаемыми с ними устройствами;

файл - идентифицированный информационный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему;

формат файла - способ кодировки и организации элементов информации (битов, байтов) в файле;

цифровая форма представления информации - способ представления информации в виде последовательности двоичных кодов (битов), предназначенной для обработки средствами вычислительной техники и сопрягаемыми с ними устройствами;

электронное дело - самостоятельная единица хранения документов в электронном виде и их метаданных, логически объединенных в процессе агрегации;

эмуляция - воспроизведение работы одной системы средствами другой без потери функциональных возможностей и искажений результатов с целью воспроизведения документов в электронном виде.

Глава 2 Состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации

8. В состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, входят:

документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, образовавшиеся в процессе деятельности структурных подразделений организации, в том числе научно-техническая документация, документы по личному составу;

архивные копии информационных ресурсов;

электронные издательские оригиналы печатной продукции.

9. В состав документов в электронном виде, хранящихся в архиве организации, по решению руководителя организации могут включаться документы в электронном виде временного (до 10 лет включительно) хранения.

10. В архив организации передаются документы в электронном виде, указанные в пунктах 8 и 9 настоящих Правил:

реорганизованных организаций, правопреемником которых является данная организация;

государственных организаций, преобразованных в организации иной формы собственности, подчиненных данной организации или учредителем (участником) которых является данная организация;

ликвидированных организаций, не являющихся источниками комплектования государственного архива, подчиненных данной организации или учредителем (участником) которых является данная организация.

Организации, являющиеся источником комплектования государственного архива, подчиненные данной организации либо учредителем (участником) которых является данная организация, передают в архив организации только документы в электронном виде с неистекшими сроками временного хранения.

Документы организаций, входящих в состав (систему) данной организации, в случае их реорганизации или ликвидации передаются в архив данной организации (архив учредителя (участника).

Глава 3 Задачи и функции архива организации по работе с документами в электронном виде

11. Задачами архива организации по работе с документами в электронном виде являются:

комплектование документами в электронном виде;

учет документов в электронном виде;

обеспечение сохранности и целостности документов в электронном виде в течение установленных сроков их хранения;

создание системы научно-справочного аппарата к документам в электронном виде;

использование документов в электронном виде;

подготовка и передача документов в электронном виде на постоянное хранение;

уничтожение документов в электронном виде по истечении установленных сроков их хранения;

методическое руководство и анализ состояния работы с документами в электронном виде в структурных подразделениях организации и подчиненных (входящих в состав (систему) организациях.

12. Архив организации в части работы с документами в электронном виде выполняет следующие функции:

составляет и ежегодно уточняет список организаций, являющихся источниками комплектования архива организации (для объединенного архива);

составляет паспорт архива организации;

оказывает помощь в составлении номенклатуры дел организации;

осуществляет контроль за оформлением документов в электронном виде, формированием и оформлением электронных дел в структурных подразделениях организации, в организациях, являющихся источниками комплектования архива организации;

осуществляет прием документов в электронном виде от структурных подразделений организации и организаций, являющихся источниками комплектования архива организации;

осуществляет ведение учетных документов;

создает систему научно-справочного аппарата к документам в электронном виде;

осуществляет хранение документов в электронном виде в течение установленных сроков;

обеспечивает сохранность документов в электронном виде;

обеспечивает целостность документов в электронном виде;

обеспечивает доступ к документам в электронном виде;

обеспечивает защиту документов в электронном виде от несанкционированного доступа в соответствии с законодательством об информации, информатизации и защите информации;

осуществляет поиск и выдачу информации о документах в электронном виде;

осуществляет выдачу и заверение формы внешнего представления электронных документов и копий документов в электронном виде на бумажном носителе в порядке, установленном законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства;

ведет учет использования документов в электронном виде;

составляет годовые разделы сводных описей электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения;

проводит экспертизу ценности документов в электронном виде по истечении установленных сроков их хранения, составляет акты о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению;

представляет годовые разделы сводных описей электронных дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, акты о выделении к уничтожению документов в электронном виде и электронных дел, не подлежащих хранению, на рассмотрение центральной экспертной комиссии (далее - ЦЭК) или экспертной комиссии (далее - ЭК) организации и в случаях, установленных настоящими Правилами, иными актами законодательства, - экспертно-методической комиссии государственного архива (далее - ЭМК) или экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета;

осуществляет подготовку и передачу документов в электронном виде на постоянное хранение;

осуществляет уничтожение документов в электронном виде по результатам экспертизы ценности;

обеспечивает прием-передачу документов в электронном виде, электронных дел, находящихся в делопроизводстве и в архиве организации, а также научно-справочного аппарата к ним при смене руководителя организации, руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации).

При смене руководителя организации и руководителя архива организации (лица, ответственного за архив организации) оформляется акт приема-передачи электронных дел и документов в электронном виде по форме согласно приложению 1.

Глава 4 Передача и прием документов в электронном виде в архив организации

13. Передача документов в электронном виде в составе электронных дел в архив организации осуществляется работниками структурных подразделений, ответственными за ведение делопроизводства, и обеспечивается средствами автоматизированной системы электронного документооборота (далее - АСЭД).

Документы в электронном виде в архив организации передаются вместе с их метаданными.

Передача электронных дел постоянного хранения производится по описям электронных дел постоянного хранения структурных подразделений организации, а временного (свыше 10 лет) хранения - по описям электронных дел временного (свыше 10 лет) хранения, составленным по форме согласно приложению 2, в соответствии с графиком приема электронных дел в архив организации.

При необходимости может создаваться бумажный экземпляр описи электронных дел.

Опись электронных дел структурного подразделения организации утверждается путем проставления ЭЦП с применением личного ключа, владельцем которого является организация или руководитель структурного подразделения организации.

График приема электронных дел в архив организации составляется руководителем архива организации (лицом, ответственным за архив организации) по форме согласно приложению 3 и утверждается руководителем организации.

14. Электронные дела формируются согласно номенклатуре дел организации в соответствии с законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства.

В состав электронного дела включаются метаданные на каждый документ в электронном виде.