Неофициальный перевод. (с) СоюзПравоИнформ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВЛЕНИЯ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА УКРАИНЫ

от 12 сентября 2006 года №357

Об утверждении Положения о порядке формирования, хранения и уничтожения электронных архивов в Национальном банке Украины и банках Украины

В соответствии со статьей 66 Закона Украины "О банках и банковской деятельности" и с целью определения порядка формирования, хранения и уничтожения электронных архивов в Национальном банке Украины и банках Украины Правление Национального банка Украины ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Положение о порядке формирования, хранения и уничтожения электронных архивов в Национальном банке Украины и банках Украины (прилагается).

2. Департаменту информатизации (А.С. Савченко) после государственной регистрации в Министерстве юстиции Украины довести содержание этого постановления до ведома центрального аппарата, структурных подразделений и единиц, территориальных управлений, учебных заведений Национального банка Украины и банков Украины для использования в работе.

3. Контроль за выполнением этого постановления возложить на заместителя Председателя Национального банка Украины П.М. Сенища.

4. Постановление вступает в силу через три месяца после государственной регистрации в Министерстве юстиции Украины.

 

Утверждено Постановлением Правления Национального банка Украины от 12 сентября 2006 года №357

Положение о порядке формирования, хранения и уничтожения электронных архивов в Национальном банке Украины и банках Украины

Глава 1. Общие положения

1.1. Это Положение разработано в соответствии с Законами Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях", "Об электронных документах и электронном документообороте", "Об электронной цифровой подписи", "О защите информации в информационно-телекоммуникационных системах", "О банках и банковской деятельности", "О Национальном банке Украины", а также Порядком хранения электронных документов в архивных учреждениях, утвержденным приказом Государственного комитета архивов Украины от 25.04.2005 N49 и зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 07.06.2005 за N627/10907, и другими нормативно-правовыми актами по вопросам архивного дела.

1.2. Это Положение регламентирует общие правила формирования, учета, использования, хранения и уничтожения электронных архивов (документов), созданных в центральном аппарате, структурных подразделениях и единицах, территориальных управлениях, учебных заведениях Национального банка Украины (далее - Национальный банк) и банках Украины, их филиалах, представительствах и отделениях (далеебанковские учреждения).

1.3. Сроки хранения документов в электронных архивах определяются Перечнем документов, которые возникают в деятельности Национального банка Украины и банков Украины, с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Правления Национального банка Украины от 08.12.2004 N601, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 24.12.2004 за N1646/10245.

1.4. Банки Украины разрабатывают собственные внутренние нормативные документы в соответствии с правилами оперативного хранения электронных архивов с учетом внутрибанковской технологии обработки электронных документов на основании этого Положения.

1.5. Ответственность за соблюдение требований этого Положения возлагается на банковское учреждение.

1.6. В этом Положении термины употребляются в следующем значении:

электронный архив - совокупность организационных, программно-аппаратных средств для сохранения электронных документов и других данных в электронном виде;

электронный архив программно-технического комплекса автоматизации банковской деятельности - электронные документы и данные, которые создаются программно-техническим комплексом во время обработки электронных документов и сообщений в структурированном по правилам этого комплекса электронном виде и могут быть пересмотрены и распечатаны средствами этого комплекса;

электронный архив платежной системы - электронные документы и данные, которые создаются платежной системой и автоматизированными рабочими местами во время обработки электронных документов и сообщений в структурированном по правилам этой платежной системы электронном виде и могут быть пересмотрены и распечатаны средствами этой платежной системы.

Другие термины, которые используются в этом Положении, имеют значения, определенные законами Украины и нормативно-правовыми актами по вопросам архивного дела.

Глава 2. Общие правила формирования электронных архивов

2.1. Электронные архивы формируются тремя способами:

из отдельных электронных документов, которые образовываются в деятельности банковских учреждений, и формируются в электронные дела;

по результатам работы программно-технических комплексов автоматизации банковской деятельности, в том числе автоматизации делопроизводства и архивного дела;

по результатам работы платежных систем.

2.2. Формирование электронных архивов из отдельных электронных документов, которые образовываются в процессе деятельности банковских учреждений, осуществляется в таком порядке:

а) электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел банковского учреждения. Группировка и формирование электронных документов в дела осуществляются в том же порядке, что и документов на бумажных носителях;

б) методическое руководство и контроль за формированием электронных документов в дела и их оперативным хранением осуществляет архивное подразделение банковского учреждения;

в) технические и технологические условия хранения и пользования электронными архивами электронных документов обеспечивает подразделение информационных технологий.

2.3. Формирование электронных архивов по результатам работы программно-технических комплексов по автоматизации банковской деятельности осуществляется в соответствии с технологией работы этих комплексов в таком порядке:

а) структура и содержание электронных архивов по результатам работы программно-технических комплексов по автоматизации банковской деятельности определяются технологией работы этих комплексов и внутренними нормативными документами банковского учреждения и нормативно-правовыми актами Национального банка;

б) методическое руководство по вопросам формирования электронных архивов по результатам работы программно-технических комплексов по автоматизации банковской деятельности осуществляют разработчики или специалисты, которые сопровождают работу этих комплексов;

в) технические и технологические условия хранения и пользования электронными архивами по результатам работы программно-технических комплексов по автоматизации банковской деятельности обеспечивает подразделение банковского учреждения, которое осуществляет эксплуатацию или сопровождение этого комплекса, или другое подразделение, назначенное согласно распоряжению руководства банковского учреждения.

2.4. Порядок формирования электронных архивов платежных систем осуществляется в соответствии с правилами платежных систем, которые действуют для этой платежной системы, а именно:

а) структура и содержание электронных архивов по результатам работы платежных систем определяются документами платежной системы и нормативно-правовыми актами Национального банка;

б) технические и технологические условия хранения и пользования электронными архивами по результатам работы платежных систем обеспечивают подразделения банковских учреждений - участников платежной системы, которые осуществляют эксплуатацию соответствующего программного обеспечения платежной системы, или другое подразделение, назначенное согласно распоряжению руководства банковского учреждения.

Глава 3. Оперативное хранение электронных архивов

3.1. Срок хранения электронных архивов определяется сроком хранения соответствующих электронных документов и электронных данных, которые определены для документов на бумажных носителях.

3.2. Электронные архивы временного срока хранения (до 10 лет включительно) состоят на оперативном хранении в структурном подразделении банковского учреждения, в котором они состояли на выполнении или были созданы, со времени их создания (поступления) до окончания их хранения в этом структурном подразделении. Если электронные архивы образовываются по результатам работы программно-технических комплексов, ответственность за их хранение несет подразделение, которое осуществляет эксплуатацию комплекса. После окончания срока их хранения они уничтожаются структурным подразделением, в котором они состояли на оперативном хранении, в установленном порядке.

3.3. Обеспечение оперативного хранения электронных архивов осуществляется при помощи создания резервных копий электронных архивов на электронных носителях.

3.4. Сохранность электронных архивов, которые состоят на оперативном хранении, обеспечивается тем структурным подразделением банковского учреждения, в котором они состоят на оперативном хранении.

3.5. Электронные архивы постоянного, длительного срока (свыше 10 лет) хранения и по личному составу состоят на оперативном хранении в структурном подразделении, в котором они состояли на выполнении или были созданы, в течение двух лет, после чего передаются в архивное подразделение банковского учреждения в установленном порядке.

Глава 4. Подготовка и передача электронных архивов в архив банковского учреждения

4.1. Подготовка к передаче электронных архивов в архивное подразделение банковского учреждения в виде электронных дел включает:

проверку всех электронных подписей;

экспертизу ценности электронных документов;

оформление электронных дел;

составление описей электронных дел;

подготовку комплекта сопроводительной документации.

4.2. Экспертиза ценности электронных документов осуществляется в их визуальной форме и проводится по принципам и критериям, которые определены для документов на бумажных носителях. По результатам этой экспертизы составляются описи электронных дел постоянного, длительного срока (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и акт об изъятии для уничтожения электронных документов, которые не подлежат дальнейшему хранению.

4.3. Работник, который отвечает за делопроизводство в структурном подразделении, оформляет дела, включающие электронные документы в логической последовательности и хронологии, уточнение заглавий электронных дел аналогично подобным действиям, которые выполняются для документов на бумажных носителях. Для каждого дела составляется заверительная надпись дела, содержащая сведения о составе электронных документов в деле.

4.4. Заверительная надпись дела является специальным электронным документом, который содержит электронную цифровую подпись ответственного за делопроизводство работника структурного подразделения банковского учреждения, составившего эту заверительную надпись.

4.5. Заверительная надпись создается в формате, который отвечает правилам делопроизводства в банковском учреждении, и содержит следующую обязательную информацию:

сведения о составе электронных документов (название и структура дела, количество документов в деле);

информационно-поисковые характеристики электронных документов по делу (номер электронного документа, название файлов, в которых хранятся электронные документы по делу, формат данных, сведения о программных средствах, которые использовались при создании документа, объемы в килобайтах, название и версия программного, аппаратного или программно-аппаратного средства, при помощи которого проверяется целостность электронного документа).

4.6. Опись электронных дел структурного подразделения составляется в виде электронного документа, который содержит такие реквизиты:

номер электронного дела;

индекс дела по номенклатуре дел;

заглавие дела;

даты начала и окончания дела;

количество электронных документов по делу;

срок хранения для дел длительного (свыше 10 лет) и по личному составу;

общее количество дел, включенных в опись;

электронные подписи работника структурного подразделения, которое осуществляло передачу дел, и руководителя архивного подразделения банковского учреждения (лица, ответственного за ведение архива банковского учреждения).

Порядок подписания, согласования и утверждения описей электронных дел является аналогичным порядку, установленному для описей дел с бумажными носителями.

4.7. Документы постоянного, длительного срока (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в архивное подразделение банковского учреждения по описям дел и вместе с сопроводительной документацией в виде электронного документа, который содержит фиксированный набор реквизитов-характеристик на каждое дело, а именно:

номер электронного дела в описи;

(название) заглавие дела;

даты начала и окончания дела;

сведения о разработчиках документов и тех лицах, которые их подписали;

характеристику содержания (аннотацию);

сведения о программных средствах, которые использовались при создании документа;

сведения о программном, аппаратном или программно-аппаратном средстве, при помощи которого проверяется целостность электронного документа.

4.8. Программные, аппаратные или программно-аппаратные средства и соответствующие ключевые данные для проверки электронных подписей должны храниться у ответственных за защиту информации в банковском учреждении лиц и предоставляться для работы с электронными архивами для обеспечения проверки целостности электронных документов, которые состоят на оперативном хранении. Срок их хранения должен быть не меньшим, чем срок хранения электронных архивов.

4.9. В случае потребности электронные архивы программно-аппаратных комплексов, которые содержат документы длительного (свыше 10 лет) срока хранения, передаются архивному подразделению банковского учреждения вместе с программным обеспечением соответствующей версии, что обеспечивает возможность получения необходимой информации и документов по этому программно-техническому комплексу. К электронному архиву программно-технического комплекса прилагают:

описание правил работы с программно-техническим комплексом;

период создания информации, которая была обработана программно-техническим комплексом;

пароли и другие данные, необходимые для получения доступа к электронному архиву программно-технического комплекса.

Программные средства, которые использовались при создании документов, соответствующие средства защиты информации и ключевые данные, необходимые для проверки целостности информации, которая содержится в базах данных программно-технического комплекса, должны храниться в архивном подразделении банковского учреждения и использоваться для работы с электронными архивами. Срок их хранения должен быть не меньшим, чем срок хранения электронных архивов.

Глава 5. Требования к помещениям, в которых размещаются электронные архивы

5.1. Электронные архивы размещаются в здании банковского учреждения в специально выделенных помещениях с ограниченным доступом, двери которых должны быть оснащены местом для опечатывания, кодовым/автоматическим замком или системой доступа.

5.2. Помещение электронных архивов должно быть оборудовано в соответствии с требованиями Правил по технической защите информации для помещений банков, в которых обрабатываются электронные банковские документы, утвержденных постановлением Правления Национального банка Украины от 04.07.2007 №243, зарегистрированных в Министерстве юстиции Украины 17.08.2007 за №955/14222 (с изменениями)

В банках до проведения строительства или реконструкции помещения для размещения электронных архивов электронные архивы должны храниться в специальных опечатанных экранированных шкафах (сейфах) в помещении с ограниченным доступом, двери которого должны быть оснащены местом для опечатывания, кодовым/автоматическим замком или системой доступа.

5.3. Банковское учреждение в случае возникновения чрезвычайной ситуации (пожар, стихийное бедствие и тому подобное) обязано принять все необходимые меры относительно предотвращения потери электронных архивов.

Глава 6. Порядок хранения электронных архивов

6.1. Электронные архивы дублируются и хранятся на двух разнотипных электронных носителях в двух разных помещениях.

6.2. Электронными носителями для хранения электронных архивов могут быть:

жесткие диски компьютеров (серверов);

магнитные ленты;

магнитооптические компакт-диски;

оптические (лазерные) компакт-диски;

DVD-диски;

другие носители.

6.3. Выбор носителя осуществляется с учетом сроков хранения электронных документов и гарантированного срока хранения информации на электронном носителе.

6.4. Архивное подразделение банковского учреждения должно обеспечиваться необходимой компьютерной техникой и программным обеспечением, поддерживающими возможность работы со всеми электронными носителями и форматами записи, которые использовались во время записи электронных архивов. В случае перехода на новые типы электронных носителей или новое программно-аппаратное обеспечение, не поддерживающее предыдущие форматы записи электронных архивов, все архивы, записанные на старые типы электронных носителей и при помощи старого программно-аппаратного обеспечения, в случае потребности должны быть переписаны на новые типы носителей при помощи нового программно-аппаратного обеспечения подразделением, отвечающим за сопровождение программно-аппаратного обеспечения. Вместе с этим целостность этих электронных архивов должна быть засвидетельствована электронной цифровой подписью работника архивного подразделения банковского учреждения с составлением соответствующего акта.

6.5. Проверка целостности электронных архивов (проверка надлежащего функционирования электронных носителей и возможность получения информации из них путем проверки возможности чтения этого архива) осуществляется не меньше чем один раз в год комиссией, назначенной руководителем банковского учреждения, в состав которой входят ответственные специалисты подразделений, создававшие эти архивы (архив электронных документов, электронный архив программно-технического комплекса по автоматизации банковской деятельности, электронный архив платежной системы). Для удобства разрешается проводить отдельные контрольные проверки этих архивов.

В случае окончания гарантированного срока хранения информации на электронном носителе осуществляется перезапись электронного архива на новый носитель, а в случае нарушения целостности электронного архиваего восстановление с резервной копии.

6.6. Электронные носители с электронными архивами за исключением жестких дисков компьютеров (серверов) должны быть промаркированы соответствующими надписями в произвольной форме для идентификации их содержания и сроков хранения. Маркирование электронных носителей в случае использования специализированной аппаратно-программной архивной системы может выполняться этой системой.

Глава 7. Пользование электронными архивами

7.1. Правила выдачи электронных документов с электронных архивов не отличаются от правил выдачи документов на бумажных носителях из архивов банковских учреждений.

7.2. Во время выдачи документов с электронных архивов обязательной операцией является проверка целостности документа при помощи средств проверки электронной подписи или средств программно-технического комплекса. Только во время получения положительного результата проверки целостности документ считается действительным.

7.3. В случае надобности делается бумажная копия электронного документа, которая удостоверяется подписью ответственного лица, сделавшего эту копию, и оттиском печати банковского учреждения. Если бумажная копия электронного документа сделана для использования в пределах банковского учреждения, разрешается не удостоверять эту копию оттиском печати банковского учреждения.

Глава 8. Уничтожение электронных архивов

8.1. В случае окончания срока хранения электронных документов уничтожение электронных архивов осуществляется с оформлением соответствующих документов как для бумажных документов.

8.2. Уничтожение электронных архивов на электронных носителях осуществляется назначенной комиссией с составлением соответствующего акта с применением одного или нескольких одновременных действий:

физического разрушения электронного носителя;

разрушения информации на электронном носителе при помощи мощного электромагнитного излучения;

двойной записи на перезаписываемый электронный носитель специальной информации (например, единиц или нолей).

8.3. В случае надобности после уничтожения электронного архива электронные носители (в случае их пригодности) могут использоваться повторно до окончания срока их использования. Передавать эти электронные носители в другие учреждения запрещено.

Глава 9. Ответственность за сохранность электронных архивов

В случае ликвидации отделенного структурного подразделения банка электронные архивы передаются в банк, а в случае ликвидации банка - в территориальное управление Национального банка по месту его расположения.