База данных

Дата обновления БД:

19.06.2021

Добавлено/обновлено документов:

25 / 87

Всего документов в БД:

108162

Действует

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 20 сентября 2018 года №576

Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

В соответствии с подпунктом 2) пункта 1-1 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемые Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами.

2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Премьер-Министр Республики Казахстан

Б.Сагинтаев

Утверждены Постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года №576

Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Глава 1. Общие положения

1. Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее - Правила) определяют порядок комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее - архивы).

Порядок деконсятельности специальных государственных архивов государственных органов Республики Казахстан помимо настоящих Правил определяется нормативными правовыми актами государственных органов, в которых имеются специальные государственные архивы.

2. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) информационное письмо - документ, составленный на бланке письма архива по запросу пользователя или по инициативе архива организаций, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;

2) архивная справка - документ, составленный на бланке письма организации, содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющая юридическую силу (подлинника);

3) база данных архива - совокупность данных, организованных в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета (архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета), а также взаимосвязей между их объектами;

4) источник комплектования архива (далее - источник комплектования) - физическое или юридическое лицо, чьи документы в установленном порядке поступают на хранение в архив;

5) архивная коллекция - совокупность объединенных по одному или нескольким признакам документов, образовавшихся в деятельности фондообразователей;

6) архивная копия - копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 431 настоящих Правил;

7) архивный фонд - совокупность исторически или логически связанных между собой архивных документов;

8) архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и государства, а равно имеющий ценность для собственника;

9) депозитарное хранение архивных документов - хранение в архиве архивных документов на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;

10) тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива;

11) упорядочение архивных документов (далее - упорядочение) - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах;

12) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива организации;

13) учет архивных документов (далее - учет) - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

14) пользователь архивных документов - физическое или юридическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения информации с целью ее использования;

15) архивный указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

16) архивная выписка - документ, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

17) архивный шифр - обозначение, состоящее из сокращенного наименования архива (его официальной аббревиатуры), номеров архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, и наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;

18) особо ценный документ - архивный документ Национального архивного фонда Республики Казахстан, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;

19) аудиовизуальная документация - комплекс документов, содержащих изобразительную и/или звуковую информацию, созданный с помощью технических средств;

20) управленческая документация - комплекс документов, используемых при реализации основных функций организации;

21) научно-справочный аппарат (далее - НСА) - совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов, и содержащейся в них документной информации;

22) система НСА - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов;

23) научно-техническая документация - комплекс документов, фиксирующих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно-технической, проектной, строительной и другой деятельности;

24) единица учета - единица измерения количества архивных документов в архиве;

25) государственная экспертиза ценности документов (далее - экспертиза ценности документов) - исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан;

26) фондообразователь - физическое или юридическое лицо, в деятельности которого образуются документы Национального архивного фонда Республики Казахстан;

27) описание документов - структурированное изложение сведений о составе, содержании, физико-техническом состоянии, условиях доступа и справочных данных архивных документов, обеспечивающее их поиск и многоаспектное использование;

28) единица хранения - учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

29) ключевое слово - термин, характеризующий в обобщенном или сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения или единицы учета, документа);

30) уполномоченный орган - центральный исполнительный орган, осуществляющий руководство в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;

31) документ Национального архивного фонда - архивный документ, прошедший государственную экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

32) государственный учет документов Национального архивного фонда (далее - государственный учет) - система учета документов Национального архивного фонда на уровне области, города республиканского значения, столицы и государства в целом, включающая сведения о количестве и составе архивных фондов, количестве единиц хранения;

33) лист-заверитель дела - документ, содержащий информацию об особенностях содержания, формирования и количества пронумерованных страниц определенного дела в архиве;

34) формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;

35) опись дел, документов (далее - опись) - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета;

36) электронный архив - совокупность архивных электронных документов;

37) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи.

Глава 2. Порядок комплектования архивов документами Национального архивного фонда и другими архивными документами

3. Комплектование архивов документами Национального архивного фонда и другими архивными документами осуществляется путем установления источников его комплектования, отнесения архивных документов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, определения состава архивных документов, подлежащих приему в архивы, приема-передачи архивных документов в архивы.

Параграф 1. Порядок составления списков источников комплектования

4. В список источников комплектования включаются:

1) центральные государственные органы и местные государственные органы;

2) государственные юридические лица, временно хранящие документы Национального архивного фонда;

3) негосударственные юридические лица, временно хранящие относящиеся к государственной собственности документы Национального архивного фонда.

Негосударственные юридические лица, а также физические лица включаются в список источников комплектования на основании договора.

5. Включение организаций, указанных в пункте 4 настоящих Правил, в список источников комплектования производится на основании следующих критериев:

1) функционально-целевое назначение организаций с учетом особой роли организации и типичности ее в системе управления;

2) полнота информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.

Физические лица включаются в список источников комплектования на основании следующих критериев:

1) вклад физического лица в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

2) роль физического лица в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества и государства;

3) родственные, дружеские, творческие связи, место работы, занимаемая должность физического лица;

4) типичности архивных документов для эпохи;

5) состав и содержание документов личного архива физического лица.

6. Списки источников комплектования составляются архивом по форме, утверждаемой уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее - уполномоченный орган). Государственные архивы областей, городов республиканского значения, столицы составляют сводные списки источников комплектования области (города республиканского значения, столицы).

7. Списки источников комплектования рассматриваются экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архива или местного исполнительного органа (далее - МИО) и направляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа (далее - ЦЭПК).

Решение о включении и исключении организации из списка источников комплектования доводится до сведения руководства организации.

8. Порядок составления и утверждения списка источников комплектования специального государственного архива определяется правовыми актами государственного органа, в котором он создан, согласованными с ЦЭПК.

9. Работа по уточнению списков источников комплектования проводится на постоянной основе. Изменения и дополнения в список источников комплектования вносятся по решению ЭПК в случаях:

1) создания, реорганизации и/или ликвидации юридического лица;

2) расторжения договора о сотрудничестве негосударственного юридического лица и физического лица с архивом;

3) принятия решения ЦЭПК о передаче организации в список источников комплектования другого архива;

4) прекращения создания в деятельности организации документов Национального архивного фонда.

Пересмотр и переутверждение списков источников комплектования проводятся не реже одного раза в пять лет.

10. Архив формирует список потенциальных источников комплектования. К ним относятся негосударственные юридические лица, в которых образуются документы Национального архивного фонда, но договоры о передаче их на государственное хранение не заключены.

11. На каждую организацию, являющуюся источником комплектования, ведется наблюдательное дело, которое включает документы, характеризующие его правовой статус, деятельность, организацию документационного обеспечения управления и хранения архивных документов.

Для учета работы с источниками комплектования ведет учетно-справочные картотеки и базы данных.

12. Архив оказывает документационным службам, ведомственным архивам и экспертным комиссиям источников его комплектования методическую и практическую помощь, в том числе на платной основе в пределах его компетенции.

Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

13. Включение архивных документов в состав Национального архивного фонда осуществляется на основе экспертизы ценности документов.

14. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

1) законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах;

2) типовых или отраслевых (ведомственных) перечней документов с указанием сроков хранения, типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организации за соответствующий период;

3) методических документов уполномоченного органа, МИО областей, городов республиканского значения и столицы и государственных архивов.

15. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

1) по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных организаций;

2) при поступлении документов в неупорядоченном виде;

3) при наличии в архивном фонде значительного количества дублетных и малоценных документов;

4) при наличии в архивном фонде (архивных фондах) документов и дел, не подлежащих хранению;

5) в процессе переработки описей;

6) по заявлениям физических и юридических лиц для отнесения их документов к документам Национального архивного фонда;

7) для документов Национального архивного фонда - в случае вывоза документов за рубеж;

8) по решению суда.

16. Экспертиза ценности документов проводится архивом с участием собственника архивных документов в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года №575.

17. При проведении экспертизы ценности документов каждая единица хранения на бумажной основе просматривается полистно, фотодокументы просматриваются, фонодокументы прослушиваются, кино и видеодокументы просматриваются и прослушиваются на монтажном столе или на экране.

18. В результате экспертизы ценности документов архивом составляются описи дел, документов постоянного хранения, описи дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения, описи дел по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по формам, утверждаемым уполномоченным органом и согласовываются с ЭПК архива или МИО.

19. В результате экспертизы ценности документов, поступивших на хранение в неупорядоченном виде, архив составляет описи постоянного хранения описи долговременного (свыше 10 лет) хранения, описи по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению без согласования с источниками комплектования.

20. В опись постоянного хранения включаются документы, входящие в состав Национального архивного фонда.

21. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей постоянного хранения и описей по личному составу.

22. При выделении к уничтожению документов с повторяющейся информацией архивом проводится их комплексная сверка с документами, оставляемыми на постоянное хранение и/или с архивным фондом вышестоящего органа и/или подведомственных организаций, и/или с архивным фондам однородных организаций, деятельность которых связана с определенной территорией.

Не подлежат уничтожению копии особо ценных документов и дублетные экземпляры документов с визами, резолюциями, пометами и правками.

23. Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных архивных фондов составляются рабочие планы проведения экспертизы ценности документов и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению. К группам документов в перечнях документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению даются пояснения о составе и содержании документов, остающихся на постоянном хранении, и о документах, отобранных к уничтожению.

24. Документы, отложившиеся в период до 1917 года включительно, личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве до 1956 года включительно, уничтожению не подлежат.

Уничтожение документов, отложившихся в период с 1917 по 1956 годы, осуществляется по согласованию с уполномоченным органом.

25. Архивные документы, подлежащие уничтожению, подлежат переработке в соответствии с пунктами 258-259 настоящих Правил.

Параграф 3. Порядок приема, передачи архивных документов

26. Прием документов Национального архивного фонда от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, утверждаемым руководителем архива по согласованию с руководителем организации, являющейся источником комплектования.

Внеплановый прием документов Национального архивного фонда, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Прием на депозитарное хранение документов, не отнесенных к составу Национального архивного фонда, осуществляется путем заключения договора.

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в договоре.

27. Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном виде с НСА и страховыми копиями на особо ценные документы (при их наличии).

При приеме архивных документов проводятся проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов и страховых копий на особо ценные документы, проверка комплектности учетных документов.

Прием архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение и производится по номенклатуре дел, при ее отсутствии - по описи, составляемой организацией.

платный документ

Полный текст доступен после регистрации и оплаты доступа.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами Глава 1. Общие положения Глава 2. Порядок комплектования архивов документами Национального архивного фонда и другими архивными документами Параграф 1. Порядок составления списков источников комплектования Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности документов Параграф 3. Порядок приема, передачи архивных документов Параграф 4. Комплектование архива архивными документами зарубежного происхождения, имеющими значение для Республики Казахстан, или их копиями на правах подлинников Глава 3. Порядок хранения документов Национального архивного фонда и других архивных документов Параграф 1. Фондирование архивных документов Параграф 2. Организация архивных документов в пределах архивного фонда Параграф 3. Порядок нефондовой организации аудиовизуальных документов и документов на электронных носителях Параграф 4. Порядок хранения архивных документов Параграф 5. Размещение архивных документов в архивохранилище Параграф 6. Проведение проверки наличия и состояния архивных документов Параграф 7. Порядок проверки и учета технического и физико-химического состояния архивных документов Параграф 8. Порядок проведения физико-химической и технической обработки архивных документов Параграф 9. Порядок выдачи архивных документов из архивохранилища Параграф 10. Порядок транспортировки и перемещения архивных документов Параграф 11. Порядок выявления и отнесения документов, относящихся к культурным ценностям, и особо ценных документов. Создание фонда пользования Параграф 12. Порядок обеспечения сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях Глава 4. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда и учета других архивных документов Параграф 1. Порядок государственного учета документов Национального архивного фонда и учета других архивных документов Параграф 2. Порядок учета поступления и выбытия архивных документов Параграф 4. Порядок учета секретных и рассекреченных архивных документов Параграф 5. Порядок учета архивных документов личного происхождения и по личному составу Параграф 6. Порядок учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив Параграф 7. Порядок учета копий архивных документов на правах подлинников Параграф 8. Порядок учета аудиовизуальных документов, страхового фонда и фонда пользования Глава 5. Использование документов Национального архивного фонда и других архивных документов Параграф 1. Описание архивных документов Параграф 2. Порядок составления НСА Параграф 3. Порядок составления путеводителей, каталогов, указателей, обзоров, монтажных листов кино-, видеодокументов и автоматизированного НСА Параграф 4. Использование архивных документов архива Параграф 5. Порядок оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий Параграф 6. Порядок возвращения подлинников архивных документов

Постановление Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года №576
"Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами"

О документе

Номер документа:576
Дата принятия: 20/09/2018
Состояние документа:Действует
Начало действия документа:10/11/2018
Органы эмитенты: Правительство

Опубликование документа

Информационная система "Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов в электронном виде" от 30 октября 2018 года.

"Казахстанская правда" от 6 ноября 2018 года №212 (28841).

Примечание к документу

В соответствии с пунктом 2 настоящее Постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования - с 10 ноября 2018 года.