База данных

Дата обновления БД:

02.07.2020

Добавлено/обновлено документов:

12 / 247

Всего документов в БД:

101414

Действует

О вступлении в силу отдельных частей документа смотри Справку

РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ

от 5 мая 2015 года №46

О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии

(В редакции Решений Коллегии Евразийской экономической комиссии от 12.10.2015 г. №136, 19.11.2019 г. №197)

В соответствии с подпунктом 15 пункта 43 Положения о Евразийской экономической комиссии (приложение №1 к Договору о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 года), пунктом 92 Регламента работы Евразийской экономической комиссии, утвержденного Решением Высшего Евразийского экономического совета от 23 декабря 2014 г. №98, Коллегия Евразийской экономической комиссии решила:

1. Утвердить прилагаемые Правила внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии (далее - Правила).

2. Председателю Коллегии Евразийской экономической комиссии Христенко В.Б. обеспечить ознакомление с Правилами сотрудников и должностных лиц Евразийской экономической комиссии, принятых на работу до вступления в силу настоящего Решения, в течение 1 месяца с даты вступления в силу настоящего Решения.

3. Органам государственной власти государств - членов Евразийского экономического союза, уполномоченным на взаимодействие с Евразийской экономической комиссией, в течение 30 календарных дней с даты вступления в силу настоящего Решения представить списки адресов электронной почты органов государственной власти государств - членов Евразийского экономического союза, на которые направляется корреспонденция в соответствии с пунктом 33 Правил.

4. Признать утратившими силу:

Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 26 марта 2013 г. №58 "О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии";

Решение Комиссии Таможенного союза от 23 сентября 2011 г. №812 "Об опубликовании проектов решений Комиссии Таможенного союза".

Абзац третий вступает в силу с 6 июня 2015 года

5. Настоящее Решение вступает в силу по истечении 10 календарных дней с даты его официального опубликования, за исключением абзаца третьего пункта 4, который вступает в силу по истечении 30 календарных дней с даты официального опубликования настоящего Решения.

Председатель Коллегии Евразийской экономической комиссии

В.Христенко

Правила внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии

I. Общие положения

1. Настоящие Правила разработаны в соответствии с Регламентом работы Евразийской экономической комиссии, утвержденным Решением Высшего Евразийского экономического совета от 23 декабря 2014 г. №98 (далее - Регламент), в целях установления порядка организации работы с документами в Евразийской экономической комиссии (далее - Комиссия) и взаимодействия между департаментами Комиссии, выполнения функций по информационно-техническому обеспечению ее работы.

Настоящие Правила регулируют документооборот в Комиссии и взаимодействие между департаментами Комиссии, за исключением случаев, когда международными договорами и (или) решениями Высшего Евразийского экономического совета (далее - Высший совет), Евразийского межправительственного совета (далее - Межправительственный совет) установлен специальный порядок подготовки документов и взаимодействия между департаментами Комиссии.

2. Выполнение требований настоящих Правил является обязательным для всех сотрудников и должностных лиц Комиссии (далее - сотрудники Комиссии).

3. Сотрудники Комиссии должны быть ознакомлены с настоящими Правилами под роспись в течение 1 месяца после заключения трудового договора (контракта).

4. Положения настоящих Правил распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Организация делопроизводства в Комиссии осуществляется с использованием информационной системы управления документооборотом в Комиссии (далее - система электронного документооборота).

Организация подготовки и проведения заседаний Коллегии Комиссии и Совета Комиссии (далее соответственно - Коллегия, Совет), в том числе предоставление регламентированного доступа к повесткам дня заседаний и материалам по вопросам повестки дня заседаний в электронном виде, осуществляется с использованием системы информационной поддержки проведения заседаний Коллегии и Совета.

5. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства в Комиссии на основе осуществления единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Комиссии (департаментах Комиссии, секретариатах членов Коллегии) осуществляются Департаментом протокола и организационного обеспечения.

Функции, задачи, права и ответственность сотрудников Комиссии, участвующих в документационном обеспечении (включая сотрудников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии), устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями).

6. Департаментом протокола и организационного обеспечения ежегодно проводятся плановые проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях Комиссии. По итогам проверки составляются справки с рекомендациями по улучшению работы с документами с указанием выявленных недостатков и срока их устранения, по истечении которого в Департамент протокола и организационного обеспечения представляется доклад об устранении недостатков. О результатах проведенной проверки докладывается Председателю Коллегии и члену Коллегии, курирующему соответствующее структурное подразделение Комиссии.

7. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящими Правилами порядка подготовки документов и работы с ними, их сохранность в структурных подразделениях Комиссии возлагается на руководителей структурных подразделений Комиссии.

Ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Комиссии и за достоверность представляемых сведений о состоянии исполнения документов возлагается на сотрудников, ответственных за делопроизводство. Персональный список сотрудников, ответственных за делопроизводство в структурном подразделении Комиссии, и сотрудников, замещающих их на период временного отсутствия (болезнь, отпуск и т.п.), подписывается руководителем структурного подразделения Комиссии и представляется в Департамент протокола и организационного обеспечения и Департамент информационных технологий.

При увольнении сотрудника, ответственного за делопроизводство, и назначении другого сотрудника в список вносятся соответствующие изменения.

8. Сотрудники Комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящих Правил, сохранность находящихся у них документов. Об утрате документов немедленно докладывается руководителю структурного подразделения Комиссии и сообщается в Департамент протокола и организационного обеспечения.

9. Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку сотрудник Комиссии обязан передать через сотрудника, ответственного за делопроизводство, находящиеся у него на исполнении документы другому сотруднику по указанию руководства структурного подразделения Комиссии.

При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен сдать находящиеся у него на исполнении документы сотруднику, определенному руководителем структурного подразделения Комиссии, или сотруднику, ответственному за делопроизводство в этом структурном подразделении Комиссии.

10. При работе с документами ограниченного распространения настоящие Правила применяются с учетом утвержденного Советом порядка работы с документами ограниченного распространения (конфиденциальными и для служебного пользования).

II. Организация документооборота и исполнения документов

1. Организация документооборота

11. Документооборотом является движение документов в Комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

12. Вся документация Комиссии делится на 3 документопотока:

а) входящие документы;

б) исходящие документы;

в) внутренние документы.

13. Учет количества документов по Комиссии в целом или по отдельным структурным подразделениям Комиссии ведется с помощью системы электронного документооборота.

2. Организация доставки документов

14. Доставка входящих документов в Комиссию осуществляется посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской, электрической связи (в том числе электронной почтой) и т.д.

С помощью почтовой связи в Комиссию доставляются письменная корреспонденция в виде простых, заказных и ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

15. По каналам электрической связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы и электронные сообщения.

3. Организация приема, обработки и распределения входящих документов

16. Прием, первоначальная обработка, учет, регистрация и распределение поступающей в Комиссию корреспонденции производятся в централизованном порядке Департаментом протокола и организационного обеспечения.

17. Конверты с документами (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей) с пометкой "лично", вскрываются.

Корреспонденция, помещенная в конверт (бандероль) с пометкой "лично", передается в соответствующее структурное подразделение Комиссии для вскрытия адресатом или уполномоченным лицом.

При вскрытии конвертов (бандеролей) проверяются реквизиты документов, комплектность и целостность документов и приложений к ним, сверяются номера, проставленные на документах, с номерами, указанными на конвертах (бандеролях).

При обнаружении повреждений, отсутствия документов или приложений к ним, отсутствия исходящего номера и даты, неверно указанных фамилии, имени, отчества, не позволяющих установить адресата, составляется акт в 2 экземплярах: один экземпляр акта остается в Департаменте протокола и организационного обеспечения, другой экземпляр акта (вместе с документом) возвращается корреспонденту.

Конверты, как правило, уничтожаются, за исключением случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и (или) получения документов.

18. Регистрации в системе электронного документооборота подлежат документы, поступившие в Комиссию посредством почтовой, фельдъегерской, курьерской и электрической связи, в том числе по каналам факсимильной связи, за исключением документов по перечню согласно приложению №1, не требующих исполнения.

19. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки в системе электронного документооборота, которой автоматически присваивается регистрационный номер и в которой регистрируются реквизиты в составе согласно приложению №2.

К электронной регистрационной карточке прикрепляется файл с отсканированным документом.

Сканированию не подлежат приложения в виде брошюр, книг, газет, журналов, карт, текстовых и иных материалов формата, превышающего формат А4, а также документы, содержащие персональные данные.

20. Оттиск регистрационного штампа проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа и включает в себя регистрационный номер, который автоматически присваивается в системе электронного документооборота, дату, количество листов основного документа и приложения.

В левом нижнем углу лицевой стороны первой страницы документа наносится штрих-код, соответствующий регистрационному номеру.

21. Корреспонденция, адресованная членам Коллегии и руководителям структурных подразделений Комиссии, после регистрации направляется в соответствующие секретариаты.

22. После утверждения поручения (оформления резолюции) по исполнению документа подлинный экземпляр документа направляется ответственному исполнителю.

Другим исполнителям направляются электронные копии документа. Изменение резолюции для направления документа другому исполнителю возможно в срок до 3 рабочих дней (за исключением случаев изменения резолюции в связи с временным отсутствием исполнителя (болезнь, отпуск и т.п.)).

23. Передача документов из структурного подразделения Комиссии, курируемого одним членом Коллегии, в структурное подразделение Комиссии, курируемое другим членом Коллегии, оформляется служебной запиской, подписываемой руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Комиссии, и осуществляется через Департамент протокола и организационного обеспечения. При этом каждый документ оформляется отдельной служебной запиской.

Входящие документы, поступившие в департаменты Комиссии посредством электрической связи, в том числе по каналам факсимильной связи, либо доставленные нарочным, подлежат незамедлительной передаче в Департамент протокола и организационного обеспечения для регистрации в установленном порядке.

24. Документы передаются по назначению в день поступления, срочные - незамедлительно.

25. Корреспонденция, не подлежащая регистрации, адресованная Председателю Коллегии, членам Коллегии или структурным подразделениям Комиссии, передается в соответствующие структурные подразделения Комиссии.

26. Документы на электронных носителях (CD-диски, флеш-карты) должны иметь сопроводительное письмо на бумажном носителе.

4. Организация обработки и передачи исходящих документов

27. Документы, адресованные главам государств, главам правительств, членам Совета подписываются Председателем Коллегии или членами Коллегии.

28. Документы, направляемые в органы государственной власти (за исключением содержащих запросы, предусмотренные пунктом 100 Регламента), а также документы, направляемые в организации или гражданам, подписываются Председателем Коллегии, членами Коллегии или должностными лицами в соответствии с их компетенцией согласно международным договорам и актам, составляющими право Евразийского экономического союза (далее - Союз).

29. Документы, подписываемые Председателем Коллегии, членами Коллегии, печатаются в количестве, необходимом для отправки адресатам. Визовый экземпляр после регистрации остается в отделе делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, за исключением визовых экземпляров, регистрируемых в структурных подразделениях Комиссии. Третий экземпляр после регистрации возвращается исполнителю.

Исполнитель представляет подписанный документ (подлинный экземпляр) для его регистрации вместе с визовым экземпляром и экземпляром, подлежащим возврату исполнителю. Если документ подготовлен на основании входящего документа, то для регистрации исходящего документа представляется также входящий документ. Если на основании одного входящего документа подготовлены исходящие документы, адресованные разным лицам, для регистрации представляются все экземпляры исходящего документа.

Визовый экземпляр с оригинальными визами сдается на архивное хранение.

Документы представляются для регистрации в день их подписания или на следующий рабочий день до 10 ч. 00 мин.

30. Сотрудник, ответственный за отправку исходящей корреспонденции, проверяет правильность оформления документа: адресат, заголовок, наличие приложений, визы, подпись, отметка об исполнителе.

Копия исходящего документа заверяется оттиском штампа "Копия верна", подписывается сотрудником, ответственным за отправку исходящей корреспонденции (с указанием расшифровки подписи), и подшивается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

Не подлежат отправке в составе исходящей корреспонденции Комиссии документы неслужебного характера.

31. Исходящие документы, подписанные членами Коллегии, регистрируются в системе электронного документооборота сотрудниками отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения. Документы за подписью руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений Комиссии регистрируются сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии.

При регистрации исходящих документов в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты:

подпись - фамилия должностного лица, подписавшего документ;

содержание - краткое содержание документа (с указанием его полного наименования);

исполнитель - фамилия сотрудника, подготовившего документ;

визы - фамилии сотрудников, завизировавших документ, с указанием даты визирования;

адресаты - организации, в адрес которых направляется документ;

ответ на № - номер и дата письма, на которое дается ответ (при наличии);

списание в дело - номер дела согласно номенклатуре дел.

Порядковый регистрационный номер и дата документа присваиваются в системе электронного документооборота автоматически при заполнении всех имеющихся полей и с электронной регистрационной карточки переносятся на документ сотрудником, регистрирующим данный документ.

Подписанный и зарегистрированный документ (за исключением документа ограниченного распространения) сканируется, файл с отсканированным документом в обязательном порядке прикрепляется к регистрационной карточке. При регистрации документов, связанных с формированием комплекта документов и материалов по вопросам повестки дня заседания Коллегии, Совета, Межправительственного совета или Высшего совета, к регистрационной карточке также прикрепляется файл с документом в текстовом формате *.doc или *.docx (с защитой от редактирования).

32. Обработка и отправка исходящих документов из Комиссии осуществляются сотрудниками отдела делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи, установленными в государстве пребывания Комиссии (далее - правила оказания услуг почтовой связи).

33. Документы, подлежащие отправке, обрабатываются и отправляются в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

При отправке корреспонденции, адресованной органам государственной власти государств - членов Союза (далее - государства-члены), за исключением документов ограниченного распространения, исполнитель документа дублирует ее отправку по факсу или электронной почте (на адрес электронной почты органа государственной власти государства-члена) с использованием опции уведомления о получении и (или) прочтении электронного сообщения.

При отправке корреспонденции с минимальными сроками исполнения, с пометками "В. срочно" и "Срочно", адресованной организациям в государствах-членах и других государствах, за исключением документов ограниченного распространения, исполнитель документа дублирует ее отправку по факсу или электронной почте (на адрес электронной почты организации) с использованием опции уведомления о получении и (или) прочтении электронного сообщения.

При отправке документов (приказов, протоколов, заключений, заданий, договоров и т.д.), не имеющих адресной части, исполнителями готовятся сопроводительные письма.

В случае если сотрудник Комиссии получает подписанный документ (подлинный экземпляр) исходящего документа для передачи непосредственно адресату, то на визовом экземпляре документа, который остается в отделе делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения, сотрудник Комиссии расписывается за полученный на руки документ. При этом в регистрационной карточке документа проставляется соответствующая отметка.

После передачи подписанного документа (подлинного экземпляра) адресату, сотрудник Комиссии, передавший документ, представляет в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения расписку лица, получившего документ, с указанием даты передачи документа, его регистрационного номера и даты, фамилии и инициалов лица, получившего документ.

34. Отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения принимает от структурных подразделений Комиссии исходящие документы, оформленные в соответствии с требованиями настоящих Правил.

35. На заказную корреспонденцию составляется реестр, который с распиской работника почтового отделения связи возвращается в отдел делопроизводства и контроля Департамента протокола и организационного обеспечения.

36. С помощью средств электрической связи осуществляется передача телеграмм (телефонограмм и факсограмм) и электронных сообщений.

Отправка документов из Комиссии посредством телеграфной связи осуществляется в соответствии с правилами оказания услуг телеграфной связи, установленными в государстве пребывания Комиссии.

5. Организация работы исполнителей с документами

37. По поступившим документам Председатель Коллегии и члены Коллегии в соответствии с установленным Высшим советом распределением обязанностей между членами Коллегии определяют из числа курируемых ими структурных подразделений структурные подразделения Комиссии, которые обеспечивают исполнение этих документов. В случае поступления на имя Председателя Коллегии документов по вопросам, относящимся к компетенции других членов Коллегии, Председатель Коллегии направляет такие документы соответствующим членам Коллегии.

Подготовка проектов резолюций (поручений) членов Коллегии организуется руководителями секретариатов членов Коллегии.

Поступившие на исполнение в структурные подразделения Комиссии документы, в том числе в соответствии с резолюциями (поручениями) членов Коллегии, рассматриваются руководителями (заместителями руководителей) соответствующих структурных подразделений Комиссии.

Поручение (резолюция) по исполнению документа утверждается (оформляется) членом Коллегии, руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Комиссии в составе структурного подразделения Комиссии в срок, не превышающий 2 рабочих дней с даты регистрации документа (корреспонденции) в Комиссии.

Руководители (заместители руководителей) структурных подразделений Комиссии при необходимости дают указания исполнителям по организации и конкретным срокам исполнения документов, оформляя указания в электронной карточке документа и (или) в резолюции (поручении), составленной в соответствии с рекомендациями согласно приложению №3.

38. Поступившие в структурное подразделение Комиссии документы, адресованные структурному подразделению или руководителю структурного подразделения, докладываются руководителю структурного подразделения Комиссии.

39. Документы подлежат исполнению в течение 1 месяца с даты регистрации (до соответствующего числа следующего месяца (если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца)), за исключением случаев, когда в резолюции (поручении) члена Коллегии определен иной срок исполнения, либо когда настоящими Правилами в отношении отдельных видов документов установлены иные сроки исполнения (с учетом необходимости проведения экспертизы, согласования, иных мероприятий), либо когда иные сроки установлены актами права Союза, указанными в абзаце втором пункта 1 настоящих Правил.

Для регламентации сроков исполнения документов в резолюциях (поручениях) членов Коллегии могут указываться конкретные календарные даты исполнения документов либо применяться следующие пометки:

"срочно" - предусматривает исполнение документа в течение 3 рабочих дней;

"оперативно" - предусматривает исполнение документа в течение 10 рабочих дней.

Сроки исполнения документов, установленные членами Коллегии, могут быть сокращены руководителями структурных подразделений Комиссии.

Структурное подразделение Комиссии, указанное в поручении первым, является головным исполнителем поручения. Соисполнители (структурные подразделения) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют головному исполнителю предложения в форме служебной записки, подписанной руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Комиссии.

40. Доступ к электронным регистрационным карточкам и электронным копиям документов предоставляется сотрудникам Комиссии после адресования исполнителям документов руководителями структурных подразделений Комиссии или сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии, в соответствии с резолюцией руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения Комиссии.

41. Исполнение документа состоит из следующих основных этапов:

а) сбор и обработка необходимой информации;

б) подготовка проекта документа, его оформление;

в) согласование (визирование) проекта документа;

г) доработка проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования (в случае серьезного изменения проекта документа проводится его повторное согласование);

д) представление на подпись (утверждение) в установленном порядке;

е) отправка документа в установленном порядке.

42. Утратил силу в соответствии с Решением Коллегии Евразийской экономической комиссии от 12.10.2015 г. №136

(см. предыдущую редакцию)

43. Исполнители регулярно вносят сведения о ходе исполнения документов в электронные регистрационные карточки и не реже 1 раза в неделю докладывают об исполнении своим непосредственным руководителям.

44. Исполненные документы в течение 10 рабочих дней со дня исполнения передаются исполнителями сотрудникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

При этом в электронные регистрационные карточки исполнителем вносится соответствующая информация.

Сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии, не реже 1 раза в месяц производят сверку наличия документов, находящихся у исполнителей, со сведениями, содержащимися в системе электронного документооборота, и при необходимости принимают меры по организации передачи исполненных документов в дела.

45. Руководители секретариатов членов Коллегии еженедельно проводят оперативные совещания с руководителями (заместителями руководителей) департаментов Комиссии по вопросам исполнения структурными подразделениями Комиссии обращений органов исполнительной власти государств-членов, юридических и физических лиц.

Департамент протокола и организационного обеспечения на основании запросов органов государственной власти государств-членов, уполномоченных на взаимодействие с Комиссией, направляет информацию об исполнении структурными подразделениями Комиссии обращений органов исполнительной власти государств-членов.

6. Организация согласования проектов документов

46. В случае если в соответствии с настоящими Правилами требуется согласование проекта документа с заинтересованными структурными подразделениями, до представления проекта документа на подпись соответствующему лицу структурное подразделение Комиссии, подготовившее проект документа, обеспечивает его согласование с заинтересованными структурными подразделениями Комиссии в порядке, установленном настоящими Правилами.

Согласование проектов гражданско-правовых договоров (контрактов, соглашений), приказов Председателя Коллегии по оперативным, кадровым, финансовым и другим вопросам проводится для оценки обоснованности документа, соответствия его международным договорам и решениям органов Союза, составляющим право Союза, а также законодательству государства пребывания Комиссии.

47. Согласование проектов документов в Комиссии оформляется визами, проставляемыми в соответствии с общими требованиями к оформлению документов согласно приложению №4.

Согласование проектов документов в Комиссии допускается с использованием встроенных средств системы электронного документооборота, обеспечивающих аутентификацию и авторизацию пользователей. Если в соответствии с настоящими Правилами для внутренней служебной переписки, в том числе с целью согласования проектов документов, предусмотрено составление служебных записок в электронном виде, такое согласование осуществляется с использованием встроенных средств системы электронного документооборота.

48. Проекты документов визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения Комиссии, в котором был подготовлен проект документа.

49. Обязательному согласованию в Правовом департаменте подлежат проекты международных актов Союза, решений (распоряжений) Высшего совета, решений (распоряжений) Межправительственного совета, решений (распоряжений, рекомендаций) Комиссии, отдельных видов приказов Председателя Коллегии, протоколов заседания Коллегии, гражданско-правовых договоров (контрактов, соглашений).

В случае если в завизированный Правовым департаментом проект международного акта, решения (распоряжения) Высшего совета, решения (распоряжения) Межправительственного совета, решения (распоряжения, рекомендации) Комиссии членом Коллегии были внесены изменения либо решение о внесении в проект изменений было принято по итогам обсуждения на заседании Коллегии или Совета, указанный проект подлежит повторному правовому редактированию в части внесенных изменений.

Для защиты от возможной замены листов проектов документов (включая приложения нормативно-правового характера) предусматривается их полистное визирование, которое осуществляется исполнителем, а также сотрудниками Правового департамента, проводившими правовую экспертизу и правовое редактирование. При этом приложения технического характера (структуры и форматы электронных документов, перечни межгосударственных стандартов, технические задания, др.) визированию в Правовом департаменте не подлежат.

Повторное согласование с заинтересованными департаментами Комиссии проектов документов, в которые по итогам правовой экспертизы и правового редактирования внесены изменения не проводится.

50. Секретариатам членов Коллегии, Департаменту протокола и организационного обеспечения предоставляется право возвращать в структурные подразделения Комиссии документы, оформленные с нарушением требований, установленных настоящими Правилами.

Департаментом протокола и организационного обеспечения возвращаются для доработки и повторного представления проекты документов, не прошедшие в установленном порядке правовую экспертизу и правовое редактирование.

Решение о возврате документов оформляется в виде служебной записки, в которой приводится обоснование возврата документов, в том числе ссылка на конкретные положения акта органа Союза, которые не были выполнены.

Возврат проектов документов по указанным причинам не является уважительной причиной задержки их исполнения.

III. Правила подготовки и оформления документов

1. Разработка и изготовление бланков документов

51. Документы органов Союза (Высшего совета, Межправительственного совета, Комиссии) оформляются на бланках и имеют обязательные реквизиты, располагаемые в установленном порядке.

52. Для документов органов Союза (Высшего совета, Межправительственного совета, Комиссии), формы бланков для которых установлены настоящими Правилами, а также для международных актов бланки изготавливаются типографским способом.

53. На бланках, изготавливаемых типографским способом, проставляются порядковые номера.

Бланки подлежат учету и выдаются сотрудникам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии, под роспись в Департаменте протокола и организационного обеспечения. Сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях Комиссии, выдают бланки исполнителям под роспись.

54. Бланки документов должны использоваться строго по назначению. Передача бланков сторонним организациям и лицам не допускается.

Испорченные и невостребованные бланки подлежат уничтожению по акту в структурных подразделениях Комиссии.

2. Подготовка и оформление решений, распоряжений, рекомендаций и поручений

Подготовка материалов к заседаниям Коллегии, Совета, Межправительственного совета и Высшего совета. Оформление итогов заседаний, Заседания Коллегии:

55. Вопросы в повестку дня заседания Коллегии включаются в соответствии с пунктом 60 Регламента.

56. Предложение члена Коллегии о включении вопроса в повестку дня заседания Коллегии направляется Председателю Коллегии с комплектом документов и материалов не позднее чем за 35 календарных дней до даты проведения заседания Коллегии. Срок направления предложений о включении вопроса в повестку дня заседания Коллегии отсчитывается с даты регистрации в системе электронного документооборота служебной записки за подписью члена Коллегии с полным комплектом документов и материалов, оформленных в установленном порядке.

До направления предложения о включении в повестку дня заседания Коллегии вопроса, затрагивающего компетенцию других членов Коллегии, член Коллегии, курирующий департамент Комиссии, ответственный за подготовку комплекта документов и материалов по данному вопросу (далее - ответственный департамент), направляет соответственно членам Коллегии или департаментам Комиссии, компетенцию которых затрагивает планируемый для рассмотрения на заседании Коллегии вопрос (за исключением Департамента протокола и организационного обеспечения и Правового департамента), комплект документов и материалов для рассмотрения или определения своей заинтересованности.

Получившие на согласование комплект документов и материалов члены Коллегии и департаменты Комиссии не позднее 7 рабочих дней со дня получения указанного комплекта направляют соответственно члену Коллегии, курирующему ответственный департамент, или ответственному департаменту свои замечания и предложения либо информируют об отсутствии замечаний и предложений. При отсутствии письменной позиции члена Коллегии или департамента Комиссии по полученному комплекту документов и материалов последний считается согласованным членом Коллегии или департаментом Комиссии соответственно.

После получения замечаний и предложений от заинтересованных членов Коллегии и департаментов Комиссии член Коллегии, курирующий ответственный департамент, или руководитель ответственного департамента проводит консультации соответственно с членами Коллегии или департаментами Комиссии, представившими замечания и предложения, при необходимости вносит соответствующие изменения в проект решения (распоряжения, рекомендации) либо направляет представившим замечания и предложения членам Коллегии или департаментам Комиссии мотивированное заключение об отклонении их замечаний и предложений.

57. Предложение члена Совета о включении вопроса в повестку дня заседания Коллегии рассматривается членом Коллегии в соответствии с установленным Высшим советом распределением обязанностей между членами Коллегии. По итогам рассмотрения предложения члена Совета член Коллегии обеспечивает подготовку комплекта документов и материалов и инициирует включение данного вопроса в повестку дня заседания Коллегии.

58. Поступившее в Комиссию предложение уполномоченного органа власти государства-члена о включении в повестку дня заседания Коллегии вопроса, принятие решения по которому относится к компетенции Комиссии, рассматривается членом Коллегии в соответствии с установленным Высшим советом распределением обязанностей между членами Коллегии.

59. По итогам рассмотрения предложения, указанного в пункте 58 настоящих Правил, член Коллегии не позднее 10 рабочих дней со дня их поступления, если иной срок не установлен Договором о Евразийском экономическом союзе от 29 мая 2014 года (далее - Договор о Союзе), международными договорами в рамках Союза или Регламентом, обеспечивает подготовку проекта экспертного заключения на поступившее предложение, содержащего обоснованную позицию члена Коллегии.

На основе экспертного заключения, согласно которому вопрос, предложенный к рассмотрению на заседании Коллегии, относится к компетенции Комиссии, член Коллегии обеспечивает подготовку комплекта документов и материалов и представляет его Председателю Коллегии для включения вопроса в повестку дня заседания Коллегии в установленном порядке.

60. Комплект документов и материалов по каждому из вопросов проекта повестки дня заседания Коллегии формируется в соответствии с пунктом 69 Регламента.

61. В случае если на заседании Коллегии планируется рассмотрение вопроса о внесении изменений в решения (распоряжения, рекомендации) Комиссии, решения (распоряжения) Межправительственного совета и (или) решения (распоряжения) Высшего совета, в составе комплекта документов и материалов представляется сравнительная таблица предлагаемых изменений.

62. В случае если на заседании Коллегии планируется рассмотрение вопроса о внесении для рассмотрения Советом, Межправительственным советом, Высшим советом проектов решений (распоряжений, рекомендаций) Совета, проектов решений (распоряжений) Межправительственного совета, проектов решений (распоряжений) Высшего совета, в составе комплекта документов и материалов представляются проекты указанных актов, составленные и оформленные с соблюдением требований, установленных настоящими Правилами.

63. В случае если на заседании Коллегии планируется рассмотрение вопроса, по которому не предусматривается принятие решения (распоряжения, рекомендации), в справке, составленной в соответствии с требованиями, предусмотренными настоящими Правилами, указывается, что вопрос докладывается в порядке информации и принятие решения (распоряжения, рекомендации) не предполагается. Указанная информация печатается с отдельного абзаца полужирным шрифтом.

В составе комплекта документов и материалов по такому вопросу повестки дня заседания Коллегии представляется проект протокольной записи для протокола заседания Коллегии, завизированный членом Коллегии.

64. Комплект документов и материалов по вопросу повестки дня заседания Коллегии должен быть согласован со всеми заинтересованными членами Коллегии либо департаментами Комиссии, а в случае наличия разногласий до направления Председателю Коллегии предложения о включении вопроса в повестку дня при необходимости должны быть проведены консультации.

65. В случае внесения проекта решения (распоряжения, рекомендации) для рассмотрения Коллегией с неурегулированными разногласиями в составе комплекта документов и материалов представляются проект решения (распоряжения, рекомендации), завизированный директором (заместителем директора) ответственного департамента, членом Коллегии, курирующим ответственный департамент, директором (заместителем директора) Правового департамента, и информация о наличии разногласий с согласующими департаментами.

В случае если по итогам рассмотрения на заседании рабочей группы Евразийской экономической комиссии по проведению оценки регулирующего воздействия проектов решений Евразийской экономической комиссии вопроса о необходимости проведения оценки регулирующего воздействия проекта решения Комиссии не достигнуто согласие между ответственным департаментом и сводным департаментом, осуществляющим методическое обеспечение и консультационное сопровождение проведения оценки регулирующего воздействия, этот вопрос рассматривается на очередном заседании Коллегии по предложению члена Коллегии, курирующего сводный департамент.

Принятое Коллегией в соответствии с пунктом 143 Регламента решение о необходимости проведения оценки регулирующего воздействия проекта решения Комиссии отражается в протоколе заседания Коллегии.

66. Вопросы о принятии на заседании Коллегии актов, проекты которых в соответствии с пунктом 4 статьи 111 Договора о Союзе подлежат предварительному опубликованию, а также о принятии решений, в отношении проектов которых в соответствии с пунктом 15 Положения о Евразийской экономической комиссии (приложение №1 к Договору о Союзе) (далее - Положение о Евразийской экономической комиссии) должна быть проведена оценка регулирующего воздействия, включаются в повестку дня заседания Коллегии при наличии документов (сведений), подтверждающих выполнение указанных процедур в порядке, предусмотренном разделами VIII и IX Регламента соответственно, если иное не установлено Регламентом.

Размещение на официальном сайте Союза в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет" (далее - официальный сайт Союза) сводки поступивших по итогам общественного обсуждения комментариев и предложений по проекту опубликованного акта осуществляется по форме согласно приложению №5.

67. Предусмотренные пунктами 154 и 159 Регламента для проведения публичного обсуждения информационно-аналитическая справка, опросный лист и сводная информация по итогам публичного обсуждения составляются по формам и правилам, определенным приложением №5 к настоящим Правилам.

Размещение на официальном сайте Союза сводной информации по итогам публичного обсуждения в соответствии с пунктом 159 Регламента осуществляется в соответствии с правилами, определенными приложением №5 к настоящим Правилам.

68. На правовую экспертизу и правовое редактирование проект решения (распоряжения, рекомендации) Комиссии, проект решения (распоряжения) Межправительственного совета или Высшего совета, завизированный директором (заместителем директора) ответственного департамента и директорами (заместителями директоров) согласующих департаментов Комиссии, представляется в составе комплекта документов и материалов.

платный документ

Полный текст доступен после регистрации и оплаты доступа.

РЕШЕНИЕ КОЛЛЕГИИ ЕВРАЗИЙСКОЙ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ КОМИССИИ Правила внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии I. Общие положения II. Организация документооборота и исполнения документов 1. Организация документооборота 2. Организация доставки документов 3. Организация приема, обработки и распределения входящих документов 4. Организация обработки и передачи исходящих документов 5. Организация работы исполнителей с документами 6. Организация согласования проектов документов III. Правила подготовки и оформления документов 1. Разработка и изготовление бланков документов 2. Подготовка и оформление решений, распоряжений, рекомендаций и поручений 3. Подготовка и оформление международных актов (международных договоров и актов международного характера, не являющихся международными договорами), преддоговорных и сопроводительных документов 4. Подготовка и оформление приказов Председателя Коллегии 5. Подготовка и оформление протоколов заседаний Коллегии, протоколов заседаний и совещаний 6. Подготовка и оформление писем, служебных записок, телеграмм, иных документов служебной переписки 7. Подготовка и оформление гражданско-правовых договоров (контрактов, соглашений) и трудовых договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам IV. Организация работы с документами в делопроизводстве 1. Составление номенклатуры дел 2. Формирование дел в текущем делопроизводстве и их оперативное хранение 3. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение 4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения 5. Передача дел на хранение Приложение №1 Приложение №2 Приложение №3 Приложение №4 Общие требования к оформлению документов I. Общие положения II. Требования к бланкам документов III. Требования к оформлению и расположению отдельных реквизитов IV. Показатели деятельности предприятия на планируемый период Приложение №5 Требования к оформлению документов по итогам общественного обсуждения проектов решений органов Евразийского экономического союза и документов, необходимых для проведения процедуры оценки регулирующего воздействия проектов решений Евразийской экономической комиссии I. Требования к оформлению документов по итогам общественного обсуждения проектов решений органов Евразийского экономического союза II. Требования к оформлению документов, необходимых для проведения процедуры оценки регулирующего воздействия проектов решений Комиссии Приложение №6 Приложение №7 Приложение №8 Приложение №9 Приложение №10 Приложение №11 Требования к оформлению проектов международных актов (международных договоров, заключаемых в рамках Евразийского экономического союза, и актов международного характера, не являющихся международными договорами) и сопроводительных документов I. Международные договоры, заключаемые в рамках Евразийского экономического союза II. Акты международного характера, не являющиеся международными договорами III. Вербальные ноты, памятные записки Приложение №12 Приложение №13 Приложение №14 Приложение №15 Приложение №16 Приложение №17 Приложение №18 Приложение №19 Приложение №20

Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии от 5 мая 2015 года №46
"О Правилах внутреннего документооборота в Евразийской экономической комиссии"

О документе

Номер документа:46
Дата принятия: 05/05/2015
Состояние документа:Действует
Начало действия документа:17/05/2015
Органы эмитенты: Коллегия Евразийской экономической комиссии

Опубликование документа

Официальный сайт Евразийского экономического союза http://www.eaeunion.org/, 7 мая 2015 года

Примечание к документу

В соответствии с пунктом 5 настоящее Решение вступает в силу по истечении 10 календарных дней с даты его официального опубликования - с 17 мая 2015 года, за исключением:

абзаца третьего пункта 4, который вступает в силу по истечении 30 календарных дней с даты официального опубликования настоящего Решения - с 6 июня 2015 года

Редакции документа

Текущая редакция принята: 19/11/2019  документом  Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии О внесении изменений в Правила внутреннего документооборота... № 197 от 19/11/2019
Вступила в силу с: 01/12/2019


Редакция от 12/10/2015, принята документом Решение Коллегии Евразийской экономической комиссии О внесении изменений в Правила внутреннего документооборота... № 136 от 12/10/2015
Вступила в силу с: 23/10/2015


Первоначальная редакция от 05/05/2015