ПРИКАЗ МИНИСТРА КУЛЬТУРЫ И СПОРТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 12 марта 2019 года №62

Об утверждении форм документов, оформляемых (составляемых) при комплектовании, хранении, учете и использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

В соответствии с Правилами комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 20 сентября 2018 года №576 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить:

1) форму описей дел, документов постоянного хранения согласно приложению 1 к настоящему приказу;

2) форму описи дел по личному составу согласно приложению 2 к настоящему приказу

3) форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 3 к настоящему приказу;

4) форму акта приема-передачи документов на хранение согласно приложению 4 к настоящему приказу;

5) форму акта приема на хранение документов личного происхождения согласно приложению 5 к настоящему приказу;

6) форму акта возврата архивных документов личного происхождения согласно приложению 6 к настоящему приказу;

7) форму карточки пофондового топографического указателя согласно приложению 7 к настоящему приказу;

8) форму карточки постеллажного топографического указателя согласно приложению 8 к настоящему приказу;

9) форму листа проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 9 к настоящему приказу;

10) форму акта проверки наличия и состояния архивных документов согласно приложению 10 к настоящему приказу;

11) форму акта о технических ошибках в учетных документах согласно приложению 11 к настоящему приказу;

12) форму акта об обнаружении архивных документов согласно приложению 12 к настоящему приказу;

13) форму акта о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 13 к настоящему приказу;

14) форму карточки учета необнаруженных архивных документов согласно приложению 14 к настоящему приказу;

15) форму карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями носителя согласно приложению 15 к настоящему приказу;

16) форму карточки учета архивных документов на бумажной основе с повреждениями текста согласно приложению 16 к настоящему приказу;

17) форму карточки учета технического состояния видеодокумента согласно приложению 17 к настоящему приказу;

18) форму карточки учета технического состояния кинодокумента согласно приложению 18 к настоящему приказу;

19) форму карточки учета технического состояния фонодокумента согласно приложению 19 к настоящему приказу;

20) форму карточки учета технического состояния фотодокумента согласно приложению 20 к настоящему приказу;

21) форму акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны согласно приложению 21 к настоящему приказу;

22) форму перечня основных дефектов, встречающихся на кинодокументах согласно приложению 22 к настоящему приказу;

23) форму листа-заверителя дела согласно приложению 23 к настоящему приказу;

24) форму карты-заместителя единицы хранения согласно приложению 24 к настоящему приказу;

25) форму листа использования документов согласно приложению 25 к настоящему приказу;

26) форму книги выдачи архивных документов, копий фонда пользования из хранилища во временное пользование согласно приложению 26 к настоящему приказу;

27) форму заказа на выдачу архивных документов, копий фонда пользования из архивохранилища, описей согласно приложению 27 к настоящему приказу;

28) форму акта о выдаче архивных документов во временное пользование согласно приложению 28 к настоящему приказу;

29) форму книги учета поступлений документов согласно приложению 29 настоящему приказу;

30) форму списка фондов согласно приложению 30 к настоящему приказу;

31) форму листа фонда согласно приложению 31 к настоящему приказу;

32) форму листа учета согласно приложению 32 к настоящему приказу;

33) форму реестра описей дел, документов согласно приложению 33 к настоящему приказу;

34) форму инвентарной книги учета дел, документов, оформленных драгоценными металлами и камнями, имеющих в приложении драгоценные металлы и камни согласно приложению 34 к настоящему приказу;

35) форму листа учета и описания документа, отнесенного к культурным ценностям согласно приложению 35 к настоящему приказу;

36) форму списка фондов, содержащих особо ценные документы согласно приложению 36 к настоящему приказу;

37) форму описи особо ценных дел, документов согласно приложению 37 к настоящему приказу;

38) форму перечня номеров особо ценных дел (номерника) согласно приложению 38 к настоящему приказу;

39) форму реестра описей особо ценных дел, документов согласно приложению 39 к настоящему приказу;

40) форму книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на микрофишах согласно приложению 40 к настоящему приказу;

41) форму книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования на рулонной пленке согласно приложению 41 к настоящему приказу;

42) форму описи страхового фонда на микрофишах согласно приложению 42 к настоящему приказу;

43) форму описи страхового фонда на рулонной пленке согласно приложению 43 к настоящему приказу;

44) форму внутренней описи документов дела согласно приложению 44 к настоящему приказу;

45) форму акта об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов согласно приложению 45 к настоящему приказу;

46) форму акта о разделении, объединении дел, включении в дело новых документов согласно приложению 46 к настоящему приказу;

47) форму акта описания документов, переработки описей согласно приложению 47 к настоящему приказу;

48) форму акта о рассекречивании документов согласно приложению 48 к настоящему приказу;

49) форму состава реквизитов путеводителя согласно приложению 49 к настоящему приказу;

50) форму архивной справки согласно приложению 50 к настоящему приказу;

51) форму архивной выписки согласно приложению 51 к настоящему приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его в электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после введения его в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

4) в течение двух рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие после его первого официального опубликования.

Приложение 1

к Приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 12 марта 2019 года №62

Форма описей дел, документов постоянного хранения

Опись дел, документов постоянного хранения, составленный в архиве

Архивный фонд №_____

Опись №_____ дел, документов постоянного хранения

_______________________________________________

(официальное наименование организации)

за ___________ год (-ы)

Порядковый номер	Делопроизводственные индексы или номера по старой описи	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

В опись внесено ___________________________________________ дел с №_____ по №_____

                                              (цифрами и прописью)

________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)

________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись хранителя)

________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись заведующего отделом)

_________________________________

(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована

протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)

местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года №_____

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю

____________________________

(наименование должности,

фамилия, инициалы

руководителя организации)

____________________________

(подпись руководителя организации)

____________________________

(дата)

Опись дел, документов постоянного хранения организации

Архивный фонд №_____

Опись №_____ дел, документов постоянного хранения

____________________________________________

(официальное наименование организации)

за ___________ год (-ы)

Порядковый номер	Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Крайние даты	Количество листов в деле (томе, части)	Примечание
1	2	3	4	5	6
Наименование структурного подразделения организации
Наименование раздела "________"

В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено ____________________ дел

                                      (наименование раздела)                        (цифрами и прописью)

с №_____ по №_____, в том числе:

литерные номера: _____

пропущенные номера: _____

________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)

_________________________________

(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована                                                        Согласована

протоколом центральной экспертной                 протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)                       комиссии (экспертной комиссии)

организации                                                       местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года №_____                             от ____ _______ года №_____

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю

____________________________

(наименование должности,

фамилия, инициалы

руководителя организации)

____________________________

(подпись руководителя организации)

____________________________

(дата)

Опись видеодокументов постоянного хранения

Опись №______

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за __________ год (-ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер	Заголовок документа	Автор	Исполнитель произведения	Язык	Дата записи, перезаписи	Хронометраж видеозаписи	Тип и формат записи	Количество единиц хранения		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
										оригинал	копия
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14

 

В данный (-е) раздел (-ы) ____________________ описи внесено ____________________ дел

                                         (наименование раздела)                     (цифрами и прописью)

с №_____ по №_____, в том числе:

литерные номера: ______, пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.

___________________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы)

описи) _________________________________ (дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована                                                           Согласована

протоколом центральной экспертной                    протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)                          комиссии (экспертной комиссии)

организации                                                          местного исполнительного органа (архива)

от ____ _______ года №_____                               от ____ _______ года №_____

Формат А4 (210Х297)

Утверждаю

____________________________

(наименование должности,

фамилия, инициалы

руководителя организации)

____________________________

(подпись руководителя организации)

____________________________

(дата)

Опись кинодокументов постоянного хранения

Опись №_____

______________________________________________________

(название описи с официальным наименованием организации)

за _____ год (ы)

Номер единицы учета	Номер единицы хранения	Индекс, производственный номер (учетный номер в организации)	Заголовок документа	Автор	Дата и место съемки, изготовления	Вариант (немой, звуковой, черно-белый, цветной, формат, язык)	Количество единиц хранения/метраж
							Негатив	Дубль-негатив	Фонограмма (негатив)	Фонограмма магнитная (основная, совмещенная)	Промежуточный позитив
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

продожение таблицы

Количество единиц хранения/метраж		Состав текстовой сопроводительной документации	Примечание
Позитив	Установочные ролики и цветовые паспорта
13	14	15	16

В данный (-е) раздел (-ы) __________________ описи внесено ______________ единиц учета,

                                      (наименование раздела)                (цифрами и прописью)

___________________ единиц хранения

(цифрами и прописью) с №______ по №______ в том числе:

литерные номера: ______,

пропущенные номера: ______ и текстовая сопроводительная документация к ним.

________________________________________________________________________________

(наименование должности, фамилия, инициалы, подпись лиц (-а), составивших (-его) раздел (-ы) описи)

_________________________________

(дата составления раздела (-ов) описи)

Согласована                                                       Согласована

протоколом центральной экспертной                протоколом экспертно-проверочной

комиссии (экспертной комиссии)                      комиссии (экспертной комиссии)

организации                                                     местного исполнительного органа (архива)