ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

от 21 июня 1999 года №65

О вопросах нотариальной деятельности

Во исполнение Закона Кыргызской Республики "О нотариате" от 30 мая 1998 года и постановления Правительства Кыргызской Республики от 6 апреля 1999 года №192 "Об утверждении Положения о порядке лицензирования на право частной нотариальной деятельности в Кыргызской Республике", приказываю:

1. Утвердить прилагаемые:

- инструкцию по делопроизводству в нотариальных конторах Кыргызской Республики;

- порядок ведения Государственного реестра нотариальных контор Кыргызской Республики;

- нотариальные округа Кыргызской Республики;

- форму бланка лицензии на право частной нотариальной деятельности;

- формы бланков нотариальных действий.

2. Начальнику управления делами кадров и контроля исполнения Буслаевой Зинаиде Григорьевне довести настоящий приказ до областных управлений юстиции и государственных нотариальных контор Кыргызской Республики.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на первого заместителя Министра юстиции Кыргызской Республики Умралиева Табылды Душенбековича.

 

Утверждена приказом Министра юстиции Кыргызской Республики от 21 июня 1999 года №65

Инструкция по делопроизводству в нотариальных конторах Кыргызской Республики

I. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единый порядок ведения делопроизводства во всех нотариальных конторах Кыргызской Республики и включает в себя ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, ведение нотариального архива и канцелярии.

1.2. Основная цель Инструкции - упорядочение документооборота, повышение качества подготовки документов и совершенствование работы нотариальных контор.

1.3. Контроль за исполнением правил нотариального делопроизводства нотариусами осуществляет Министерство юстиции Кыргызской Республики и областные управления юстиции. Делопроизводство в нотариальной конторе ведется в соответствии с Законом Кыргызской Республики "О нотариате", на кыргызском или русском языках.

1.4. Нотариальное делопроизводство включает в себя ведение документации, непосредственно связанной с совершением нотариальных действий, ведение нотариального архива и канцелярии.

1.5. За правильную организацию и ведение делопроизводства в государственной нотариальной конторе несет ответственность старший государственный нотариус (государственный нотариус), в частной нотариальной конторе - нотариус имеющий лицензию на право частной нотариальной деятельности.

Старший нотариус государственной нотариальной конторы обязан:

- организовать изучение всеми нотариусами инструкции;

- обеспечить внедрение в делопроизводство инструкцию;

- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства.

1.6. При увольнении или переводе на другую работу старшего нотариуса или архивариуса на которого возложено ведение делопроизводства, архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются вновь назначенному лицу, о чем составляется акт приема-передачи.

В случае обнаружения при приеме-передаче документов их недостачи об этом информируется Министерство юстиции или областное управление юстиции и принимаются меры их к розыску.

При прекращении деятельности частной нотариальной конторы архивные дела, а также дела и документы, находящиеся в делопроизводстве передаются в государственную нотариальную контору соответствующего нотариального округа, о чем составляется акт приема-передачи.

1.7. Нотариусы, совершившие хищение, порчу, сокрытие или незаконное уничтожение документов, а также допустившие своими действиями или бездействием утрату документов несут ответственность, установленную законодательством Кыргызской Республики.

1.8. Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе должны вестись следующие книга и журналы:

- журнал входящей корреспонденции (приложение 1);

- журнал исходящей корреспонденции (приложение 2);

- книга жалоб и предложений (приложение 3).

Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляет старший государственный нотариус.

II. Подготовка служебных документов

2.1. Тексты нотариальных свидетельств, нотариально удостоверяемых сделок, свидетельствуемых и других документов, удостоверительных надписей к ним должны быть написаны с соблюдением правил, изложенных в Инструкции "О порядке совершения нотариальных действий нотариальными конторами Кыргызской Республики".

2.2. В документах организационно-распорядительного характера следует указывать учреждения-автора (как правило, воспроизводится в бланке документа), наименование вида документа и его заголовок. При составлении и оформлении документов необходимо также соблюдать требования делопроизводства об адресовании, датировании и удостоверении документов, проставлении отметок об их прохождении и исполнении.

2.3. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.

2.4. В документах, содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности конторы (акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (комиссия установила, контора разработала, в состав конторы входят).

2.5. В переписке используется форма изложения текста от первого лица множественного числа (направляем заключение, считаем целесообразным, включить в план).

2.6. В документах, адресованных руководству (заявление, докладная записка, объяснительная записка) используется форма изложения от первого лица единственного числа (прошу оформить, довожу до сведения, считаю необходимым).

2.7. При подготовке текстов документов рекомендуется соблюдать следующее:

- заменять сложные предложения простыми, применять устойчивые (трафаретные) словосочетания, использовать прямой порядок слов в предложении (подлежащее предшествует сказуемому, определения стоят перед определяемыми словами и т.д.);

- использовать обратный порядок слов в предложении (сказуемое предшествует подлежащему) в том случае, если логическое (смысловое) ударение падает на само действие или на субъект действия.

2.8. В тексте служебного документа должны быть соблюдены нормы литературного языка. Слова диалектные, разговорные, устаревшие исключаются.

2.9. Обязательными реквизитами документов являются: наименование учреждения-автора документа, название вида документа, текст, заголовок к тексту, дата и индекс документа, отметка об исполнении документа.

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами.

2.10. Бланк документа. Применение бланков при подготовке документов повышает культуру управленческого труда, придает информации официальный характер, облегчает исполнение и дальнейшее использование документа.

Служебные документы составляются на бланках форматов А 4 (210х297) и А 5 (148х210) отпечатанных типографским способом, в соответствии с ГОСТ 9327 - 60. Для отдельных видов документов допускается применение формата Ф З (297х420).

При отсутствии бланков на документах проставляется штамп нотариальной конторы.

2.11. Заголовок - краткое изложение содержания документа. Например, "О выделении средств"; "О направлении на учебу".

Заголовок проставляется к любому документу формата А 4 (210х297), независимо от назначения.

Заголовки не пишутся на телеграммах, телефонограммах, извещениях и не указываются на документах формата А 5.

2.12. Адресование документа.

При адресовании документа необходимо соблюдать следующие правила: если документ адресуется учреждению, структурному подразделению или конкретному должностному лицу, то наименование учреждения и структурного подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата в дательном падеже:

Министерство юстиции Кыргызской Республики

начальнику отдела нотариата

фамилия, имя, отчество.

При адресовании документа гражданам сначала указывают почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. Например:

720009 город Бишкек - 9

ул.Орозбекова 23

Исманову А.А.

2.13. Датирование документа.

Датой документа является дата его подписания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе.

Даты подписания, утверждения, согласования, а также содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке в следующей последовательности: число месяца, месяц, год. Например: дату 20 мая 1999 года следует оформлять: 20.05.99 г. Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и число месяца например: 99.05.20.

При оформлении ОРД (приказов, распоряжений, решений, протоколов) и финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления дат: 20 мая 1999 года.

2.14. Удостоверение документа.

Подпись - обязательный реквизит служебного документа. Документы подписываются руководителем конторы или заменяющим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией.

Все экземпляры служебных документов, в том числе их копии, должны быть подписаны. Документы должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Реквизит "подпись" состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. Например, "Старший государственный нотариус Ленинской государственной нотариальной конторы" (подпись) Тазабекова Б.Д.

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

2.15. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если документ имеет приложение, упоминаемое в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

2.16. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер документа - запроса.

III. Прием, регистрация и отправление документов

3.1. Для учета документов и контроля за их исполнением в нотариальной конторе ведутся журналы входящей и исходящей корреспонденции.

Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляет старший государственный нотариус государственной нотариальной конторы, в частной - нотариус, имеющий лицензию на право частной нотариальной деятельности.

3.2. Вся поступающая корреспонденция регистрируется в журнале входящей и исходящей корреспонденции.

Пакеты вскрываются, проверяются, по принадлежности ли поступила корреспонденция, проверяется соответствие присланной корреспонденции описи, если таковая имеется. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы, в том числе и документы с пометкой "лично" передаются по назначению.

Если будет обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом сообщается отправителю.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции вскрываются. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, а также времени отправки и получения корреспонденции.

3.3. Регистрации подлежат все документы (в том числе заявления), требующие исполнения нотариальной конторой.

3.4. На всех входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (приложение 4), фиксирующий факт и время поступления документа в нотариальную контору. На каждом из этих документов, кроме даты поступления, проставляется также номер, под которым он зарегистрирован в журнале, и номер дела (наряда), в которое документ будет формироваться (подшиваться).

3.5. Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещений отчуждения жилых домов, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на жилые дома, если поступили по почте, регистрируются в журнале входящей корреспонденции и передаются нотариусу на исполнение. После этого они подлежат последующей регистрации в порядке, установленном настоящей Инструкцией и Инструкцией "О порядке совершения нотариальных действий нотариальными конторами Кыргызской Республики".

3.6. Зарегистрированный документ должен быть первично рассмотрен старшим нотариусом в день его поступления и лишь в исключительных случаях на следующий день.

3.7. Документы исполняются к сроку указанному в тексте документа или в резолюции старшего нотариуса.

Сроки исполнения исчисляются с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других учреждений - с даты их поступления. Сроки исполнения документов не должны превышать 10 дней.

3.8. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и, если это требуется, дан ответ корреспонденту.

На исполненном документе проставляется отметка об исполнении и направлении его в дело (наряд).

Отметка об исполнении помещается на нижнем поле первого листа документа или, за неимением места, на обороте первого листа документа и включает в себя краткую справку об исполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении), а также слова "в дело" и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит исполненный документ.

3.10. Исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

На исходящем документе проставляется номер, соответствующий порядковому номеру по журналу исходящей корреспонденции и номеру дела (наряда), в котором будет храниться копия исходящего документа.

3.11. Корреспонденция направляется по почте. Отправляемая почтой корреспонденция вносится в реестр (приложение 5).

3.12. В случае утраты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы, по письменным заявлениям граждан, законных представителей юридических лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных документов.

Дубликаты завещаний выдаются только после смерти завещателей и только наследникам по завещанию при предъявлении паспорта или другого заменяющего документа и свидетельства о смерти завещателя.

IV. Контроль за исполнением документов

4.1. Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение.

Действия по контролю исполнения включает в себя непосредственную проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов исполнения документов.

Контроль за сроками и качеством исполнения документов и содержащихся в них поручений осуществляет старший нотариус, возглавляющий нотариальную контору.

4.2. Контролю за исполнением подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы, требующие принятия определенных решений, исполнения и составления на них ответов.

Обязательному контролю подлежат документы, поступившие из Администрации Президента Кыргызской Республики, Жогорку Кенеша, Правительства и Министерства юстиции Кыргызской Республики.

Старшим нотариусом могут быть поставлены на контроль и другие документы.

4.3. Ведение контроля исполнения документов.

В процессе контроля исполнения документов соблюдаются четыре основных последовательно выполняемых этапов: постановка документов на контроль; ведение контроля; снятие документов с контроля; анализ исполнительской дисциплины в конторе.

Этап снятия документа с контроля зависит от степени исполнения документа. Документ считается исполненным лишь тогда, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Снять документ с контроля может то должностное лицо, которое поставило его на контроль.

После исполнения документы снимаются с контроля, данные об исполнении документа и снятии с контроля отмечаются на документе и журнале входящей корреспонденции.

V. Учет и рассмотрение предложений, заявлений и жалоб граждан

5.1. Порядок работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан - устанавливается Законом Кыргызской Республики "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан".

5.2. Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются, как и вся остальная корреспонденция, в журнале предложений и жалоб.

5.3. При регистрации предложений, заявлений, жалоб на них проставляется регистрационный штамп, на котором указывается регистрационный номер (индекс) состоящий из первой буквы фамилии заявителя, порядкового номера и даты поступления. Например, если заявление Асанова Т. поступило 10.05.1999 года, то оно будет зарегистрировано: 10.05.95 Г-52. Исходящий номер на ответном документе будет таким же, но с указанием даты отправления.

5.4. Предложения, заявления, жалобы граждан должны рассматриваться в установленные сроки: безотлагательно - не требующие дополнительного изучения и проверки, остальные - до 1 месяца.

5.5. Рассмотрение предложений, заявлений, жалоб граждан считается законченным, когда разрешены поставленные в них вопросы и об этом сообщено заявителю. В журнале делается отметка об исполнении.

VI. Составление номенклатуры и формирование дел (нарядов)

6.1. Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в нотариальной конторе, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел.

Единая номенклатура дел (нарядов) составляется на основе примерной номенклатуры, прилагаемой к настоящей Инструкции (приложение 6).

Единая номенклатура дел нотариальной конторы состоит из перечня наименований всех дел, реестров, журналов, книг формирующихся в делопроизводстве, с указанием их сроков хранения.

6.2. Единая номенклатура дел составляется старшим нотариусом и согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение и утверждается руководителем нотариальной конторы.

Действующая номенклатура в конце каждого года уточняется и вновь вводится в действие с 1 января следующего года. В конце каждого раздела оставляются резервные номера.