ПРИКАЗ ГОСУДАРСТВЕННОГО КОМИТЕТА АРХИВОВ УКРАИНЫ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ СПЕЦИАЛЬНОЙ СВЯЗИ И ЗАЩИТЫ ИНФОРМАЦИИ УКРАИНЫ

от 20 января 2010 года №4/7

Об утверждении Положения об отраслевом государственном архиве Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины

В соответствии с Законом Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" и распоряжением Кабинета Министров Украины от 21 октября 2009 года N 1254-р "О создании отраслевого государственного архива Государственной службы специальной связи и защиты информации" ПРИКАЗЫВАЕМ:

1. Утвердить Положение об отраслевом государственном архиве Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины, которое прилагается.

2. Отделу формирования Национального архивного фонда управления делопроизводства, формирования и хранения Национального архивного фонда Государственного комитета архивов Украины (Кузнецова М. И.) и Управлению документального обеспечения и архива Администрации Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины (Корниенко С.Ю.) подать настоящий приказ в установленном порядке на государственную регистрацию в Министерство юстиции Украины.

3. Настоящий приказ вступает в силу через 10 дней после государственной регистрации в Министерстве юстиции Украины.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Председателя Государственного комитета архивов Украины и заместителя Председателя Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины.

 

Председатель Государственного комитета архивов Украины

О.П.Гинзбург

Председатель Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины

Ю.Б.Чеботаренко

СОГЛАСОВАНО: Министр культуры и туризма Украины

В.В.Вовкун

Утверждено Приказом Государственного комитета архивов Украины, Администрации Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины от 20 января 2010 года №4/7

Положение об отраслевом государственном архиве Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины

1. Отраслевой государственный архив Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины (далее - Архив) создан в соответствии с Законом Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" и распоряжением Кабинета Министров Украины от 21 октября 2009 года N 1254-р "О создании отраслевого государственного архива Государственной службы специальной связи и защиты информации" на базе Управления документального обеспечения и архива Администрации Госспецсвязи (далее - УДОА).

Архив ликвидируется по решению Кабинета Министров Украины.

2. Архив в своей деятельности руководствуется Конституцией Украины и законами Украины, актами Президента Украины, Кабинета Министров Украины, нормативно-правовыми актами Администрации Госспецсвязи, Госкомархива и настоящим Положением.

3. Общее руководство стратегией развития архивного дела в Госспецсвязи осуществляет Председатель Госспецсвязи.

4. Архив осуществляет работу в соответствии с годовым планом, который утверждает Председатель Госспецсвязи, и отчитывается перед ним о проведенной работе.

5. Архив осуществляет прием, государственный учет и хранение документов Национального архивного фонда (далее - НАФ), которые были созданы в процессе деятельности структурных подразделений Администрации, региональных органов, территориальных подразделений, заведений и учреждений Госспецсвязи, а также предприятий, которые относятся к сфере управления Госспецсвязи (далее - Подразделения Госспецсвязи), и создает условия для пользования этими документами.

6. Архив хранит:

документы НАФ на различных носителях информации, отображающие основные функции Госспецсвязи;

микрофотокопии документов страхового фонда и фонда пользования документами;

служебные ведомственные издания;

документы по личному составу Подразделений Госспецсвязи;

документы личного происхождения;

печатные издания, дополняющие архивные документы и необходимые для методической и информационно-справочной работы;

документы органов и структурных подразделений, правопреемником которых является Госспецсвязи, ликвидированных учреждений и организаций, которые подчинялись Госспецсвязи, и предприятий, которые относились к сфере управления Госспецсвязи.

7. Архив является методическим центром по вопросам работы с документами, которые временно хранятся в Подразделениях Госспецсвязи, и предоставляет организационно-методическую помощь Подразделениям Госспецсвязи по вопросам архивного дела.

8. Основные задачи Архива:

обеспечение условий хранения и учета архивных документов;

ведение государственного учета документов НАФ;

создание и организация хранения страхового фонда документов и фонда пользования;

выявление уникальных документов НАФ;

создание и усовершенствование справочного аппарата к документам, находящимся на хранении в Архиве, обеспечение автоматизации информационно-поисковых процессов;

комплектование Архива документами Подразделений Госспецсвязи;

проведение экспертизы ценности документов с целью внесения их в НАФ или изъятия из него;

обеспечение научно-технической проработки документов, их систематизации;

контроль за сохранностью документов и организационно-методическое обеспечение работы с архивными документами в Подразделениях Госспецсвязи;

работа с документами личного происхождения относительно передачи этих документов на хранение в Архив (по письменному согласию владельца);

организация в установленном порядке пользования архивными документами, выдачи архивных справок, копий, выписок из документов юридическим и физическим лицам;

подготовка документов к опубликованию и экспонированию;

комплектование справочно-информационного фонда;

разработка, развитие и внедрение современных достижений науки, техники, передового опыта в практику работы Архива.

9. Архив в соответствии с возложенными на него задачами:

организовывает и осуществляет хранение, охрану, реставрацию и консервирование документов своего профиля;

создает систему учетных документов Архива;

ведет государственный учет документов НАФ и подает соответствующие сведения о них один раз в год Госкомархиву, осуществляет контроль за сохранностью, учетом и использованием информации указанных документов;

создает копии уникальных документов для страхового фонда и копии документов для фонда пользования;

создает справочный аппарат к документам, находящимся на хранении, и обеспечивает автоматизацию информационно-поисковых процессов;

составляет аннотированные перечни уникальных документов, готовит предложения о внесении уникальных документов в Государственный реестр национального культурного достояния;

определяет профильные источники формирования НАФ и составляет соответствующие списки согласно методике Госкомархива;

принимает документы на хранение после окончания сроков их временного хранения в Подразделениях Госспецсвязи;

организовывает прием документов личного происхождения по просьбе юридических и физических лиц - владельцев документов НАФ, касающихся деятельности Госспецсвязи, обеспечивает их научно-техническую проработку и хранение;

предоставляет пользователям документы и справочный аппарат к ним;

обеспечивает в пределах своих полномочий охрану сведений и сохранность документов, составляющих государственную тайну;

выдает архивные справки, копии, выписки из документов на запросы юридических и физических лиц;

готовит к публикации документы по истории специальной связи Украины и становлению области защиты информации Украины, выдает справочно-информационную литературу.

10. Архив имеет право:

получать от Подразделений Госспецсвязи сведения, касающиеся хранения и упорядочивания архивных документов;

давать в пределах своих полномочий поручения относительно организации работы с документами, подлежащими хранению в Архиве;

возвращать на доработку неправильно сформированные дела, оформленные с нарушением установленных требований;

с целью сохранения государственной тайны и защиты права собственности на информацию, которая содержится в документах Архива, устанавливать в соответствии с действующим законодательством условия для их использования;

информировать руководство Госспецсвязи о состоянии работы с документами и вносить предложения относительно ее улучшения.

11. Архив в процессе выполнения возложенных на него задач взаимодействует с Госкомархивом и другими архивными учреждениями.

12. Архив возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности Председателем Госспецсвязи по представлению начальника УДОА.

13. Начальник Архива:

руководит деятельностью Архива, несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач;

распределяет обязанности между личным составом Архива, которые закрепляются в должностных инструкциях;

проводит подбор личного состава Архива на должности согласно штатному расписанию;

подает предложения начальнику УДОА относительно приема, перевода и увольнения личного состава Архива;

отвечает в пределах своей компетенции за соблюдение требований действующего законодательства при выдаче во временное пользование документов Архива Подразделениям Госспецсвязи, предоставлении доступа пользователям к работе с ними;

проводит прием граждан и рассматривает заявления, которые относятся к компетенции Архива;

представляет Архив во всех государственных и общественных учреждениях, персонально отвечает за выполнение возложенных на Архив задач;

организовывает работу относительно осуществления контроля за охраной государственной тайны и принимает меры для обеспечения режима секретности.

14. Для рассмотрения вопросов проведения экспертизы ценности документов в Архиве создается экспертно-проверочная комиссия. Положение об экспертно-проверочной комиссии утверждается Председателем Госспецсвязи по согласованию с Госкомархивом.

15. Архив обеспечивается соответствующими штатами, помещениями, технологическим оборудованием, материальными ресурсами.

Финансирование Архива осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

16. Сроки передачи документов в Архив определяются приказом Администрации Госспецсвязи.

17. Архив имеет соответствующие бланки и штампы.