База данных

Дата обновления БД:

04.07.2020

Добавлено/обновлено документов:

19 / 386

Всего документов в БД:

101451

Утратил силу

Документ утратил силу с 1 сентября 2018 года в соответствии с пунктом 1 Приказа и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 27 июля 2018 года №176

ПРИКАЗ МИНИСТРА КУЛЬТУРЫ И СПОРТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 22 декабря 2014 года №144

Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

(В редакции Приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29.12.2017 г. №351)

В соответствии с подпунктом 2-2) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях.

2. Департаменту архивного дела и документации в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней после государственной регистрации настоящего приказа его направление на официальное опубликование в периодических печатных изданиях и в информационно-правовой системе "Аділет".

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования.

Министр

А.Мухамедиулы

Утверждены Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года №144

(Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях изложены в новой редакции в соответствии с Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29.12.2017 г. №351)
(см. предыдущую редакцию)

Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее - Типовые правила) устанавливают порядок документирования управленческой деятельности на бумажных носителях в государственных и негосударственных организациях (далее - организации).

2. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления (далее - служба ДОУ).

3. В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрено структурное подразделение, осуществляющее функции по документационному обеспечению управления, обязанности возлагаются на ответственное должностное лицо.

Глава 2. Порядок документирования, подготовки и оформления документов

Параграф 1. Порядок документирования и требования к оформлению документов

4. Документы составляются на казахском языке, наравне с казахским официально употребляется русский язык. В случаях, предусмотренных Законом Республики Казахстан от 11 июля 1997 года "О языках в Республике Казахстан", применяются и другие языки.

Документ на казахском языке и создаваемый аутентичный документ на ином языке, печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.

5. При создании и оформлении документа используются бланки. Реквизиты на бланках располагаются в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа согласно приложению 1 к настоящим Типовым правилам.

6. Субъекты малого и среднего предпринимательства составляют документы на белых листах бумаги форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

При составлении документов на листах бумаги указывается:

1) официальное наименование организации, издавшей документ;

2) наименование вида документа, за исключением письма;

3) дата документа;

4) регистрационный номер документа;

5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи;

6) оттиск печати.

7. Субъекты малого и среднего предпринимательства вместо бланков используют штамп с воспроизведением наименования организации, путем проставления его оттиска на белых листах бумаги в левом верхнем углу.

8. Документы составляются на белых чистых листах бумаги форматов А4 (210х297мм), А5 (148х210мм) и имеющих следующие параметры:

1)левое поле- 20 миллиметров (далее - мм);

2) правое поле-10 мм;

3)верхнее поле -10 мм;

4) нижнее поле-10 мм;

для двустороннего печатания оборотная сторона листа документа:

1) левое поле- 10 мм;

2) правое поле-20 мм;

3) верхнее поле -10 мм;

4) нижнее поле-10 мм.

9. В организации применяются следующие бланки документов:

1) бланк письма, согласно приложению 2 к настоящим Типовым правилам;

2) бланк конкретного вида документа, согласно приложению 3 к настоящим Типовым правилам;

3) общий бланк организации, согласно приложению 4 к настоящим Типовым правилам.

Общий бланк организации используется для изготовления любых видов документов.

10. Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся непосредственно при составлении документа.

11. Бланки документов государственных организаций с изображением Государственного Герба Республики Казахстан подлежат учету, для чего в левом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляется его номер, серия.

12. Бланки документов используются строго по назначению и не передаются другим организациям или иным лицам без соответствующего разрешения руководства организации.

13. Внутренние документы, за исключением распорядительных документов, составляются на белых листах бумаги.

Параграф 2. Порядок оформления реквизитов документа

14. Государственный Герб Республики Казахстан изображается на бланке документа государственной организации в соответствии с требованиями, установленными законодательными актами Республики Казахстан о государственных символах Республики Казахстан.

15. Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами организации.

Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не размещается на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.

16. Наименование организации, филиала (представительства) включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием на организационно-правовую форму.

При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более равными организациями, наименования организаций располагаются на одном уровне в алфавитном порядке наименований организаций.

При оформлении совместного документа, разработанного двумя и более организациями, наименования располагаются в соответствии с иерархией организаций.

Совместный документ подлежит заверению печатями организаций (при наличии).

Сокращенное наименование организации, филиала (представительства) приводится в том случае, когда оно закреплено в учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного наименования.

17. Наименование структурного подразделения указывается в том случае, если оно является автором документа, и располагается ниже наименования организации.

18. Наименование вида документа печатается прописными буквами полужирным шрифтом.

19. Датой документа является дата его подписания или утверждения или события, зафиксированного в документе.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания (утверждения).

Служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением (ознакомлением) внутри организации, датируются и подписываются.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности - день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами.

Словесно-цифровой способ (день месяца и год оформляется арабскими цифрами, месяц - словом, например: 05 апреля 2017 год) написания даты используется в правовых актах, протоколах, банковских, финансовых и бухгалтерских документах, в том числе затрагивающие права и интересы физических и юридических лиц.

20. Регистрационный номер документа состоит из индекса дела по номенклатуре дел организации, порядкового номера документа в регистрационно-контрольные форме (далее - РКФ). По усмотрению организации в регистрационный номер включаются дополнительные элементы.

Регистрационный номер (индекс) документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационного номера (индекса) каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

21. В ссылке на регистрационный номер (индекс) и дату входящего документа указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

22. В документах может указываться место составления или издания документа.

23. Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам.

При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, наименования подразделений пишутся строчными буквами, полужирным шрифтом в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже.

При адресовании документа руководителю организации, ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

При адресовании документа физическому лицу указывается почтовый адрес.

При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только инициала имени и фамилии должностного лица.

Если документ адресуется в несколько организаций, они указываются обобщенно.

Документ содержит не более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа.

В случае направления документа непостоянным адресатам, в состав реквизита "Адресат" включается почтовый адрес, который оформляется исполнителем. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, в соответствии с пунктами 15 и 16 Правил предоставления услуг почтовой связи, утвержденных приказом Министра информации и коммуникаций Республики Казахстан от 29 июля 2016 года №65 (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за №14370).

При адресовании документа физическому лицу указывается инициал имени и фамилия получателя, затем указывается почтовый адрес.

24. Заголовок к тексту документа оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа, без переноса слов и не содержит более 35 знаков в каждой строке. В документе при величине заголовка более 5 строк, допускается оформление заголовка по середине документа. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту оформляется кратко, точно передавать содержание документа. Он согласовывается с наименованием вида документа и отвечать на вопросы "о чем?" ("о ком?"), "чего?".

Заголовок к тексту документа менее 10 строк, а также к документу, оформленному на бланке формата А5, не составляется.

25. Оттиск печати организации (при наличии) заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати организации следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.

26. Документы, адресуемые другим организациям, составляются на бланках организации.

Документы адресуемые внутри организации, за исключением правовых актов, составляются без бланка.

27. Негосударственные организации лица вместо бланков могут использовать штамп, в котором указаны наименование организации, путем проставления его оттиска на белых листах бумаги в левом верхнем углу.

28. Документу на разных языках присваиваются единые исходящие реквизиты. Документы на разных языках должны быть аутентичны друг другу.

29. Текст документа оформляется в виде анкеты, диаграммы, таблицы, связного текста или сочетания указанных форм.

30. Форма анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору признаков.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени (имеете, были, находились). Характеристики, выраженные словесно, согласовываются с наименованиями признаков.

Форма диаграммы применяется при изложении цифровой или словесной информации. Диаграмма не делится и не переходит на другую страницу.

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации.

Таблицы имеют два уровня членения текста - вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Графы и строки таблицы имеют заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк согласованы с заголовками. В случае оформления таблицы на двух и более страницах, графы таблицы нумеруются, со второй страницы указываются только номера этих граф.

Таблицы располагаются в тексте документа или в приложениях. Все таблицы, если их в тексте более одной, нумеруются арабскими цифрами.

31.Текст документа разбивается на пункты.

Пункты в документе располагаются в логической последовательности, с учетом хронологии этапов решения вопроса. Близкие по содержанию пункты значительных по объему документов объединяются в главы, несколько глав - в разделы, а разделы - в части. В больших по объему главах выделяются в параграфы, разделы в подразделы.

Пункты могут быть подразделены на подпункты. Внутри пунктов и подпунктов могут быть части, выделяемые абзацами.

Абзацем считается часть текста, представляющая собой смысловое единство, выделяемая отступом в первой строке.

32.В тексте документов не допускается обозначение абзацев дефисами или иными знаками.

Пункты, параграфы, главы, подразделы, разделы и части документов нумеруются арабскими цифрами с точкой следующим образом - 1., 2., 3. и далее.

Номера подпунктов в пунктах обозначаются арабскими цифрами со скобкой следующим образом - 1), 2), 3) и далее.

Нумерация пунктов, глав и разделов является сквозной, нумерация подпунктов в пункте, параграфов в главе, подразделов в разделе - самостоятельной.

33.Текст документа печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или при помощи устройств компьютерной техники размером 14 шрифта Times New Roman (Таймс Нью Роман) через один межстрочный интервал. В отдельных случаях, а также при оформлении таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний допускается изменение размеров шрифта и межстрочного интервала.

При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания.

В отметке о наличии приложения, названного в тексте документа, проставляются количество листов, экземпляров, язык исполнения следующим образом:

"Приложение: на 3 листах в 1 экземпляре на казахском языке".

При наличии приложений, не названных в тексте, указываются их номера, наименования (при наличии дата и номер), количество листов, количество экземпляров и язык исполнения:

"Приложения: 1. Письмо Министерства культуры и спорта Республики Казахстан от 15. 10. 2014 года №3-5/151 на 3 листах в 1 экземпляре на казахском языке.

2. … ".

Если приложения к документу сброшюрованы, указывается только количество экземпляров.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

"Приложение: Письмо Министерства культуры и спорта Республики Казахстан от 15 октября 2014 года №3-5/151 и приложение к нему, всего на 7 листах, на казахском языке".

Если приложение направляется не всем адресатам, указанным в документе, то в отметке о его наличии указывается, какому адресату направляется приложение.

34. Документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной, исполнительной и судебной власти, подписываются руководителем организации или, по его поручению, первым заместителем.

Документы, направляемые подведомственным и другим организациям, гражданам подписываются руководителем организации, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации (отпуск документа), подлежит подписанию. Не допускается копирование документа взамен отпуска документа.

Подпись документа включает:

1) наименование должности лица, подписавшего документ, официальное наименование структурного подразделения или организации (если документ оформлен не на бланке);

2) личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).

бесплатный документ

Полный текст доступен после авторизации.

ПРИКАЗ МИНИСТРА КУЛЬТУРЫ И СПОРТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях Глава 1. Общие положения Глава 2. Порядок документирования, подготовки и оформления документов Параграф 1. Порядок документирования и требования к оформлению документов Параграф 2. Порядок оформления реквизитов документа Параграф 3. Подготовка и оформление приказов Параграф 4. Порядок подготовки и оформления протокола Параграф 5. Порядок подготовки и оформления акта Параграф 6. Порядок подготовки и оформления справки Параграф 7. Порядок подготовки и оформления письма Глава 3. Порядок управления документацией, организация документооборота в государственных и негосударственных организациях Параграф 1. Порядок обработки входящих документов Параграф 2. Порядок обработки исходящих документов Параграф 3. Порядок прохождения внутренних документов Параграф 4. Порядок регистрации документов Параграф 5. Порядок контроля исполнения документов Параграф 6. Порядок учета и хранения печатей, штампов и бланков Параграф 7. Порядок составления номенклатуры дел, формирования и хранения дел. Параграф 8. Порядок оформления номенклатуры дел Параграф 9. Порядок формирования дел Параграф 10. Порядок оформления дел Параграф 11. Порядок оперативного хранения документов Параграф 12. Порядок передачи дел в архив организации Приложение 1 Приложение 2 Приложение 3 Приложение 4 Приложение 5 Приложение 6 Приложение 7 Приложение 8 Приложение 9 Приложение 10 Приложение 11 Приложение 12 Приложение 13 Приложение 14 Приложение 15 Приложение 16 Приложение 17 Приложение 18 Приложение 19 Приложение 20 Приложение 21 Приложение 22 Приложение 23 Приложение 24 Приложение 25

Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года №144
"Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях"

О документе

Номер документа:144
Дата принятия: 22/12/2014
Состояние документа:Утратил силу
Начало действия документа:23/05/2015
Органы эмитенты: Государственные органы и организации
Утратил силу с:01/09/2018

Документ утратил силу с 1 сентября 2018 года в соответствии с пунктом 1 Приказа и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 27 июля 2018 года №176

Опубликование документа

Информационно-правовая система нормативных правовых актов Республики Казахстан "Адилет" от 12 мая 2015 года;

Зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан 23 января 2015 года №10129.

Примечание к документу

В соответствии с пунктом 4 настоящий Приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования - с 23 мая 2015 года.

Редакции документа

Текущая редакция принята: 29/12/2017  документом  Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан О внесении изменения в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22... № 351 от 29/12/2017
Вступила в силу с: 03/02/2018


Редакция от 22/12/2014