ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ТАДЖИКИСТАН

от 3 августа 2013 года №344

О Правилах организации архивов документов персонифицированного учёта и уничтожения первичных документов персонифицированного учета

В соответствии со статьей 11 Закона Республики Таджикистан "О персонифицированном учёте в системе обязательного пенсионного страхования" в целях организации учета, обеспечения, сохранности и порядка использования первичных документов персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования Правительство Республики Таджикистан постановляет:

1. Утвердить Правила организации архивов документов персонифицированного учёта и уничтожения первичных документов персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования Республики Таджикистан (прилагается).

2. Правила организации архивов документов персонифицированного учёта и уничтожения первичных документов персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования Республики Таджикистан ввести в действие со дня опубликования.

Утверждены Постановлением Правительства Республики Таджикистан от 3 августа 2013 года №344

Правила организации архивов документов персонифицированного учёта и уничтожения первичных документов персонифицированного учета

1. Общие положения

1. Настоящие Правила организации архивов документов персонифицированного учёта и уничтожения первичных документов персонифицированного учета (далее - Правила) разработаны в соответствии с законами Республики Таджикистан "О персонифицированном учете в системе обязательного пенсионного страхования" и "Об обязательном пенсионном страховании" и устанавливают единые требования к организации хранения, обеспечения сохранности, комплектования, описания, учета, использования и уничтожения документов персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования.

2. В целях своевременного приема документов персонифицированного учета от низовых структурных подразделений страховщика, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами создаются архивы документов персонифицированного учета.

3. Архив документов персонифицированного учета создается как структурное подразделение в составе территориального Регионального центра персонифицированного учета, осуществляющего прием и хранение документов персонифицированного учета с целью их дальнейшего использования в процессе назначения и выплаты страховых пенсий.

4. Страховщик обеспечивает архив документов персонифицированного учета необходимым помещением и оборудованием в соответствии с настоящими Правилами.

5. Численность и квалификация специалистов архива документы персонифицированного учета определяется, исходя из объёма и сложности выполняемых работ в переделах установленной численности и фонда оплаты труда.

6. Формы учетных и иных документов архива документов персонифицированного учета, упоминаемые в настоящих Правилах, устанавливаются страховщиком.

7. Должностные лица страховщика несут ответственность за нарушение норм, установленных настоящими Правилами.

2. Основные понятия

8. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

- архив документов персонифицированного учета - структурное подразделение страховщика, осуществляющее прием, комплектование и хранение документов, образовавшихся в результате ведения персонифицированного учета;

- документы персонифицированного учета - документы, содержащие персональные сведения о застрахованных лицах и страхователях, сформированных на основании первичных документов персонифицированного учета или индивидуальных лицевых счетов;

- застрахованное лицо - физическое лицо, в пользу которого осуществляется обязательное пенсионное страхование в соответствии с законодательством Республики Таджикистан;

- картонирование - способ хранения архивных документов, обеспечивающий их сохранность и защиту от вредного воздействия окружающей среды;

- конфиденциальные документы - документы, не подлежащие огласке и разглашению;

- нормативно-справочный аппарат - структурированная совокупность элементов описаний документов (вторичной документной информации), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска документов и документной информации;

- первичные документы персонифицированного учета - документы, сформированные на основе паспортных данных, данных бухгалтерского учета или организационно-распорядительской документации, подтверждающие достоверность и полноту сведений о застрахованных лицах, их заработке и других доходах, социальных выплатах, страховом стаже и семейном положении;

- персонифицированный учет - метод сбора, обработки и хранения сведений, необходимых для назначения пенсий в системе обязательного пенсионного страхования;

- страховое учреждение (страховщик) - уполномоченный государственный орган, осуществляющий персонифицированный учет в системе обязательного пенсионного страхования;

- страхователь - физическое и юридическое лицо, которое в соответствии с законодательством Республики Таджикистан выплачивает взносы на обязательное пенсионное страхование;

- топографирование - рациональное размещение и закрепление места хранения документов в хранилище в соответствии с учетными документами в порядке, обеспечивающем их оперативный поиск;

- топографический указатель - совокупность признаков, упорядоченных по алфавитному, систематическому, хронологическому, нумерационному или какому-либо другому признаку описаний, характеризующих местонахождение документа персонифицированного учета;

- фонд пользования - совокупность копий документов, хранящихся в архиве документов персонифицированного учета;

- хранилище - помещение, предназначенное для хранения документов персонифицированного учета и оборудованное соответствующими средствами хранения и поиска;

- электронный документ персонифицированного учета - форма подготовки, отправления, получения или хранения информации с помощью электронных технических средств, зафиксированная на магнитном диске, магнитной ленте, лазерном диске и ином электронном материальном носителе.

3. Основные задачи и функции архива документов персонифицированного учета в системе обязательного пенсионного страхования

9. Основными задачами архива документов персонифицированного учета являются:

- комплектование архива первичными документами персонифицированного учета, предусмотренные нормативными актами и документами, регулирующими порядок организации и ведения персонифицированного учёта о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования;

- организация учёта и обеспечение сохранности первичных документов персонифицированного учёта, принятых на хранение;