ПРИКАЗ МИНИСТРА ФИНАНСОВ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 22 августа 2011 года №423

Об утверждении Правил проведения инвентаризации в государственных учреждениях

В соответствии с пунктом 4 статьи 116 Бюджетного Кодекса Республики Казахстан, ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Правила проведения инвентаризации в государственных учреждениях.

2. Признать утратившими силу:

1) приказ Директора Департамента Казначейства Министерства финансов Республики Казахстан от 23 июля 1998 года №335 "Об утверждении Инструкции о порядке проведения инвентаризации активов, материальных запасов, денег, расчетов и других статей баланса в государственных учреждениях, содержащихся за счет республиканского и местных бюджетов" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за №621, опубликованный Издательством "Каржы - Каражат" Министерства финансов Республики Казахстан в 1998 году отдельным официальным изданием);

2) приказ Министра финансов Республики Казахстан от 28 декабря 2007 года №489 "О внесении изменений и дополнений в приказ Директора Департамента Казначейства Министерства финансов Республики Казахстан от 23 июля 1998 года №335 "Об утверждении Инструкции о порядке проведения инвентаризации активов, материальных запасов, денег, расчетов и других статей баланса в государственных учреждениях, содержащихся за счет республиканского и местных бюджетов" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за №5110, опубликованный в "Юридическая газета" от 1 февраля 2008 года №16 (1416), Собрание актов центральных исполнительных и иных государственных органов Республики Казахстан №5, 2008 год).

3. Департаменту методологии бухгалтерского учета, аудита и оценки Министерства финансов Республики Казахстан обеспечить государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан и его официальное опубликование в средствах массовой информации в установленном законодательством порядке.

4. Настоящий приказ вводится в действие с 1 января 2013 года.

Утверждены Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 22 августа 2011 года №423

Правила проведения инвентаризации в государственных учреждениях

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила проведения инвентаризации в государственных учреждениях (далее - Правила) разработаны в соответствии с Бюджетным кодексом Республики Казахстан и устанавливают порядок и сроки проведения инвентаризации в государственных учреждениях, содержащихся за счет республиканского и местных бюджетов.

2. Основными задачами инвентаризации являются:

выявление фактического наличия долгосрочных активов, запасов, денежных средств и других активов;

сопоставление фактического наличия долгосрочных активов, запасов, денежных средств и других активов с данными бухгалтерского учета;

выявление неиспользуемых материальных ценностей;

проверка соблюдения правил и условий хранения материальных ценностей и денежных средств;

проверка полноты отражения в учете дебиторской и кредиторской задолженности, финансовых инвестиций и ценных бумаг.

3. Инвентаризация проводится:

перед составлением годовой финансовой отчетности;

при смене материально-ответственных лиц (на день приема - передачи);

при установлении факта хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей;

в случае пожара или стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуациях;

при ликвидации, реорганизации (при слиянии и присоединении, разделении, выделении и преобразовании) государственного учреждения как юридического лица.

Глава 2. Сроки проведения инвентаризации

4. Государственные учреждения проводят инвентаризации в следующие сроки:

1) машин и оборудования, транспортных средств, инструментов, производственного и хозяйственного инвентаря, нематериальных и прочих долгосрочных активов – один раз в год на 15 октября;

2) зданий, сооружений, передаточных устройств и других недвижимых объектов активов (земельные участки, многолетние насаждения и другие объекты, прочно связанные с землей, перемещение которых невозможно без ущерба их назначению) – один раз в год на 15 октября;

3) библиотечных фондов – один раз в пять лет на 1 сентября;

4) рабочего и продуктивного скота, молодняка животных и животных на откорме, птиц, кроликов, пушных зверей, семей пчел, а также подопытных животных – ежеквартально по состоянию на 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря;

5) незавершенного строительства – один раз в год на 15 декабря;

6) материалов для учебных, научных и других целей, хозяйственных материалов и канцелярских принадлежностей, медикаментов и перевязочных средств, топлива, горючих и смазочных материалов, кормов и фуража, тары, материалов в пути, запасных частей к машинам и оборудованию, прочих материалов, спецодежды и других предметов индивидуального пользования – один раз в год на 15 октября;

7) продуктов питания и спирта – ежеквартально по состоянию на 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря;

8) незавершенного производства и полуфабрикатов собственной выработки в производственных (учебных) мастерских и подсобных (учебных) сельских хозяйствах, незаконченных научно-исследовательских работ, выполняемых по договорам с организациями – один раз в год на 15 декабря;

9) драгоценных металлов и драгоценных камней – два раза в год на 31 декабря и на 30 июня;

10) денег, денежных документов, ценностей и бланков строгой отчетности – ежемесячно по состоянию на последний день каждого месяца;

11) движение на счетах учета денежных средств и их эквивалентов производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерской службы государственного учреждения, с данными по формам отчетов территориальных подразделениях Казначейства и выписок обслуживающих банков второго уровня – ежеквартально по состоянию на 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря;

12) расчетов по платежам в бюджет, по обязательным социальным отчислениям, по пенсионным взносам, по отчислениям и взносам на обязательное социальное медицинское страхование в Государственную корпорацию "Правительство для граждан", с депонентами – ежеквартально по состоянию на 31 марта, 30 июня, 30 сентября и 31 декабря;

13) расчетов с разными дебиторами и кредиторами – один раз в год на 31 декабря;

14) остальных статей баланса –один раз в год на 31 декабря;

15) имущество, обращенное (поступившее) в собственность государства по отдельным основаниям, предусмотренным статьей 210 Закона Республики Казахстан от 1 марта 2011 года "О государственном имуществе" (далее – Закон о государственном имуществе), подтвержденное данными Реестра государственного имущества – два раза в год на 31 декабря и на 30 июня.

5. Ценности, которые были ранее подвергнуты внеплановой проверке в течение года, также подлежат инвентаризации в установленные сроки.

Глава 3. Порядок проведения инвентаризации

6. Для проведения инвентаризации приказом руководителя государственного учреждения или уполномоченным им лицом, а в государственных учреждениях, в которых введена должность руководителя аппарата – руководителя аппарата создаются инвентаризационные комиссии, устанавливаются сроки начала и окончания инвентаризации.

Инвентаризационная комиссия создается из работников государственного учреждения в составе не менее трех человек, включая главного бухгалтера или лицо, его замещающее.

Инвентаризационная комиссия возглавляется председателем Комиссии – руководителем государственного учреждения или его заместителем, а в государственных учреждениях, в которых введена должность руководителя аппарата – руководителем аппарата.

Руководитель государственного учреждения или уполномоченное им лицо, а в государственных учреждениях, в которых введена должность руководителя аппарата – руководитель аппарата, обеспечивает условия для полной и точной проверки фактического наличия объектов учета в установленные сроки.

В государственных учреждениях с большой номенклатурой ценностей в межинвентаризационный период по распоряжению руководителя государственного учреждения или уполномоченного им лица, а в государственных учреждениях, в которых введена должность руководителя аппарата – руководителя аппарата проводятся выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

7. Создание центральной инвентаризационной комиссии, проведение инвентаризации в государственных учреждениях, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, утверждение календарного плана проведения инвентаризации, а также распределение работников для их участия в инвентаризационных комиссиях утверждаются приказом руководителя государственного учреждения или уполномоченного им лица, а в государственных учреждениях, в которых введена должность руководителя аппарата – руководителя аппарата. На основании этого приказа руководителями государственных учреждений или уполномоченными ими лицами, а в государственных учреждениях, в которых введена должность руководителя аппарата – руководителем аппарата, обслуживаемых централизованной бухгалтерией, назначаются свои инвентаризационные комиссии.

При наличии централизованной бухгалтерии, обслуживающей территориальные подразделения государственных учреждений, в состав инвентаризационной комиссии включаются руководители этих территориальных подразделений.

8. Инвентаризационная комиссия проводит инвентаризацию материальных ценностей и денег по местам их хранения отдельно по материально-ответственным лицам.

Проверка фактического наличия имущества производится при непосредственном участии материально ответственных лиц.

9. Инвентаризация проводится при обязательном участии всех членов инвентаризационной комиссии в полном составе.

Материально ответственные лица не являются членами инвентаризационной комиссии.

10. Прежде чем приступить к проверке фактического наличия материальных ценностей инвентаризационные комиссии производят:

опломбирование подсобных помещений, подвалов и других мест хранения ценностей, имеющих отдельные входы и выходы;

проверку исправности всех весоизмерительных приборов;

Инвентаризационные комиссии получают последние на момент инвентаризации отчеты о движении материальных ценностей и денег.

На день до начала инвентаризации должна быть закончена обработка всех документов по приходу и расходу ценностей, произведены соответствующие записи в карточках (книгах) аналитического учета и выведены остатки.

Материально ответственные лица, до начала инвентаризации дают расписку в том, что к началу инвентаризации все документы, относящиеся к приходу и расходу ценностей, сданы в бухгалтерскую службу и все ценности, поступившие на их ответственное хранение, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

11. На складах и в других местах хранения материальные ценности должны быть рассортированы и уложены по наименованиям, сортам, размерам и прочим параметрам. На материальные ценности должны быть повешены ярлыки с подробными сведениями, характеризующими эти ценности, с указанием их количества, массы (веса) и меры.

12. Наличие материальных ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей в виде исключения определяется на основании документов при обязательной проверке фактического наличия части этих ценностей. Определение массы (веса или объема) навалочных материалов допускается проводить на основании обмеров и технических расчетов, о чем в описях делается соответствующая отметка.

Если инвентаризация материальных ценностей, находящихся на складах или в других закрытых помещениях, не закончена в тот же день, помещения должны быть опечатаны при уходе инвентаризационной комиссии. Печать на время инвентаризации хранится у председателя инвентаризационной комиссии. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в закрытом помещении, где проводится инвентаризация (в шкафу, сейфе).

Сведения о фактическом наличии объектов учета записываются в инвентаризационные описи (сличительные ведомости) или акты инвентаризации (далее по тексту "описи").

13. Описи составляются в двух экземплярах отдельно по местам нахождения материальных ценностей и материально-ответственным лицам, ответственным за их сохранность.

Один экземпляр передается в бухгалтерскую службу, а второй остается у материально-ответственного лица.

Описи подписываются председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии. В конце описи материально-ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку инвентаризационной комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам инвентаризационной комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

На ценности, пришедшие в негодность, составляется отдельная инвентаризационная опись. В протоколе инвентаризационной комиссии они отмечаются отдельно с указанием причин их порчи и/или виновных в этом лиц.

14. Описи заполняются вручную или с помощью компьютерной техники, без подчисток и помарок.

На каждой странице описи указывается прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества ценностей в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (в штуках, килограммах, метрах) эти ценности показаны.

Исправления ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильной записи и проставления над зачеркнутыми данными правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально-ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки.

На последних листах описей в незаполненных строках ставятся прочерки.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.

15. При проверке фактического наличия объектов учета в случае смены материально-ответственных лиц, принявший ценности, расписывается в описи в их получении, а сдавший - в их сдаче.

16. По окончании инвентаризации оформленные описи сдаются в бухгалтерскую службу государственного учреждения для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации.

Данные бухгалтерского учета, проставляемые в описях, подтверждаются подписью главного бухгалтера государственного учреждения или лица, его замещающего.

17. Все материальные ценности, арендованные долгосрочные активы, а также оцененное имущество, обращенное (поступившее) в собственность государственного имущества по отдельным основаниям, предусмотренным Законом о государственном имуществе на отчетную дату учтенные на забалансовых счетах инвентаризируются в порядке и в сроки, установленные для ценностей, учитываемых на балансе.

18. По решению руководителя государственного учреждения или уполномоченного им лицом, а в государственных учреждениях, в которых введена должность руководителя аппарата – руководителя аппарата проводятся контрольные проверки с целью установления правильности проведения инвентаризации.

Контрольные проверки инвентаризации должны проводиться с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц по окончании инвентаризации, но обязательно до открытия склада (кладовой, секций), где производилась инвентаризация.

Результаты контрольных проверок инвентаризаций оформляются актом контрольных проверок инвентаризации ценностей согласно приложению 1 к настоящим Правилам. Учет проводимых контрольных проверок ведется бухгалтерской службой в специальной книге учета контрольных проверок инвентаризаций согласно приложению 2 к настоящим Правилам.

Результаты инвентаризации отражаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией согласно приложению 3 к настоящим Правилам.

Работа инвентаризационной комиссии оформляется протоколом, который утверждается руководителем государственного учреждения или уполномоченным им лицом, а в государственных учреждениях, в которых введена должность руководителя аппарата – руководителем аппарата.

В протоколе инвентаризации также указывается информация о проведении теста на обесценение активов в соответствии с Правилами ведения бухгалтерского учета в государственных учреждениях, утвержденными приказом Министра финансов Республики Казахстан от 3 августа 2010 года №393 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов под №6443). Наличие факта обесценения активов с объяснением причин возникновения подтверждается независимым экспертом и согласовывается уполномоченным органом по управлению государственным имуществом.

Глава 4. Инвентаризация основных средств, инвестиционной недвижимости и нематериальных активов

19. При инвентаризации зданий и сооружений комиссия проверяет наличие правоустанавливающих документов, нахождение по объектам, учтенных на балансе государственного учреждения.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся на балансе государственного учреждения.

До начала инвентаризации основных средств необходимо проверить:

наличие и состояние инвентарных карточек, описей и других регистров аналитического учета;

наличие и состояние технических паспортов и другой технической документации;

наличие документов на активы, сданные или принятые государственным учреждением в аренду, на хранение и во временное пользование.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.