База данных

Дата обновления БД:

21.04.2021

Добавлено/обновлено документов:

15 / 167

Всего документов в БД:

106866

Утратил силу

Документ  утратил силу в соответствии с Постановлением Правления Национального банка Республики Казахстан от 27 декабря 2010 года №182

ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВЛЕНИЯ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 14 июня 2001 года №224

Об утверждении Инструкции по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность

(по состоянию на 3 сентября 2010 года)

Согласовано

Комитет по управлению

архивами и документацией

Министерства культуры,

информации и

общественного согласия

Республики Казахстан

от 30 марта 2001 г. N3

 

В целях реализации Закона Республики Казахстан "О страховой деятельности" Правление Национального Банка Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность и ввести ее и настоящее постановление в действие по истечении четырнадцати дней со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.

2. Департаменту банковского и страхового надзора (Мекишев А.А.):

1) совместно с Юридическим департаментом (Шарипов С.Б.) принять меры к государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан настоящего постановления;

2) в десятидневный срок со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан довести настоящее постановление до сведения заинтересованных подразделений центрального аппарата, территориальных филиалов Национального Банка Республики Казахстан и страховых (перестраховочных) организаций.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Председателя Национального Банка Республики Казахстан Марченко Г.А.

 

Председатель

Национального Банка Г.А.Марченко

 

Утверждена постановлением Правления Национального Банка Республики Казахстан от 14 июня 2001 года №224

Инструкция по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность

Глава 1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законами Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", "О страховой деятельности", "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" и определяет порядок документирования, управления документацией и хранения документов в страховых (перестраховочных) организациях, страховых брокерах и страховых агентах - юридических лицах (далее - организация), актуариях и страховых агентахфизических лицах.

2. В целях выполнения установленных законодательством требований по обеспечению правильного документирования, управления документацией и хранения документов организация обязана утвердить внутреннюю Инструкцию по делопроизводству, по согласованию с соответствующим центральным государственным республиканским архивом или местным уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией (далее - органы управления и ведения архивным делом).

Работники организации должны быть ознакомлены с ее внутренними правилами документирования, управления документацией и хранения документов.

3. Основные требования к документированию, управлению документацией и хранению документов определяются нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.

4. Работа по текущему контролю за документированием, управлением документацией и хранению документов в организации (филиале и представительстве) возлагается на ее делопроизводственную службу либо на конкретное должностное лицо.

5. При смене руководителя делопроизводственной службы или должностного лица, ответственного за состояние делопроизводства в организации, дела и документы передаются вновь назначенному лицу по соответствующему акту.

6. Для временного хранения документов, образованных в деятельности организации (филиале и представительстве), их учета и использования в практических целях создается ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства).

7. Законченные делопроизводством документы и дела, образованные в деятельности организации, подлежат временному хранению в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) в соответствии со сроками, установленными настоящей Инструкцией. По истечении установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан сроков временного ведомственного (частного) хранения документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, подлежат передаче в упорядоченном виде на постоянное государственное хранение в соответствующий государственный архив.

8. Порядок документирования и управления документацией в организации осуществляется согласно требованиям Типовых правил документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, утвержденных приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года №33.

9. Методическую, консультативную и практическую помощь в обеспечении деятельности делопроизводственных и архивных служб организаций (их филиалов и представительств) осуществляют согласно двухсторонним договорам с соответствующими органами управления и ведения архивным делом.

Глава 2. Документирование и управление документацией

10. Документирование деятельности организации предполагает строгое выполнение ею установленных законодательством требований к реквизитам и бланкам документов, правильному их составлению и унификации.

Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется с учетом особенностей ее правового статуса, решаемых задач и функций.

11. Для правильного распределения документов в дела в соответствии с их классификацией, обеспечения оперативного поиска документов и учета дел организация (филиалы и представительства) составляют индивидуальную номенклатуру дел (далее - номенклатура дел), подлежащую обязательному согласованию с местными государственными органами по архивам.

12. Общие вопросы документооборота в деятельности юридических лиц устанавливаются законодательством.

13. Порядок обработки поступающих (входящих) и отправляемых (исходящих) документов, работы с внутренними документами, регистрации и исполнения документов определяется организацией с учетом требований уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.

14. Функционирование системы электронного документооборота в организации предполагает необходимость принятия по этому вопросу отдельного внутреннего нормативного документа, предусматривающего следующие принципы:

1) наличие в организации достаточного уровня программных и технических средств компьютерной обработки данных, автоматизированных систем управления электронными формами документов и электронной почтой;

2) однократность регистрации электронного документа;

3) признание достоверности электронной цифровой подписи только при наличии в информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию данной подписи;

4) обеспечение непрерывной технологии документооборота от ввода документа в систему до помещения его в дело (передачи на хранение).

15. С момента заведения и до передачи в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) документы хранятся по месту их формирования в дела, либо в порядке централизованного хранения дел в делопроизводственной службе организации.

16. Руководители филиалов и представительств (структурных подразделений) и сотрудники организации, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов.

Электронные документы могут храниться в серверах, которые обеспечивают их физическую сохранность, аутентичность электронной информации.

17. В целях повышения оперативности поиска документов дела должны располагаться в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, которая помещается на видном месте в соответствующем структурном подразделении. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре дел. Хранить дела в рабочих столах запрещается.

18. Выдача дел во временное пользование сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации (филиала и представительства). На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Дела, не законченные делопроизводством, выдавать сторонним организациям запрещается.

19. Изъятие документов из дел постоянного хранения (в т.ч. по предписаниям специальных государственных органов) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

20. Хранение документов в персональном компьютере осуществляют в виде файлов, по принципу один документ - один файл.

21. Все сроки хранения, принятые в бумажном делопроизводстве, действительны для электронных архивов. Электронные документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, электронные документы по личному составу, электронные документы с отметкой "ЭПК", проставленной в номенклатуре дел, хранятся и на бумажной основе (электронные аналоги при поступлении на государственное хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом рассматриваются как страховые копии документов на бумажной основе). Документы на бумажной основе должны быть с необходимыми подписями и печатями.

22. Мероприятия по обеспечению оперативного хранения документов в структурных подразделениях организации (филиалах и представительствах) определяются с учетом требований настоящей Инструкции.

Глава 3. Номенклатура дел и основные требования к формированию дел в организации

23. Номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в определенном календарном году в делопроизводстве организации (филиале и представительстве) в соответствии с выполняемыми ею заданиями и функциями.

24. При разработке номенклатуры дел используют:

1) предыдущие утвержденные номенклатуры дел;

2) утвержденные типовые перечни документов с указанием сроков хранения;

3) нормативные правовые акты и методические документы, разработанные уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.

25. В номенклатуру дел не включаются наименования печатных изданий.

26. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

1) название вида дела (в том числе переписка, журналы) или разновидности документов (в том числе приказы, протоколы);

2) название организации или соответствующего структурного подразделения (автор документа);

3) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;

4) краткое содержание документов дела;

5) даты (период), к которым относятся документы дела;

6) указание на наличие копий документов дела.

27. Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

28. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

29. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период за (на) который составлены планы (отчеты).

30. Номенклатура дел организации состоит из следующих разделов:

1) высший орган организации - общее собрание акционеров;

2) коллегиальные органы (за исключением исполнительного органа)совет директоров и ревизионная комиссия;

3) исполнительный орган - правление (его структурные подразделения в соответствии с утвержденным штатным расписанием).

Номенклатура дел филиалов и представительств организации разрабатывается в соответствии с утвержденным штатным расписанием филиала и представительства.

31. Заголовки дел в номенклатуре дел в каждом структурном подразделении исполнительного органа, филиале и представительстве организации обязательно должны включать следующее:

1) нормативные правовые акты уполномоченного государственного органа по регулированию и надзору за страховой деятельностью;

2) предписания (поручения, задания) различных государственных органов и документы по их исполнению;

3) учредительные и иные регистрационные документы организации (уставы, положения о структурных подразделениях организации, регистрационные формы), регламент работы организации (при наличии);

4) распорядительные документы организации (в том числе постановления, приказы, распоряжения);

5) инструкции (производственные, типовые, должностные);

6) плановая документация (перспективные, среднесрочные, годовые, квартальные, месячные, планы, сметы расходов, штатные расписания);

7) отчетная документация (сводные, годовые и с большей периодичностью, квартальные, месячные, оперативные);

8) документы по основной деятельности;

9) переписка;

10) учетно-регистрационные документы (в том числе журналы, книги, картотеки, карточки);

11) номенклатура дел (организации, структурного подразделения исполнительного органа, филиала или представительства).

32. Для копий документов, образованных в деятельности организации (в том числе приказы, распоряжения, инструкции, протоколы), проставляется срок хранения "До минования надобности".

33. Отметка "ЭПК" означает, что в данном деле возможно образование документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, и при проведении экспертизы ценности дело должно быть просмотрено полистно на предмет включения его в опись дел постоянного хранения.

34. Оформленная, утвержденная в установленном порядке, согласованная и одобренная номенклатура дел должна состоять из:

1) титульного листа с указанием официального наименования и ведомственного подчинения организации, наименования номенклатуры дел, даты и места составления;

2) перечня наименований соответствующих структурных подразделений организации с указанием их номеров индексов по номенклатуре дел;

3) списка сокращенных слов с их расшифровкой (в строго в алфавитном порядке);

4) основной описательной части номенклатуры дел;

5) итоговой записи к номенклатуре дел.

35. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые и дуплетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

36. Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года и после его согласования (утверждения) в установленном порядке с соответствующим органом управления и ведения архивным делом вводится в действие с 1 января. Действие номенклатуры дел определяется пятилетним сроком, в течение которого она ежегодно перепечатывается и утверждается с учетом изменений в составе документов. В случае изменений в структуре организации (филиала и представительства) номенклатура дел пересоставляется вновь и подлежит утверждению и согласованию в установленном порядке.

37. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

1) документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

2) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

3) каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией, и иметь необходимые реквизиты;

4) группировать в дело документы одного календарного года (за исключением личных дел и переходящих дел);

5) дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров;

6) документы внутри дела располагают в соответствии с последовательностью освещения вопроса (в хронологическом порядке, по решаемым проблемам) или вначале дела помещают инициативный документ, затем - ответный и иные документы, освещающие решение вопроса.

38. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящими к ним приложениями.

39. Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

40. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

41. Утвержденные планы, отчеты, лимиты, сметы и другие документы формируются отдельно от их проектов.

42. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

43. Обращения граждан и документы по исполнению по вопросам работы организации, фактов коррупции и другим важным вопросам, определенным государством, группируются раздельно от обращений граждан по личным и вопросам, непосредственно не относящимся к деятельности организации.

44. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

45. Документы на электронных носителях группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

46. Обложка дела должна содержать следующие реквизиты:

1) официальное наименование организации (филиала и представительства);

2) наименование населенного пункта;

3) наименование (заголовок) дела, его индекс по номенклатуре дел;

4) срок хранения дела;

5) количество листов в деле (заполняется после окончания дела делопроизводством).

47. В необходимых случаях (в делах, содержащих конфиденциальную информацию, личных делах, проектно-сметной документации) в дело вкладывается внутренняя опись документов.

48. При подготовке дел к передаче на хранение в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) или на государственное хранение проводится экспертиза ценности документов.

Экспертизой ценности документов называется процесс определения сроков хранения документов и отбора их на ведомственное (частное) или государственное хранение на основании установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан принципов и критериев.

49. В ходе экспертизы ценности дела постоянного хранения, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

1) подшивку или переплет дела;

2) нумерацию листов дела;

3) составление листа-заверителя дела;

4) составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

5) оформление реквизитов обложки дела.

50. Экспертиза ценности документов осуществляется специально определенными работниками структурных подразделений организации (филиалов и представительств) и постоянно действующей экспертной комиссией, создаваемой исполнительным органом организации (филиалами и представительствами) с включением, при необходимости, в ее состав работников соответствующих органов управления и ведения архивным делом. Положение об экспертной комиссии организации (филиала и представительства) в обязательном порядке подлежит согласованию с соответствующим органом управления и ведения архивным делом.

бесплатный документ

Полный текст доступен после авторизации.

Постановление Правления Национального Банка Республики Казахстан от 14 июня 2001 года №224
"Об утверждении Инструкции по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность"

О документе

Номер документа:224
Дата принятия: 14/06/2001
Состояние документа:Утратил силу
Органы эмитенты: Банки
Утратил силу с:17/05/2011

Опубликование документа

Вестник Национального Банка Казахстана, №16 (213), 30 июля-12 августа 2001 г.

Редакции документа

Текущая редакция принята: 03/09/2010