Номер пункта

Вид документа (в том числе электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью)

Срок хранения документа

Примечание

1

2

3

4

1. Организация системы управления

1.1. Нормотворческая и распорядительная деятельность

1

Законодательные акты (законы, вносящие изменения и дополнения в Конституцию Республики Казахстан, конституционные законы, кодексы, консолидированные законы, законы, постановления Парламента Республики Казахстан, постановления Сената и Мажилиса Парламента Республики Казахстан)

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

2

Подзаконные нормативные правовые акты:

1) по месту принятия;

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

2) по месту государственной регистрации

5 лет

Электронные документы*.

3

Проекты законодательных и подзаконных нормативных правовых актов:

1) по месту разработки;

Постоянно

Электронные документы*.

2) по месту согласования;

3 года

Электронные документы*.

3) по месту принятия

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

4

Планы подготовки проектов нормативных правовых актов (перспективные и текущие):

1) по месту утверждения;

5 лет

Электронные документы*.

2) по месту разработки и согласования

3 года

Электронные документы*.

5

Распоряжения Президента Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

6

Поручения Президента Республики Казахстан, Председателей палат Парламента Республики Казахстан и их заместителей, Государственного советника Республики Казахстан, Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан и документы по их исполнению (письма, справки, заключения и другие документы):

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

В случаях, когда ответственными исполнителями являются все государственные органы (организации), указанные в поручении, то в Администрацию Президента Республики Казахстан документы об исполнении поручения предоставляются ими на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

2) в других организациях

Постоянно

Электронные документы*

7

Поручения Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителей Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителей Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан, Руководителя Аппарата Правительства и его заместителей и документы по их исполнению

Постоянно

Электронные документы*.

8

Поручения руководителей государственных органов и документы по их исполнению

Постоянно

Электронные документы*.

9

Поручения руководства организации структурным подразделениям и документы по их исполнению

5 лет

Электронные документы*.

10

Инициативные предложения, внесенные в государственные органы, документы по их разработке

5 лет ЭПК

Электронные документы*.

11

Документы о создании специальных экономических зон

Постоянно

Электронные документы*.

12

Ненормативные правовые акты (приказы и распоряжения) руководителя организации:

1) по основной (производственной) деятельности;

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

2) по личному составу (о приеме (назначении, зачислении на учебу), увольнении (отчислении), перемещении;

75 лет ЭПК

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

3) по личному составу (о командировках, отпусках, поощрении, повышении квалификации, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, аттестации, получении образования, присвоении званий (чинов), изменении фамилий (отчеств), награждении, оплате труда, премировании, выплатах, пособиях)

5 лет ЭПК

Электронные документы*.

13

Основания к ненормативным правовым актам руководителя организации и документы к ним

1 год

Электронные документы*. Заявления к ненормативным правовым актам по личному составу – на бумажном носителе.

14

Документы о выполнении ненормативных правовых актов руководителя организации

3 года

Электронные документы*.

15

Протоколы, решения, рекомендации, заключения, стенограммы (аудиовизуальные записи) и документы к ним (справки, заключения, доклады и другие документы):

1) заседаний, созываемых Президентом Республики Казахстан, руководством Администрации Президента Республики Казахстан, заседаний консультативно-совещательных органов при Президенте Республики Казахстан, Конституционного Суда Республики Казахстан, Совета Безопасности Республики Казахстан, Высшего Судебного Совета Республики Казахстан, Совета по управлению Национальным фондом Республики Казахстан, Ассамблеи народа Казахстана;

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

2) заседаний Парламента Республики Казахстан и его палат, постоянных комитетов и комиссий палат Парламента Республики Казахстан, консультативно-совещательных органов при Парламенте Республики Казахстан и его палатах;

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

3) заседаний Правительства Республики Казахстан, консультативно-совещательных органов при Правительстве Республики Казахстан, совещаний Премьер-Министра Республики Казахстан и его заместителей, Руководителя Аппарата Правительства Республики Казахстан;

Постоянно

Электронные документы*.

4) заседаний Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, территориальных, окружных и участковых избирательных комиссий;

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

5) заседаний республиканских государственных комиссии, общественных советов, постоянных комиссий, коллегий, иных консультативно-совещательных органов;

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

6) заседаний сессий маслихата и его органов, постоянных и временных комиссий маслихата;

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

7) заседаний Республиканской бюджетной комиссии, бюджетных комиссий области, городов республиканского значения, столицы, района (города областного значения);

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

8) общих собраний акционеров, совета директоров акционерных обществ, учредителей (участников) хозяйственных товариществ;

Постоянно

Электронные документы*.

При наличии соответствующих информационных систем.

9) комиссий, советов, коллегиальных, исполнительных и консультативно-совещательных органов организации;

Постоянно

Электронные документы*.

При наличии соответствующих информационных систем.

10) рабочих групп, временных комиссий организации;

3 года

Электронные документы*.

11) общих собраний (конференций) работников организации;

Постоянно

Электронные документы*.

12) публичных слушаний;

Постоянно

Электронные документы*.

13) собраний (сходов) граждан;

5 лет ЭПК

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

14) аппаратных (оперативных) совещаний у руководителя организации;

3 года ЭПК

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

15) совещаний работников структурных подразделений организации

До минования надобности

Электронные документы*

16

Документы по проведению международных, республиканских, отраслевых съездов, симпозиумов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров, конкурсов, юбилейных, торжественных и других мероприятий

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

17

Нормативные документы по стандартизации и техническому регулированию:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

2) в других организациях

До замены новыми

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы

18

Рекомендации (в том числе методические), указания, памятки

5 лет

Электронные документы*.

19

Проекты рекомендаций (в том числе методических) правил, инструкций, указаний, памяток и документы по их разработке

1 год

Электронные документы*.

20

Переписка с Президентом Республики Казахстан, Председателями палат Парламента Республики Казахстан и их заместителями, Государственным Советником Республики Казахстан, Руководителем Администрации Президента Республики Казахстан

Постоянно

Документ на бумажном носителе и идентичный ему электронные документы.

21

Переписка с Премьер-Министром Республики Казахстан, заместителями Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителями Руководителя Администрации Президента Республики Казахстан, Руководителем Аппарата Правительства и его заместителями

Постоянно

Электронные документы*.

22

Переписка с вышестоящими государственными органами, вышестоящими организациями по основным направлениям деятельности

5 лет ЭПК

Электронные документы*.

23

Переписка с подведомственными (подчиненными) организациями, территориальными органами и другими организациями по основным направлениям деятельности

5 лет ЭПК

Электронные документы*.

24

Документы по основной деятельности организации

10 ЭПК

Электронные документы*.

25

Документы по организационным вопросам деятельности организации

5 лет

Электронные документы*.

1.2. Контроль

26

Графики проведения проверок

3 года

Электронные документы*. Полугодовые сводные графики проведения проверок – постоянно.

27

Документы о проведении и результатах государственного контроля и надзора, мерах по устранению выявленных нарушений

5 лет ЭПК

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

28

Журналы, книги учета (регистрации) посещений и проверок, ревизий, обследований, их решений, определений, предписаний, актов, заключений

5 лет

Электронные документы*.

29

Запросы депутатов Сената Парламента Республики Казахстан, Мажилиса Парламента Республики Казахстан, местных представительных органов и документы по их рассмотрению

Постоянно

Электронные документы*.

30

Обращения, сообщения, предложения, отклики и запросы физических и юридических лиц, документы по их рассмотрению

5 лет ЭПК

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

31

Документы о состоянии работы по рассмотрению обращений, сообщений, предложений, откликов и запросов физических и юридических лиц

5 лет

Электронные документы*.

32

Книги, журналы, карточки (базы данных) учета приема физических лиц, представителей юридических лиц, регистрации и контроля исполнения обращений физических и юридических лиц

5 лет

Электронные документы*.

При наличии соответствующих информационных систем.

33

Документы уполномоченного по этике

5 лет ЭПК

Электронные документы*.

1.3. Аудит и финансовый контроль

34

Документы о проведении, результатах проведения государственного аудита органами государственного аудита и финансового контроля и мерах по устранению выявленных нарушений

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. Для внутренних проверок организации – 5 лет ЭПК.

35

Критерии (система показателей) деятельности организаций, по которым их финансовая, бухгалтерская отчетность подлежит обязательному аудиту

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

36

Стандарты, методики проведения аудита

1) по месту разработки и утверждения

Постоянно

Электронные документы*

2) в других организациях

До замены новыми

Электронные документы*

37

Договоры оказания аудиторских услуг

5 лет

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия договора.

1.4. Организационные основы управления

38

Перечни по основным направлениям деятельности организации

Постоянно

Электронные документы*. Хранятся в организации, исполняющей функцию ведения перечня.

При наличии соответствующих информационных систем.

39

Документы о государственной (учетной) регистрации (перерегистрации), государственной регистрации внесенных изменений и дополнений в учредительные документы юридических лиц (решение о создании организации, заявление (уведомление) о государственной (учетной) регистрации, учредительные и правоустанавливающие документы, квитанция или иной документ, подтверждающий уплату в бюджет сбора за государственную (учетную) регистрацию юридических лиц, их филиалов (представительств), протоколы и другие документы)

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

40

Документы о снятии с регистрационного учета юридических лиц (заявление о снятии с регистрационного учета, решение, документ, подтверждающий публикацию в официальных печатных изданиях Министерства юстиции информации о ликвидации юридических лиц, порядке и сроках заявления претензий кредиторами, квитанция или иной документ, подтверждающие уплату в бюджет регистрационного сбора за государственную регистрацию прекращения деятельности юридического лица, за исключением юридических лиц, являющихся субъектами малого и среднего предпринимательства и другие документы)

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

41

Документы о постановке на регистрационный учет, регистрации и снятии с учета в органах государственных доходов

5 лет

Электронные документы*. После снятия с регистрационного учета.

42

Свидетельства (акты) на право собственности, владения, пользования имуществом, регистрации (перерегистрации) фирменных наименований, товарных знаков

Постоянно

Электронные документы*.

43

Переписка по вопросам установления прав собственности, владения, пользования имуществом юридических и физических лиц

5 лет ЭПК

Электронные документы*.

44

Документы на выдачу свидетельства (акта) на право собственности, владения, пользования имуществом

Постоянно

Электронные документы*.

45

Документы по закреплению границ административно-территориальных единиц

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

46

Перечень населенных пунктов

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

47

Документы об адресах, присваиваемых вновь построенным объектам

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

48

Уставы, учредительные договоры, положения о юридических лицах (филиалах, представительствах)

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

49

Положения, инструкции, правила (в том числе правила трудового распорядка) организации:

1) по месту разработки и утверждения;

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

2) в других организациях

5 лет

Электронные документы*.

50

Положения о коллегиальных, консультативно-совещательных (экспертных, научных, методических и иных) органах организации

Постоянно

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

Направленные для сведения и руководства – до минования надобности.

51

Доверенности, выданные руководителем организации на представление интересов организации

3 года

Документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы. После истечения срока действия.