ПРИКАЗ МИНИСТРА КУЛЬТУРЫ И СПОРТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 25 августа 2023 года №236

Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

В соответствии с подпунктом 247-1) пункта 15 Положения о Министерстве культуры и спорта Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 сентября 2014 года №1003 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить прилагаемые Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях.

2. Комитету архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение трех рабочих дней после его введения в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

3) в течение трех рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Согласован Министерством информации и общественного развития Республики Казахстан

Согласован Министерством сельского хозяйства Республики Казахстан

Согласован Генеральной Прокуратурой Республики Казахстан

Согласован Министерством просвещения Республики Казахстан

Согласован Министерством здравоохранения Республики Казахстан

Согласован Министерством труда и социальной защиты населения Республики Казахстан

Согласован Верховным Судом Республики Казахстан

Согласован Министерством индустрии и инфраструктурного развития Республики Казахстан

Согласован Министерством финансов Республики Казахстан

Согласован Министерством обороны Республики Казахстан

Согласован Службой государственной охраны Республики Казахстан

Согласован Управлением делами Президента Республики Казахстан

Согласован Высшей аудиторской палата Республики Казахстан

Согласован Министерством торговли и интеграции Республики Казахстан

Согласован Министерством иностранных дел Республики Казахстан

Согласован Министерством по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан

Согласован Комитет национальной безопасности Республики Казахстан

Согласован Министерством национальной экономики Республики Казахстан

Согласован Министерством цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности Республики Казахстан

Согласован Министерством внутренних дел Республики Казахстан

Согласован Министерством экологии, геологии и природных ресурсов Республики Казахстан

Согласован Министерством энергетики Республики Казахстан

Согласован Министерством науки и высшего образования Республики Казахстан

Согласован Агентством Республики Казахстан по делам государственной службы

Согласован Агентством по защите и развитию конкуренции Республики Казахстан

Согласован Агентством по стратегическому планированию и реформам Республики Казахстан

Согласован Агентством Республики Казахстан по регулированию и развитию финансового рынка

Согласован Агентством Республики Казахстан по противодействию коррупции

Согласован Архивом Президента Республики Казахстан

Согласован РГУ "Национальный банк Республики Казахстан"

Согласован Конституционным Судом Республики Казахстан

Согласован Аппаратом Высшего Судебного Совета Республики Казахстан

Согласован Агентством Республики Казахстан по финансовому мониторингу

 

Приложение

к Приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года №236

Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – Правила) устанавливают порядок документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях (далее – организации).

2. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного уполномоченным органом в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган) порядка работы с документами в организации осуществляются структурным подразделением, предназначенным для реализации задач и функций по документационному обеспечению управления (далее – служба ДОУ). Ведение секретного и несекретного делопроизводства осуществляется в разных структурных подразделениях.

3. В организации, в которой штатным расписанием не предусмотрена служба ДОУ, управление документацией возлагается на должностное лицо.

4. Действие Правил не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.

Работы по созданию закрытых ключей электронной цифровой подписи (порядок выработки, регистрации, выдачи, хранения, уничтожения) для юридических лиц, государственных органов или должностных лиц, порядок обеспечения режима секретности и сохранности электронных документов и закрытых ключей электронной цифровой подписи, содержащих сведения, составляющие государственные секреты, определяются в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан о государственных секретах и работе со служебной информацией ограниченного распространения.

Порядок работы государственных органов с электронными документами ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования" определяется постановлениями Правительства Республики Казахстан от 14 сентября 2004 года №965 "О некоторых мерах по обеспечению информационной безопасности в Республике Казахстан" и от 24 июня 2022 года №429 "Об утверждении Правил отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней".

Особенности документирования, управления документацией и использования системы электронного документооборота в специальных государственных органах определяются их руководителями.

5. В настоящих Правилах используются следующие понятия:

1) абзац – часть текста, представляющая собой смысловое единство, выделяемая отступом в первой строке и начинающаяся со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с заглавной буквы (абзацы заканчиваются точкой с запятой (кроме первого и последнего абзацев части);

2) защита объектов информатизации – реализация комплекса правовых, организационных и технических мероприятий, направленных на сохранность объектов информатизации, предотвращение неправомерного и (или) непреднамеренного доступа и (или) воздействия на них;

3) средство криптографической защиты информации (далее – СКЗИ) – программное обеспечение или аппаратно-программный комплекс, реализующие алгоритмы криптографических преобразований, генерацию, формирование, распределение или управление ключами шифрования;

4) носитель ключевой информации – специализированный носитель, в котором для защиты хранящихся закрытых ключей электронной цифровой подписи используются СКЗИ, имеющие сертификат соответствия требованиям национального стандарта Республики Казахстан 1073-2007 "Средства криптографической защиты информации. Общие технические требования" (3 уровень);

5) удостоверяющий центр государственных органов Республики Казахстан (далее – УЦ ГО) – удостоверяющий центр, обслуживающий государственные органы, должностных лиц государственных органов в информационных системах и иных государственных информационных ресурсах государственных органов Республики Казахстан;

6) национальный удостоверяющий центр Республики Казахстан – удостоверяющий центр, предоставляющий средства электронной цифровой подписи и регистрационные свидетельства физическим или юридическим лицам для формирования электронных документов в государственных и негосударственных информационных системах;

7) отпуск документа (письма) – экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации-автора;

8) бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального документа;

9) метаданные – структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа;

10) нормативно-справочная информация – информация (классификаторы, справочники, перечни и иные), основанная на нормативных документах и используемая для определения различных характеристик документа;

11) классификатор "Корреспонденты" нормативно-справочной информации – перечень государственных органов и организаций, участников СЭД;

12) официальный документ – документ, созданный юридическим, должностным или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан;

13) владелец регистрационного свидетельства – физическое или юридическое лицо, на имя которого выдано регистрационное свидетельство, правомерно владеющее закрытым ключом, соответствующим открытому ключу, указанному в регистрационном свидетельстве;

14) электронные информационные ресурсы – данные в электронно-цифровой форме, содержащиеся на электронном носителе и в объектах информатизации;

15) информационная система электронного архива (далее – ИС ЭА) – организационно упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, обслуживающего персонала и технической документации, реализующих определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенных для решения конкретных функциональных задач в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления;

16) электронный носитель – материальный носитель, предназначенный для хранения информации в электронной форме, а также записи или ее воспроизведения с помощью технических средств;

17) участник СЭД – физическое или юридическое лицо, государственный орган или должностное лицо, участвующие в процессах сбора, обработки, хранения, передачи, поиска и распространения электронных документов;

18) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;

19) электронный документооборот – обмен электронными документами между государственными органами, физическими и юридическими лицами;

20) Центр Единой системы электронного документооборота (далее – Центр ЕСЭДО) – подсистема, обеспечивающая регистрацию участников систем электронного документооборота, синхронизацию нормативно-справочной информации и обмен электронными документами между участниками СЭД;

21) система электронного документооборота – система обмена электронными документами, отношения между участниками которой регулируются Законом Республики Казахстан "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан (далее – СЭД);

22) информационный пакет электронных документов (дел) – информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое;

23) электронная копия документа – документ, полностью воспроизводящий вид и информацию (данные) подлинного документа в электронно-цифровой форме;

24) бумажная копия электронного документа – документ на бумажном носителе, полученный посредством вывода информации (данных реквизитов) из электронного подлинника, имеющий полностью воспроизводящую информацию подлинного электронного документа, удостоверенного электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, и все его реквизиты или часть их, и заверенный лицом, обладающим полномочиями на заверение данного документа;

25) подлинник электронного документа – документ, удостоверенный (подписанный) электронной цифровой подписью, созданной с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, сформированный изначально в формате электронного документа и не имеющий бумажного исходного подлинника;

26) формат электронного документа – структура содержательной части электронного сообщения, на основе которого сформирован электронный документ;

27) электронная регистрационная контрольная карточка – электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты;

28) средства электронной цифровой подписи – совокупность программных и технических средств, используемых для создания и проверки подлинности электронной цифровой подписи;

29) электронное дело – самостоятельная единица хранения электронных документов и их метаданных, логически объединенных в процессе агрегации.

Глава 2. Порядок документирования, подготовки и оформления документов

Параграф 1. Порядок документирования и требования к оформлению документов

6. Языком работы и делопроизводства государственных органов, организаций и органов местного самоуправления Республики Казахстан является государственный язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык.

В работе негосударственных организаций используются казахский и, при необходимости, иные языки.

7. Документы на бумажном носителе составляются на белых чистых листах бумаги форматов А4 (210 х 297 миллиметров (далее – мм), А5 (148 х 210 мм) и имеют поля не менее:

1) левое поле – 20 мм;

2) правое поле – 10 мм;

3) верхнее поле –10 мм;

4) нижнее поле – 10 мм.

Для двустороннего печатания оборотная сторона листа документа:

1) левое поле – 10 мм;

2) правое поле – 20 мм;

3) верхнее поле – 10 мм;

4) нижнее поле – 10 мм.

Аналогично составляются документы в электронном формате.

8. При оформлении документа на бумажном носителе используются бланки документов. Реквизиты на бланках документов располагаются в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа согласно приложению 1 к настоящим Правилам. Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Электронные шаблоны бланков документов защищены от несанкционированных изменений.

9. В организации применяются следующие бланки документов:

1) бланк письма организации по форме согласно приложению 2 к настоящим Правилам;

2) бланк конкретного вида документа организации по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам;

3) общий бланк организации по форме согласно приложению 4 к настоящим Правилам.

Общий бланк организации используется для изготовления любых видов документов.

10. Бланки документов на бумажном носителе изготавливаются типографским способом с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся в электронном формате непосредственно при составлении документа.

11. Бумажные бланки документов государственных организаций с изображением Государственного Герба Республики Казахстан подлежат учету, для чего в правом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляются его номер, а при необходимости серия. Электронные бланки учету не подлежат.

12. Бланки документов используются строго по назначению и не передаются иным организациям или лицам без соответствующей резолюции руководства организации.

При передаче бланка в Журнале учета и выдачи печатно-бланочной продукции указывается кому и когда выдан бланк.

13. Документы на бумажном носителе составляются с использованием штампа, воспроизводящего наименование организации, путем проставления его оттиска в левом верхнем углу без использования бланка организации при наличии следующих реквизитов:

1) официальное наименование организации, издавшей документ, либо оттиск штампа, воспроизводящего наименование организации, издавшей документ, путем проставления его в левом верхнем углу;

2) наименование вида документа, за исключением письма;

3) дата документа;

4) регистрационный номер (индекс) документа;