ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

от 22 ноября 2019 года №214

Об изменении постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 года №143

На основании частей первой и четвертой статьи 10, частей пятой и шестой статьи 18, части четвертой статьи 20, части первой статьи 22 и части второй статьи 25 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. №323-З "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь" и абзаца двадцатого подпункта 6.30 пункта 6 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. №1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Внести в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №143 "Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций" следующие изменения:

в преамбуле слова "статей 6, 10, 12, 13, 18, 19, 20, 22 и 25 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 года "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь" и пункта 11" заменить словами "частей первой и четвертой статьи 10, частей пятой и шестой статьи 18, части четвертой статьи 20, части первой статьи 22 и части второй статьи 25 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. №323-З "Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь" и абзаца двадцатого подпункта 6.30 пункта 6";

пункт 1 изложить в следующей редакции:

"1. Утвердить Правила работы архивов государственных органов и иных организаций (прилагаются).";

в Правилах работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденных этим постановлением:

по тексту Правил слова "к настоящим Правилам" исключить;

в части первой пункта 1 слова "Республики Беларусь" заменить словами "(далее, если не определено иное, - организации)";

в пункте 3:

в части первой слова "документацией в электронном виде" заменить словами "документами в электронном виде";

в части второй:

слова "документацией в электронном виде" заменить словами "документами в электронном виде";

слова "актами законодательства Республики Беларусь" заменить словами "актами законодательства";

в части второй пункта 4 слова "документации на электронных носителях" заменить словами "документов в электронном виде";

из абзаца пятого пункта 5, части пятой пункта 25, пункта 108, части пятой пункта 113, части второй пункта 211, части второй пункта 225, пунктов 315 и 335, частей второй и третьей пункта 336, пунктов 337, 343, части второй пункта 348 слова "Республики Беларусь" исключить;

в пункте 6:

из абзацев десятого-двенадцатого слова "Республики Беларусь" исключить;

в абзаце тринадцатом слово "проверку" заменить словом "анализ";

в пункте 8:

слова "Республики Беларусь" исключить;

слова "локальными нормативными правовыми актами" заменить словами "локальными правовыми актами";

пункт 9 изложить в следующей редакции:

"9. В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за архив.";

часть вторую пункта 11 изложить в следующей редакции:

"В архиве организации составляются:

план работы на год;

график приема дел в архив организации;

график передачи дел на постоянное хранение в государственный архив;

график представления годовых разделов сводных описей дел на рассмотрение экспертно-методической комиссии (далее - ЭМК) государственного архива или экспертно-проверочной комиссии (далее - ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областного исполнительного комитета;

паспорт архива организации.";

в пункте 14 слова "График" и "составляется" заменить соответственно словами "Графики" и "составляются";

в пункте 17:

первое предложение части второй изложить в следующей редакции: "Анализ формирования, оформления дел и подготовки дел в структурных подразделениях организации к передаче в архив организации проводится не реже одного раза в год.";

в части третьей:

слова "проверки, анализа составляется справка или" заменить словами "анализа составляется";

слова "проверки, мониторинга" заменить словом "анализа";

в части первой пункта 21 слова "с истекшими сроками хранения" заменить словами ", не подлежащих хранению,";

часть первую пункта 29 после слова "соответствующими" дополнить словом "государственными";

в пункте 39:

в части шестой подпункта 39.1 слово "министра" заменить словами "директора института";

подпункт 39.2 изложить в следующей редакции:

"39.2. в графе 2 номенклатуры дел указываются названия разделов (подразделов) и заголовки дел.

Заголовок дела должен соответствовать содержанию и составу включаемых в него документов, быть кратким, конкретным и доступным для восприятия.

В состав заголовка включаются указание вида заводимого дела (документы, переписка, дело, журнал и другое) или разновидности документов (приказы, протоколы, планы, отчеты, акты и другое) и название темы (содержание) дела.

В заголовки определенных категорий дел дополнительно включаются:

автор документов (полное, сокращенное или видовое наименование организации, структурного подразделения или наименование должности лица, издавшего документ);

Например:

Приказы директора института по основной деятельности

корреспондент (наименование организации или лица), с которым ведется переписка;

Например:

Переписка с Государственным комитетом по науке и технологиям Республики Беларусь о подготовке научных работников высшей квалификации

название населенного пункта, административно-территориальной единицы или территории, на которых находится корреспондент или автор документов, или с которой связано содержание документов дела;

Например:

Отчеты средних школ Борисовского, Дзержинского и Крупского районов Минской области об учебно-воспитательной работе

Переписка с областными (Минским городским) исполнительными комитетами о строительстве детских больниц

даты (период), к которым относится содержание документов дела;

Например:

Отчеты государственных архивов о комплектовании документами личного происхождения в 2015-2018 гг.

указание на копийность документов, включенных в дело.

Например:

Приказы директора института по основной деятельности. Копии

Термин "Документы" используется в заголовке:

при группировке в дело различных видов документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства. В конце заголовка в скобках указываются два-три основных вида документов, включенных в дело;

Например:

Документы о строительстве спортивного комплекса (финансовый отчет, сметы и др.)

при объединении в одном деле документов-приложений к документу или группе документов.

Например:

Документы к протоколам заседаний ученого совета института за 2019 год (списки, доклады, рецензии и др.)

Термин "Дело" используется в заголовке при объединении в деле различных видов документов по одному вопросу, связанных последовательностью его решения.

Например:

Дело о рассмотрении жалобы Горбункова С.С.

Термин "Дело" употребляется в названиях личных, судебных, арбитражных дел.

В заголовках дел с перепиской указываются корреспондент или корреспонденты, если переписка ведется с одним, двумя или тремя корреспондентами, и содержание вопроса, по которому ведется переписка.

Например:

Переписка с Государственным комитетом по науке и технологиям Республики Беларусь, Национальной академией наук Беларуси о подготовке научных работников высшей квалификации

Если переписка ведется с более чем тремя однородными корреспондентами, они могут быть названы в заголовке обобщенно.

Например:

Переписка с государственными архивными учреждениями Республики Беларусь о выполнении мероприятий подпрограммы "Архивы Беларуси" Государственной программы "Культура Беларуси" на 2016-2020 годы

Если переписка ведется с более чем тремя разнородными корреспондентами, их названия в заголовке, как правило, не указываются.

Например:

Переписка о заключении договоров на поставку комплектующих

В заголовках, содержащих плановую или отчетную документацию, указываются число, месяц, квартал, год, на (за) который составлены документы.

Например:

Планы работы института на IV кв. 2019 г.

Квартальные отчеты о работе отделов института за 2019 год

Если заводимое дело состоит из одного документа, то в заголовке указывается разновидность документа, его содержание, автор и дата.

Например:

Доклад директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь о работе государственных архивных учреждений Республики Беларусь за 2018 год

Не допускается использовать в качестве заголовков формулировки, не отражающие состав и содержание документов, включенных в дело ("Материалы", "Документальные материалы", "Разные документы", "Финансовые документы", "Общая переписка" и т.п.), и определения, в которых вид документа заменен действием ("Исследование…", "Рассмотрение…", "Обеспечение…" и т.д.), а также вводные слова и сложные синтаксические обороты.

В процессе формирования дел заголовки могут уточняться.

Заголовки в разделах (подразделах) номенклатуры дел систематизируются по группам в зависимости от значимости и взаимосвязи дел в следующем порядке:

нормативные правовые акты (декреты, указы Президента Республики Беларусь, законы, постановления Совета Министров Республики Беларусь и др.);

учредительные документы организации (уставы, положения, свидетельства о государственной регистрации и др.);

распорядительные и методические документы вышестоящих организаций (постановления, приказы, указания и др.);

распорядительные документы организации (приказы, распоряжения и др.);

организационные документы (штатные расписания, положения, инструкции, правила и др.);

протоколы;

планы;

отчеты;

договоры;

справочно-информационные документы (акты, справки, информации, сводки и др.);

переписка;

учетно-регистрационные формы (журналы, картотеки и др.);

сводная номенклатура дел и выписки из нее.

Порядок систематизации иных заголовков дел определяется составителем номенклатуры.

Систематизация заголовков дел внутри каждой группы определяется в соответствии со значимостью документов и сроками их хранения: приказы по основной деятельности располагаются перед приказами по личному составу, годовые планы и отчеты - перед квартальными и месячными и т.д.

Систематизация заголовков однородных дел, содержащих наименования корреспондентов или географические названия, осуществляется по алфавиту;";

в части первой подпункта 39.4 слова "нормативным правовым актам Республики Беларусь, локальным нормативным правовым актам" и "перечни документов Национального архивного фонда" заменить соответственно словами "нормативным правовым актам, локальным правовым актам" и "перечни документов Национального архивного фонда Республики Беларусь";

в подпункте 39.5 слова "части второй подпункта 39.4 настоящего пункта" заменить словами "части третьей подпункта 39.4 настоящего пункта, об электронных делах, содержащих документы в электронном виде (ЭД), информационных ресурсах (ИР), гибридных делах (ГД)";

в пункте 46:

часть четвертую изложить в следующей редакции:

"Приказы и распоряжения по личному составу группируются в отдельные дела в зависимости от сроков их хранения.";

из части одиннадцатой слова "Республики Беларусь" исключить;

в пункте 50 слова "нормативных правовых актов Республики Беларусь, локальных нормативных правовых актов", "актов законодательства Республики Беларусь" и "перечней документов Национального архивного фонда" заменить соответственно словами "нормативных правовых актов, локальных правовых актов", "актов законодательства" и "перечней документов Национального архивного фонда Республики Беларусь";

в пункте 56:

из абзаца шестого слово "дальнейшему" исключить;

в абзаце восьмом слова "перечнями документов Национального архивного фонда" заменить словами "перечнями документов Национального архивного фонда Республики Беларусь";

в части третьей пункта 78 слова "листов документов" заменить словом "документов";

в подпункте 79.3 пункта 79 слова "имени, отчества" и "имена, отчества" заменить соответственно словами "имени, отчества (если таковое имеется)" и "имена, отчества (если таковые имеются)";

в частях четвертой и шестой подпункта 82.4 пункта 82 слово "предприятия" заменить словом "института";

из пункта 87 второе предложение исключить;

из части первой пункта 88 слово "порядковые" исключить;

пункт 104 после слова "уничтожению" дополнить словами "документов и дел, не подлежащих хранению";

в части второй пункта 121 цифры "136-140" заменить цифрами "137-142";

в пункте 165:

в части второй:

после абзаца второго дополнить часть абзацем следующего содержания:

"должностные (рабочие) инструкции работникам;";

в абзаце седьмом слова "должностей, избранию на должности" заменить словами "должностей служащих, избранию на должность служащего";

в части четвертой цифры "1-102" и "103-202" заменить соответственно словами "1-к-102-к" и "103-к-202-к";

части третью и четвертую пункта 166 после слова "отчество" дополнить словами "(если таковое имеется)";

в части второй пункта 168 цифры "136-142" заменить цифрами "137-142";

в части третьей пункта 174 цифры "148" заменить цифрами "147";

в части первой пункта 218 цифры "24, 25" заменить цифрами "27, 28";

в пункте 220 слова "Национального архивного фонда" и "законодательством Республики Беларусь" заменить соответственно словами "Национального архивного фонда Республики Беларусь" и "законодательством";

в части первой пункта 229, абзаце первом части первой пункта 281, части второй пункта 302, части второй пункта 332 слова "на бумажной основе" заменить словами "на бумажном носителе";

часть третью пункта 240 после слов "отчество" и "отчеств" дополнить соответственно словами "(если таковое имеется)" и "(если таковые имеются)";

в части третьей пункта 241 слова "правовые акты" заменить словами "нормативные правовые акты, локальные правовые акты";

часть шестую пункта 253 после слова "отчества" дополнить словами "(если таковые имеются)";

в пункте 261:

в абзацах втором, пятом и шестом слова "правовые акты" заменить словами "нормативные правовые акты, локальные правовые акты";

в абзаце седьмом слова "правовой акт" заменить словами "нормативный правовой акт, локальный правовой акт";

в пункте 263:

в части первой слова "правовые акты" заменить словами "нормативные правовые акты, локальные правовые акты";

часть вторую после слова "опубликования" дополнить словом "нормативных";

пункт 279 изложить в следующей редакции:

"279. Требования к электро- и противопожарному оборудованию помещений архива организации устанавливаются в соответствии с Правилами пожарной безопасности Республики Беларусь. ППБ Беларуси 01-2014, утвержденными постановлением Министерства по чрезвычайным ситуациям Республики Беларусь от 14 марта 2014 г. №3.";

пункт 284 изложить в следующей редакции:

"284. Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище на одном щитке в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем.";

второе предложение части второй пункта 292 изложить в следующей редакции: "Уничтожение проводят учреждения, осуществляющие государственный санитарный надзор.";

часть четвертую пункта 310 изложить в следующей редакции:

"Акт подписывается руководителем организации, выдающей дела, и руководителем организации-получателя дел. Подписи скрепляются печатями организаций. Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами Республики Беларусь (далее - международные договоры). После возврата дел в двух экземплярах акта делаются соответствующие отметки.";

абзац четвертый части второй пункта 328 изложить в следующей редакции:

"изучение в деле фонда актов о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению;";

в пункте 331:

в части третьей слова "на бумажной основе" заменить словами "на бумажном носителе";

в части седьмой слова "за сохранность копируемых документов" заменить словами "в соответствии с законодательными актами";

в пункте 350:

в части второй цифры "379" заменить цифрами "357";

из части третьей слова "Республики Беларусь" исключить;

в части второй пункта 352 слова "Республики Беларусь в сфере" заменить словами "в сфере архивного дела и";

в части первой пункта 360 слова "в порядке, установленном главой 50" заменить словами "дел постоянного хранения, оформленным в соответствии с требованиями главы 15";

в приложении 1 к этим Правилам:

слова "Форма списка организаций - источников комплектования архива организации" заменить словами

"Форма

СПИСОК организаций - источников комплектования архива организации";

слова "дата и индекс правового акта" заменить словами "вид, дата и регистрационный номер нормативного правового акта, локального правового акта";

в приложении 4 к этим Правилам:

слова "Форма паспорта архива организации" заменить словом

"Форма";

слово "адрес" заменить словами "место нахождения";

слова "дата и индекс правового акта" заменить словами "вид, дата и регистрационный номер нормативного правового акта, локального правового акта";

после слова "подразделения" дополнить словами "по архивам и делопроизводству";

слова "документация в электронном виде" заменить словами "документы в электронном виде";

после слова "отчество" дополнить словами "(если таковое имеется)";

в приложении 5 к этим Правилам:

слова "Форма карточки учета работы с организацией - источником комплектования архива, иной организацией, подчиненной (входящей в состав, систему) организации

Лицевая сторона"

заменить словами

"Форма

Лицевая сторона

КАРТОЧКА учета работы с организацией - источником комплектования архива, иной организацией, подчиненной (входящей в состав, систему) организации";

слово "Адрес" заменить словами "Место нахождения";

слова "Название, дата и индекс документа" заменить словами "Вид, дата и регистрационный номер нормативного правового акта, локального правового акта";

после слова "отчество" дополнить словами "(если таковое имеется)";

слова "ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ" заменить словами "ЛОКАЛЬНЫХ ПРАВОВЫХ АКТОВ";

в приложении 6 к этим Правилам:

слова "Форма акта приема-передачи дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив)" заменить словами

"Форма

АКТ приема-передачи документов и дел при смене руководителя архива организации (лица, ответственного за архив)";

слова "название, дата и индекс правового акта" заменить словами "вид, дата и регистрационный номер нормативного правового акта, локального правового акта";

приложение 9 к этим Правилам изложить в новой редакции (прилагается);

в приложении 31 к этим Правилам:

слова "Форма акта приема-передачи документов и дел на постоянное хранение" заменить словами

"Форма

АКТ приема-передачи документов и дел на постоянное хранение";

слова "Печать организации" заменить словами "Печать организации*";

слова "название законодательного акта Республики Беларусь об архивном деле и делопроизводстве" заменить словами "вид, дата, регистрационный номер и название законодательного акта в сфере архивного дела и делопроизводства";

дополнить приложение подстрочным примечанием "*" следующего содержания:

"______________________________

* Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами.";

в приложении 39 к этим Правилам:

слова "Форма карточки каталожной именной" заменить словами

"Форма

КАРТОЧКА каталожная именная";

после слова "Отчество" дополнить словами "(если таковое имеется)";

в приложении 43 к этим Правилам слова "Форма карточки постеллажного топографического указателя" заменить словом

"Форма";

в приложении 44 к этим Правилам:

слова "Форма заказа на выдачу дел" заменить словами

"Форма

ЗАКАЗ на выдачу дел";

после слова "отчество" дополнить словами "(если таковое имеется)";

в приложении 45 к этим Правилам:

слова "Форма акта о выдаче дел во временное пользование" заменить словами

"Форма

АКТ о выдаче дел во временное пользование";

слова "почтовый адрес" заменить словами "место нахождения";

слова "Печать организации" заменить словами "Печать организации*";

дополнить приложение подстрочным примечанием "*" следующего содержания:

"______________________________

* Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами.";

в приложении 46 к этим Правилам:

слова "Форма акта выдачи дел во временное пользование для выполнения работ по улучшению физического состояния дел" заменить словами

"Форма

АКТ о выдаче дел во временное пользование для выполнения работ по улучшению физического состояния дел";

слова "физического состояния документов" заменить словами "физического состояния дел";

слова "Печать организации" заменить словами "Печать организации*";

слово "ОБРАБОТКЕ*" заменить словом "ОБРАБОТКЕ**";

подстрочное примечание "*" изложить в следующей редакции:

"______________________________

* Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами.";

дополнить приложение подстрочным примечанием "**" следующего содержания:

"** Дела, передаваемые на обработку, подбираются в пределах фонда и описи в валовом порядке.";

в приложении 47 к этим Правилам:

слова "Форма акта выдачи дел во временное пользование для изготовления микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования" заменить словами

"Форма

АКТ о выдаче дел во временное пользование для изготовления микрофотокопий страхового фонда и фонда пользования";

слова "Печать организации" заменить словами "Печать организации*";

слово "ДОКУМЕНТОВ*" заменить словом "ДОКУМЕНТОВ**";

подстрочное примечание "*" изложить в следующей редакции:

"______________________________

* Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами.";

дополнить приложение подстрочным примечанием "**" следующего содержания:

"** Графы 1-6 заполняются архивом организации.";

в приложении 59 к этим Правилам:

слова "Форма акта приема-передачи страховых копий в государственный архив" заменить словами

"Форма

АКТ приема-передачи страховых копий в государственный архив";

слова "Печать организации" заменить словами "Печать организации*";

слова "дел на постоянное хранение в государственный архив" заменить словами "документов и дел на постоянное хранение";

слово "фонда*" заменить словом "фонда**";

подстрочное примечание "*" изложить в следующей редакции:

"______________________________

* Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательными актами вправе не использовать печати, за исключением случаев, предусмотренных международными договорами.";

дополнить приложение подстрочным примечанием "**" следующего содержания:

"** Содержание понятий "единица учета" и "единица хранения" идентично для копий страхового фонда на рулонной пленке. Для копий страхового фонда на микрофишах указываются количество единиц учета (соответствует количеству отснятых дел) и количество единиц хранения (микрофиш).";

в приложении 70 к этим Правилам:

слова "Форма справки о приеме на хранение документов ликвидированной (реорганизованной) организации в архив вышестоящей организации (учредителя (участника)" заменить словами

"Форма

СПРАВКА о приеме на хранение документов ликвидированной (реорганизованной) организации в архив вышестоящей организации (учредителя (участника)";

слова "юридический адрес" заменить словами "место нахождения".

2. Настоящее постановление вступает в силу с 28 января 2020 г.

Приложение 9

к Правилам работы архивов государственных органов и иных организаций
(в редакции Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 22 ноября 2019 года №214)

Форма

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в _______________________________
(наименование организации)

 

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
Постоянного, из них: электронных дел гибридных дел информационных ресурсов
Временного (свыше 10 лет), из них: электронных дел гибридных дел информационных ресурсов
Временного (до 10 лет), из них: электронных дел гибридных дел информационных ресурсов
ИТОГО

 

Наименование должности руководителя службы ДОУ (лица, ответственного за ДОУ)	Подпись	Расшифровка подписи
Дата

 

Итоговые сведения переданы в архив организации.

 

Наименование должности лица, передавшего сведения	Подпись	Расшифровка подписи
Дата