ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ УКРАИНЫ

21 декабря 2008 года №2368/5

Об утверждении Правил ведения нотариального делопроизводства

В соответствии со статьей 14 Закона Украины "О нотариате"

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Правила ведения нотариального делопроизводства (прилагаются).

2. Признать утратившими силу приказ Министерства юстиции Украины от 03.02.94 N 6/5 "Об утверждении Правил ведения нотариального делопроизводства", зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 28.02.94 за N 33/242, приказ Министерства юстиции Украины от 10.01.2005 N 1/5

"Об утверждении форм реестров для регистрации нотариальных действий, нотариальных свидетельств, удостоверяющих надписей на правовых действиях и удостоверяемых документах", зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 10.01.2005 за N 17/10297 (с изменениями), приказ Министерства юстиции Украины от 09.11.2000 N 56/5 "Об утверждении Методических указаний относительно применения примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и частного нотариуса, Примерной номенклатуры дел государственной нотариальной конторы и Примерной номенклатуры дел частного нотариуса".

3. Департаменту нотариата и регистрации адвокатских объединений (Н.В.Ященко):

3.1. Обеспечить представление настоящего приказа на государственную регистрацию в соответствии с Указом Президента Украины от 03.10.92 N 493 "О государственной регистрации нормативно-правовых актов министерств и других органов исполнительной власти" (с изменениями).

3.2. Довести настоящий приказ до сведения начальника Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, начальников главных управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе.

4. Начальнику Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, начальникам главных управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе обеспечить надлежащее его выполнение:

4.1. Организовать изучение Правил ведения нотариального делопроизводства с работниками государственных нотариальных контор, государственного нотариального архива, частными нотариусами.

4.2. Осуществлять контроль за ведением делопроизводства в государственных нотариальных конторах, государственных нотариальных архивах и частными нотариусами.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя Министра Ефименко Л.В.

 

Утверждены Приказом Министерства юстиции Украины 31 декабря 2008 года №2368/5

Правила ведения нотариального делопроизводства

1. Общие положения

1.1. Эти Правила устанавливают порядок документирования нотариальной деятельности и хранения архива и определяют порядок организации работы с документами в государственных нотариальных конторах (далее - контора), государственных нотариальных архивах (далее - архив), частными нотариусами.

1.2. Делопроизводство ведется на украинском языке.

1.3. Использованные в этих Правилах основные термины и их определения применяются в значениях, приведенных ДСТУ 2732:2004 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения понятий".

2. Делопроизводство конторы, архива, частного нотариуса

2.1. Делопроизводство конторы, архива, частного нотариуса включает общее делопроизводство и нотариальное делопроизводство.

Неотъемлемой составляющей нотариального делопроизводства и документарного обеспечения нотариального процесса являются специальные бланки нотариальных документов, которые используются нотариусами исключительно во время совершения нотариальных действий. Поставка, расходование, хранение, организация обращения специальных бланков нотариальных документов и отчетности об их использовании осуществляются согласно Порядку расходования, хранения, обращения специальных бланков нотариальных документов и отчетности об их использовании, утвержденному постановлением Кабинета Министров Украины от 5 августа 2009 года N 812 ( 812-2009-п ), приказам Министерства юстиции Украины, изданным на реализацию настоящего постановления.

2.2. Общее делопроизводство в конторе, архиве, частным нотариусом ведется с соблюдением требований Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 N 1153

(с изменениями), и Инструкции по делопроизводству по обращениям граждан в органах государственной власти и местного самоуправления, объединениях граждан, на предприятиях, в учреждениях, организациях независимо от форм собственности, в средствах массовой информации, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 14.04.97 N 348 (с изменениями), ДСТУ 4163-2003 "Государственная унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению".

Порядок ведения делопроизводства, которое содержит информацию с ограниченным доступом, определяется специальными нормативными актами.

2.2.1. Заведующий конторой, архивом назначает лицо, ответственное за ведение общего делопроизводства, о чем издается соответствующий приказ.

2.2.2. Частный нотариус ведет общее делопроизводство в соответствии с действующим законодательством.

Ведение общего делопроизводства может быть возложено частным нотариусом на лицо, состоящее с ним в трудовых отношениях.

2.3. Нотариальное делопроизводство регулируется Законом Украины "О нотариате" (далее - Закон), этими Правилами, другими нормативно-правовыми актами, регулирующими порядок ведения делопроизводства.

2.4. Нотариальное делопроизводство состоит из:

ведения реестров для регистрации нотариальных действий в соответствии с требованиями порядка, установленного Минюстом, книг, журналов регистрации (учета), предусмотренных номенклатурой, в которых регистрируются нотариальные документы и документы, на основании которых совершаются нотариальные действия;

хранения, учета, выдачи и использования нотариальных документов и документов, на основании которых совершены нотариальные действия;

составления, оформления, регистрации, учета и выполнения конторой, архивом, частным нотариусом документов по востребованию и предоставлению сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариального действия, в том числе предусмотренных международными договорами, в связи с предоставлением правовой помощи;

регистрации, учета, хранения и передачи конторой, архивом, частным нотариусом справок, документов и сведений о совершенных нотариальных действиях, в том числе сведений, переданных в органы государственной налоговой службы об удостоверенных договорах, выданных свидетельствах о праве на наследство и т.п.;

порядка и сроков рассмотрения обращений физических и юридических лиц по вопросам совершения нотариальных действий;

временного хранения документов в конторе, у частного нотариуса, их подготовки для передачи в государственный нотариальный архив.

3. Ответственность за ведение делопроизводства

3.1. Ответственность за организацию и ведение нотариального делопроизводства в конторе, архиве возлагается на заведующего.

3.2. Заведующий конторой, архивом назначает лицо, ответственное за ведение нотариального делопроизводства, о чем издается соответствующий приказ.

3.3. В односложной конторе ответственность за ведение нотариального делопроизводства возлагается на заведующего государственной нотариальной конторой.

3.4. Государственные нотариусы многосложной конторы, архива несут персональную ответственность за соблюдение порядка ведения, пользования и хранения реестров, книг учета, журналов, в которых регистрируются нотариальные документы и документы, на основании которых совершены нотариальные действия, а также за нотариальные документы, находящиеся в их производстве.

3.5. В случае утери документов нотариального делопроизводства лицо, ответственное за ведение нотариального делопроизводства, должно немедленно доложить заведующему конторы, архива, который в свою очередь сообщает начальнику Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, начальникам главных управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе (далее - управление юстиции) для принятия необходимых мер.

3.6. Ответственность за организацию и ведение нотариального делопроизводства и сохранение документов при осуществлении частным нотариусом нотариальной деятельности, в том числе владение, пользование реестрами, книгами учета, журналами, в которых регистрируются нотариальные документы и документы, на основании которых совершены нотариальные действия, и их ведение, а также за нотариальные документы, находящиеся в его производстве, возлагается на самого нотариуса.

3.7. Ведение нотариального делопроизводства может быть возложено частным нотариусом на лицо, состоящее с ним в трудовых отношениях.

3.8. За невыполнение требований, установленных этими Правилами, частный нотариус несет ответственность, предусмотренную действующим законодательством.

4. Порядок приема-передачи документов нотариального делопроизводства при смене заведующего конторой или лица, ответственного за ведение делопроизводства, замещении (приостановлении нотариальной деятельности) частного нотариуса

4.1. При увольнении либо переходе на другую работу государственного нотариуса или лица, на которое возложено ведение нотариального делопроизводства в конторе, дела и документы, находящиеся в делопроизводстве, передаются лицу, которое принимает документы.

4.1.1. Для приема-передачи документов нотариального делопроизводства конторы приказом заведующего конторой назначается комиссия в составе 3-х человек, которая проверяет наличие и состояние документов, о чем составляется акт приема-передачи (приложение 1).

4.1.2. Акт приема-передачи документов нотариального делопроизводства подписывается членами комиссии, лицом, которое сдает, и лицом, принимающим документы делопроизводства, и утверждается заведующим конторой.

4.1.3. При увольнении или переходе на другую работу заведующего конторой для приема-передачи документов нотариального делопроизводства приказом начальника управления юстиции назначается комиссия в составе не меньше 3-х человек, в том числе представитель государственного нотариального архива.

4.2. Во время приема-передачи документов нотариального делопроизводства проверяются:

наличие и состояние дел (нарядов) постоянного, длительного (более 10 лет) хранения;

наличие и состояние учетных документов и справочного аппарата к делам (нарядам);

наличие печатей и штампов, которыми пользуются государственные нотариусы;

соблюдение порядка хранения, расходования и отчетности специальных бланков нотариальных документов и бланков документов информационной системы;

наличие и состояние материально-технического оборудования и инвентаря;

состояние и условия хранения документов.

4.3. Проверяется количество документов, которые находятся в текущем делопроизводстве, и количество документов, хранящихся в конторе, в том числе количество документов общего и нотариального делопроизводства, которые переданы в государственный нотариальный архив, а также учетно-справочный аппарат к ним, о чем указывается отдельным разделом в акте приема-передачи документов делопроизводства.

4.4. Акт приема-передачи документов нотариального делопроизводства подписывается членами комиссии, заведующим и лицом, принимающим документы делопроизводства, и утверждается начальником управления юстиции (приложение 2).

4.5. В случае выявления недостачи документов нотариального делопроизводства комиссия составляет акт (приложение 3) и немедленно сообщает начальнику управления юстиции для принятия неотложных мер относительно розыска документов делопроизводства и имущества конторы.

4.6. Если контора ликвидируется, все архивные дела передаются в упорядоченном состоянии в государственный нотариальный архив на основании приказа управления юстиции.

Передача документов конторы, которая ликвидируется, входит в обязанности комиссии, созданной для передачи документов делопроизводства и имущества.

4.7. Документы нотариального делопроизводства и архив частного нотариуса являются собственностью государства и находятся во владении и пользовании частного нотариуса в связи с осуществлением им нотариальной деятельности.

4.7.1. Частный нотариус обязан обеспечить хранение документов нотариального делопроизводства и архива частного нотариуса в течение всего срока осуществления им нотариальной деятельности.

4.7.2. В случае утери частным нотариусом документов нотариального делопроизводства он немедленно докладывает об этом начальнику управления юстиции для принятия необходимых мер.

4.7.3. При увольнении лица, ответственного за ведение делопроизводства, частный нотариус обязан проверить наличие и состояние документов, о чем составляется соответствующая справка (приложение 4).

4.7.4. В случае замещения частного нотариуса пользование его документами и архивом осуществляется в порядке и в пределах сроков, определенных договором о замещении его другим нотариусом.

4.7.5. Документы нотариального делопроизводства передаются частным нотариусом, которого замещают, для пользования замещающему его нотариусу на основании акта приема-передачи, который подписывается ими (приложение 5).

5. Составление и оформление документов

5.1. Составление и оформление документов предусматривает обязательное соблюдение таких требований: наименование учреждения, автора, адрес учреждения, автора, которому адресуется документ, наименование вида документа, составление заглавия документа, даты документа, отметки о согласовании текста документа, удостоверения документа (подписание, утверждение, проставление печати), проставление отметок о прохождении и выполнении документа.

5.2. Составление и оформление документов в зависимости от их вида (служебные, организационно-распорядительные документы и документы по административно-хозяйственным вопросам, ответы на обращения граждан, документы по востребованию и предоставлению нотариусами сведений и (или) документов, необходимых для совершения нотариальных действий, документы в связи с предоставлением правовой помощи и т.п.) осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

Если этими Правилами не предусмотрено иное, размещение реквизитов документа осуществляется в соответствии с требованиями, установленными Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 N 1153 (с изменениями).

5.3. Для составления документов используется бумага форматов А4 (210х297) и А5 (148х210).

Составление документов на бумаге произвольного формата не допускается.

5.3.1. Служебные документы оформляются на бланках конторы, архива, частного нотариуса, которые изготавливаются в соответствии с требованиями нормативной документации. Не допускается размещение на бланках конторы, архива, частного нотариуса информационного материала (рекламный логотип, символы, распорядок работы и т.п.), являющегося рекламой и не имеющего отношения к документу.

5.3.2. Изданные заведующим конторой, заведующим архивом, частным нотариусом в пределах своей компетенции приказы составляются и оформляются на листе-бланке формата А4, должны быть зарегистрированы в книге приказов и соответствовать установленным требованиям.

5.3.3. Обсуждение вопросов на собраниях, совещаниях фиксируется в протоколах, которые оформляются на основании записей, сделанных во время заседаний. Протоколы подписываются председательствующим на собрании и секретарем.

5.3.4. Каждый вид документа должен иметь определенный комплекс реквизитов и стабильный порядок их размещения.

Наименование вида документа (за исключением писем) указывается на бланке.

5.3.5. К каждому документу, который печатается на бумаге формата А4, независимо от его назначения составляется заглавие, которое должно быть максимально сжатым и емким, точно отображать содержание документа и отвечать на вопрос "О чем документ?".

Заглавия не составляются к текстам телефонограмм, сообщений и к документам, которые печатаются на бумаге формата А5.

5.3.6. Текст документа изготовляется при помощи общепринятых технических средств. При подготовке документа на компьютере рекомендовано использовать шрифты размером 12-14 печатных пунктов и гарнитуру Times New Roman, текст должен содержать определенную аргументированную информацию, изложенную кратко, грамотно, понятно, без повторений и зачеркиваний.

Тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей, в первой указывается основание или обоснование для составления документа, во второй - выводы, предложения, распоряжения или просьбы.

5.3.7. Если документ адресуется учреждению, его структурному подразделению, наименование учреждения, его структурного подразделения, которым адресуется письмо, указываются в именительном падеже, например:

"Филиал ОАО КБ "Недра" Донецкое региональное управление".

5.3.8. При адресовании документа руководителю организации или его заместителю название организации входит в состав названия должности адресата, например:

"Председателю правления ОАО "Позитрон" Труфанову О.С."

5.3.9. Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу. В случае адресования документа учреждению или его структурному подразделению без указания должностного лица их наименования представляются в именительном падеже, например:

"Министерство здравоохранения Украины Главное лечебное управление".

5.3.10. Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

"Министерство культуры и туризма Украины Управление делами Главному специалисту (Фамилия, инициалы)".

5.3.11. В случае адресования документа руководителю учреждения или его заместителю наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, например:

"Министру юстиции Украины (Фамилия, инициалы)".

Документ не должен иметь больше четырех адресатов. Слово "копия" перед указанием второго, третьего, четвертого адресатов не ставится. В случае направления документа более чем четырем адресатам составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один адресат.

5.3.12. В реквизит "Адресат" может входить адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать правилам пользования почтовой связью.

Полный адрес указывается в случае направления документа разовым корреспондентам, например:

"Главное управление геодезии, картографии и кадастра ул. Попудренко, 54, Киев-94, 25094".

5.3.13. В случае направления документа гражданину указывают адрес получателя в именительном падеже, в такой последовательности: фамилия, имя и отчество, наименование улицы, номер дома, квартиры, наименование населенного пункта, района, области, почтовый индекс, например:

"Петренко Василий Степанович Киевское шоссе, д. 2, кв. 14, г. Николаев, 54044".

5.3.14. В случае адресования документа в организацию указывают ее название, затем почтовый адрес, например:

"Закрытое акционерное общество "Нептун" ул. Курнатовского, д.4, г. Киев, 02218".

5.3.15. Датой документа является дата его подписания или утверждения.

5.3.16. Дата на документе проставляется арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год, которые разделяются точками. Например, 15 ноября 2008 года следует писать:

15.11.2008.

Если начальный номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ней ставится ноль.

Пример: 3 октября 2008 г. следует писать: 03.10.2008.

5.3.17. В текстах нормативно-правовых актов и документов, которые содержат сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат: "24 сентября 2008 года".

5.3.18. Если документ составлен не на бланке, дата проставляется выше подписи, слева.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, составленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка, например:

"Частный нотариус Киевского городского нотариального округа (подпись) В.П.Кривенко;

Заведующий государственной нотариальной конторой (подпись) З.П.Крылова".

5.3.19. При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а их статус в составе комиссии, например:

"Председатель комиссии подпись С.К.Лебедева Члены комиссии подпись Г.Х.Савченко подпись Н.Л.Блинова".

5.3.20. Если документ имеет приложения, полное название которых приводится в его тексте, то в приложении следует указать только количество листов и число экземпляров, например: "Приложение: на 5 лист. в 2 экз.".

5.3.21. Если документ имеет приложения, которые не упоминаются в тексте, то их наименование необходимо перечислить после текста с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, например:

"Приложение: 1. Пояснительная записка к проекту приказа на 3 лис. в 1 экз.".

5.3.22. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер документа-запроса.

5.4. Составление и оформление нотариальных документов осуществляется в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

5.4.1. Для регистрации (учета) нотариальных документов и документов, на основании которых совершаются нотариальные действия конторой, частным нотариусом заводятся книги и журналы, предусмотренные типовой номенклатурой дел.

5.4.2. Порядок ведения реестров для регистрации нотариальных действий и их форма устанавливаются Минюстом.

Реестры для регистрации запретов отчуждения недвижимого и движимого имущества, а также арестов, наложенных на такое имущество судами, следственными органами, и регистрации снятия таких запретов и арестов (приложение 6), а также другие книги и журналы, предусматриваются типовой номенклатурой и ведутся в соответствии с формами, установленными этими Правилами.

5.4.3. Реестры для регистрации запретов отчуждения недвижимого и движимого имущества, а также арестов, наложенных на такое имущество судами, следственными органами и регистрации снятия таких запретов и арестов, книги и журналы, предусмотренные типовой номенклатурой, должны быть прошиты, количество листов пронумеровано и скреплено подписью и печатью заведующего конторой, архивом, частного нотариуса.

5.4.4. Реестры, книги, журналы заполняются от руки ручкой черного, синего или фиолетового цвета, четко и понятно, разборчивым почерком, без пропусков и оставления свободных мест между записями. Запись в реестрах, книгах и журналах карандашом не допускается.

5.4.5. На документе, который выдается нотариусом, или в удостоверяющей надписи указывается номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре для регистрации нотариальных действий. Дата записи в реестре должна соответствовать дате совершения нотариального действия и дате составления документа.

5.4.6. Оформление документа включает его подписание.

Свою подпись на документе нотариус скрепляет печатью. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он охватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

5.4.7. Печать проставляется на документе, оформленном в связи с совершением нотариального действия, предусмотренного действующим законодательством, а также на запросах о востребовании документов о предоставлении сведений, необходимых для совершения нотариальных действий, справках о возврате платежей (государственной пошлины, платежей в пенсионный фонд и т.п.) и других документах, на которых проставление оттиска печати является обязательным.

5.4.8. Тексты нотариально удостоверяемых правовых действий, удостоверяемых копий (фотокопий) документов и выписок из них, тексты переводов и заявлений должны быть написаны понятно и четко, даты, касающиеся содержания удостоверяемых правовых действий, должны быть обозначены хотя бы один раз словами, а наименования юридических лиц - без сокращений с указанием их местонахождения и идентификационного кода по данным Единого государственного реестра предприятий и организаций Украины. В необходимых случаях указываются номера счетов юридических лиц в банках (кредитных учреждениях).

5.4.9. Фамилии, имена, отчества физических лиц, их место жительства, а в случаях, предусмотренных законодательством, дата и место их рождения, место работы, кроме уполномоченных представителей юридических лиц, должны быть написаны полностью с указанием идентификационного номера по данным Государственного реестра физических лиц - плательщиков налогов и других обязательных платежей.

5.4.10. При удостоверении правовых действий при участии иностранных граждан указываются также их гражданство, адрес постоянного места проживания за пределами Украины, а при удостоверении правовых действий при участии иностранных юридических лиц - местонахождение и государство, где зарегистрировано юридическое лицо.

5.4.11. На нотариально оформляемых документах не заполненные до конца строки и другие свободные места прочеркиваются, за исключением документов, предназначенных для действия за границей, в которых прочерки не допускаются.

5.4.12. Дописки или исправления могут быть сделаны только во время совершения нотариального действия.

Дописки или исправления, сделанные в тексте сделки, должны быть оговорены нотариусом перед подписью сторон сделки и других лиц, подписавших сделку (договор, завещание, доверенность и тому подобное), подписанные лицами, совершающими нотариальное действие, с указанием даты внесения дописок или исправлений и скреплены подписью и печатью нотариуса и повторены нотариусом в конце удостоверяющей надписи.

5.4.13. Исправления, сделанные в тексте нотариально оформляемого документа, который не требует подписи лица, обратившегося за совершением нотариального действия (свидетельство, выданное нотариусом, копия документа, дубликат и т.п.), предупреждаются нотариусом только в конце удостоверяющей надписи с проставлением подписи нотариуса и печати на таком предупреждении.

5.4.14. Все исправления должны быть сделаны так, чтобы все ошибочно написанное, а затем зачеркнутое можно было прочесть.

5.4.15. При удостоверении подлинности подписи на документах дописки и исправления, повторенные нотариусом в конце удостоверяющей надписи, могут быть сделаны только лицом, обратившимся за совершением нотариального действия, с указанием даты и проставлением личной подписи под дописками или исправлениями.

5.5. При совершении нотариальных действий нотариусы применяют удостоверяющие надписи, выдают свидетельства и совершают исполнительные надписи, акты о морских протестах и протестах векселей по формам, установленным этими Правилами (приложение 7).

5.5.1. Удостоверяющие надписи, свидетельства, выданные нотариусом, исполнительные надписи, акты о морских протестах и протестах векселей, подписываются нотариусом и скрепляются его печатью.

5.5.2. Тексты договоров, завещаний, доверенностей, свидетельств, актов о морских протестах и протестах векселей, переводов в случае засвидетельствования нотариусом верности перевода документа с одного языка на другой, заявлений, на которых нотариусом удостоверяется подлинность подписи, за исключением тех экземпляров, которые остаются в делах нотариуса, а также дубликатов нотариальных документов, излагаются на специальных бланках нотариальных документов.

Текст нотариально оформляемого документа и удостоверяющая надпись могут быть изложены как на лицевой, так и на обратной стороне специального бланка нотариального документа.

Если удостоверяющая надпись излагается на обороте оформляемого документа, то на лицевой стороне последней страницы документа указывается часть наименования города (поселка, района), где находится государственная нотариальная контора, в которой работает государственный нотариус, или рабочее место частного нотариуса, а на его обратную сторону переносится другая часть наименования.

Например: "До" и далее на обороте документа - "нецк".

5.5.3. Удостоверяющая надпись должна быть написана понятно, четко, без подчисток. Дописки и другие исправления должны быть предупреждены подписью и скреплены печатью нотариуса.

5.5.4. Если удостоверяющая надпись не помещается на нотариально оформляемом документе, она должна быть продлена на прикрепленном к документу специальном бланке нотариального документа.

В этом случае листы, на которых изложен текст документа, и лист с продолжением удостоверяющей надписи прошиваются крепкой ниткой белого или красного цвета, листы должны быть пронумерованы, скреплены подписью нотариуса и его печатью.

5.5.5. Для применения удостоверяющих надписей могут использоваться мастичные штампы с текстом соответствующей надписи.

Для оформления нотариальных документов также могут применяться мастичные штампы со словами "фотокопия", "копия", "копия с копии", "дубликат, имеющий силу оригинала", "согласно оригиналу " и т.п.

5.5.6. В случае отсутствия в приложении 7 необходимых удостоверяющих надписей или свидетельств, которые соответствовали бы совершаемому нотариальному действию, нотариус может применять ту из форм, которая больше всего соответствует этому нотариальному действию, с применением отдельных элементов других удостоверяющих надписей и свидетельств.

5.6. Составление, оформление и выполнение конторой, частным нотариусом документов в связи с предоставлением правовой помощи осуществляются в соответствии с требованиями действующего законодательства.

5.7. Документы, изложенные на двух и больше листах, которые представляются для совершения нотариального действия, должны быть прошиты способом, исключающим возможность их разъединения без нарушения целостности.

5.7.1. Количество прошитых листов скрепляется подписью и печатью лица, выдавшего документ, с указанием должности.

На прошитом (прошнурованном) документе осуществляется надпись: "Всего прошито (или прошнуровано), пронумеровано и скреплено печатью _____ листов".

5.7.2. Дописки и исправления, имеющиеся в документах, которые представляются для нотариального оформления, должны быть предупреждены подписью должностного (уполномоченного на то) лица и печатью юридического лица или физического лица, выдавшего документ.

При этом исправления должны быть сделаны таким образом, чтобы можно было прочесть как исправленное, так и ошибочно написанное, а затем исправленное или вычеркнутое.

5.8. Не принимаются для нотариального оформления документы, которые не соответствуют требованиям законодательства или содержат сведения, которые унижают честь, достоинство и деловую репутацию физического или деловую репутацию юридического лица.

5.8.1. Не принимаются для нотариального оформления документы, которые имеют подчистки или дописки, зачеркнутые слова или другие непредупрежденные исправления, документы, текст которых исключено прочесть вследствие повреждения, а также, которые написаны карандашом.

5.8.2. Не принимаются для нотариального оформления документы, в которых нельзя прочитать все в них написанное в первичном написании как, например, документы, залитые чернилами, водой, потерты и т.п.

5.8.3. Не принимаются порванные документы и документы, изложенные на двух и больше листах, если листы не прошиты, не пронумерованы и количество прошитых листов не скреплено подписью должностного (уполномоченной на то) лица и печатью юридического или физического лица, выдавшего документ.

5.9. Все служебные, организационно-распорядительные документы и документы по административно-хозяйственным вопросам конторы, архива подписываются заведующим или лицом, исполняющим его обязанности, с указанием должности, фамилии, инициалов.

5.10. Все служебные, организационно-распорядительные документы и документы по административно-хозяйственным вопросам деятельности частного нотариуса подписываются им лично с указанием фамилии, инициалов.

6. Прием, рассмотрение и регистрация корреспонденции

6.1. Регистрация документов (корреспонденции) является фиксацией факта создания или поступления в контору, архив, к частному нотариусу документа (корреспонденции) путем проставления на нем регистрационного номера с одновременной записью необходимых сведений о документе в соответствующих журналах, книгах, реестрах.

6.1.1. Регистрации подлежат все входящие, исходящие, важнейшие внутренние документы (приказы, протоколы, докладные записки, заявления работников) и документы, поступившие в адрес конторы, архива, частного нотариуса.

Не подлежат регистрации документы оперативного характера согласно примерному перечню, приведенному в приложении 8.

6.1.2. Входящие документы, поступившие в адрес конторы, архива, частного нотариуса, принимаются лицом, ответственным за общее делопроизводство, и проходят регистрацию в день поступления.

Внутренние (приказы, докладные записки, заявления работников и т.п.) и исходящие документы регистрируются в день их подписания.

6.1.3. При поступлении корреспонденции проверяется правильность доставки по адресу на конверте, вскрываются все конверты, за исключением тех, которые имеют надпись "лично", и проверяется наличие документов и приложений к ним.

6.1.4. Неправильно оформленная (документ неподписанный, незаверенный и др.), поврежденная или направленная не по адресу корреспонденция возвращается отправителю либо пересылается по принадлежности.

6.1.5. В случае повреждения корреспонденции (конверта) и невозможности ее использования либо отсутствия в конверте документа, или приложений к нему составляется акт (приложение 9) в двух экземплярах, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией высылается отправителю, а второй - остается в конторе, архиве, у частного нотариуса.

6.1.6. Все конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимы для установления адреса отправителя, времени отправления и получения корреспонденции.

6.2. Регистрация документов осуществляется в:

журнале регистрации входящих документов (приложение 10);

журнале регистрации исходящих документов (приложение 11);

книге регистрации приказов (приложение 12).

6.3. В журнале регистрации входящих документов подлежат регистрации заявления о принятии наследства, выдаче свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, заявления об отозвании заявления о принятии наследства или об отказе от наследства, заявления о выдаче свидетельства о праве на наследство, заявления наследника на получение части вклада наследодателя в банке (финансовом учреждении), заявления о выдаче свидетельства исполнителю завещания, заявления исполнителя завещания об отказе от осуществления своих полномочий, заявления второго из супругов о выдаче свидетельства о праве собственности на долю в совместном имуществе супругов в случае смерти одного из супругов, заявления о принятии мер для охраны наследственного имущества, претензии кредиторов, сообщения о наложении запрета отчуждения недвижимого имущества, сообщения суда и следственных органов о наложении ареста и другие, если они поступили по почте.

Дальнейшая регистрация таких документов осуществляется в установленном порядке.

6.4. Подлежат регистрации в журнале регистрации входящих документов заявления родителей о предоставлении согласия несовершеннолетнему ребенку на отчуждение имущества, заявление одного из супругов о согласии на отчуждение (приобретение) имущества, заявление от совладельца об отказе от преобладающего права покупки доли в праве совместной частичной собственности, заявления об отмене завещания или доверенности и т.п.

6.5. Заявления от лиц, у которых нет мужа или жены (незамужняя/неженатый/, вдова/вдовец), излагаются на нотариально оформляемом документе, экземпляр которого остается в делах нотариуса, и не подлежат регистрации в журнале входящих документов. Если текст заявления не помещается на нотариально оформляемом документе, он должен быть продлен или изложен на отдельном листе, пришитом к нотариально оформляемому документу.

6.6. На входящих документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (приложение 13).

В штампе указываются наименование конторы, архива или фамилия, инициалы частного нотариуса, дата поступления документа и его регистрационный индекс (порядковый номер по регистрационному журналу и номер дела (наряда) по номенклатуре дел).

6.7. На исходящем документе проставляется дата, номер, который соответствует порядковому номеру по журналу регистрации исходящих документов и номеру дела (наряда), в котором будет храниться второй экземпляр исходящего документа с указанными реквизитами.

6.8. Первый экземпляр исходящего документа направляется адресатам по почте или передается нарочным. В последнем случае он вручается адресату под расписку в разносной книге для местной корреспонденции (приложение 14).

6.9. На выполненных документах проставляется отметка о выполнении, которая размещается на нижнем поле первого листа или на обороте первого листа документа и включает в себя краткую справку о выполнении (если отсутствует документ, свидетельствующий о выполнении), а также слова "В дело" и номер дела (наряда), в которое должен быть подшит выполненный документ.

7. Контроль выполнения документов

7.1. Заведующий конторой, архивом, частный нотариус лично контролируют выполнение документов, поступивших от Министерства юстиции, управления юстиции, и обязаны своевременно предоставлять сведения об их выполнении.

Заведующим конторой, архивом, частным нотариусом могут быть поставлены на контроль и другие документы.

7.2. Для документов, находящихся на контроле, номенклатурой дел предусматривается специальная контрольная папка.

7.3. При рассмотрении документов, обращений и т.п. заведующий конторой, архивом, частный нотариус обязаны соблюдать установленные действующим законодательством сроки выполнения таких документов.

8. Составление номенклатуры и формирование дел (нарядов)

8.1. Номенклатура дел конторы, частного нотариуса - это систематизированный перечень названий дел, которые формируются в процессе деятельности конторы, частного нотариуса с указанием сроков их хранения, составленный в установленной форме. Номенклатура дел предназначена для группирования документов в дела, их систематизации и учета, индексации дел и определения сроков их хранения.

8.2. Номенклатура дел составляется на основании Типовой номенклатуры дел с единой системой индексации каждого дела и указанием сроков их хранения и является нормативным актом.

8.2.1. Типовая номенклатура устанавливает типовой состав документов, создаваемых в процессе деятельности конторы и частных нотариусов (приложение 15).

Типовая номенклатура составлена на основе изучения состава и содержания документов государственных нотариальных контор, частных нотариусов и имеет целью предоставление им практической и методической помощи в ведении нотариального делопроизводства, организации хранения документов и формировании дел, а также в отборе документов к уничтожению.

8.2.2. На основании Типовой номенклатуры составляется индивидуальная номенклатура дел (далее - номенклатура) каждой конторы или частного нотариуса (приложение 16).

8.2.3. При составлении номенклатуры надлежит иметь в виду следующее:

номенклатура дел составляется в двух экземплярах ежегодно сроком на один делопроизводственный год, утверждается заведующим конторой, частным нотариусом и вводится в действие с 1 января.

Первый экземпляр номенклатуры конторы остается в соответствующем деле (наряде) конторы, а второй экземпляр передается в государственный нотариальный архив.

Первый экземпляр номенклатуры частного нотариуса остается в делах частного нотариуса, а второй - передается на хранение в архив частного нотариуса.

8.2.4. Экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения.

8.2.5. Нотариусы, которые зарегистрировали частную нотариальную деятельность в текущем году, составляют номенклатуру с начала нотариальной деятельности в данном нотариальном округе.

8.2.6. Из типовой номенклатуры дел в номенклатуру дел переносятся дела (наряды), реестры, книги, журналы и т.п.

Не допускается включение в номенклатуру тех дел, которые не предусмотрены типовой номенклатурой.

8.2.7. При составлении номенклатуры сроки хранения дел, предусмотренных типовой номенклатурой, переносятся в номенклатуру и не могут быть сокращены.

8.2.8. Отметка "пока не истечет потребность" означает, что документация имеет длительное практическое значение. Срок ее хранения определяется конторой или частным нотариусом, но не может быть меньше одного года.

Если к сроку хранения добавлена отметка "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), это означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и после проведения экспертизы их ценности должна включаться в состав Национального архивного фонда Украины.

8.2.9. При составлении номенклатуры дел учитываются все отметки, указанные в графе "Примечания" номенклатуры.

Форма номенклатуры дел конторы или частного нотариуса должна соответствовать форме типовой номенклатуры.

8.2.10. При заполнении граф номенклатуры дел конторы или частного нотариуса необходимо учесть следующий порядок.

Каждое дело, включенное в номенклатуру, должно иметь условное обозначение (арабскими цифрами) - индекс. Индекс дел состоит из индекса направления деятельности и порядкового номера дела.