ПРИКАЗ МИНИСТРА КУЛЬТУРЫ И СПОРТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 25 августа 2023 года №235

Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами

В соответствии с подпунктом 247-3) пункта 15 Положения о Министерстве культуры и спорта Республики Казахстан, утвержденного постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 сентября 2014 года №1003 ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами согласно приложению к настоящему приказу.

2. Комитету архивов, документации и книжного дела Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение трех рабочих дней после его введения в действие размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

3) в течение трех рабочих дней после исполнения мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Согласован Министерством информации и общественного развития Республики Казахстан

Согласован Министерством сельского хозяйства Республики Казахстан

Согласован Генеральной Прокуратурой Республики Казахстан

Согласован Министерством просвещения Республики Казахстан

Согласован Министерством здравоохранения Республики Казахстан

Согласован Министерством труда и социальной защиты населения Республики Казахстан

Согласован Верховным Судом Республики Казахстан

Согласован Министерством индустрии и инфраструктурного развития Республики Казахстан

Согласован Министерством финансов Республики Казахстан

Согласован Министерством обороны Республики Казахстан

Согласован Службой государственной охраны Республики Казахстан

Согласован Управлением делами Президента Республики Казахстан

Согласован Высшей аудиторской палатой

Согласован Министерством торговли и интеграции Республики Казахстан

Согласован Министерством иностранных дел Республики Казахстан

Согласован Министерством по чрезвычайным ситуациям Республики Казахстан

Согласован Комитетом национальной экономики Республики Казахстан

Согласован Министерством национальной безопасности Республики Казахстан

Согласован Министерством цифрового развития, инноваций и аэрокосмической промышленности Республики Казахстан

Согласован Министерством внутренних дел Республики Казахстан

Согласован Министерством экологии,  геологии и природных ресурсов Республики Казахстан

Согласован Министерством энергетики Республики Казахстан

Согласован Министерством науки и высшего образования Республики Казахстан

Согласован Агентством Республики Казахстан по делам государственной службы

Согласован Агентством по защите и развитию конкуренции Республики Казахстан

Согласован Агентством по стратегическому планированию и реформам Республики Казахстан

Согласован Агентством Республики Казахстан по регулированию и развитию финансового рынка

Согласован Агентством Республики Казахстан по противодействию коррупции

Согласован Архивом Президента Республики Казахстан

Согласован РГУ "Национальный банк Республики Казахстан"

Согласован Конституционным Судом Республики Казахстан

Согласован Аппаратом Высшего Судебного Совета Республики Казахстан

Согласован Агентством Республики Казахстан по финансовому мониторингу

 

Приложение

к Приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 25 августа 2023 года №235

Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами

Глава 1. Общие положения

1. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – Правила) разработаны в соответствии с законами Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах" и "Об электронном документе и электронной цифровой подписи".

2. Правила определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – архив организации).

3. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) информационное письмо – документ, составленный на бланке письма организации по запросу пользователя или инициативе архива организации, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;

2) архивная справка – документ, составленный на бланке письма юридического лица (далее – организации), содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника);

3) архивная копия – копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 295 настоящих Правил;

4) тематическая подборка копий архивных документов – систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или инициативе архива организации;

5) упорядочение архивных документов (далее – упорядочение) – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о НАФ и архивах;

6) хранилище архивных документов (архивохранилище) – специально оборудованное хранилище (помещение) для хранения архивных документов;

7) тематический перечень архивных документов – систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или инициативе архива организации;

8) архивный указатель – архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

9) архивная выписка – документ, составленный на бланке письма организации, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

10) архивный шифр – обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;

11) архивное дело – сфера деятельности физических и юридических лиц, связанная с формированием Национального архивного фонда Республики Казахстан, образованием архивов, архивных фондов и коллекций, организацией сбора, комплектования, упорядочения, хранения, учета и использования архивных документов;

12) особо ценный документ – архивный документ НАФ, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;

13) аудиовизуальная документация – комплекс документов, содержащих изобразительную и (или) звуковую информацию, созданный с помощью технических средств;

14) управленческая документация – комплекс документов, используемых при реализации основных функций управления организации (организация, планирование, регулирование, контроль);

15) ведомственный архив – учреждение или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющие сбор, упорядочение, временное хранение, учет, использование архивных документов и государственный учет документов НАФ;

16) научно-справочный аппарат (далее – НСА) – совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации;

17) система НСА – комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов;

18) научно-техническая документация – комплекс документов, фиксирующих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно-технической, проектной, строительной и иной деятельности;

19) частный архив – негосударственное юридическое лицо или его структурное подразделение, осуществляющие сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, хранение, учет и использование архивных документов или архивных документов физического лица, возникших в результате его деятельности, сбора и приобретения;

20) организация хранения документов – система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению;

21) экспертиза ценности документов – исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов и отбора их для включения в состав НАФ;

22) отпуск документа (письма) – экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации-автора;

23) опись дел документов – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета;

24) метаданные – структурированные данные, описывающие контекст, содержание и структуру электронного документа, предназначенные для его идентификации и поиска, а также процессы управления на протяжении всего жизненного цикла документа;

25) единица хранения – учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

26) учет документов в архиве организации – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

27) файл – идентифицированный объект на электронном носителе, поддерживаемый операционной системой, в среде которой осуществляется создание объекта и (или) обеспечивается доступ к нему;

28) формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;

29) лист-заверитель дела – документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела;

30) электронный архив – совокупность архивных электронных документов;

31) электронный архивный документ – документированная информация, представленная в электронной форме и заверенная электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП), которая может быть идентифицирована и подлежит хранению в силу значимости указанной информации для общества и государства;

32) информационная система электронного архива (далее ИС ЭА) – организационно упорядоченная совокупность информационно-коммуникационных технологий, обслуживающего персонала и технической документации, реализующих определенные технологические действия посредством информационного взаимодействия и предназначенных для решения конкретных функциональных задач в сфере архивного дела и документационного обеспечения;

33) электронный носитель – материальный носитель, предназначенный для хранения информации в электронной форме, а также записи или ее воспроизведения с помощью технических средств;

34) электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством ЭЦП;

35) информационный пакет электронных документов (дел) – информационный объект определенной структуры, передаваемый по сетевым коммуникациям или телекоммуникациям как единое целое;

36) миграция электронного документа – процесс переноса электронных документов из одной программно-аппаратной среды или с одного носителя информации в другую среду или на другой носитель при сохранении их подлинности, целостности, надежности и удобства в использовании;

37) конвертация электронного документа – преобразование исходного электронного документа посредством изменения его формата с сохранением структуры и содержания;

38) электронная регистрационная контрольная карточка (далее – ЭРКК) – электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты;

39) электронное дело – самостоятельная единица хранения электронных документов и их метаданных, логически объединенных в процессе агрегации;

40) эмуляция – воспроизведение работы одной системы средствами другой без потери функциональных возможностей и искажений результатов с целью воспроизведения электронных документов.

4. В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документации создаются:

1) архив управленческой документации, в том числе электронных документов;

2) архив аудиовизуальной документации, в том числе электронных документов;

3) архив научно-технической документации, в том числе электронных документов.

5. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее – государственные архивы), Архив Президента Республики Казахстан оказывают организациям методическую помощь по внедрению настоящих Правил.

6. В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом руководителя организации назначается лицо, ответственное за ведение архива.

Глава 2. Порядок приема дел, документов

Параграф 1. Порядок приема дел, документов на хранение

7. Архив организации принимает дела, документы постоянного, временного срока хранения и по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организации. При реорганизации организации документы передаются в упорядоченном виде правопреемникам.

8. Прием дел, документов в архив организации осуществляется ежегодно. В организации, имеющей структурные подразделения, прием документов в архив организации осуществляется в соответствии с утвержденным руководителем организации графиком приема документов в архив организации.

Документы передаются в архив организации на носителях, на которых они созданы (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька, пленка, магнитные ленты, электронные носители).

9. При приеме на хранение управленческой документации работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) наличие дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в соответствии с описью дел структурного подразделения;

2) наличие дел временного (до 10 лет включительно) хранения по номенклатуре дел;

3) нумерацию листов дел с данными по описи дел структурного подразделения;

4) правильность заполнения внутренней описи документов дела (при наличии);

5) наличие листа-заверителя дела;

6) соответствие реквизитов обложки соответствующим записям в описи дел документов структурного подразделения;

7) физическое состояние документов.

10. При приеме аудиовизуальной документации на хранение работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) комплектность документов;

2) физическое состояние документов;

3) комплектность состава прилагаемой текстовой сопроводительной документации.

В состав текстовой сопроводительной документации входят:

1) для кинодокументов – аннотации, монтажные листы, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи световых и цветовых паспортов;

2) для фотодокументов – аннотации;

3) для фонодокументов и видеодокументов – акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги грампластинок, списки выступающих, рецензии, статьи и иные документы, относящиеся к принимаемым фонодокументам и видеодокументам.

11. При приеме научно-технической документации на хранение работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и иными документами, в которых перечислена вся передаваемая документация);

2) наличие установленных подписей и дат;

3) правильность выполнения основных надписей и титульных листов;

4) физическое состояние документов.

12. Прием электронных документов в архив организации осуществляется посредством информационных систем, обеспечивающих соблюдение требований к хранению электронных документов.

13. Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носителях однократной записи в том формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами. Электронные документы в архив организации передаются вместе с их метаданными.

14. В случаях изменения программно-аппаратной среды и выхода из употребления компьютерных форматов, повреждения носителя, архив организации проводит работу по конвертации электронных документов в новые форматы и/или миграции на новые носители.

Миграцию документов необходимо осуществлять до того, как устареют технологии и носители информации (такие, как дискеты, магнитные ленты, оптические CD- и DVD-диски), от которых они зависят. В зависимости от таких факторов, как объем и доступность, может оказаться предпочтительным выполнение конверсии или миграции документов сразу же, как только станет известна целевая (конечная) среда. Если ценность документов и/или связанные с ними риски считаются достаточно малыми, то организация может предпочесть подождать до тех пор, пока какая-нибудь иная побудительная причина (например, обновление программного обеспечения, замена системы, приобретение или слияние с иной организацией) не сделает конверсию или миграцию оправданной.

15. При приеме электронных документов (дел) в архив организации осуществляется проверка действительности (на момент проверки):

1) ЭЦП на описи электронных документов структурного подразделения организации с применением закрытого ключа ЭЦП, владельцем которого являются организация или руководитель структурного подразделения организации;

2) ЭЦП на внутренней описи с применением закрытого ключа ЭЦП, владельцем которого являются организация или работник структурного подразделения организации, составившие внутреннюю опись.

Проверка действительности ЭЦП осуществляется с использованием средства ЭЦП, имеющего сертификат соответствия, выданный в удостоверяющем центре государственных органов Республики Казахстан.

При приеме электронных документов (дел) работник архива организации посредством ИС ЭА проверяет:

1) состав метаданных электронных документов (дел);

2) соответствие состава электронных документов (дел), передаваемых на хранение, данным соответствующей описи электронных документов (дел) структурного подразделения;

3) соответствие объема переданных электронных документов (дел) объему, указанному в соответствующей описи электронных документов (дел) структурного подразделения;

4) возможность воспроизведения электронных документов (дел);

5) отсутствие вредоносных компьютерных программ.

При приеме электронных документов (дел) на съемных носителях проверяются физическое и техническое состояние съемных носителей, соответствие информации на съемных носителях данным о съемных носителях и размещении электронных документов (дел) на съемных носителях в метаданных.

При приеме электронных документов (дел) постоянного хранения проверяется соответствие форматов файлов формату постоянного хранения PDF/A-1.

Для электронных документов (дел) подтверждение подлинности и целостности входящих в них электронных документов (дел) осуществляется путем проверки действительности (на момент проверки) средств ЭЦП.

Результаты проверки подлинности и целостности сохраняются в метаданных электронных документов (дел), формируемых архивом организации. Метаданные содержат дату проверки и контрольные характеристики, подтвержденные в процессе проверки.

16. Прием электронных документов (дел) в архив организации считается завершенным при положительных результатах проверок, проведенных в соответствии с требованиями пунктов 13-15 настоящих Правил. В ИС ЭА организации формируется акт о миграции и перезаписи электронных документов (дел) по форме согласно приложению 1 к настоящим Правилам.

Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности документов и оформления ее результатов

17. Экспертиза ценности документов в архиве организации проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу НАФ, подготовки их к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу НАФ, и выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

18. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

1) Закона Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах";

2) типовых или отраслевых перечней документов с указанием сроков хранения, типовой (примерной) номенклатуры дел и номенклатуры дел организации за соответствующий период;

3) методических документов уполномоченного органа в сфере архивного дела и документационного обеспечения управления (далее – уполномоченный орган), местных исполнительных органов областей, городов республиканского значения и столицы (далее – МИО) и государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан.

19. Экспертиза ценности документов проводится путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения документов относятся:

1) роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли (сфере деятельности), значимость выполняемых ею задач и функций, значение физического лица в жизни общества;

2) время и место образования документа.

К критериям содержания документов относятся:

1) значимость события (явления, предмета), отраженного в документе;

2) значение содержащейся в документе информации, ее повторение в иных документах;

3) подлинность, вид и разновидность документа.

К критериям внешних особенностей документа относятся:

1) подлинность документа;

2) юридическая достоверность документа (наличие подписи (электронной цифровой подписи) ЭЦП должностного лица и иных реквизитов, согласно Закону Республики Казахстан "Об электронном документе и электронной цифровой подписи");

3) форма фиксирования и передачи содержания информации;

4) особенности материального носителя документа;

5) особенности физического состояния документа.

20. При экспертизе ценности аудиовизуальных документов дополнительно применяются следующие специфические критерии:

1) художественные достоинства аудиовизуальных документов;

2) композиционно-сюжетная целостность аудиовизуальных документов;

3) выразительность и оригинальность аудиовизуальных документов;

4) своеобразие носителя информации, способ записи и воспроизведения информации, техническое состояние аудиовизуальных документов.

21. При проведении экспертизы ценности научно-технической документации дополнительно применяются следующие специфические критерии:

1) значимость проблемы (технологии) или объекта (проекта, модели, конструкции, технологии), отраженной в документах, на момент внедрения для развития конкретных отраслей и экономики государства в целом;

2) принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта;

3) соответствие научно-технической документации этапности научных исследований (стадийности технических разработок).

22. При проведении экспертизы ценности электронных документов (дел) дополнительно применяются следующие специфические критерии:

1) сохранность метаданных;

2) аутентичность электронных документов (дел);

3) отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение.

23. Для организации экспертизы ценности документов и рассмотрения ее результатов в организации создается экспертная комиссия (далее – ЭК).

В государственном органе, имеющем территориальные органы и/или подведомственные организации, а также организации, имеющей филиалы, создается центральная экспертная комиссия (далее – ЦЭК).

24. ЦЭК (ЭК) является совещательным органом и действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.

25. Экспертиза ценности документов проводится ежегодно в плановом порядке работниками архива организации. Проведение экспертизы ценности документов в организации, являющейся источником комплектования государственного архива, осуществляется под методическим руководством и при консультативной помощи соответствующего государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан.

При реорганизации (ликвидации) организации проводится внеплановая экспертиза ценности.

26. Решения ЦЭК (ЭК) оформляются протоколами, утверждаемыми руководителем организации.

Решения ЦЭК (ЭК) источников комплектования государственных архивов, Архива Президента Республики Казахстан утверждаются руководителем организации после их согласования с соответствующими экспертно-проверочными комиссиями (далее – ЭПК), образуемыми республиканскими государственными архивами, Архивом Президента Республики Казахстан, МИО.

27. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

1) анализ состава документов организации;

2) отбор и подготовка дел постоянного срока хранения для передачи в государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан (для источников комплектования государственного архива, Архива Президента Республики Казахстан);

3) проверка наличия подлинных экземпляров документов и определение структурных подразделений, в дела которых они включены;

4) уточнение характера повторяемости, содержащейся в них информации в иных документах, вид, форма и полнота повторения.

Выделение документов с повторяющейся информацией и дублетных документов к уничтожению производится только после сверки их с документами, отобранными на постоянное хранение.

28. Дела на бумажных носителях с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения формируются в отдельные дела либо присоединяются к однородным делам постоянного хранения. Дела, содержащие оставшиеся документы временного хранения, хранятся в течение установленных сроков.

Переформирование электронных документов (дел) осуществляется аналогично делам на бумажных носителях.

Электронные документы (дела) с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, просматриваются пофайлово, в файле – полистно.

29. Экспертиза ценности документов проводится путем полистного и (или) пофайлового просмотра документов дела (аудиовизуальные документы просматриваются на монтажном столе или экране, аудиодокументы прослушиваются, электронные документы (дела) просматриваются).

30. В ходе проведения экспертизы проверяют:

1) обоснованность включения в данное дело документов;

2) юридическую силу документов (наличие реквизитов);

3) наличие и правильность оформления реквизитов обложек дел;

4) правильность нумерации листов дела;

5) физико-химическое и техническое состояние документа.