Неофициальный перевод. (с) СоюзПравоИнформ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВЛЕНИЯ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА УКРАИНЫ

от 27 ноября 2018 года №130

Об утверждении Правил применения перечня документов, образующихся в деятельности Национального банка Украины и банков Украины

Согласно статьям 7, 15, 56 Закона Украины "О Национальном банке Украины", Законам Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях", "О системе гарантирования вкладов физических лиц", а также с целью систематизации и хранения документов, организации архивного дела и работы с документами в банковской системе Правление Национального банка Украины ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Правила применения перечня документов, образующихся в деятельности Национального банка Украины и банков Украины, которые прилагаются.

2. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя Председателя Национального банка Украины Борисенко Р.Н.

3. Постановление вступает в силу с 1 января 2019 года.

Утверждены Постановлением Правления Национального банка Украины от 27 ноября 2018 года №130

Правила применения перечня документов, образующихся в деятельности Национального банка Украины и банков Украины

1. Эти Правила разработаны согласно Законам Украины "О Национальном банке Украины", "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях", "О системе гарантирования вкладов физических лиц", Порядку образования и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от 8 августа 2007 года №1004 (с изменениями), Перечню типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденному приказом Министерства юстиции Украины от 12 апреля 2012 года №578/5, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 17 апреля 2012 года за №571/20884 (с изменениями) (далее - Перечень типовых документов), и Правилам организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденным приказом Министерства юстиции Украины от 18 июня 2015 года №1000/5, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 22 июня 2015 года за №736/27181.

2. Эти Правила определяют:

1) организацию качественного пополнения Национального архивного фонда (дальше - НАФ) и используются во время формирования дел, подготовки номенклатуры дел, разработки схем систематизации документов, а также работы комиссий Национального банка Украины и банков Украины по проведению экспертизы ценности документов (далее - экспертные комиссии);

2) виды документов, создаваемых во время деятельности Национального банка Украины (далее - Национальный банк) и банков (далее - банки);

3) сроки хранения документов, независимо от вида носителя, на котором они составлены (бумажный, электронный).

3. Виды документов, порядковый номер строки, порядковый номер статьи, сроки архивного хранения документов, объяснения к срокам хранения документов указаны в Перечне документов, образующихся в деятельности Национального банка и банков с указанием сроков хранения (далее - Перечень), являющемся приложением к настоящим Правилам.

Перечень не содержит конкретных заголовков документов, а лишь определяет их виды. Перечень используется Национальным банком и банками при определении сроков хранения документов, их отбора на временное (до 10 лет включительно), длительное (более 10 лет) и постоянное хранение или для уничтожения.

В Перечень включены также отдельные виды типовых документов, определенные Перечнем типовых документов.

В Перечне строки имеют сквозную порядковую нумерацию (колонка 1), статьям присвоена единая сквозная нумерация (колонка 2) и приведены обобщенные названия видов документов (колонка 3). При объединении в одной статье разных документов по одному вопросу, имеющих одинаковый срок хранения, используется термин "документы", а в скобках раскрываются названия основных документов, включенных в статью.

4. Перечень построен по функционально-отраслевому признаку с учетом процессного подхода, он включает 50 глав и XIII разделов.

5. Сроки хранения документов в Перечне дифференцированы по трем группам:

1) в Национальном банке (колонка 4);

2) в банках, в деятельности которых создаются документы НАФ (колонка 5);

3) в банках и их обособленных подразделениях (филиалах, отделениях, представительствах), в деятельности которых не создаются документы НАФ (колонка 6).

Национальный банк и банки при определении сроков хранения документов должны учитывать все пояснения к статьям Перечня (колонка 7).

6. Сроки хранения документов, определенные в Перечне, являются минимальными и не подлежат сокращению. Сроки временного хранения отдельных видов документов в случае необходимости могут быть продлены по решению экспертных комиссий или экспертно-проверочных комиссий архивных учреждений (далее - ЭПК).

Отметка "ЭПК" рядом со сроком хранения документов, которая установлена в Перечне для некоторых видов документов, означает, что решение о внесении в НАФ или уничтожения этих документов принимают ЭПК.

Сроки хранения документов в филиалах, представительствах и отделениях банков применяются такие же, как в банках.

Срок хранения "Пока не пройдет потребность" означает, что документы имеют только длительное практическое значение. Срок их хранения определяется Национальным банком или банками, но не может быть меньше одного года.

Срок хранения "Постоянно" означает, что такие документы относятся к НАФ и подлежат вечному хранению.

Срок хранения "До ликвидации банка" означает, что документы бессрочно хранятся в банке, а в случае его ликвидации эти документы подлежат повторной экспертизе ценности и в зависимости от ее результатов, те из них, которые затрагивают права граждан, передаются на архивное хранение в соответствии с законодательством Украины и нормативно-правовыми актами Национального банка.

В случае определения сроков хранения дел в номенклатуре дел в каждой статье делается ссылка на соответствующий перечень, например:

Постоянно, ст. 37-а ТП (отметка "ТП" означает, что сроки хранения определены на основании Перечня типовых документов);

3 л., ст. 203 П (отметка "П" означает, что сроки хранения определены на основании Перечня).

7. Определение Национальным банком и банками сроков хранения документов, которые не указаны в Перечне, осуществляется в соответствии с Перечнем типовых документов.

8. Документы следует отбирать на архивное хранение в виде подлинников. Если нет оригиналов, то принимаются заверенные в установленном порядке копии соответствующих документов.

9. Экспертиза ценности документов в Национальном банке и банках осуществляется в соответствии с законодательством Украины.

Запрещается осуществлять уничтожение документов без предварительного проведения экспертизы их ценности.

10. Документы банка подлежат повторной экспертизе ценности в случае ликвидации банка и в зависимости от ее результатов, те из них, которые касаются прав граждан, передаются на архивное хранение в соответствии с законодательством Украины и нормативно-правовыми актами Национального банка.

11. При определении сроков хранения документов следует найти соответствующую статью Перечня или Перечня типовых документов и провести полистный просмотр дел. Отбор дел на архивное хранение или уничтожение только по заголовкам в номенклатуре дел, в описях или на обложках дел не допускается.

12. Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством (например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2016 году, начинается с 01 января 2017 года).

13. Банки, в деятельности которых образуются документы НАФ, передают документы НАФ на постоянное хранение в государственных архивах в соответствии с законодательством Украины.

14. Отнесение банков к источникам формирования НАФ осуществляется государственными архивами на основании экспертизы ценности их документов.

15. Контроль за правильностью применения Перечня осуществляют Национальный банк, Государственная архивная служба Украины и уполномоченные им государственные архивные учреждения.

Приложение

к Правилам применения перечня документов, образующихся в деятельности Национального банка Украины и банков Украины (пункт 3)

Перечень документов, образующихся в деятельности национального банка Украины и банков Украины, с указанием сроков хранения

Содержание