База данных

Дата обновления БД:

25.02.2021

Добавлено/обновлено документов:

40 / 279

Всего документов в БД:

105763

Действует

Неофициальный перевод. (с) СоюзПравоИнформ

Зарегистрирован

Министерством юстиции Украины

10 апреля 2013 года

№584/23116

ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ УКРАИНЫ

от 8 апреля 2013 года №656/5

Об утверждении Правил работы архивных учреждений Украины

(В редакции Приказов Министерства юстиции Украины от 31.01.2015 г. №131/5, 06.07.2015 г. №1124/5, 12.06.2018 г. №1827/5)

В соответствии со статьей 22 Закона Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" и с целью регламентации основных вопросов функционирования архивных учреждений Украины, осуществляющих формирование, учет, хранение документов Национального архивного фонда и использования содержащихся в них сведений ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Правила работы архивных учреждений Украины, которые прилагаются.

2. Департаменту взаимодействия с органами власти (Зеркаль О.В.) подать настоящий приказ на государственную регистрацию в соответствии с Указом Президента Украины от 03 октября 1992 года №493 "О государственной регистрации нормативно-правовых актов министерств и других органов исполнительной власти".

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на Председателя Государственной архивной службы Украины Гинзбург О.П.

Министр

А.Лавринович

 

Утверждены Приказом Министерства юстиции Украины от 8 апреля 2013 года №656/5

Правила работы архивных учреждений Украины

І. Общие положения

1.1. Правила работы архивных учреждений Украины (далее - Правила) устанавливают требования относительно обеспечения формирования, учета, хранения и использования Национального архивного фонда (далее - НАФ), документы которого являются собственностью государства и собственностью территориальных обществ.

1.2. В настоящих Правилах термины употребляются в таких значениях:

архивная справка - документ архивного учреждения, оформленный в соответствии с законодательством, содержащий информацию о предмете запроса на основании архивных документов с указанием их поисковых данных;

архивное учреждение, архив, архивное подразделение, архивный отдел - это соответственно учреждение или структурное подразделение, обеспечивающее учет и хранение архивных документов, использование содержащихся в них сведений и формирование НАФ и/или осуществляющее управление, научно-исследовательскую и информационную деятельность в сфере архивного дела и делопроизводства;

архивный фонд - совокупность архивных документов, сформированная архивным учреждением на основании связи между документами и (или) их создателями;

аудиовизуальный документ - документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воспроизведения которых применяют соответствующую аппаратуру;

государственное архивное учреждение - архивное учреждение, осуществляющее свою деятельность за счет средств Государственного бюджета Украины;

источники комплектации архива - юридические или физические лица, которые являются создателями или владельцами документов НАФ, подлежащих передаче в архив в обязательном порядке или на основании соглашения;

источники формирования НАФ - юридические или физические лица, которые являются создателями или владельцами документов Фонда;

справочный аппарат - справочники в любой форме (путеводители, описания, каталоги, указатели, базы данных, номенклатуры дел и тому подобное), предназначенные для поиска архивных документов или содержащихся в них сведений;

документационный (документальный) фонд - совокупность служебных документов, накопленных или собранных в процессе деятельности юридического лица, состав и процесс формирования которого определяют нормативные документы;

экспертиза ценности документов - всестороннее изучение документов с целью внесения их в НАФ или изъятия из него, проведение денежной оценки документов НАФ, отнесение их к уникальным и установление сроков хранения документов, не подлежащих внесению в НАФ;

электронный документ - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа;

зона комплектации - административно-территориальная единица, в которой находятся юридические и физические лица, и (или) сфера общественных отношений, на которые распространяются полномочия государственного архива (архивного отдела районной, районной в городе Киеве и Севастополе госадминистрации, городского совета);

комплекс научно-технической документации (далее - НТД) - совокупность документов, которые образуются в процессе разработки научно-исследовательской проблемы (темы), конструирования продукта промышленного производства, технологии его изготовления, проектирования объекта капитального строительства, единица учета НТД в фонде;

пользователь архивными документами - физическое или юридическое лицо, которое в соответствии с законодательством знакомится с архивными документами;

правовой доступ к архивным документам - совокупность правовых норм, определяющих режим доступа, порядок получения разрешения на допуск к информации с ограниченным доступом;

частное архивное собрание - собрание архивных документов, являющихся собственностью одного или нескольких лиц;

секретные документы - документы, содержащие секретную информацию, на которые нанесены обязательные реквизиты (гриф секретности и регистрационный номер);

уникальный документ - документ НАФ, составляющий исключительную культурную ценность, имеющий важное значение для формирования национального самосознания Украинского народа и определяющий его вклад во всемирное культурное наследие;

создатель документов - юридическое или физическое лицо, создавшее или собравшее документы, из которых формируется документационный фонд;

фондосоздатель - юридическое или физическое лицо, в результате деятельности которого формируется документационный и соответственно архивный фонд;

формирование НАФ - систематическое пополнение НАФ документами, имеющими культурную ценность, и изъятие из него документов, утративших такую ценность.

1.3. Настоящие Правила являются обязательными для выполнения архивными учреждениями, хранящими документы НАФ: центральными и отраслевыми государственными архивами, Государственным архивом в Автономной Республике Крым, государственными архивами областей, городов Киева и Севастополя, архивными отделами районных, районных в городах Киеве и Севастополе государственных администраций, архивными отделами городских советов, архивными подразделениями государственных научных учреждений, а также музеев и библиотек, находящихся в государственной или коммунальной собственности, архивными учреждениями Национальной академии наук (далее - архивы).

1.4. Государственные научные учреждения, музеи и библиотеки руководствуются настоящими Правилами в части, связанной с функционированием НАФ.

1.5. Требования настоящих Правил относительно общих для архивов норм распространяются на архивы, хранящие научно-технические, аудиовизуальные и электронные документы.

ІІ. Организация формирования НАФ и комплектация архива

1. Общие принципы формирования НАФ

1.1. НАФ формируется из архивных документов государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, а также архивных документов граждан и их объединений.

1.2. НАФ может пополняться документами культурного наследия Украины, находящимися за границей, и документами иностранного происхождения, касающимися истории Украины, при условии поступления их на законных основаниях в Украину.

1.3. Формирование НАФ в зоне комплектации архива осуществляют через:

выявление источников формирования НАФ;

организацию экспертизы ценности документов, накопленных в деятельности юридических и физических лиц;

организацию экспертизы ценности документов, ранее внесенных в НАФ.

2. Экспертиза ценности документов

2.1. Архивные документы вносят в НАФ и изымают из него на основании экспертизы их ценности, которую проводят по инициативе владельца документов или государственного архивного учреждения при согласии владельца.

2.2. Владелец архивных документов обязан в письменном виде сообщить об их наличии в архив, в зоне комплектации которого он находится.

Безотлагательно сообщают о необходимости проведения экспертизы ценности документов в случаях:

возникновения угрозы уничтожения или значительного ухудшения состояния архивных документов;

наличия архивных документов, со времени создания которых прошло более 50 лет;

намерения осуществить отчуждение архивных документов;

намерения вывезти архивные документы за пределы Украины.

Без проведения экспертизы ценности документов их уничтожение не разрешается.

2.3. Рассмотрение вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, и принятие соответствующих решений, относится к компетенции комиссий по проведению экспертизы ценности (далее - экспертные комиссии):

Центральной экспертно-проверяющей комиссии (далее - ЦЭПК) Укргосархива;

экспертно-проверяющих комиссий центральных и отраслевых государственных архивов, Национальной академии наук, Государственного архива в Автономной Республике Крым, государственных архивов областей, городов Киева и Севастополя (далее - ЭПК);

экспертных комиссий архивных отделов районных, районных в городах Киеве и Севастополе государственных администраций, городских советов, а также экспертных комиссий государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, независимо от формы собственности, объединений граждан, религиозных организаций (далее - ЭК);

фондово-закупочных комиссий музеев, находящихся в государственной или коммунальной собственности (далее - ФЗК);

экспертно-оценочных комиссий библиотек, находящихся в государственной или коммунальной собственности (далее - ЭОК).

2.4. Проведение экспертизы ценности документов и образование и деятельность экспертных комиссий осуществляются в соответствии с Порядком образования и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 08 августа 2007 года №1004.

2.5. Решения экспертных комиссий оформляют протоколом, который подписывают председатель (в случае его отсутствия - заместитель) и секретарь комиссии. Решение вступает в силу с момента утверждения протокола заседания комиссии руководителем, по решению которого она была образована.

2.6. Экспертизу ценности документов проводят на основе комплексного применения принципов:

объективности (проведение оценки документов на основе непредвзятого подхода);

историзма (учет особенностей времени и места создания документов, общеисторического контекста);

всесторонности и комплексности (изучение соответствующих документов с учетом их места в комплексе других документов)

а также критериев:

происхождения документов (функционально-целевое назначение юридического лица (фондосоздателя), значения физического лица (фондосоздателя) в жизни общества, время и место создания документа);

содержания (значимость содержащейся в документе информации (уникальность и типичность), ее повторение в других документах, вид документа, оригинальность);

внешних признаков (форма фиксирования и передачи содержания, засвидетельствование и особенности оформления документа, состояние его сохранности).

2.7. Во время проведения экспертизы ценности документов экспертные комиссии руководствуются типовыми и отраслевыми перечнями видов документов с установленными сроками их хранения, утвержденными в соответствии с законодательством, а также типовыми и отраслевыми перечнями видов документов, подлежащих внесению в НАФ; примерными перечнями видов документов личного происхождения, не подлежащих внесению в НАФ, типовыми и примерными номенклатурами дел; другими нормативно-правовыми актами по вопросам экспертизы ценности документов.

2.8. ЭПК (ЭК) архива организационно обеспечивает проведение экспертизы ценности на уровнях:

типологических документационных комплексов и видов документов;

документационных фондов юридических и физических лиц;

документов в составе документационных фондов юридических и физических лиц;

документов в составе НАФ с целью уточнения их принадлежности к НАФ или изъятия из него, отнесения их к уникальным, проведения их денежной оценки.

2.9. Экспертиза ценности типологических документационных комплексов и видов документов направлена на создание нормативно-методических пособий по оценке и отбору документов к НАФ и осуществляется через изучение архивом:

документационных комплексов, накопившихся за время деятельности юридических лиц, родственных по функционально-целевому назначению;

групп документов, образовавшихся в процессе документирования определенных функций юридических лиц в каждой сфере деятельности.

2.10. По результатам экспертизы ценности осуществляют:

определение типологических категорий юридических лиц - источников формирования НАФ и категории фондосоздателей сплошного и выборочного приема в зоне комплектации архива;

согласование типовых и примерных номенклатур дел однородных по характеру деятельности юридических лиц - источников формирования НАФ, находящихся в зоне комплектации архива.

2.11. Экспертиза ценности документационных фондов юридических и физических лиц направлена на выявление источников формирования НАФ в зоне комплектации архива.

2.12. Отнесение юридических и физических лиц к источникам формирования НАФ осуществляют на основании применения критериев и характеристик:

для юридического лица:

функционально-целевого назначения юридического лица, с учетом его значимости в соответствующей отрасли или сфере деятельности, вида и масштаба его деятельности;

полноты отображения информации о его деятельности в архивных фондах других юридических лиц;

ценности созданных юридическим лицом документов;

для физического лица:

степени влияния физического лица на развитие общества или его отдельных отраслей и сфер жизнедеятельности;

значения физического лица как представителя своей социальной группы или как свидетеля, участника исторических событий;

родственных, дружеских, творческих уз, места работы, должности;

типичности архивных документов физического лица для эпохи (документы рядовых граждан);

ценности собранных физическим лицом архивных документов.

2.13. Справку (экспертный вывод) о проведении экспертизы ценности документов относительно отнесения или не отнесения фондосоздателя к источникам формирования НАФ подают на рассмотрение ЭПК и/или ЭК архива.

2.14. Экспертиза ценности документов в составе документационных фондов юридических и физических лиц направлена на отбор документов, подлежащих внесению в НАФ, определение сроков хранения документов, не подлежащих внесению в НАФ, а также изъятия для уничтожения документов, не подлежащих внесению в НАФ и утративших практическое значение.

2.15. Экспертизу ценности документов, образовавшихся в делопроизводстве юридического лица, систематически организует и проводит ЭК (ФЗК, ЭОК) этого юридического лица и подает на рассмотрение ЭК (ЭПК) архива, в зоне комплектации которого находится, проекты следующих документов: номенклатуры дел, описей дел (документов) постоянного хранения, описей дел по кадровым вопросам (личному составу), актов об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ.

2.16. ЭК (ЭПК) архива координирует проведение ЭК (ФЗК, ЭОК) юридического лица предварительной экспертизы ценности их документов, проверяет ее результаты и оказывает организационную и методическую помощь в ее проведении.

2.17. Внесение документов юридических и физических лиц в НАФ осуществляют на основании решения ЭПК об одобрении описи дел постоянного хранения и ее утверждения в установленном Укргосархивом порядке.

2.18. Экспертизу ценности документов НАФ с целью уточнения их принадлежности к НАФ или изъятия документов из него архив осуществляет:

в случае поступления документов в неупорядоченном состоянии (при чрезвычайных обстоятельствах);

в случае окончания сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по кадровым вопросам (личному составу), поступивших на хранение от ликвидированных учреждений;

во время переделывания составленных ранее описей;

в случае выявления: дублетных документов (тождественных по содержанию тиражированных экземпляров одного документа, которые хранятся в одном архивном учреждении), документов временного срока хранения, а также документов, документная информация которых потеряна.

2.19. По результатам экспертизы ценности поступивших в неупорядоченном состоянии документов, архив заключает проекты:

описи дел постоянного хранения по форме, приведенной в приложении 1;

акта возврата документов владельцу по форме, приведенной в приложении 2;

акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, по форме, приведенной в приложении 3.

По результатам экспертизы ценности документов временного хранения и по кадровым вопросам (личному составу) архив заключает проект акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ.

2.20. По результатам целевого изучения документов с целью выявления дублетных документов (тождественных по содержанию тиражированных экземпляров одного документа), документов временного срока хранения, внесенных в НАФ ошибочно, а также документов, документная информация которых потеряна и не подлежит возобновлению в первоначальном или приближенном к нему виде, архив составляет: проекты актов о выявлении документов, не касающихся фонда, архива об изъятии документов из НАФ по формам, приведенным в приложениях 4 и 5.

2.21. ЭК (ЭПК) архива оказывает организационную и методическую помощь ЭК (ФЗК, ЭОК) юридического лица в проведении экспертизы ценности для выявления дублетных документов (тождественных по содержанию тиражируемых экземпляров одного документа), документов временного срока хранения, внесенных в НАФ ошибочно, а также документов, документная информация которых потеряна и не подлежит возобновлению в первоначальном или приближенном к нему виде, а также проводит экспертизу ценности архивных документов, хранящихся у физических лиц, при согласии их владельца.

2.22. Не позволяется изымать из НАФ документы:

по мотивам конфиденциальности или секретности содержащейся в них информации;

созданные в период до 1946 года;

по политическим или идеологическим соображениям.

2.23. ЭК (ЭПК) архива одобряет и подает на согласование ЦЭПК акты об изъятии из НАФ документов, хранящихся в архиве, у юридических и физических лиц, находящихся в зоне его комплектации. После одобрения ЦЭПК актов об изъятии документов из НАФ документы снимают с учета в архиве и уничтожают.

Передача документов для уничтожения оформляют приемо-сдаточной накладной с указанием даты передачи, количества дел и веса макулатуры. Отгрузка и вывоз макулатуры из архива осуществляют под контролем его работников. Уничтожение архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию, проводят в присутствии представителей архива.

2.24. Отнесение документов НАФ к уникальным осуществляют путем их выявления, проведения экспертизы ценности, описания и внесения в Государственный реестр национального культурного наследия, в соответствии с Порядком отнесения документов Национального архивного фонда к уникальным, их учета и хранения, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 08 августа 2007 года №1004.

2.25. Отнесение документов НАФ к уникальным осуществляют на основании критериев происхождения, содержания, внешних признаков. Документ НАФ может быть признан уникальным по совокупности критериев и характеристик.

2.26. По результатам выявления документов НАФ, которые могут быть отнесены к уникальным, архив заключает проекты аннотированных перечней уникальных документов НАФ.

платный документ

Полный текст доступен после регистрации и оплаты доступа.

ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ УКРАИНЫ Правила работы архивных учреждений Украины І. Общие положения ІІ. Организация формирования НАФ и комплектация архива 1. Общие принципы формирования НАФ 2. Экспертиза ценности документов 3. Комплектация архива 4. Порядок приема документов от источников комплектации архива ІІІ. Управление архивным делом и делопроизводством в зоне комплектации архива 1. Участие архива в реализации государственной политики, нормативноправовом регулировании отношений, межотраслевой координации и международном сотрудничестве 2. Научно-методическое руководство другими архивными учреждениями и контроль за их деятельностью 3. Управление архивным делом и делопроизводством юридических лиц всех форм собственности и взаимоотношения с владельцами частных архивных собраний 4. Направления взаимодействия архива с юридическими лицамиисточниками формирования НАФ в осуществлении функций управления архивным делом и делопроизводством 5. Учет работы с источниками формирования НАФ ІV. Учет документов в архиве 1. Государственный учет документов НАФ 2. Единицы учета архивных документов 3. Система учетных документов архива 4. Общие требования к ведению учетных документов в архиве 5. Учет поступлений документов в архив 6. Учет выбытия документов 7. Учет уникальных документов 8. Учет документов, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности 9. Учет секретных документов 10. Учет архивных документов, хранящихся на правах депозита 11. Учет документов по кадровым вопросам (личному составу) 12. Учет страхового фонда документов и фонда пользования ими 13. Учет музейных предметов 14. Учет библиотечного фонда архива и печатных изданий в составе архивных фондов V. Обеспечение сохранности документов в архиве 1. Создание оптимальных условий хранения архивных документов 2. Выдача документов из архивохранилища 3. Перемещение и транспортировка документов 4. Контроль наличия, состояния и движения архивных документов 5. Организация розыска документов, не выявленных во время проверки наличия 6. Контроль физико-химического и технического состояния архивных документов 7. Специальная физико-химическая и техническая обработка документов 8. Создание и организация хранения страхового фонда документов 9. Страхование архивных документов 10. Организация работы архива во время чрезвычайных ситуаций VІ. Использование Национального архивного фонда 1. Доступ к документам НАФ 2. Подготовка описательных статей для архивных справочников 3. Справочный аппарат архива 4. Формы использования сведений, содержащихся в архивных документах Приложение 1 Приложение 2 Приложение 3 Приложение 4 Приложение 5 Приложение 6 Приложение 7 Приложение 8 Приложение 9 Приложение 10 Приложение 11 Приложение 12 Приложение 13 Приложение 14 Приложение 15 Приложение 16 Приложение 17 Приложение 18 Приложение 19 Приложение 20 Приложение 21 Приложение 22 Приложение 23 Приложение 24 Приложение 25 Приложение 26 Приложение 27 Приложение 28 Приложение 29 Приложение 30 Приложение 31 Приложение 32 Приложение 33 Приложение 34 Приложение 35 Приложение 36

Приказ Министерства юстиции Украины от 8 апреля 2013 года №656/5
"Об утверждении Правил работы архивных учреждений Украины"

О документе

Номер документа:656/5
Дата принятия: 08/04/2013
Состояние документа:Действует
Регистрация в МинЮсте: № 584/23116 от 10/04/2013
Начало действия документа:29/04/2013
Органы эмитенты: Государственные органы и организации

Опубликование документа

Официальный вестник Украины от 29 апреля 2013 года №31, стр. 226, статья 1112, код акта 66826/2013

Примечание к документу

В соответствии с пунктом 3 настоящий Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования - с 29 апреля 2013 года

Редакции документа

Текущая редакция принята: 12/06/2018  документом  Приказ Министерства юстиции Украины Об утверждении Изменений в некоторые приказы Министерства юстиции Украины в связи с принятием Закона... № 1827/5 от 12/06/2018
Вступила в силу с: 07/11/2018


Редакция от 06/07/2015, принята документом Приказ Министерства юстиции Украины О внесении изменений в Правила работы архивных учреждений Украины № 1124/5 от 06/07/2015
Вступила в силу с: 24/07/2015


Редакция от 31/01/2015, принята документом Приказ Министерства юстиции Украины О внесении изменений в Правила работы архивных учреждений Украины № 131/5 от 31/01/2015
Вступила в силу с: 15/07/2015


Первоначальная редакция от 08/04/2013

Приложения к документу

Приложение 1 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 2 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 3 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 4 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 5 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 6 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 7 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 8 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 9 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 10 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 11 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 12 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 13 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 14 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 15 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 16 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 17 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 18 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 19 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 20 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 21 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 22 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 23 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 24 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 25 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 26 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 27 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 28 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 29 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 30 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 31 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 32 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 33 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 34 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 35 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5

Приложение 36 к Приказу МЮ от 08.04.2013 г. №656/5