ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 20 сентября 2018 года №576

Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

В соответствии с подпунктом 2) пункта 1-1 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемые Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами.

2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Утверждены Постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года №576

Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Глава 1. Общие положения

1. Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее - Правила) определяют порядок комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее - архивы).

Порядок деконсятельности специальных государственных архивов государственных органов Республики Казахстан помимо настоящих Правил определяется нормативными правовыми актами государственных органов, в которых имеются специальные государственные архивы.

2. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) информационное письмо - документ, составленный на бланке письма архива по запросу пользователя или по инициативе архива организаций, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;

2) архивная справка - документ, составленный на бланке письма организации, содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющая юридическую силу (подлинника);

3) база данных архива - совокупность данных, организованных в соответствии с основными показателями, описывающими объект учета (архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения, единица учета, группа единиц хранения, единиц учета), а также взаимосвязей между их объектами;

4) источник комплектования архива (далее - источник комплектования) - физическое или юридическое лицо, чьи документы в установленном порядке поступают на хранение в архив;

5) архивная коллекция - совокупность объединенных по одному или нескольким признакам документов, образовавшихся в деятельности фондообразователей;

6) архивная копия - копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 431 настоящих Правил;

7) архивный фонд - совокупность исторически или логически связанных между собой архивных документов;

8) архивный документ - документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и государства, а равно имеющий ценность для собственника;

9) депозитарное хранение архивных документов - хранение в архиве архивных документов на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;

10) тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива;

11) упорядочение архивных документов (далее - упорядочение) - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах;

12) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива организации;

13) учет архивных документов (далее - учет) - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

14) пользователь архивных документов - физическое или юридическое лицо, обращающееся к архивным документам для получения информации с целью ее использования;

15) архивный указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

16) архивная выписка - документ, составленный на бланке письма архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

17) архивный шифр - обозначение, состоящее из сокращенного наименования архива (его официальной аббревиатуры), номеров архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, и наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;

18) особо ценный документ - архивный документ Национального архивного фонда Республики Казахстан, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;

19) аудиовизуальная документация - комплекс документов, содержащих изобразительную и/или звуковую информацию, созданный с помощью технических средств;

20) управленческая документация - комплекс документов, используемых при реализации основных функций организации;

21) научно-справочный аппарат (далее - НСА) - совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов, и содержащейся в них документной информации;

22) система НСА - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов;

23) научно-техническая документация - комплекс документов, фиксирующих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно-технической, проектной, строительной и другой деятельности;

24) единица учета - единица измерения количества архивных документов в архиве;

25) государственная экспертиза ценности документов (далее - экспертиза ценности документов) - исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Национального архивного фонда Республики Казахстан;

26) фондообразователь - физическое или юридическое лицо, в деятельности которого образуются документы Национального архивного фонда Республики Казахстан;

27) описание документов - структурированное изложение сведений о составе, содержании, физико-техническом состоянии, условиях доступа и справочных данных архивных документов, обеспечивающее их поиск и многоаспектное использование;

28) единица хранения - учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

29) ключевое слово - термин, характеризующий в обобщенном или сжатом виде содержание объекта описания (фонда, единицы хранения или единицы учета, документа);

30) уполномоченный орган - центральный исполнительный орган, осуществляющий руководство в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;

31) документ Национального архивного фонда - архивный документ, прошедший государственную экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;

32) государственный учет документов Национального архивного фонда (далее - государственный учет) - система учета документов Национального архивного фонда на уровне области, города республиканского значения, столицы и государства в целом, включающая сведения о количестве и составе архивных фондов, количестве единиц хранения;

33) лист-заверитель дела - документ, содержащий информацию об особенностях содержания, формирования и количества пронумерованных страниц определенного дела в архиве;

34) формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;

35) опись дел, документов (далее - опись) - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета;

36) электронный архив - совокупность архивных электронных документов;

37) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи.

Глава 2. Порядок комплектования архивов документами Национального архивного фонда и другими архивными документами

3. Комплектование архивов документами Национального архивного фонда и другими архивными документами осуществляется путем установления источников его комплектования, отнесения архивных документов, архивных фондов и коллекций к составу Национального архивного фонда, определения состава архивных документов, подлежащих приему в архивы, приема-передачи архивных документов в архивы.

Параграф 1. Порядок составления списков источников комплектования

4. В список источников комплектования включаются:

1) центральные государственные органы и местные государственные органы;

2) государственные юридические лица, временно хранящие документы Национального архивного фонда;

3) негосударственные юридические лица, временно хранящие относящиеся к государственной собственности документы Национального архивного фонда.

Негосударственные юридические лица, а также физические лица включаются в список источников комплектования на основании договора.

5. Включение организаций, указанных в пункте 4 настоящих Правил, в список источников комплектования производится на основании следующих критериев:

1) функционально-целевое назначение организаций с учетом особой роли организации и типичности ее в системе управления;

2) полнота информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций.

Физические лица включаются в список источников комплектования на основании следующих критериев:

1) вклад физического лица в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

2) роль физического лица в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества и государства;

3) родственные, дружеские, творческие связи, место работы, занимаемая должность физического лица;

4) типичности архивных документов для эпохи;

5) состав и содержание документов личного архива физического лица.

6. Списки источников комплектования составляются архивом по форме, утверждаемой уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее - уполномоченный орган). Государственные архивы областей, городов республиканского значения, столицы составляют сводные списки источников комплектования области (города республиканского значения, столицы).

7. Списки источников комплектования рассматриваются экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) архива или местного исполнительного органа (далее - МИО) и направляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа (далее - ЦЭПК).

Решение о включении и исключении организации из списка источников комплектования доводится до сведения руководства организации.

8. Порядок составления и утверждения списка источников комплектования специального государственного архива определяется правовыми актами государственного органа, в котором он создан, согласованными с ЦЭПК.

9. Работа по уточнению списков источников комплектования проводится на постоянной основе. Изменения и дополнения в список источников комплектования вносятся по решению ЭПК в случаях:

1) создания, реорганизации и/или ликвидации юридического лица;

2) расторжения договора о сотрудничестве негосударственного юридического лица и физического лица с архивом;

3) принятия решения ЦЭПК о передаче организации в список источников комплектования другого архива;

4) прекращения создания в деятельности организации документов Национального архивного фонда.

Пересмотр и переутверждение списков источников комплектования проводятся не реже одного раза в пять лет.

10. Архив формирует список потенциальных источников комплектования. К ним относятся негосударственные юридические лица, в которых образуются документы Национального архивного фонда, но договоры о передаче их на государственное хранение не заключены.

11. На каждую организацию, являющуюся источником комплектования, ведется наблюдательное дело, которое включает документы, характеризующие его правовой статус, деятельность, организацию документационного обеспечения управления и хранения архивных документов.

Для учета работы с источниками комплектования ведет учетно-справочные картотеки и базы данных.

12. Архив оказывает документационным службам, ведомственным архивам и экспертным комиссиям источников его комплектования методическую и практическую помощь, в том числе на платной основе в пределах его компетенции.

Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

13. Включение архивных документов в состав Национального архивного фонда осуществляется на основе экспертизы ценности документов.

14. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

1) законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах;

2) типовых или отраслевых (ведомственных) перечней документов с указанием сроков хранения, типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организации за соответствующий период;

3) методических документов уполномоченного органа, МИО областей, городов республиканского значения и столицы и государственных архивов.

15. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

1) по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных организаций;

2) при поступлении документов в неупорядоченном виде;

3) при наличии в архивном фонде значительного количества дублетных и малоценных документов;

4) при наличии в архивном фонде (архивных фондах) документов и дел, не подлежащих хранению;

5) в процессе переработки описей;

6) по заявлениям физических и юридических лиц для отнесения их документов к документам Национального архивного фонда;

7) для документов Национального архивного фонда - в случае вывоза документов за рубеж;

8) по решению суда.

16. Экспертиза ценности документов проводится архивом с участием собственника архивных документов в соответствии с Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года №575.

17. При проведении экспертизы ценности документов каждая единица хранения на бумажной основе просматривается полистно, фотодокументы просматриваются, фонодокументы прослушиваются, кино и видеодокументы просматриваются и прослушиваются на монтажном столе или на экране.

18. В результате экспертизы ценности документов архивом составляются описи дел, документов постоянного хранения, описи дел, документов долговременного (свыше 10 лет) хранения, описи дел по личному составу и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по формам, утверждаемым уполномоченным органом и согласовываются с ЭПК архива или МИО.

19. В результате экспертизы ценности документов, поступивших на хранение в неупорядоченном виде, архив составляет описи постоянного хранения описи долговременного (свыше 10 лет) хранения, описи по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению без согласования с источниками комплектования.

20. В опись постоянного хранения включаются документы, входящие в состав Национального архивного фонда.

21. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке описей, вступает в силу после утверждения описей постоянного хранения и описей по личному составу.

22. При выделении к уничтожению документов с повторяющейся информацией архивом проводится их комплексная сверка с документами, оставляемыми на постоянное хранение и/или с архивным фондом вышестоящего органа и/или подведомственных организаций, и/или с архивным фондам однородных организаций, деятельность которых связана с определенной территорией.

Не подлежат уничтожению копии особо ценных документов и дублетные экземпляры документов с визами, резолюциями, пометами и правками.

23. Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных архивных фондов составляются рабочие планы проведения экспертизы ценности документов и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению. К группам документов в перечнях документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению даются пояснения о составе и содержании документов, остающихся на постоянном хранении, и о документах, отобранных к уничтожению.

24. Документы, отложившиеся в период до 1917 года включительно, личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве до 1956 года включительно, уничтожению не подлежат.

Уничтожение документов, отложившихся в период с 1917 по 1956 годы, осуществляется по согласованию с уполномоченным органом.

25. Архивные документы, подлежащие уничтожению, подлежат переработке в соответствии с пунктами 258-259 настоящих Правил.

Параграф 3. Порядок приема, передачи архивных документов

26. Прием документов Национального архивного фонда от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, утверждаемым руководителем архива по согласованию с руководителем организации, являющейся источником комплектования.

Внеплановый прием документов Национального архивного фонда, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Прием на депозитарное хранение документов, не отнесенных к составу Национального архивного фонда, осуществляется путем заключения договора.

Сроки приема документов от негосударственных организаций определяются в договоре.

27. Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном виде с НСА и страховыми копиями на особо ценные документы (при их наличии).

При приеме архивных документов проводятся проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов и страховых копий на особо ценные документы, проверка комплектности учетных документов.