ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

от 26 октября 2006 года №64

Об утверждении Правил нотариального делопроизводства

На основании части первой пункта 1 статьи 18 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2004 г. №305-З "О нотариате и нотариальной деятельности" и части первой пункта 11 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. №1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Правила нотариального делопроизводства (прилагаются).

2. Установить, что дипломатические агенты дипломатических представительств и консульские должностные лица консульских учреждений Республики Беларусь, уполномоченные должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов применяют при совершении нотариальных действий Правила нотариального делопроизводства, утвержденные настоящим постановлением, если законодательством, регулирующим делопроизводство в этих учреждениях и органах, не предусмотрено иное.

3. Утратил силу.

4. Управлениям юстиции областных исполнительных комитетов, Минского городского исполнительного комитета, Белорусской нотариальной палате до 20 декабря 2006 г. обеспечить изготовление реестров, книг, журналов, штампов и переход на их применение нотариусами с 1 января 2007 г.

5. Признать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству в государственных нотариальных конторах Белорусской ССР, утвержденную приказом Министра юстиции БССР от 22 октября 1976 г. №20.

6. Настоящее постановление вступает в силу 1 января 2007 г.

Утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 октября 2006 года №64

Правила нотариального делопроизводства

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила определяют порядок документирования деятельности нотариусов, осуществляющих нотариальную деятельность в нотариальной конторе, нотариальном бюро (далее, если не указано иное, - нотариусы), нотариальных контор и порядок организации работы нотариусов, работников нотариальных контор, нотариальных бюро с документами независимо от вида носителя информации. Оформление документов в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях и (или) в электронной форме.

2. Для целей настоящих Правил применяются следующие основные термины и их определения:

входящие документы - документы, поступившие нотариусам, в нотариальную контору и принятые для рассмотрения;

граждане - физические лица, в том числе индивидуальные предприниматели;

документы нотариальной конторы - документы, образовавшиеся в результате деятельности государственной нотариальной конторы, нотариальной конторы;

документы нотариуса - документы, образовавшиеся в результате деятельности нотариуса, в том числе документы, образовавшиеся при осуществлении им нотариальной деятельности;

документы, образовавшиеся при осуществлении нотариусом нотариальной деятельности, - нотариальные документы, документы на основании которых совершены нотариальные действия, предварительные дела, неоконченные наследственные дела, а также реестры, книги, журналы, ведение которых нотариусом предусмотрено настоящими Правилами (за исключением книг, журналов, заведенных в одном экземпляре на нотариальную контору);

заинтересованные лица - лица, обратившиеся за совершением нотариальных действий (гражданин, его представитель или представитель юридического лица, от имени, на имя, по поручению либо в отношении которых совершаются нотариальные действия);

запросы об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, - документы-запросы, оформленные на бумажных носителях и (или) в электронной форме, направляемые для истребования и получения от государственных органов, иных организаций, индивидуальных предпринимателей и нотариусов, в том числе из информационных ресурсов (систем), сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, в электронном виде (за исключением сведений и (или) документов, получаемых в автоматическом режиме);

исходящие документы - документы, созданные в процессе деятельности нотариусами, работниками нотариальной конторы, нотариального бюро, предназначенные для направления (выдачи) иным лицам;

нотариальный документ - документ, образовавшийся в результате совершения нотариусом нотариального действия, запись о совершении которого внесена в реестр для регистрации нотариальных действий;

односоставная нотариальная контора - нотариальная контора, в которой осуществляет нотариальную деятельность один нотариус;

оперативное хранение документов - хранение документов с момента их создания и до передачи в нотариальный архив или до уничтожения;

организационно-распорядительные документы - организационные (в том числе положения, инструкции, правила), распорядительные (в том числе приказы, постановления, распоряжения, решения, указания), справочно-информационные (в том числе акты, докладные и объяснительные записки, письма) документы;

регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки из нотариальной конторы, нотариального бюро, от нотариуса, путем проставления на нем регистрационного индекса с одновременной записью необходимых сведений о документе в соответствующих журналах, книгах, реестрах;

сведения (документы) о совершении нотариальных действий - документы, содержащие информацию о совершении нотариальных действий, их участниках, предоставление которых нотариусами предусмотрено законодательными актами.

3. Нотариальное делопроизводство включает:

подготовку, оформление, регистрацию, учет, выдачу, хранение и использование нотариальных документов и документов, на основании которых совершены нотариальные действия;

ведение реестров, книг, журналов;

оформление, регистрацию и учет запросов об истребовании сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий;

оформление, передачу, предоставление, регистрацию, учет и хранение нотариусами сведений (документов) о совершении нотариальных действий;

прием, регистрацию, учет, подготовку, оформление, размножение (тиражирование), контроль исполнения, хранение и использование организационно-распорядительных документов;

делопроизводство по обращениям граждан и юридических лиц;

подготовку, оформление, исполнение нотариусами документов (просьб) об оказании правовой помощи;

оперативное хранение документов нотариуса, нотариальной конторы, а также их подготовку к передаче в нотариальный архив или к уничтожению;

подготовку, оформление, регистрацию, учет, выдачу сведений (документов) по совершенным нотариальным действиям;

подготовку, оформление, выдачу экземпляров исполнительной надписи по постановлению судебного исполнителя о замене стороны исполнительного производства (далее - постановление судебного исполнителя).

4. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь "О нотариате и нотариальной деятельности", настоящих Правил, а также следующих актов законодательства:

оформление, передача, регистрация, учет и хранение нотариусами сведений (документов) о совершении нотариальных действий с денежными средствами, ценными бумагами, электронными деньгами, иным имуществом, в том числе имущественными правами, а также исключительными правами на результаты интеллектуальной деятельности (далее - финансовые операции) осуществляются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 30 июня 2014 г. №165-З "О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения", постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2006 г. №367 "Об утверждении формы специального формуляра регистрации финансовой операции, подлежащей особому контролю, и Инструкции о порядке заполнения, представления, регистрации, учета и хранения специальных формуляров регистрации финансовых операций, подлежащих особому контролю", Инструкцией о порядке сообщения нотариусами информации о выдаче свидетельств о праве на наследство и (или) об удостоверении договоров отчуждения, утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 31 декабря 2010 г. №105;

прием, регистрация, учет, подготовка, оформление, размножение (тиражирование), контроль исполнения, хранение и использование организационно-распорядительных документов осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4, государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26 октября 2016 г. №83;

ведение делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в нотариальных конторах, нотариальных бюро, контроль за их рассмотрением осуществляются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 г. №300-З "Об обращениях граждан и юридических лиц", постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. №1786 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей" и иными актами законодательства;

подготовка, оформление, исполнение нотариусами просьб об оказании правовой помощи осуществляются в соответствии с международными договорами Республики Беларусь.

Создание электронных документов при совершении нотариальных действий осуществляется в соответствии с законодательством об электронных документах и электронной цифровой подписи.

Для совершения нотариальных действий с электронными документами, передачи или истребования сведений и (или) документов из государственных информационных ресурсов (систем) в электронном виде нотариус использует электронную цифровую подпись, выработанную с использованием личного ключа, сертификат открытого ключа которого издан республиканским удостоверяющим центром Государственной системы управления открытыми ключами проверки электронной цифровой подписи Республики Беларусь.

Работа с документами в электронном виде ведется с учетом особенностей, установленных главой 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях и настоящими Правилами.

Организация работы с документами в электронном виде осуществляется в том числе с использованием информационных (электронных) ресурсов (систем) Белорусской нотариальной палаты.

5. Нотариальное делопроизводство ведется на одном из государственных языков Республики Беларусь и состоит из делопроизводства нотариуса и делопроизводства нотариальной конторы.

Делопроизводство нотариуса представляет собой деятельность нотариуса, осуществляющего нотариальную деятельность в нотариальной конторе (далее, если не указано иное, - нотариус нотариальной конторы), по обеспечению документирования его деятельности, формированию документов, указанных в абзацах втором-шестом, восьмом, десятом и одиннадцатом пункта 3 настоящих Правил, за исключением ведения книг и журналов, заведенных в одном экземпляре на нотариальную контору, оперативному хранению документов нотариуса и их подготовке к передаче в нотариальный архив или к уничтожению, а также деятельность нотариуса, осуществляющего нотариальную деятельность в нотариальном бюро (далее, если не указано иное, - нотариус нотариального бюро), по обеспечению документирования его деятельности, формированию документов, указанных в абзацах втором-восьмом, десятом и одиннадцатом пункта 3 настоящих Правил, оперативному хранению документов нотариуса и их подготовке к передаче в нотариальный архив или к уничтожению.

Делопроизводство нотариальной конторы представляет собой деятельность нотариусов, работников нотариальной конторы по обеспечению документирования деятельности нотариальной конторы, формированию документов, указанных в абзацах третьем (за исключением ведения реестров), шестом и седьмом, а в отношении документов, созданных по 31 декабря 2013 г. включительно, - также документов, указанных в абзацах восьмом, десятом и одиннадцатом пункта 3 настоящих Правил, оперативному хранению документов нотариальной конторы и их подготовке к передаче в нотариальный архив или к уничтожению.

6. Заведующий нотариальной конторой является лицом, ответственным за организацию и ведение делопроизводства нотариальной конторы. Заведующий нотариальной конторой вправе определить лицо (лиц), ответственное (ответственных) за ведение делопроизводства нотариальной конторы, о чем издается соответствующее распоряжение.

Нотариус односоставной нотариальной конторы является лицом, ответственным за ведение делопроизводства нотариальной конторы.

Нотариус является лицом, ответственным за ведение делопроизводства нотариуса.

7. В случае приостановления полномочий нотариуса или аннулирования свидетельства на осуществление нотариальной деятельности, выданного нотариусу, документы нотариуса подлежат передаче в нотариальный архив либо другому нотариусу в срок не позднее одного месяца со дня принятия Квалификационной комиссией по вопросам нотариальной деятельности (далее - Квалификационная комиссия) решения о приостановлении полномочий нотариуса или об аннулировании свидетельства на осуществление нотариальной деятельности. При этом неоконченные наследственные дела подлежат передаче другому нотариусу.

В случае наделения нотариуса полномочиями на осуществление нотариальной деятельности в другом нотариальном округе документы, образовавшиеся при осуществлении им нотариальной деятельности, подлежат передаче в нотариальный архив нотариального округа, в пределах которого нотариус осуществлял нотариальную деятельность, либо другому нотариусу этого нотариального округа в срок не позднее одного месяца со дня принятия Квалификационной комиссией соответствующего решения. При этом неоконченные наследственные дела полежат передаче другому нотариусу.

8. Передача документов, указанных в пункте 7 настоящих Правил, осуществляется на основании приказа главного управления юстиции областного (Минского городского) исполнительного комитета (далее, если не указано иное, - главное управление юстиции) по предложению областной (Минской городской) нотариальной палаты (далее - территориальная нотариальная палата) комиссией, состоящей из нотариусов, принимающих и передающих документы, представителя главного управления юстиции и представителя территориальной нотариальной палаты.

Передача документов осуществляется по акту приема-передачи документов и дел нотариуса по форме согласно приложению 1 с приложением к каждому акту приема-передачи документов и дел нотариуса описи передаваемых документов и дел по форме согласно приложению 2. Указанные акт и опись составляются в четырех экземплярах - по одному для каждого члена комиссии.

В случае, если нотариусу передаются неоконченные наследственные дела, составляются дополнительные экземпляры акта приема-передачи документов и дел нотариуса и описи передачи документов и дел.

Отсутствие нотариуса, документы которого передаются в нотариальный архив либо другому нотариусу, не является основанием для приостановления их передачи.

При возобновлении полномочий нотариуса его документы, переданные другому нотариусу, передаются нотариусу, полномочия которого возобновлены, в порядке, установленном частью второй настоящего пункта, в срок не позднее одного месяца со дня принятия Квалификационной комиссией решения о возобновлении полномочий нотариуса.

Документы нотариуса, переданные на хранение в нотариальный архив, не подлежат возврату из нотариального архива в случае возобновления полномочий нотариуса.

9. В случае утраты документов лицо, ответственное за организацию и (или) ведение нотариального делопроизводства, незамедлительно информирует соответствующую территориальную нотариальную палату для принятия необходимых мер по розыску документов.

Глава 2. Подготовка и оформление документов

10. Подготовка и оформление документов в зависимости от их вида (организационно-распорядительные документы; ответы (уведомления) на обращения граждан и юридических лиц; просьбы об оказании правовой помощи) осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами, перечисленными в пункте 4 настоящих Правил.

11. Подготовка и оформление нотариусом нотариальных документов, документов, на основании которых совершены нотариальные действия, осуществляются в соответствии с настоящими Правилами и требованиями, предусмотренными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок совершения нотариальных действий.

Нотариальные документы подписываются нотариусом и скрепляются его печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь, указанием статуса (нотариус), фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) (далее - фамилия, собственное имя, отчество) нотариуса, нотариального округа (далее - гербовая печать).

Оттиски гербовой печати выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

Нотариус, полномочия которого приостанавливаются, обязан передать гербовую печать на хранение в территориальную нотариальную палату. Акт о приеме-передаче гербовой печати утверждается председателем (заместителем председателя) территориальной нотариальной палаты (далее - председатель территориальной нотариальной палаты). Один экземпляр утвержденного акта о приеме-передаче гербовой печати передается нотариусу, второй - хранится в делах территориальной нотариальной палаты.

В случае невозможности исполнения нотариусом, полномочия которого приостановлены, обязанности по передаче гербовой печати передача гербовой печати осуществляется комиссией, создаваемой главным управлением юстиции и территориальной нотариальной палатой.

При возобновлении полномочий нотариуса его гербовая печать, переданная в территориальную нотариальную палату, передается нотариусу, полномочия которого возобновлены, в порядке, установленном частью четвертой настоящего пункта.

12. Реестры для регистрации нотариальных действий, реестры депозита нотариуса ведутся нотариусами по формам, установленным постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 10 декабря 2012 г. №293 "Об установлении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверительных и исполнительных надписей, протестов векселей и распоряжения о возмещении расходов за счет наследства".

В нотариальных конторах, в которых осуществляют нотариальную деятельность два и более нотариуса, каждый реестр для регистрации нотариальных действий выдается заведующим нотариальной конторой конкретному нотариусу. Такому реестру присваивается самостоятельный номер.

Каждому новому реестру для регистрации нотариальных действий, заведенному нотариусом в течение одного календарного года, присваивается следующий по порядку номер.

В нотариальных конторах, в которых осуществляют нотариальную деятельность два и более нотариуса, допускается сохранять номер реестра для регистрации нотариальных действий в течение календарного года за определенным нотариусом. При этом каждый следующий том (книга) такого реестра выдается ему заведующим нотариальной конторой.