ПРИКАЗ ГОСУДАРСТВЕННОГО ДЕПАРТАМЕНТА УКРАИНЫ ПО ВОПРОСАМ ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

от 30 июля 2008 года №208

Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан, их личного приема в органах, учреждениях исполнения наказаний, следственных изоляторах и учебных заведениях Государственной уголовно-исполнительной службы Украины

В соответствии с Уголовно-исполнительным кодексом Украины, Законами Украины "Об обращении граждан", "О статусе народного депутата Украины", "О статусе депутатов местных советов", "О предварительном заключении", "О Государственной уголовно-исполнительной службе Украины", Указом Президента Украины от 7 февраля 2008 года №109 "О первоочередных мерах относительно обеспечения реализации и гарантирования конституционного права на обращение в органы государственной власти и органов местного самоуправления", постановлением Кабинета Министров Украины от 14 апреля 1997 г. №348 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации", с целью совершенствования в органах, учреждениях исполнения наказаний, следственных изоляторах и учебных заведениях Государственной уголовно-исполнительной службы Украины работы относительно рассмотрения обращений граждан и организации их личного приема ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию о порядке рассмотрения обращений граждан, их личного приема в органах, учреждениях исполнения наказаний, следственных изоляторах и учебных заведениях Государственной уголовно-исполнительной службы Украины (далее - Инструкция), которая прилагается.

2. Заместителям Председателя, начальникам территориальных органов управления Государственного департамента Украины по вопросам исполнения наказаний (далее - Департамент), учреждений исполнения наказаний, следственных изоляторов, руководителям учебных заведений Государственной уголовно-исполнительной службы:

2.1. Обеспечить изучение и безоговорочное исполнение подчиненным персоналом Закона Украины "Об обращении граждан" и положений настоящей Инструкции.

2.2. Принять меры относительно совершенствования работы по вопросам рассмотрения обращений граждан и организации их личного приема.

3. Управлению делами Департамента подать настоящий приказ в установленном порядке на государственную регистрацию в Министерство юстиции Украины.

4. Признать утратившим силу приказ Департамента от 04.05.2002 №111 "Об утверждении Инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан, их личного приема в органах и учреждениях исполнения наказаний" (с изменениями), зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 27.05.2002 за №455/6743, и отменить приказ Департамента от 05.05.2004 №80 "О мерах относительно обеспечения исполнения требований Указа Президента Украины от 14.04.2004 №434/2004 в органах, учреждениях и учебных заведениях уголовно-исполнительной системы".

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на управление делами Департамента.

 

Председатель

В.В.Кощинец

СОГЛАСОВАНО И.о. Министра юстиции Украины

Е.В.Корнейчук

Утверждена Приказом Государственного департамента Украины по вопросам исполнения наказаний от 30 июля 2008 года №208

Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан, их личного приема в органах, учреждениях исполнения наказаний, следственных изоляторах и учебных заведениях Государственной уголовно-исполнительной службы Украины

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии со статьей 40 Конституции Украины, Уголовно-исполнительным кодексом Украины , Законом Украины "Об обращении граждан", Законом Украины "О статусе народного депутата Украины", Законом Украины "О статусе депутатов местных советов", Законом Украины "О Государственной уголовно-исполнительной службе Украины", Законом Украины "О предварительном заключении", Указом Президента Украины от 7 февраля 2008 года №109 "О первоочередных мерах относительно обеспечения реализации и гарантирования конституционного права на обращение в органы государственной власти и органы местного самоуправления", постановлением Кабинета Министров Украины от 14 апреля 1997 года №348 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации" (с изменениями).

1.2. Граждане Украины имеют право обращаться в органы (учреждения) исполнения наказаний, следственные изоляторы и учебные заведения Государственной уголовно-исполнительной службы Украины (далее - органы (учреждения) уголовно-исполнительной службы), к должностным лицам в соответствии с их полномочиями с предложениями, заявлениями и жалобами относительно их уставной деятельности, заявлением о содействии реализации своих прав и законных интересов или жалобой об их нарушении. При нарушении установленного порядка рассмотрения предложений (замечаний), заявлений (ходатайств) и жалоб граждан (далее - обращение) виновные лица несут ответственность согласно действующему законодательству.

1.3. В работе с письменными и устными обращениями граждан, а также во время их личного приема следует обеспечивать квалифицированное, непредвзятое, объективное и своевременное рассмотрение обращений граждан с целью оперативного решения поставленных в них вопросов, удовлетворения законных требований заявителей, реального возобновления нарушенных конституционных прав и предотвращения далее таких нарушений, при этом необходимо соблюдать высокую культуру обращения, внимательно относиться к их запросам и мнениям.

1.4. При рассмотрении обращений граждан и организации их личного приема необходимо руководствоваться Конституцией Украины, Законом Украины "Об обращении граждан", другими законами Украины, актами Президента Украины и Кабинета Министров Украины, нормативно-правовыми актами Государственного департамента Украины по вопросам исполнения наказаний по указанному вопросу, а также настоящей Инструкцией.

1.5. Порядок подачи обращений и организации личного приема лиц, содержащихся в учреждениях уголовно-исполнительной службы, определяется с учетом Уголовно-исполнительного кодекса Украины, Законов Украины "О предварительном заключении", "О Государственной уголовно-исполнительной службе Украины" и приказа Государственного департамента Украины по вопросам исполнения наказаний от 25 декабря 2003 года №275 "Об утверждении Правил внутреннего распорядка учреждений исполнения наказаний", зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 31 декабря 2003 года за №1277/8598 (с изменениями).

II. Классификация обращений граждан и требования к их оформлению

2.1. Все обращения граждан, поступающие в органы (учреждений) уголовно-исполнительной службы, классифицируются на основании статьи 3 Закона Украины "Об обращении граждан" (далее - Закон) по содержанию на предложения (замечания), заявления (ходатайства) и жалобы. Дальнейшее рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан проводится с учетом особенностей их рассмотрения, установленных разделом II Закона.

Предложение (замечание) - обращение граждан, где высказываются совет, рекомендация относительно деятельности органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы, должностных лиц, а также высказываются мнения относительно урегулирования общественных отношений и условий жизни граждан, усовершенствования правовой основы государственной и общественной жизни, социально-культурной и других сфер деятельности государства и общества.

Заявление (ходатайство) - обращение граждан с просьбой о содействии реализации закрепленных Конституцией и действующим законодательством их прав и интересов или сообщение о нарушениях действующего законодательства или недостатках в деятельности органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы, должностных лиц, а также высказывание мнения относительно улучшения их деятельности. Ходатайство - письменное обращение с просьбой о признании за лицом соответствующего статуса, прав или свобод и тому подобное.

Жалоба - обращение с требованием о возобновлении прав граждан и защите законных интересов, нарушенных действиями (бездеятельностью), решениями органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы, должностных лиц.

2.2. Обращение - это изложенные в письменной или устной форме предложения (замечания), заявления (ходатайства) и жалобы.

Требования к форме обращения:

фамилия, имя и отчество гражданина;

место жительства гражданина;

суть поставленного вопроса (замечания, предложения, заявления или жалобы, просьбы или требования);

подпись заявителя (заявителей) с указанием даты;

напечатанное или написанное от руки разборчиво и четко.

Письменные обращения - это изложенные в письменной форме предложения, заявления, жалобы, посланные по почте или переданные гражданином лично или через уполномоченное им лицо, если эти полномочия оформлены в соответствии с действующим законодательством.

Устные обращения - это изложенные в устной форме предложения, заявления, жалобы, записанные должностным лицом органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы во время личного приема.

Обращение может быть:

индивидуальное - обращение, поданное отдельным лицом;

коллективное - обращение, поданное группой лиц.

Анонимное обращение - письменное обращение без указания места жительства, не подписанное автором (авторами), а также такое, из которого невозможно установить авторство.

Повторным считается обращение, в котором:

обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, поступившему в органы (учреждения) уголовно-исполнительной службы;

сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени поступления последнего прошел установленный законодательством срок рассмотрения и ответ гражданину не предоставлялся;

не решен по существу или решен не в полном объеме вопрос, поставленный в первом обращении;

обращается внимание на другие недостатки, допущенные при разрешении вопроса, поставленного в предыдущем обращении;

обращение от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если первое решено по существу.

Дублетное обращение - предложения, заявления и жалобы одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, посланные разным адресатам и поступившие на рассмотрение от государственных органов высшего уровня, учреждений, организаций, предприятий, средств массовой информации по принадлежности в органы (учреждения) уголовно-исполнительной службы для их решения по существу, если последними уже получены обращения соответствующего содержания.

2.3. Обращение в интересах несовершеннолетних и недееспособных лиц подается их законными представителями.

Обращение в интересах гражданина может быть подано другим лицом, трудовым коллективом или организацией, осуществляющими правозащитную деятельность, получившими от гражданина соответствующие полномочия, оформленные согласно законодательству.

2.4. Решения, действия (бездеятельность) органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы могут быть обжалованы, если:

нарушены права и законные интересы или свободы гражданина (группы граждан);

созданы препятствия в осуществлении гражданином его прав и законных интересов или свобод;

незаконно возложены на гражданина какие-либо обязанности или он незаконно привлечен к ответственности.

Обоснованные заявления, жалобы - заявления, жалобы граждан, по итогам рассмотрения которых подтвердились или частично подтвердились факты нарушения действующего законодательства в действиях (бездеятельности) органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы и их должностных лиц.

III. Рассмотрение обращений граждан

3.1. Устные обращения граждан непосредственно рассматриваются и поставленные в них вопросы, по силе возможности, решаются должностными лицами органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы во время личного приема граждан, который проводится в соответствии с утвержденным графиком. Порядок личного приема граждан должностными лицами органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы и график личного приема граждан определяются и утверждаются руководителями органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы. О результатах рассмотрения автору обращения сообщается письменно или устно, по желанию гражданина.

Если разрешить поставленные в устном обращении вопросы непосредственно на личном приеме невозможно, то они рассматриваются в том же порядке, что и при письменном обращении.

3.2. Письменные обращения, оформленные должным образом и поданные в установленном порядке, подлежат обязательному принятию и рассмотрению. Письменные обращения граждан подлежат обязательному первичному рассмотрению с целью определения их принадлежности к компетенции органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы и определения по ним конкретного исполнителя.

3.3. Обращение может быть подано лично как отдельным лицом (индивидуальное), так и группой лиц (коллективное) или послано по почте. Гражданин может подать обращение также через уполномоченное на это другое лицо, если эти полномочия оформлены в соответствии с действующим законодательством. Коллективные обращения рассматриваются в том же порядке, что и письменные обращения.

3.4. Обращения, поступившие из высших органов государственной власти, от инвалидов Великой Отечественной войны, Героев Социалистического труда, Героев Советского Союза, Героев Украины, женщин, которым присвоено почетное звание Украины "Мать-героиня", пенсионеров и персонала уголовно-исполнительной службы рассматриваются и по результатам рассмотрения подаются за подписью руководителя или лица, исполняющего его обязанности.

3.5. Руководители органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы при рассмотрении обращений граждан должны:

особое внимание уделять решению проблем, затронутых в обращениях ветеранов войны и труда, инвалидов, граждан, пострадавших вследствие Чернобыльской катастрофы, многодетных семей, одиноких матерей и других граждан, нуждающихся в социальной защите и поддержке;

не допускать предоставления неоднозначных, необоснованных или неполных ответов по обращениям граждан, нарушения сроков, установленных законодательством, безосновательной передачи рассмотрения обращений другим органам;

искоренять из практики признание заявлений или жалоб необоснованными без разъяснения заявителям порядка обжалования принятых по ним решений;

создавать условия для участия заявителей в проверке поданных ими заявлений или жалоб, предоставления возможности знакомиться с материалами проверок соответствующих обращений;

осуществлять постоянный контроль за организацией работы должностных лиц с обращениями граждан;

выяснять причины, порождающие повторные обращения граждан, анализировать случаи безосновательного отказа в удовлетворении законных требований заявителей, проявлений предвзятости, халатности и формализма при рассмотрении обращений;

принимать меры для возобновления прав и свобод граждан, нарушенных вследствие несоблюдения требований законодательства об обращении граждан, привлечения виновных лиц в установленном порядке к ответственности, в том числе дисциплинарной ответственности за невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных обязанностей относительно рассмотрения обращений граждан;

обеспечить создание и функционирование горячих линий и телефонов доверия, проведение широкой разъяснительной работы по вопросам реализации гражданами права на обращение и личный прием.

3.6. Обращение, оформленное без соблюдения требований, предусмотренных пунктом 2.2 раздела II настоящей Инструкции, возвращается заявителю с соответствующими разъяснениями в срок не позднее чем через десять дней со дня его поступления, кроме случаев, предусмотренных пунктом 3.3 этого раздела. Копия такого обращения остается в осуществлении того органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы, в который обратился заявитель.

3.7. Если вопрос, поставленный в полученном органом (учреждением) уголовно-исполнительной службы обращении, не входит в его компетенцию, он в срок не более пяти календарных дней пересылается по принадлежности соответствующему органу или должностному лицу, о чем сообщается гражданину, подавшему обращение.

В случае, если обращение не содержит данных, необходимых для принятия обоснованного решения органом (учреждением) уголовно-исполнительной службы или должностным лицом органа (учреждения), оно в тот же срок возвращается гражданину с соответствующими разъяснениями.

3.8. Запрещается направлять жалобы граждан на рассмотрение тем органам или должностным лицам, действия или решения которых обжалуются.

3.9. Если в обращении наряду с вопросами, относящимися к компетенции органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы, затрагиваются вопросы, подлежащие решению в других органах государственной власти или органах местного самоуправления, то при предоставлении ответа на обращение разъясняется порядок разрешения этих вопросов.

3.10. В случае поступления повторных обращений им предоставляется очередной регистрационный индекс. Регистрационный индекс обращения указывается в регистрационном штампе. Штамп ставится на нижнем поле первого листа документа справа или на другом свободном месте, кроме места, предназначенного для подшивки. Регистрационный индекс состоит из начальной буквы фамилии заявителя и порядкового номера поступившего обращения, например: Д-401.

3.11. Обращения одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, посланные различным адресатам и поступившие на рассмотрение в один и тот же орган (учреждение) уголовно-исполнительной службы (дуплетные), учитываются по регистрационному индексу первого обращения с добавлением порядкового номера, который проставляется через дробь, например: Д-10/2, Д-10/3, Д-10/4.

3.12. Не подлежат рассмотрению анонимные обращения; повторные обращения в один и тот же орган от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если первый вопрос решен по существу, а также обращения, поданные с нарушением сроков, предусмотренных статьей 17 Закона и обращения лиц, признанных судом недееспособными.

Решение о прекращении рассмотрения такого обращения принимает руководитель органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы, о чем сообщается лицу, подавшему обращение, за подписью руководителя органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы.

3.13. Руководитель органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы обязан тщательно разобраться в причинах повторного обращения гражданина. Если оно вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения, то к должностным лицам, допустившим нарушение прав гражданина, принимаются соответствующие меры реагирования.

Нерешение поставленных в обращении гражданина обоснованных вопросов, относящихся к компетенции органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы, должностному лицу, что привело к повторному обращению или обращению в орган высшего уровня, должно глубоко анализироваться.

3.14. Если в очередном обращении гражданин (наряду с вопросами, которые уже рассматривались и на которые был предоставлен исчерпывающий ответ или по которым принято соответствующее решение) обращается с другими вопросами, новыми фактами, то обращение не считается повторным и рассматривается органами (учреждениями) уголовно-исполнительной службы в установленном настоящей Инструкцией порядке.

3.15. Обращения рассматриваются и решаются в срок не больше одного месяца со дня их поступления, учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни, а те, которые не требуют дополнительного изучения,безотлагательно, но не позднее пятнадцати календарных дней со дня их получения.

Если в месячный срок решить поставленные в обращении вопросы невозможно, то в порядке, предусмотренном статьей 20 Закона, срок его рассмотрения может быть продлен, о чем сообщается лицу, подавшему обращение. При этом общий срок разрешения вопросов, поставленных в обращении, не может превышать сорока пяти календарных дней.

Обращения граждан, поступившие из редакции газет, журналов, радио и телевидения, рассматриваются в аналогичном порядке.

3.16. Руководители Департамента, структурных подразделений Департамента, органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы обязаны рассмотреть документ не позднее следующего дня со времени регистрации, а срочный - немедленно. Поступления документов от руководства Департамента до структурных подразделений не должно превышать двух рабочих дней и одного дня - в других органах (учреждениях) уголовно-исполнительной службы.

3.17. При наличии в обращении вопросов, относящихся к компетенции нескольких структурных подразделений Департамента, организация проверки в полном объеме возлагается на руководителя подразделения, указанного среди исполнителей первым. Он обеспечивает тиражирование, передачу их в соответствующие подразделения, подготовку в срок не позднее пяти дней со дня поступления единого поручения о проверке, в случае необходимости ходатайства о продлении срока ее проведения и ответа по существу.

3.18. Обращение считается решенным, если рассмотрены все затронутые в нем вопросы, принято обоснованное решение, приняты необходимые меры относительно его исполнения и заявитель извещен о результатах рассмотрения обращения и принятом решении.

3.19. Решение об отказе в удовлетворении требований, изложенных в обращении, доводится до ведома гражданина со ссылкой на закон и изложением мотивов отказа, а также с разъяснением порядка обжалования принятого решения.

3.20. Органы (учреждения) уголовно-исполнительной службы и должностные лица этих органов (учреждений) рассматривают обращения граждан без взыскания за это платы.

IV. Особенности рассмотрения запросов, обращений и писем

народных депутатов Украины, поступивших в интересах граждан

4.1. В соответствии со статьей 15 Закона Украины "О статусе народного депутата Украины" депутатский запрос - это требование народного депутата, народных депутатов или комитета Верховной Рады Украины, которое заявляется на сессии Верховной Рады Украины, к Президенту Украины, к органам Верховной Рады Украины, в Кабинет Министров Украины, к руководителям других органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также к руководителям предприятий, учреждений и организаций, расположенных на территории Украины, независимо от их подчинения и форм собственности, дать официальное разъяснение по вопросам, отнесенным к их компетенции. Орган или должностное лицо обязаны дать официальный ответ не позднее чем в 15-дневный срок или в другой срок, установленный Верховной Радой Украины.

Если запрос по объективным причинам не может быть рассмотрен в установленный срок, руководитель органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы, к которому обращен запрос, обязан письменно сообщить об этом Председателю Верховной Рады Украины и народного депутата, группе народных депутатов Украины, комитету Верховной Рады Украины, который внес (внесли) запрос, и предложить другой срок, который не должен превышать одного месяца после получения запроса.

Народный депутат Украины имеет право принимать участие непосредственно в рассмотрении руководителем органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы внесенного им запроса.

По требованию народного депутата Украины руководитель органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы, которому адресован запрос, обязан сообщить народному депутату о дне рассмотрения затронутых в запросе вопросов заблаговременно, но не позднее чем за три календарных дня до их рассмотрения.

4.2. В соответствии со статьей 16 Закона Украины "О статусе народного депутата Украины" депутатское обращение - это изложенное в письменной форме предложение народного депутата, обращенное к органам государственной власти и органов местного самоуправления, их должностным лицам, руководителям предприятий, учреждений и организаций, объединений граждан осуществить определенные действия, дать официальное разъяснение или изложить позицию по вопросам, отнесенным к их компетенции. Обращения народных депутатов Украины, поступившие в интересах граждан, рассматриваются в течение 10 календарных дней со дня их получения.

Мотивированный ответ на депутатское обращение должен быть послан народному депутату Украины не позднее чем на второй день после рассмотрения обращения. Ответ предоставляется в обязательном порядке и непосредственно тем органом (учреждением) уголовно-исполнительной службы, к которому был направлено депутатское обращение, за подписью его руководителя или должностного лица, исполняющего его обязанности.

Письма народных депутатов Украины, поступившие в интересах граждан, рассматриваются в аналогичном порядке.

Народный депутат Украины, направивший обращение, может присутствовать при его рассмотрении, о чем он сообщает соответствующему органу (учреждению) уголовно-исполнительной службы, его должностным лицам, которым адресовано депутатское обращение. Должностное лицо, ответственное за рассмотрение обращения народного депутата Украины, обязано заблаговременно, но не позднее чем за один календарный день сообщить народному депутату Украины о времени и месте рассмотрения обращения.

Если рассмотрение обращения по объективным причинам не может быть проведено в определенный срок, депутату сообщают об этом официальным письмом с изложением мотивов продления срока рассмотрения. Срок рассмотрения депутатского обращения, с учетом продления, не может превышать 30 дней с момента его регистрации в органе (учреждении) уголовно-исполнительной службы.

4.3. Рассмотрение запросов, обращений, писем народных депутатов Украины, поступивших в интересах граждан, берется под личный контроль руководителей органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы.

4.4. Запросы, обращения и вопросы депутатов местных советов, поступившие в интересах граждан, рассматриваются в порядке, предусмотренном статьями 13, 21 и 22 Закона Украины "О статусе депутатов местных советов".

V. Учет и делопроизводство относительно обращений граждан

5.1. Делопроизводство по обращениям граждан и лиц, содержащихся в учреждениях уголовно-исполнительной службы, ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается на специально назначенных для этого должностных лиц.

Порядок ведения делопроизводства по обращениям, содержащим сведения, составляющие государственную или иную тайну, которая охраняется законом, осуществляется в соответствии с действующим законодательством.

5.2. Все обращения граждан, поступившие в органы (учреждения) уголовно-исполнительной службы по почте или лично поданы гражданином, должны приниматься и централизовано регистрироваться службой делопроизводства или специально назначенным для этого должностным лицом в день их поступления на компьютерной системе учета обращений граждан или в журналах регистрации обращений граждан и на регистрационно-контрольных карточках.

5.3. Журнальная форма регистрации и учета личного приема граждан допускается в органах (учреждениях) уголовно-исполнительной службы с годовым объемом поступления до 600 обращений и таким же количеством обращений на личном приеме.

5.4. Учет личного приема граждан осуществляется в журнале учета личного приема граждан соответствующим должностным лицом органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы, осуществляющим прием и контроль за выполнением решений, принятых во время личного приема, а также ответственным должностным лицом делопроизводственной службы работы с обращениями граждан.

Журнал учета личного приема граждан должен быть прошит, пронумерован, подписан должностным лицом органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы и скреплен печатью.

5.5. Письменные обращения, поданные во время личного приема, также подлежат централизованной регистрации на компьютерной системе учета обращений граждан или в журналах регистрации обращений граждан и на регистрационно-контрольных карточках делопроизводственной службой или специально назначенным для этого должностным лицом органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы.

5.6. После рассмотрения обращений граждан руководством делопроизводственная служба или специально назначенное для этого должностное лицо органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы:

вносить в контрольную карточку резолюцию руководства и установленные сроки исполнения поручений по обращениям граждан;

обеспечивает оперативное доведение обращений граждан (и их копий) вместе с контрольными карточками до исполнителей;

осуществляет централизовано регистрацию и отправку исходящей корреспонденции.

5.7. Входная корреспонденция по обращениям граждан, полученная структурным подразделением на выполнение, в обязательном порядке учитывается в журнале учета обращений граждан этого же структурного подразделения органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы.

Учет обращений граждан в структурном подразделении и доведение их до непосредственного исполнителя осуществляются в день их поступления (под подпись в журнале учета).

5.8. Учет взятых на контроль письменных и устных обращений граждан ведется в алфавитном порядке персоналом, специально назначенным для работы с обращениями граждан.

5.9. Результаты рассмотрения обращения заносятся в компьютерную систему учета обращений граждан или в журнал учета обращений граждан и контрольную карточку, которая после подписания руководителем предоставляется персоналу, специально назначенному для работы с обращениями граждан, вместе с копией ответа заявителю для снятия с контроля.

5.10. По результатам рассмотрения обращения гражданина по его адресу предоставляется ответ за подписью должностного лица органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы, по резолюции которого рассматривались изложенные в обращении сведения, а в случае его отсутствия - должностного лица в соответствии с распределением функциональных обязанностей.

5.11. После выполнения поручений, определенных в резолюциях руководства по обращениям граждан, персонал, специально назначенный для работы с обращениями граждан, принимает от исполнителей контрольную карточку, оформленную должным образом, вместе с копией (копиями) ответов, докладные записки и другие документы, подтверждающие выполнение в полном объеме заданий относительно рассмотрения обращений граждан в соответствии с резолюциями.

Указанные документы (в случае выполнения задания в полном объеме) являются основанием для снятия с контроля поручений, определенных по обращениям граждан.

Контрольные поручения, определенные руководством по обращениям граждан, снимаются с контроля только после того, как приняты меры относительно разрешения всех вопросов, затронутых в обращении, и заявителю и, при необходимости, корреспонденту предоставлены исчерпывающие письменные ответы.

Решения о снятии с контроля обращений граждан принимают должностные лица, принявшие решение о взятии на контроль.

5.12. Предложения, заявления и жалобы, на которые даются предварительные (промежуточные) ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после принятия решения и принятия мер относительно разрешения затронутых в обращении вопросов.

5.13. Документы размещаются в делах в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение со всеми документами относительно его рассмотрения и решения составляют по делу самостоятельную группу. В случае получения повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются в данную группу документов. Во время формирования дел проверяются правильность направления документов в дело, их комплектность. Нерешенные обращения, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.

Обложка дела оформляется по форме, установленной постановлением Кабинета Министров Украины от 14 апреля 1997 года №348 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации" (с изменениями).

5.14. Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются Перечнем типовых документов, которые образуются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других предприятий, учреждений и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины от 20.07.98 №41, зарегистрированным в Министерстве юстиции Украины 17.09.98 за №576/3016 (с изменениями).

5.15. Обращения граждан, содержащие предложения о существенных изменениях в работе органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы, об устранении серьезных недостатков и злоупотреблений, хранятся постоянно, если документы этих органов (учреждений) поступают в госархивы. Если документы органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы не поступают в госархивы, то срок хранения вышеуказанных обращений граждан устанавливается в 10 лет.

5.16. Предложения, заявления, жалобы независимо от того, подлежат ли они передаче в госархив, или нет хранятся 5 лет.

5.17. В случаях, вызванных спецификой деятельности уголовно-исполнительной службы, срок хранения копий предложений граждан, которые могут быть использованы органами (учреждениями) уголовно-исполнительной службы при осуществлении полномочий, продлевается приказом Государственного департамента Украины по вопросам исполнения наказаний до их использования.

VI. Личный прием граждан

6.1. Личный прием граждан и лиц, содержащихся в учреждениях уголовно-исполнительной службы, проводится руководителями и должностными лицами органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы, которые имеют право принимать решение по вопросам, входящим в их компетенцию.

6.2. Порядок приема граждан в органах (учреждениях) уголовно-исполнительной службы определяется их руководителями.

6.3. Руководящий состав Департамента, структурных подразделений Департамента, территориальных органов управления Департамента личный прием граждан проводит не менее двух раз в месяц. Руководители органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы, их заместители должны принимать граждан не реже одного раза в неделю.

6.4. Личный прием граждан в приемной Департамента осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней, согласно графику работы органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы.

6.5. Для приема граждан в органах (учреждениях) уголовно-исполнительной службы отводятся специальные комнаты (приемные), которые оборудуются надлежащим инвентарем и обеспечиваются пособиями согласно перечню обязательного оборудования приемной (приложение 1). Вход в приемную свободный, без оформления пропусков.

6.6. Порядок личного приема граждан с указанием фамилий должностных лиц, которые его проводят, времени и места приема вывешивается на видном месте в приемной граждан органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы.

6.7. По желанию посетителей может проводиться предварительная запись на прием.

6.8. Руководители органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы обеспечивают первоочередной прием женщин, которым присвоено почетное звание Украины "Мать-героиня", инвалидов Великой Отечественной войны, Героев Социалистического труда, Героев Советского Союза, Героев Украины.

6.9. Лица в нетрезвом состоянии на прием не допускаются.

6.10. В начале приема посетителю предлагается назвать свою фамилию, имя и отчество, место жительства, а также изложить суть вопроса, с которым он обращается. Если по данному вопросу гражданин уже обращался в этот орган (учреждение) уголовно-исполнительной службы, то перед началом беседы изучаются имеющиеся материалы.

6.11. Если разрешение вопроса, с которым обратился заявитель, не входит в компетенцию органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы, то должностное лицо, проводящее прием, предоставляет ему разъяснение, в какой орган исполнительной власти (организацию, учреждение) нужно обратиться, и, по силе возможности, их адреса и номера телефонов.

6.12. Руководство органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы обязано обеспечить прием всех граждан в день их обращения. Несвоевременное начало приема и прекращение его раньше установленного срока недопустимы.

VII. Обобщение, анализ письменных и устных обращений граждан, запросов, обращений, писем народных депутатов Украины и обеспечение контроля за их рассмотрением

7.1. Письменные и устные обращения граждан, запросы, обращения, письма народных депутатов Украины должны систематически, но не менее одного раза в квартал, обобщаться и анализироваться с целью своевременного выявления причин, которые приводят к нарушению прав и интересов граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы в данном направлении и принятия своевременных мер реагирования на выявленные нарушения законодательства, регламентирующего работу с обращениями граждан. Особое внимание следует обратить на устранение причин, которые являются основанием для поступления повторных и коллективных жалоб, а также вынуждают граждан обращаться в высшие и центральные органы государственной власти, редакции газет и журналов по вопросам, которые могут и должны разрешаться органами (учреждениями) уголовно-исполнительной службы на местах.

7.2. По результатам обобщения, анализа составляется аналитический отчет (аналитическая информация), который должен содержать следующие данные:

- статистические данные за отчетный период относительно количества запросов, обращений, писем народных депутатов Украины, обращений граждан, поданных на личном приеме и посланных по почте, в сравнении с показателями за предыдущий год;

- данные относительно содержания основных вопросов, которые нарушают граждане и народные депутаты Украины. Характерные примеры обращений;

- количественные данные относительно структуры обращений по их видам (предложения (замечания), заявления (ходатайства), жалобы, информационные запросы);

- данные анализа обращений по месту проживания заявителей. Сравнение с данными предыдущих лет. Оценка и доведение причины;

- количество и удельный вес обращений Героев Советского Союза, Социалистического труда, Героев Украины и инвалидов Великой Отечественной войны. Какие основные вопросы ими ставятся. Как осуществляются рассмотрение и разрешение поставленных ими вопросов. Приведение примеров;

- количество и удельный вес обращений ветеранов войны и труда, инвалидов, нетрудоспособных лиц, а также лиц, пострадавших от аварии на ЧАЭС, многодетных семей, одиноких матерей и других граждан, нуждающихся в социальной защите и поддержке. Какие основные вопросы ими поднимаются. Как осуществлялись рассмотрение и разрешение ими вопросов. Приведение примеров;

- принятые меры относительно обеспечения квалифицированного, непредвзятого, объективного и своевременного рассмотрения обращений граждан, оперативного разрешения поставленных в них вопросов, удовлетворения законных требований заявителей, реального возобновления нарушенных конституционных прав и предотвращения далее таких нарушений;

- данные относительно личного приема граждан руководителями и другими должностными лицами, графики приема граждан, в том числе во внерабочее время и по месту проживания граждан, и их соблюдения, наличия помещений для приема граждан и их надлежащего оборудования;

- данные относительно обращений, в которых говорится о недостатках в работе, обжалования решений должностных лиц. Что сделано по таким обращениям, какие меры приняты для прекращения неправомерных действий и отмены незаконных решений. Приведение примеров;

- приведение выявленных фактов нарушений Закона Украины "Об обращении граждан", других нормативных актов, не решения затронутых в обращении обоснованных вопросов, что привело к повторному обращению, волоките. Приведение данных и конкретных примеров о привлечении соответствующих лиц к установленной законом ответственности, мерах, принятых для усиления персональной ответственности должностных и служебных лиц;

- как анализируются и обобщаются обращения для выявления причин, их порождающих;

- предложения к совершенствованию.

7.3. Результаты анализа докладываются руководству Департамента, органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы и используются:

при проверках работы подчиненных органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы (и являются предметом рассмотрения на заседании коллегии и оперативных совещаниях в органах (учреждениях) уголовно-исполнительной службы);

с целью подготовки и направления в структурные подразделения информационных обзорных листов по результатам проведенного анализа состояния работы с обращениями граждан.

7.4. Руководитель органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы организовывает и осуществляет контроль за работой по вопросам рассмотрения обращений и приема граждан лично, через своих заместителей, руководителей структурных подразделений и персонала делопроизводственной службы.

7.5. Руководители структурных подразделений, органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы осуществляют непосредственный контроль за соблюдением действующего законодательства по вопросам рассмотрения обращений граждан и норм настоящей Инструкции.

7.6. При осуществлении контроля обращается внимание на сроки и полноту рассмотрения поставленных вопросов, объективность проверки обращений, законность и обоснованность принятых по ним решений, своевременность их исполнения и посылания ответов заявителям.

7.7. Состояние работы по вопросам обращений и приема граждан в подчиненных органах (учреждениях) уголовно-исполнительной службы проверяется во время комплексных, контрольных проверок их деятельности.

Во время проверок следует всесторонне изучать организацию работы по вопросам рассмотрения устных и письменных обращений граждан и проведения их личного приема должностными лицами органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы, разоблачать недостатки и предоставлять практическую помощь относительно их устранения. Результаты проверок отображаются в справках.

Кроме того, каждое должностное лицо уголовно-исполнительной службы, находясь в командировке, кроме выполнения основного задания, проверяет состояние работы с обращениями граждан, организацию личного приема, а также принимает меры относительно устранения выявленных нарушений.

7.8. Состояние работы по вопросам рассмотрения обращений граждан и организации их личного приема должностными лицами органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы, а также отдельные заявления и жалобы, при рассмотрении которых были допущены формализм, безразличие и волокита, при потребности рассматриваются на заседании коллегии, аппаратном или оперативном совещании с заслушиванием руководителей органов (учреждений) уголовно-исполнительной службы.

7.9. В органах (учреждениях) уголовно-исполнительной службы создается постоянно действующая комиссия по вопросам рассмотрения обращений граждан и организации их личного приема, которую возглавляет один из руководителей соответствующего органа (учреждения) уголовно-исполнительной службы. Комиссия работает планово и не реже одного раза в квартал проверяет состояние этой работы.