ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

от 26 октября 2006 года №64

Об утверждении Правил нотариального делопроизводства

В соответствии со статьей 20 Закона Республики Беларусь от 18 июля 2004 года "О нотариате и нотариальной деятельности" и на основании Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. №1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемые Правила нотариального делопроизводства.

2. Установить, что дипломатические агенты дипломатических представительств и консульские должностные лица консульских учреждений Республики Беларусь, уполномоченные должностные лица местных исполнительных и распорядительных органов применяют при совершении нотариальных действий Правила нотариального делопроизводства, утвержденные настоящим постановлением, если законодательством, регулирующим делопроизводство в этих учреждениях и органах, не предусмотрено иное.

3. Утратил силу.

4. Управлениям юстиции областных исполнительных комитетов, Минского городского исполнительного комитета, Белорусской нотариальной палате до 20 декабря 2006 г. обеспечить изготовление реестров, книг, журналов, штампов и переход на их применение нотариусами с 1 января 2007 г.

5. Признать утратившей силу Инструкцию по делопроизводству в государственных нотариальных конторах Белорусской ССР, утвержденную приказом Министра юстиции БССР от 22 октября 1976 г. №20.

6. Настоящее постановление вступает в силу 1 января 2007 г.

Утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 26 октября 2006 года №64

Правила нотариального делопроизводства

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила определяют порядок документирования нотариальной деятельности и порядок организации работы нотариусов, осуществляющих нотариальную деятельность в нотариальной конторе, нотариусов, осуществляющих нотариальную деятельность в нотариальном бюро (далее, если не указано иное, - нотариусы), работников нотариальных контор, нотариальных бюро с документами независимо от вида носителя. Оформление документов (документирование) в нотариальном делопроизводстве осуществляется на бумажных носителях и (или) в электронном виде, в том числе с использованием единой электронной системы учета нотариальных действий и наследственных дел.

2. Для целей настоящих Правил применяются следующие основные термины и их определения:

входящие документы - документы, поступившие нотариусам, в нотариальную контору и принятые для рассмотрения;

исходящие документы - документы, созданные в процессе деятельности нотариусами, работниками нотариальной конторы, нотариального бюро, предназначенные для направления (выдачи) иным лицам;

нотариальные документы - документы, образующиеся в результате совершения нотариальных действий нотариусами;

односоставная нотариальная контора - нотариальная контора, в которой осуществляет нотариальную деятельность один нотариус;

организационно-распорядительные документы - организационные (положения, уставы, инструкции, правила и др.), распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения, указания и др.), справочно-информационные (акты, докладные и объяснительные записки, письма и др.) документы;

оперативное хранение документов нотариуса - хранение документов нотариусом с момента создания документов и до их передачи в нотариальный архив;

оперативное хранение документов нотариальной конторы - хранение документов, образовавшихся в результате деятельности государственной нотариальной конторы, а также документов, предусмотренных абзацами шестым-восьмым пункта 3 настоящих Правил;

сведения (документы) о совершении нотариальных действий - документы, содержащие информацию о совершении нотариальных действий, их участниках, предоставление которых нотариусами предусмотрено законодательными актами Республики Беларусь.

3. Нотариальное делопроизводство включает:

подготовку, оформление, регистрацию, учет, выдачу, хранение и использование нотариальных документов и документов, на основании которых совершены нотариальные действия;

ведение реестров, книг, журналов регистрации (учета), в которых регистрируются (учитываются) нотариальные документы и документы, на основании которых совершаются нотариальные действия;

оформление, регистрацию и учет документов по истребованию и предоставлению нотариусами сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия;

оформление, передачу, регистрацию, учет и хранение нотариусами сведений (документов) о совершении нотариальных действий;

прием, учет, подготовку, оформление, размножение (тиражирование), контроль исполнения, хранение и использование организационно-распорядительных документов, образующихся в деятельности нотариальной конторы, нотариального бюро;

делопроизводство по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц;

подготовку, оформление, исполнение нотариусами документов (просьб) об оказании правовой помощи;

оперативное хранение документов нотариуса, нотариальной конторы, а также их подготовку к передаче в нотариальный архив;

подготовку, оформление, регистрацию, учет, предоставление сведений (документов) по совершенным нотариальным действиям.

4. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с требованиями Закона Республики Беларусь от 18 июля 2004 года "О нотариате и нотариальной деятельности" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2004 г., №120, 2/1055; Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 14.01.2016, 2/2353), настоящих Правил, а также иных актов законодательства Республики Беларусь:

оформление, передача, регистрация, учет и хранение нотариусами сведений (документов) о совершении нотариальных действий с денежными средствами, ценными бумагами, электронными деньгами, иным имуществом, в том числе имущественными правами, а также исключительными правами на результаты интеллектуальной деятельности (далее - финансовые операции) осуществляются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 30 июня 2014 года "О мерах по предотвращению легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения" (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 03.07.2014, 2/2163), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 16 марта 2006 г. №367 "Об утверждении формы специального формуляра регистрации финансовой операции, подлежащей особому контролю, и Инструкции о порядке заполнения, передачи, регистрации, учета и хранения специальных формуляров регистрации финансовых операций, подлежащих особому контролю" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., №53, 5/22072), Инструкцией о порядке представления нотариусами сообщений о выдаче ими свидетельств о праве на наследство и об удостоверении договоров отчуждения (дарения, мены, купли-продажи, ренты), утвержденной постановлением Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь от 31 декабря 2010 г. №105 "О некоторых вопросах передачи сведений и признании утратившими силу некоторых постановлений Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., №19, 8/23272; Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 04.08.2015, 8/30121);

прием, учет, подготовка, оформление, размножение (тиражирование), контроль исполнения, хранение и использование организационно-распорядительных документов, образующихся в деятельности нотариальной конторы, нотариального бюро, осуществляются в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. №4 (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2009 г., №42, 8/20434), государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 "Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21 декабря 2004 г. №69;

ведение делопроизводства по обращениям граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц в нотариальных конторах, нотариальных бюро, контроль за их рассмотрением осуществляются в соответствии с Законом Республики Беларусь от 18 июля 2011 года "Об обращениях граждан и юридических лиц" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2011 г., №83, 2/1852), постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. №1786 "Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей" (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2012 г., №5, 5/35055) и иными актами законодательства;

подготовка, оформление, исполнение нотариусами просьб об оказании правовой помощи осуществляются в соответствии с международными договорами Республики Беларусь с учетом требований Министерства юстиции Республики Беларусь.

Создание электронных документов при совершении нотариальных действий осуществляется в соответствии с законодательством Республики Беларусь об электронных документах и электронной цифровой подписи.

Работа с документами в электронном виде ведется с учетом особенностей, установленных главой 18 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях.

Внесение нотариусами сведений в единую электронную систему учета нотариальных действий и наследственных дел и предоставление из этой системы сведений осуществляются согласно порядку, определяемому в соответствии с пунктом 7 статьи 19 Закона Республики Беларусь "О нотариате и нотариальной деятельности".

5. Нотариальное делопроизводство ведется на одном из государственных языков Республики Беларусь и состоит из:

делопроизводства нотариуса - деятельность нотариуса, осуществляющего деятельность в нотариальной конторе (далее - нотариус нотариальной конторы), по обеспечению документирования его нотариальной деятельности, формированию документов, указанных в абзацах втором-пятом, десятом пункта 3 настоящих Правил, за исключением ведения книг, журналов регистрации и учета, заведенных в одном экземпляре на нотариальную контору, а также деятельность нотариуса, осуществляющего деятельность в нотариальном бюро (далее - нотариус нотариального бюро), по обеспечению документирования его нотариальной деятельности и деятельности нотариального бюро, оперативному хранению документов нотариуса;

делопроизводства нотариальной конторы - деятельность нотариусов, работников нотариальной конторы по обеспечению документирования деятельности нотариальной конторы, формированию документов, указанных в абзацах шестом-восьмом, десятом (в отношении документов, созданных до 31 декабря 2013 г.) пункта 3 настоящих Правил, а также оперативному хранению документов нотариальной конторы.

6. Заведующий нотариальной конторой вправе определить лицо (лиц), ответственное за ведение делопроизводства нотариальной конторы, о чем издается соответствующее распоряжение. Нотариус нотариальной конторы является лицом, ответственным за ведение делопроизводства нотариуса.

Нотариус односоставной нотариальной конторы, а также нотариус нотариального бюро являются лицами, ответственными за организацию и ведение нотариального делопроизводства.

7. В случае приостановления или прекращения полномочий нотариуса документы, образовавшиеся в результате его деятельности, подлежат передаче в нотариальный архив либо другому нотариусу не позднее одного месяца со дня принятия Квалификационной комиссией по вопросам нотариальной деятельности решения о приостановлении полномочий или об аннулировании свидетельства на осуществление нотариальной деятельности.

8. Передача указанных документов нотариусами осуществляется на основании приказа главного управления юстиции областного, Минского городского исполнительного комитета (далее - главное управление юстиции) по предложению областных, Минской городской нотариальных палат Белорусской нотариальной палаты (далее - территориальная нотариальная палата) комиссией, состоящей из нотариусов, принимающих и передающих документы, образовавшиеся в результате деятельности нотариуса, представителя главного управления юстиции и представителя территориальной нотариальной палаты.

Передача документов осуществляется по акту приема-передачи документов и дел нотариуса по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам с приложением описи передаваемых дел, реестров, книг, журналов по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам, которые составляются в четырех экземплярах - по одному для каждого члена комиссии.

Отсутствие нотариуса, документы которого передаются другому нотариусу, не является основанием для приостановления передачи.

9. В случае утраты документов лицо, ответственное за организацию и (или) ведение нотариального делопроизводства, незамедлительно информирует соответствующую территориальную нотариальную палату для принятия необходимых мер по розыску документов.

Глава 2. Подготовка и оформление документов

10. Подготовка и оформление документов в зависимости от их вида (организационно-распорядительные документы; ответы на обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц; просьбы об оказании правовой помощи и т.д.) осуществляются в соответствии с нормативными правовыми актами, перечисленными в пункте 4 настоящих Правил.

11. Подготовка и оформление нотариальных документов осуществляются в соответствии с настоящими Правилами и требованиями, предусмотренными нормативными правовыми актами, регулирующими порядок совершения нотариальных действий.

При совершении нотариальных действий по установленным законодательством формам выдаются свидетельства и совершаются исполнительные и удостоверительные надписи, протесты векселей, которые подписываются нотариусом и скрепляются его печатью с изображением Государственного герба Республики Беларусь, указанием статуса (нотариус), фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется) нотариуса, нотариального округа (далее - гербовая печать).

Оттиски гербовой печати выполняются штемпельной краской синего, голубого или фиолетового цвета.

При приостановлении полномочий нотариус обязан передать гербовую печать на хранение в территориальную нотариальную палату. Акт о приеме гербовой печати утверждается председателем, заместителем председателя территориальной нотариальной палаты (далее - председатель территориальной нотариальной палаты). Один экземпляр утвержденного акта передается нотариусу, второй экземпляр хранится в делах территориальной нотариальной палаты.