Утверждена Приказом Председателя Высшего хозяйственного суда Украины от 10 декабря 2002 №75

Инструкция Высшего хозяйственного суда Украины

По делопроизводству в хозяйственных судах Украины

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в хозяйственных судах Украины (далее - Инструкция) устанавливает единую систему организации делопроизводства, порядок работы с процессуальными и другими документами, и носит обязательный характер при ведении делопроизводства в системе хозяйственных судов Украины согласно особенностям структуры, с учетом штатной численности и технического обеспечения конкретного хозяйственного суда.

1.2. Документы хозяйственных судов Украины являются собственностью государства. Работа с ними регулируется законодательством Украины, нормативно-методическими документами государственной архивной службы Украины, а также этой Инструкцией.

1.3. Изложенные в Инструкции правила определяют порядок ведения общего делопроизводства и распространяются на всю служебную документацию, которая не имеет секретного характера. Порядок ведения секретного делопроизводства, работы с документами и изданиями "Для служебного пользования" определяется специальными инструкциями.

1.4. Инструкция по делопроизводству устанавливает порядок приемки, регистрации, учета, прохождения, оформления, печатания и тиражирования, контроля выполнения, подготовки ответов, отправки, использования, передачи в архив на хранение документов в хозяйственных судах Украины.

Положения Инструкции предусматривают как традиционное ведение делопроизводства, так и автоматизированную (компьютерную) технологию обработки, учета и контроля документов.

1.5. Общее ведение делопроизводства и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях хозяйственного суда возлагается на службу делопроизводства.

1.6. Общее руководство деловодческой службой осуществляется председателем хозяйственного суда или его заместителем согласно распределению обязанностей.

1.7. Организация делопроизводства и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях суда возлагаются на их руководителей.

1.8. Руководитель структурного подразделения назначает ответственного за ведение делопроизводства, который утверждается приказом. Ответственный за делопроизводство обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководителя об их выполнении, знакомит работников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству, подает руководителю подразделения и службе делопроизводства отчетность о ходе работы с документами.

1.9. Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за сохранность служебных документов, которые находятся у них на исполнении. О потере документа срочно докладывается руководителю подразделения, составляется акт, один экземпляр которого передается руководителю службы делопроизводства для соответствующего реагирования в установленном порядке.

1.10. Руководство и должностные лица хозяйственного суда обязаны:

- принимать меры к сокращению служебной переписки;

- обеспечивать регулярную проверку состояния делопроизводства;

-осуществлять контроль за строгим соблюдением требований Инструкции по составлению, оформлению, хранению документов, организации деловодческому процессу.

1.11. Должностные лица, специалисты и служащие хозяйственных судов Украины обязаны знать и следовать требованиям Инструкции по выполнению, обработке, оформлению, хранению документов и использованию служебной документации.

Руководители хозяйственных судов и их структурных подразделений должны знакомить всех принятых на работу лиц с организацией деловодческой службы и требованиями Инструкции.

1.12. При увольнении работника с занимаемой им должности, а также на период его отпуска, командировки и тому подобное все невыполненные документы передаются для исполнения лицу, которое его замещает, с отметкой о передаче в регистрационно-контрольных документах.

2. Прием, регистрация и распределение входящей корреспонденции. Общий порядок исполнения документов

2.1. Вся корреспонденция, которая поступает в хозяйственный суд, принимается и регистрируется службой делопроизводства.

При приемке корреспонденции проверяется целостность конверта или упаковки, соответствие адресовки. Корреспонденция, которая принимается, проверяется согласно приложению.

Документы, которые были получены непосредственно руководством суда, передаются на регистрацию в службу делопроизводства.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю службой делопроизводства в срок до двух дней.

2.2. При вскрытии конверта (упаковки) проверяется правильность оформления документов, фактическое наличие документов и приложений к ним, сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. Конверты прилагаются к документам.

В случае отсутствия или повреждения документа, который мешает использованию его по назначению, составляется акт в трех экземплярах (приложение 1), которые подписываются работниками службы делопроизводства. Один экземпляр акта остается в службе делопроизводства, второй прилагается к входящим документам, третий посылается отправителю.

Пакеты с отметкой "лично" передаются адресатам без вскрытия.

2.3. Документы, которые поступили в суд, распределяются службой делопроизводства на исковые заявления, жалобы, дополнительные материалы и документы к судебным делам и тому подобное. На всех документах в правом нижнем углу или свободном от текста месте первого листа проставляется регистрационный штамп, дата поступления в суд, регистрационный номер.

Регистрационный номер содержит:

а) индекс документа по номенклатуре дел;

б) общий порядковый номер; в) порядковый номер в регистрационном журнале соответствующего подразделения (судьи).

Судами апелляционной и кассационной инстанции при регистрации документов отдельно за местными (апелляционными) хозяйственными судами могут быть использованы индексы местных (апелляционных) хозяйственных судов (приложение 2).

2.4. Регистрация документов осуществляется в журнале регистрации или на регистрационно-контрольной карточке (приложения 3, 4, 5).

2.5. Зарегистрированные документы передаются на рассмотрение руководству и к структурным подразделениям через ответственных за делопроизводство под расписку.

В секретариаты заместителей председателя суда зарегистрированные документы передаются согласно распределению обязанностей между руководством суда.

Секретарь (помощник) председателя (заместителей председателя) суда проверяет наличие приложений к входящей корреспонденции, в случае необходимости делает запрос дополнительной информации и докладывает о документы, которые поступили, руководителю, который рассматривает их и определяет исполнителя.

2.6. Заявления и жалобы на действии должностных лиц хозяйственных судов Украины передаются службой делопроизводства на рассмотрение председателю соответствующего суда, и согласно резолюцииисполнителю, который изучает поданные материалы и в десятидневный срок (если резолюция не содержит другого срока) докладывает предложения.

2.7. Дополнительные материалы, которые поступили в дела, которые находятся в производстве, регистрируются службой делопроизводства по дате их поступления в входящей регистрационный номер первичных материалов с добавлением индекса Д с цифровой отметкой в хронологическом порядке (например, Д1, Д2, и т.д.).

2.8. Регистрационные реквизиты документов, которые не касаются судебных дел, должны содержать фамилию и инициалы лица, которое подписало документ, и название организации, которое она представляет. Оформление входящего номера осуществляется в таком порядке: в соответствии с номенклатурой дел суда проставляется индекс подразделения, в которое направляется документ на рассмотрение, порядковый номер, дата регистрации, исходящий номер и дата документа, излагается его короткое содержание.

2.9. К документам, которые поступили в суд, работниками службы делопроизводства или исполнителями в обязательном порядке при передаче их руководству прилагаются краткие справки информационного содержания об исполнителе, движения дела, предварительной переписки и тому подобное.

2.10. Все документы, которые поступили в суд, регистрируются и передаются руководству (в структурные подразделения), как правило, в день поступления, дважды в день. Документы с отметкой "Срочно" передаются в течение часа.

2.11. После рассмотрения документа руководством и назначения исполнителя, в тот же день документ возвращается в службу делопроизводства для регистрации резолюции. В регистрационные документы вносятся сведения о содержании и дате наложения резолюции, фамилия и инициалы исполнителя, срок выполнения, дата передачи документа ответственному за делопроизводство соответствующего структурного подразделения или непосредственно исполнителю.

По назначению документ передается под расписку.

2.12. Документы для рассмотрения (выполнения) из подразделения в подразделение передаются только на основании письменного указания руководства, которым осуществлялись рассмотрение документа и наложение резолюции.

Передача документов из подразделения в подразделение (от исполнителя к исполнителю) происходит исключительно через службу делопроизводства с внесением соответствующих данных о передаче в регистрационные документы.

2.13. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то первый из них является ответственным за исполнение документа, которому в установленном порядке передается документ.

Ответственный за делопроизводство подразделения исполнителя, указанного в резолюции первым, оперативно знакомит с документом остальных указанных в резолюции лиц под расписку на резолюции, слева от соответствующей фамилии. В необходимых случаях соисполнителям передаются ксерокопии документа, о чем делается соответствующая отметка на резолюции.

2.14. После разрешения поднятых в документе вопросов ответственный за его исполнение докладывает руководителю, которым наложена резолюция, после чего в левом нижнем углу первой страницы документа делает отметку об его исполнении или прилагает сопроводительную записку, в которой указывает, как решен вопрос: даня ответ, принято решение и т.д., проставляет дату исполнения, номер дела или наряда, к которым необходимо приобщить документ, заверяет его своей подписью, и передает службе делопроизводства.

2.15. Первый экземпляр ответа на выполненный документ подписывается руководителем, которым была наложена резолюция, или лицом, которое на то время исполняет его обязанности.

Экземпляр (копия) ответа, который остается в суде, визируется исполнителями или ответственным исполнителем.

Ответ на выполненный документ в необходимом количестве экземпляров вместе с входящим документом передается службе делопроизводства для проставления на ней исходящего номера, внесение соответствующих данных в реегистрационно-контрольные документы, отправка адресатам.

В исходящем номере документа указывается его индекс по номенклатуре дел, порядковый номер и дата.

Выполненный документ вместе с копией ответа подшивается в соответствующее дело (наряд) или передается по назначению.

2.16. Все документы, которые поступили в суд из аппарата Президента Украины, Кабинета Министров Украины, законодательных органов, органов исполнительной власти, министерств, ведомств (далееправительственные документы), принимаются ответственным за правительственную переписку лицом службы делопроизводства.

2.17. Работа с правительственными документами ведется отдельно от других документов во всех структурных подразделениях суда.

2.18. Сотрудник службы делопроизводства, ответственный за правительственную переписку, принимает входящую корреспонденцию, проверяет соответствие исходящего номера документа номеру, проставленному на конверте, устанавливает правильность адресовки, расписывается за получение документа в сопроводительном письме фельдсвязи и удостоверяет подпись печатью.

2.19. Если в одном пакете поступило два и больше документов, которые относятся к правительственной переписке, на каждом из них в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп, входящий номер, дата и фамилия работника, который получил документ.

2.20. Правительственный документ регистрируется в журнале или на регистрационно-контрольной карточке (приложения 3, 5), куда заносятся название органа государственной власти, министерства, ведомства, которые послали документ; вид документа (указ, постановление, решение, распоряжение и тому подобное); входящий номер и дата его регистрации; исходящий номер и дата, проставленный на документе отправителем; заглавие и краткое содержание документа.

2.21. Зарегистрированные правительственные документы передаются председателю суда через секретаря, которому они вручаются под расписку.

2.22. Законодательные и нормативные акты после регистрации передаются службой делопроизводства председателю суда, и по его резолюции - для дальнейшей проработки (кодификации).

2.23. Правительственный документ, рассмотренный председателем суда, возвращается в службу делопроизводства ответственному за правительственную переписку, который заносит резолюцию в регистрационные документы, и передает документ по принадлежности, под расписку ответственному за делопроизводство.

2.24. На документе, поставленном руководством на контроль, ставится отметка "Контроль" или буква "К".

2.25. Если в резолюции не указан конкретный срок выполнения, то ответ на документ должен быть послан не позже одного месяца с дня его поступления.

После выполнения документа работник, указанный в резолюции первым, личной подписью снимает документ с контроля.

2.26. Все документы, подписанные руководством суда, отправляются в день подписания, при необходимости - нарочным.

2.27. Учет и хранение выполненных документов осуществляется службой делопроизводства.

3. Прохождение судебных документов. Формирование дел

3.1. Исковые заявления, апелляционные и кассационные жалобы (представления), отзывы, дополнительные материалы, а также другие документы, которые касаются судебных дел, в порядке, предусмотренном разделом 2 этой Инструкции, передаются судьям (коллегиям судей) для рассмотрения.

3.2. Резолюция руководства о передаче документов на рассмотрение судье (коллегии судей) накладывается непосредственно на документе.

Судебные документы (дела) передаются судье под расписку.