База данных

Дата обновления БД:

20.10.2018

Добавлено/обновлено документов:

36 / 294

Всего документов в БД:

86690

Утратил силу

Документ утратил силу с 1 сентября 2018 года в соответствии с пунктом 1 Приказа и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 27 июля 2018 года №176

ПРИКАЗ МИНИСТРА КУЛЬТУРЫ И СПОРТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 29 декабря 2017 года №352

О внесении изменений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года №145 "Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами"

В соответствии с подпунктом 2-1) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" и пунктом 2 статьи 50 Закона Республики Казахстан от 6 апреля 2016 года "О правовых актах" ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года №145 "Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за №10127, опубликованный в газете "Казахстанская правда" 15 августа 2015 года №155 (28031) следующие изменения:

в преамбулу вносится изменение в текст на казахском языке, текст на русском языке не меняется;

в пункт 1 вносится изменение в текст на казахском языке, текст на русском языке не меняется;

Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами, утвержденных указанным приказом изложить в новой редакции согласно приложению к настоящему приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего приказа направление его копии в бумажном и электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) размещение настоящего приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан после его официального опубликования;

4) в течение десяти рабочих дней после после государственной регистрации настоящего приказа представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий предусмотренных подпунктами 1), 2) и 3) настоящего пункта.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Министр культуры и спорта Республики Казахстан

А.Мухамедиулы

Утверждены Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 декабря 2017 года №352

Утверждены Приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года №145

Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами (далее -Правила) определяют порядок комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и распространяются на государственные и специальные государственные архивы (далее - архивы), которые осуществляют постоянное хранение документов Национального архивного фонда, а также временное хранение других архивных документов, принятых от ликвидированных организаций.

2. К документам Национального архивного фонда относятся архивные документы, прошедшие экспертизу ценности, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению. К другим архивным документам относятся документы по личному составу, а также архивные документы, установленные сроки хранения которых не истекли.

3. Государственные музеи и библиотеки, руководствуются настоящими Правилами с учетом своего правового статуса и особенностей деятельности.

Глава 2. Правила комплектования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Параграф 1. Порядок составления списков источников комплектования архива

4. Комплектование архива документами Национального архивного фонда и по личному составу осуществляется путем пополнения архива в соответствии с его профилем и включает:

1) определение источников комплектования архива;

2) определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив;

3) прием-передачу архивных документов в архив.

5. Источниками комплектования архива выступают организации и физические лица, в процессе деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда.

Государственные органы и органы местного государственного управления включаются в список источников комплектования архива.

Негосударственные организации, а также физические лица включаются в списки источников комплектования архива на основании договора.

6. Негосударственные организации, временно хранящие документы Национального архивного фонда, относящиеся к республиканской или коммунальной собственности, включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками, комплектования которых являлись их предшественники - государственные организации.

7. Отнесение к источникам комплектования архива производится на основании следующих критериев:

1) для организаций:

функционально-целевого назначения организации с учетом особой роли организации и типичности ее в системе управления (для группы организаций, выполняющих аналогичные функции, используется форма выборочного приема);

полноты отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;

2) для граждан:

вклада гражданина в развитие науки, культуры и других областей деятельности;

его роли в качестве участника, очевидца выдающихся событий в жизни общества;

родственных, дружеских, творческих связей гражданина, места работы, занимаемой должности;

типичности его архивных документов для эпохи (документы "рядовых" граждан);

состава и содержания, собранных гражданином архивных документов.

8. Списки источников комплектования составляются архивом на основании нормативных правовых актов Республики Казахстан, норм пунктов 5-7 настоящих Правил, а также рекомендаций уполномоченного органа в области архивного дела и документации (далее - уполномоченный орган).

9. Список граждан-источников комплектования (собственников или владельцев архивных документов) ведется по принятой в архиве форме, с указанием фамилий, имен, отчеств, адресов места жительства, юридического обоснования возможности передачи их архивных документов в архив.

10. Списки источников комплектования Национального, центральных государственных архивов Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан после рассмотрения экспертно-проверочной комиссией архива (далее - ЭПК) представляются на утверждение Центральной экспертно-проверочной комиссии уполномоченного органа (далее - ЦЭПК).

11. Государственные архивы областей (города республиканского значения, столицы) составляют сводные списки источников комплектования по области (города республиканского значения, столицы) и представляют их на рассмотрение ЭПК местного исполнительного органа области (города республиканского значения, столицы) (далее - местный исполнительный орган), который по согласованию с аппаратом акима области (города республиканского значения, столицы) направляет их на утверждение ЦЭПК.

12. Список источников комплектования специального государственного архива утверждается государственным органом, в котором создан такой архив по согласованию с ЦЭПК.

13. Архив ведет список потенциальных источников комплектования. В него вносятся негосударственные организации, в которых образуются документы Национального архивного фонда, но договоры о сотрудничестве с ними по тем или иным причинам не заключены.

14. Справки, экспертные заключения о включении организаций и граждан в списки источников комплектования архива или исключении их из указанных списков, а также о форме приема архивных документов на хранение представляются на рассмотрение ЭПК архива (местного исполнительного органа).

Решение о включении (исключении) организации в список (из списка) источников комплектования архива доводится до сведения руководства организации.

15. Работа по уточнению списков источников комплектования архива проводится на постоянной основе. Изменения и дополнения вносятся:

1) при создании, реорганизации, ликвидации организаций;

2) при расторжении договора о сотрудничестве негосударственных организаций и граждан с архивом;

3) при принятии решения ЦЭПК о передаче организации в список источников комплектования другого архива.

Организация может быть исключена из списка источников комплектования архива, если в процессе деятельности организации перестали образовываться документы Национального архивного фонда.

Пересмотр и переутверждение списков источников комплектования архива проводится только при внесении в список изменений, но не реже одного раза в пять лет.

16. На каждую организацию-источник комплектования архива ведется наблюдательное дело, которое включает документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве.

В целях учета работы с источниками комплектования архив создает учетно-справочные картотеки и базы данных.

Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности документов

17. Включение документов в состав Национального архивного фонда осуществляется на основе экспертизы ценности документов:

1) происхождение документов - значение физического или юридического лица для общества (функционально-целевое назначение источника комплектования с учетом его особой роли или типового характера), значимость события (явления, предмета), отраженного в документе, время и место образования документа;

2) содержание документа - значение имеющейся в документе информации, повторение информации в других документах, целевое назначение документа, вид и разновидность документа;

3) внешние особенности документа - подлинность, наличие резолюций, виз, помет на документе, внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документа (художественные, палеографические, языковые и другие особенности), физическое состояние документа.

18. При включении документов в состав Национального архивного фонда используются следующие формы приема документов:

1) полная. При этой форме от организации принимается весь комплекс документов, включенных в состав Национального архивного фонда;

2) повидовая выборочная. При этой форме от организации одного вида (разновидности) в архив поступают лишь отдельные виды документов, включенные в состав Национального архивного фонда.

Форма повидового выборочного приема применяется в тех случаях, когда планово-отчетная и информационно-аналитическая документация данной организации поступает в тот же архив в составе фондов вышестоящих или других организаций. Повидовый выборочный прием применяется к тем организациям, в деятельности которых отлагаются отдельные ценные виды документов;

3) групповой выборочный прием. При этой форме из группы организаций одного вида (разновидности) в архив поступают полные комплексы документов одной или нескольких организаций. Такой прием целесообразно применять в

отношении организаций, в деятельности которых образуются сходные по составу комплексы документов, содержащие однородную информацию. В этом случае из группы однородных отбираются организации, имеющие наиболее интересную историю, масштабы деятельности, месторасположение или другие особенности, выделяющие их из ряда подобных.

19. Решение научно-методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением (исключением) их в (из) состав (а) Национального архивного фонда, а также отнесением документов к объектам национального достояния Республики Казахстан, осуществляется ЦЭПК.

Экспертиза ценности документов осуществляется архивом с участием собственника или владельца архивных документов в соответствии с критериями, установленными пунктом 17 настоящих Правил. При проведении этой работы архив руководствуется типовыми и ведомственными (отраслевыми) перечнями документов с указанием сроков хранения. Сроки хранения отдельных видов документов, не вошедшие в указанные перечни, устанавливаются нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

Решения о включении в состав Национального архивного фонда конкретных документов принимаются ЭПК Национального, центральных государственных архивов Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан, специальных государственных архивов и ЭПК местных исполнительных органов при утверждении описей дел, документов (или их годовых разделов) постоянного срока хранения.

Архив области (города республиканского значения, столицы), района (города) рассматривает и готовит к утверждению ЭПК местного исполнительного органа описи дел, документов (или их годовые разделы) постоянного срока хранения, образовавшихся в деятельности его источников комплектования согласно приложениям 1-9 настоящих Правил, описи дел по личному составу согласно приложению 10 к настоящим Правилам, акты о неисправимых повреждениях документов согласно приложению 11 к настоящим Правилам, при наличии такого факта, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению согласно приложению 12 к настоящим Правилам.

ЭПК Национального, центральных государственных архивов Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан и специальных государственных архивов проводят согласование перечисленных документов самостоятельно.

20. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:

1) по истечении сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по личному составу, поступивших в архив от ликвидированных организаций;

2) при поступлении в архив документов в неупорядоченном состоянии;

3) при наличии в архивном фонде (архивных фондах) документов и дел, не подлежащих хранению (не имеющих ценности, дублетных или копийных документов, документов с поглощенной информацией в других документах и так далее). В этом случае работа проводится, комплексно, то есть по архивным фондам вышестоящего органа и подведомственных организаций, по архивным фондам однородных организаций, деятельность которых связана с определенной территорией. При этом устанавливается, в каком архивном фонде документы оставляются на государственном хранении.

Для работы с документами объемных, сложных и нескольких однородных фондов составляются рабочие планы проведения экспертизы и примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих постоянному хранению. К группам документов в перечнях даются пояснения о составе и содержании документов, остающихся на государственном хранении, и о документах по данной группе, которые отобраны к уничтожению;

4) в случае безвозвратного вывоза архивных документов за рубеж.

21. Экспертизу ценности документов при описании и переработке описей дел архивных фондов целесообразно проводить:

1) в процессе составления заголовков дел;

2) в процессе систематизации заголовков дел в соответствующей архивной описи дел.

22. Каждая единица хранения (далее - ед. хр.) на бумажной основе просматривается полистно, фотодокументы просматриваются, фонодокументы прослушиваются, кино и видеодокументы просматриваются и прослушиваются на монтажном столе или на экране.

23. Выделение к уничтожению документов с повторяющейся информацией проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственном хранении. Кроме подлинников в некоторых случаях оставляются на хранение дублетные экземпляры особо ценных документов, а также варианты документов при наличии виз, резолюций, помет и правок текста. Состав дублетных документов может уточняться государственным архивом в зависимости от потребностей их использования.

24. Документы, отложившиеся в период до 1917 года включительно, к уничтожению не выделяются. Личные дела и документы биографического характера, завершенные в делопроизводстве по 1956 год включительно, также уничтожению не подлежат. Уничтожение документов, отложившихся в период с 1917 по 1956 годы, осуществляется только по согласованию с уполномоченным органом.

25. В результате экспертизы ценности документов, поступивших на хранение в неупорядоченном состоянии, архив составляет описи дел, документов постоянного хранения согласно приложений 1-9 к настоящим Правилам, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел по личному составу и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. В этих случаях согласование описей, акта с организациями не проводится.

26. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, поступившие в архив в неупорядоченном состоянии до составления описи, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз, резолюции и других отметок на них. На обложке дела указывается наименование фондообразователя, структурного подразделения, номер (индекс) дела, заголовок дела, дата дела (тома, части), количество листов в деле, срок хранения дела, архивный шифр дела.

Документы, отнесенные к объектам национального достояния Республики Казахстан, и особо ценные документы хранятся в твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках или тубусах).

27. Архивные документы, подлежащие списанию, списываются и подлежат вторичной переработке (в качестве сырья) в соответствии с пунктами 265-268 настоящих Правил.

Параграф 3. Порядок приема, передачи архивных документов

28. От организаций-источников комплектования архива документы Национального архивного фонда, находящиеся в государственной собственности, принимаются архивом по истечении сроков ведомственного хранения, установленных нормативными правовыми актами Республики Казахстан.

Сроки ведомственного хранения документов Национального архивного фонда продлеваются:

1) для источников комплектования Национального, центральных государственных архивов Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан - решением ЭПК данных архивов

2) для источников комплектования специального государственного архива - решением ЭПК данного архива;

3) для источников комплектования других архивов - решением ЭПК местных исполнительных органов.

Сроки хранения документов Национального архивного фонда в негосударственных организациях определяются в договоре между архивом и собственником указанных документов.

29. Прием документов Национального архивного фонда от источников комплектования осуществляется архивом в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов Национального архивного фонда, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей архив может осуществлять досрочный прием документов Национального архивного фонда, а также временное хранение других архивных документов на основе договора.

30. Архивные документы принимаются в архив в упорядоченном состоянии с научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы при их наличии.

При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также проверка страховых копий на особо ценные документы и проверка комплектности учетных документов.

Документы Национального архивного фонда принимаются в архив по утвержденным ЭПК описям дел, документов согласно приложениям 2-9 к настоящим Правилам, документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов согласно приложению 10 к настоящим Правилам, архивные документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.

Прием дел производится поединично, особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Во всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии ед. хр., указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих ед. хр. и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы заменяются их копиями.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение согласно приложению 13 к настоящим Правилам, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).

Прием архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по номенклатуре дел, при ее отсутствии - по сдаточной описи, составляемой организацией.

31. Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Национального архивного фонда по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

Прием указанных документов в архив осуществляется на основании решения ЭПК архива (местного исполнительного органа) по результатам рассмотрения сдаточной или оценочной описи и заключения эксперта и оформляется актом приема на хранение документов личного происхождения согласно приложению 14 к настоящим Правилам.

При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата архивных документов собственнику в двух экземплярах согласно приложению 15 к настоящим Правилам. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

32. Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте - кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, дубль-негатив (контратип), негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения (лаванда), установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект), эталонная копия, фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток или позитив при отсутствии негатива, фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия.

Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов, для фотодокументов - аннотация, для фоно и видеодокументов - сопроводительная документация в виде актов технического состояния, текстов выступлений, каталогов грампластинок, списков выступающих, программ вечеров, концертов, рецензий, статей и других материалов, имеющих непосредственное отношение к принимаемым в архив документам.

33. Научно-техническая документация принимается на хранение по описям, составленным по следующим группам - научно-исследовательская, конструкторская, технологическая, проектно-сметная, патентно-лицензионная, телеметрическая, картографическая, землеустроительная, лесоустроительная и иная документация на различных носителях информации.

34. Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

35. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и так далее), включаются в состав Национального архивного фонда и вносятся в опись дел, документов, которая утверждается ЭПК. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение.

36. Прием секретных документов от источников комплектования архива осуществляется в соответствии с законодательством Республики Казахстан о государственных секретах.

37. Прием архивных документов от ликвидированных организаций, являющихся источниками комплектования архивов, осуществляется в соответствии с пунктами 29, 31-33, 35 настоящих Правил.

Архивные документы, принятые архивом от ликвидированной организации, являвшейся источником комплектования архива, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой "ЭПК", выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности.

38. При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования архива, документы по личному составу, в случае отсутствия у организации правопреемника, подлежат приему в архив.

39. Передача архивных документов, находящихся в государственной собственности, из одного архива в другой осуществляется на основании решения уполномоченного органа или местного исполнительного органа, согласованного с уполномоченным органом в связи с уточнением профиля архива, а также по результатам экспертизы ценности документов по личному составу.

При передаче составляется акт приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, одновременно передаются три экземпляра описей дел, документов, дело фонда и лист фонда.

40. Архив может комплектоваться архивными документами, имеющими научное, культурное, историческое или иное значение для Казахстана, находящимися за его пределами.

Прием полученных из-за рубежа архивных документов в архив осуществляется на основании договора между собственником или владельцем указанных документов и архивом о продаже, возврате, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны.

В договоре оговариваются особые условия использования передаваемых архивных документов. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение.

Архивные документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в состав Национального архивного фонда и подлежат государственному учету.

41. Архив совместно с источниками комплектования архива рассматривает и готовит к согласованию уполномоченным органом (местным исполнительным органом) или согласовывает в соответствии с предоставленными ему полномочиями правила по документированию и управлению документацией, типовые (примерные), индивидуальные номенклатуры дел, положения об архивах и экспертных комиссиях источников комплектования архива, другие правовые и научно-методические документы по документированию и управлению документацией, работы архивов организаций.

Архив участвует в работе ЦЭК, ЭК источников комплектования архива. Источники комплектования архива - в работе ЭПК по приглашению ЭПК местного исполнительного органа или архива.

Архив принимает участие в проверках состояния документирования и управления документацией, организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в источниках комплектования архива, организуемых уполномоченным органом, местным исполнительным органом.

42. Архив в пределах предоставленных ему полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда, находящихся на временном хранении, осуществляет взаимодействие с делопроизводственными, архивными службами и экспертными комиссиями источников его комплектования.

43. В этих целях архив оказывает указанным службам и комиссиям методическую и практическую помощь, в том числе на платной основе.

1) в организации документов в делопроизводстве и формировании дел;

2) по отбору документов в состав Национального архивного фонда и подготовке их к передаче на постоянное хранение;

3) по упорядочению документов по личному составу;

4) по ведению учета документов Национального архивного фонда, находящихся на временном хранении;

5) по подготовке нормативных и методических документов (пособий) по вопросам делопроизводства и архивного дела;

6) по совершенствованию работы делопроизводственных и архивных служб, экспертных комиссий источников комплектования;

7) в создании и совершенствовании научно-справочного аппарата к архивным документам;

8) в повышении профессиональной квалификации работников указанных служб.

Глава 3. Правила хранения документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами

Параграф 1. Порядок фондирования архивных документов

44. В архиве документы Национального архивного фонда и другие архивные документы организуются по исторически и/или логически связанным между собой совокупностям - архивным фондам. По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация в соответствии с пунктами 90-93 настоящих Правил.

45. Виды архивных фондов:

1) архивный фонд организации, состоящий из образовавшихся в процессе ее деятельности архивных документов;

2) объединенный архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи:

для организаций - однородность и преемственность деятельности, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, местонахождение;

для граждан - родственные, профессиональные, творческие, деловые связи;

3) архивный фонд личного происхождения, состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, архивных документов, включенных в состав Национального архивного фонда.

46. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция, являющаяся совокупностью отдельных архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому, географическому и другим).

47. В составе Национального архивного фонда выделяются особо ценные документы, имеющие непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которых устанавливается особый режим учета, хранения и использования.

48. В составе особо ценных документов выделяются документы, отнесенные к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, не имеющие себе подобных по содержащейся в них информации и (или) их внешним признакам, невосполнимые при утрате с точки зрения их значения и (или) автографичности.

49. Работа по фондированию (определению, уточнению фондовой принадлежности архивных документов, в том числе определению юридической самостоятельности фондообразователя и хронологических рамок документов фонда, хронологических границ архивных фондов) осуществляется в организациях источниках комплектования архивов (фондообразователях) на стадии делопроизводства в процессе формирования дел в соответствии с номенклатурой дел и отбора документов для передачи на хранение в архив, а также в архиве - при описании принятых неупорядоченными архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

50. Сведения о принадлежности документов к определенному архивному фонду содержатся на обложке дела. Если этих сведений нет на обложке или они вызывают сомнение, то фондовая принадлежность устанавливается на основании изучения содержащихся в деле документов.

Фондовая принадлежность научно-технической документации определяется по следующим признакам:

1) научно-исследовательской и технологической - по названию разработчика, взятому с титульного листа;

2) конструкторской и проектной - по угловому штампу на чертежах, титульному листу текстовых документов, штампу применения, составу проекта или спецификации.

Научно-технической документация, созданная организацией-соразработчиком проекта (темы), поступает на государственное хранение в составе фонда организации генерального проектировщика (головной организации).

51. Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил. Их фондовая принадлежность определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, резолюции и отметке о направлении документов на исполнение.

Архивные документы, являющиеся исходящими (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором. Их фондовая принадлежность определяется по названию организации - автора, которое может быть указано в тексте, по подписям, делопроизводственным пометам, содержанию документов.

Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы. Их фондовая принадлежность определяется по названию организации, подписям, содержанию.

52. Дела, которые велись последовательно в двух и более организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством.

53. В случае реорганизации или упразднения (ликвидации) организации с передачей ее функций вновь созданной организации, законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или упраздняемой (ликвидированной) организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-правопреемнику, включаются в архивный фонд последней.

54. В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других архивных фондов, они выделяются и присоединяются к документам тех архивных фондов, к которым они относятся.

55. Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению из архивного фонда гражданина - руководителя и члена соответствующих общественных организаций архивные документы этих общественных организаций.

56. Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют:

1) архивные документы консультативно-совещательных органов, созданных при организации;

2) архивные документы временных администраций организации, находящейся в стадии банкротства и/или ликвидации;

3) архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций (за исключением организаций Коммунистической партии Советского Союза и Всесоюзного Ленинского Коммунистического Союза Молодежи), существовавших до принятия законодательства Республики Казахстан об общественных объединениях;

4) архивные документы ликвидационной комиссии организации.

57. Архивные документы дочерних организаций, составляют отдельные архивные фонды от документов их основных организаций независимо от того, хранятся ли они в одном архиве или разных. Архивные документы представительств и филиалов составляют единые архивные фонды с архивными документами их основных организаций, если они хранятся в одном архиве.

58. Архивные документы общественной организации (профсоюзной и других), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации в соответствии с законодательством Республики Казахстан об общественных объединениях, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.

59. Объединенный архивный фонд может быть сформирован из архивных документов:

1) организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории.

2) руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории.

3) организаций, объединенных объектом деятельности.

Такой фонд можно сформировать из архивных документов организации и документов общественных организаций (профсоюзной, научно-технической и другой), членами которой являются работники этой организации;

4) последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам, а также, формирование дел которых происходило в виде непрерывного процесса, приведшего к созданию связанного комплекса документов, не поддающегося разделению;

5) двух или более архивных фондов личного происхождения, если физические лица связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.

Условием для создания объединенного архивного фонда должна быть недробимость документов конкретных фондов, вошедших в его состав.

60. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях, при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов и только в тех случаях, если документы фонда не введены в научный оборот.

Архивная коллекция может быть перефондирована путем распределения его документов в соответствующие фонды без ущерба для учета. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.

61. Каждому архивному фонду организации присваивается официальное наименование соответствующего фондообразователя с указанием его организационно-правовой формы, подчиненности, всех переименовании в хронологической последовательности, а также местонахождения.

62. Наименование объединенного архивного фонда может состоять:

1) из обобщенного наименования включенных в него архивных фондов;

2) из наименования руководящего органа и обобщенного наименования подчиненных ему организаций;

3) из перечисления названий сменявших друг друга организаций;

4) из последнего названия организации, с добавлением "и ее предшественники".

Конкретные наименования всех организаций, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, приводятся в учетных документах.

63. В названии архивного фонда указываются его хронологические границы.

64. В наименовании архивной коллекции отражается признак (признаки) объединения документов, а в случае необходимости ее составитель (физическое или юридическое лицо).

65. В зависимости от времени образования и правового статуса источника комплектования (фондообразователя) его архивные документы принимаются в архив или как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд.

66. В связи с принятием конституций Республики Казахстан в 1993 и 1995 годах и иных нормативных правовых актов Республики Казахстан:

1) подлежат закрытию архивные фонды:

Верховного Совета Казахской ССР (Верховного Совета Республики Казахстан);

Совета Министров Казахской ССР (Республики Казахстан);

других государственных органов Казахской ССР, (Республики Казахстан), существовавших до принятия Конституции Республики Казахстан (1993 года);

местных Советов народных депутатов и их исполнительных комитетов, а также президиумов исполнительных комитетов. Документы президиумов исполкомов включаются в фонды местных советов в описи исполкомов;

2) образуются новые архивные фонды:

Президента Республики Казахстан;

Парламента Республики Казахстан. Документы его двух палат - Мажилиса Парламента Республики Казахстан и Сената Парламента Республики Казахстан составляют два архивных фонда;

Конституционного суда Республики Казахстан;

Верховного Суда Республики Казахстан;

Высшего арбитражного суда Республики Казахстан;

Конституционного Совета Республики Казахстан;

Высшего Судебного Совета Республики Казахстан;

Генеральной прокуратуры Республики Казахстан;

Счетного комитета по контролю за исполнением республиканского бюджета;

Национального банка Республики Казахстан;

Центральной избирательной комиссии Республики Казахстан, местных избирательных комиссий;

Кабинета Министров Республики Казахстан (Правительства Республики Казахстан с 1995 года);

центральных исполнительных органов Республики Казахстан и их ведомств;

глав администраций (сельские, поселковые с 1994 года, областные, районные, городские с 1992 года) и акимов (с 1995 года) областей, (городов республиканского значения, столицы), районов (городов областного значения), районов в городах, городов районного значения, поселков, аулов (сел), аульных (сельских) округов и их аппаратов;

Маслихатов областей (городов республиканского значения, столицы), районов (городов областного значения) и их аппаратов. Документы маслихат-собраний избранных в соответствии с Законом Республики Казахстан "О представительных местных и исполнительных органах", составляет единый фонд и единую опись;

3) составляют единые архивные фонды, следующие архивные документы:

отраслевых управлений и отделов исполнительных комитетов советов народных депутатов областей (городов республиканского значения, столицы), районов (городов областного значения), районов в городах, городов районного значения Казахской ССР и соответствующих органов государственного управления Республики Казахстан периода независимости, если их задачи и функции остались без изменения.

В этом случае возможно создание объединенного архивного фонда. Документы соответствующих органов государственного управления периода независимости включаются в объединенный архивный фонд самостоятельной описью. К каждой описи дел постоянного хранения составляется титульный лист и предисловие. Описи дел по личному составу в некоторых случаях продолжаются;

органов судебной власти и прокуратур областей (городов республиканского значения, столицы), районов Казахской ССР, и соответствующих органов судебной власти и прокуратур Республики Казахстан периода независимости.

67. В связи с преобразованием местных представительных и исполнительных органов (их объединением, разделением, а также изменением статуса административно-территориальной единицы) новые архивные фонды составляют архивные документы созданных органов местного государственного управления.

68. Переименование или изменение административных границ не является основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов соответствующих органов местного государственного управления и других организации, расположенных на данной территории.

69. При реорганизации (ликвидации) организации новые архивные фонды создаются в случаях:

1) изменения целевого назначения, профиля деятельности и функций организации.

Если на базе органа управления создается организация, занимающаяся непосредственно производством, то ее документы составляют новый архивный фонд. Также следует поступать, когда производственная организация преобразуется в управленческий орган.

В случае коренного изменения компетенции и функций организации и создания на ее базе новой организации ее документы составляют новый архивный фонд;

2) преобразования организации с изменением формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация и тому подобное).

Из архивных документов государственной организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности имущества организации, и архивных документов вновь возникшей организации (й) - правопреемника (ов) допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи в соответствии с договором (соглашением) архивных документов организации (й) - правопреемника (ов) в государственную собственность или на хранение в архив. В этом случае их документы включаются отдельными описями.

К описям такого фонда составляются отдельные титульные листы и предисловия. Документы по личному составу в этих фондах продолжают предыдущие описи дел по личному составу;

3) при ликвидации организации с передачей всех или части ее функции новой или нескольким вновь созданным организациям документы каждой новой организации составляют новые архивные фонды.

70. Ликвидация организации означает прекращение его деятельности без перехода прав и обязанностей в порядке правопреемства к другим организациям. В соответствии с этим фактором документы ликвидированной организации составляют отдельный архивный фонд.

71. Не является основанием для создания нового архивного фонда:

1) расширение или сужение территориальных границ деятельности или функций организации;

2) выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;

3) изменение подчиненности организации, ее структуры, переименование или внесение изменений в название, не сопровождающиеся изменением первоначальных функций;

4) смена учредителя (ей) организации, без изменения формы собственности имущества этой организации;

5) преобразование государственного учреждения в государственное предприятие и наоборот.

Преобразование государственного предприятия, основанного на праве хозяйственного ведения в государственное предприятие, основанное на праве оперативного управления (казенное предприятие) и наоборот не является основанием для разделения документов на отдельные архивные фонды.

Документы государственных предприятий и государственных учреждений в случае, если предприятия (учреждения) продолжают свою деятельность после 1991 года как государственные, составляют единый архивный фонд;

6) переход организации из республиканской собственности в коммунальную и наоборот.

72. Хронологическими границами архивного фонда являются:

1) архивного фонда организации - устанавливаемые на основе нормативных правовых актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных правовых актов за дату образования организации принимается дата наиболее раннего из них;

2) объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

3) архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);

4) архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

732. Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами составляющих его архивных документов:

1) в фонде организации - в связи с возможным отсутствием архивных документов начального и/или завершающего этапов деятельности организации, включением в состав фонда более ранних архивных документов, переданных для завершения производством дела предшественником организации;

2) в фонде личного происхождения - за счет документов, собранных фондообразователем, проведением памятно-юбилейных мероприятий и других.

Параграф 2. Порядок организации архивных документов в пределах архивного фонда

74. В пределах архивного фонда архивные документы организуются по ед. хр. и систематизируются согласно схеме систематизации (номенклатуре дел), которая является основанием для их внутренней организации и закрепляется описью (описями) дел, документов.

75. Систематизация ед. хр. в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

1) структурного (в соответствии с принадлежностью ед. хр. к структурным подразделениям);

2) хронологического (по периодам или датам, к которым относятся ед. хр.);

3) функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание ед. хр.);

4) номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

5) корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались ед. хр.);

6) географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

7) авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

76. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации - хронологически-структурный и структурно-хронологический.

77. Хронологически-структурная схема систематизации применяется по отношению к фондам действующей организации (учитывая дальнейшее пополнение документов этих архивных фондов) и ликвидированных организаций с часто менявшейся структурой.

При систематизации по этой схеме ед. хр. группируются в архивном фонде, прежде всего, по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям организации.

78. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется по отношению к фондам организаций, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко, а также при систематизации ед. хр. ликвидированных организаций.

При систематизации по этой схеме ед. хр. группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени формирования ед. хр.

79. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются по отношению к фондам организаций с часто менявшейся структурой или не имеющие ее.

При систематизации ед. хр. по хронологически-функциональной схеме группировка их происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций организаций (руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и так далее).

При систематизации ед. хр. по функционально-хронологической схеме они группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем по хронологическому признаку.

80. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы систематизации ед. хр. применяются по отношению к небольшим по объему архивным фондам, а также отдельным коллекциям. В первом случае ед. хр. располагаются сначала по хронологии, и внутри каждого года по отдельным темам (вопросам) в зависимости от их значимости, во втором случае ед. хр. сначала группируются по темам (вопросам), а затем внутри каждой темы по хронологии.

81. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы применяются для систематизации ед. хр. архивных фондов бесструктурных организаций-сначала по хронологии, внутри каждого года по видам ед. хр. или сначала по видам ед. хр. (приказы, протоколы, планы и другие) и внутри каждого вида по хронологии.

82. При систематизации ед. хр. аудиовизуальной и электронной документации дополнительно используется объектный и форматный признаки.

83. Ед. хр. группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

84. Документы по личному составу, научно-техническая документация в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно от управленческой документации.

85. Архивные документы личного происхождения систематизируются в соответствии с разрабатываемой архивом схемой систематизации.

В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства.

86. Ед. хр. в объединенном архивном фонде, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

бесплатный документ

Полный текст доступен после авторизации.

ПРИКАЗ МИНИСТРА КУЛЬТУРЫ И СПОРТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН Правила комплектования, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами Глава 1. Общие положения Глава 2. Правила комплектования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами Параграф 1. Порядок составления списков источников комплектования архива Параграф 2. Порядок проведения экспертизы ценности документов Параграф 3. Порядок приема, передачи архивных документов Глава 3. Правила хранения документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами Параграф 1. Порядок фондирования архивных документов Параграф 2. Порядок организации архивных документов в пределах архивного фонда Параграф 3. Порядок нефондовой организации архивных документов Параграф 4. Порядок хранения архивных документов Параграф 5. Порядок размещения архивных документов в архивохранилище Параграф 6. Порядок учета и проведения проверки состояния архивных документов Параграф 7. Порядок проверки и учета технического и физико-химического состояния архивных документов. Параграф 8. Порядок проведения физико-химической и технической обработки архивных документов Параграф 9. Порядок выдачи архивных документов из архивохранилища Параграф 10. Порядок транспортировки и перемещения архивных документов Параграф 11. Порядок выявления документов, относящихся к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан и особо ценных документов, создание страхового фонда и фонда пользования Параграф 12. Порядок обеспечения сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях Глава 4. Правила учета документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами Параграф 1. Порядок учета документов Национального архивного фонда и других архивных документов Параграф 2. Порядок учета поступления и выбытия архивных документов Параграф 3. Порядок учета документов Национального архивного фонда, отнесенных к объектам национального культурного достояния Республики Казахстан, и особо ценных документов Параграф 4. Порядок учета секретных и рассекреченных архивных документов Параграф 5. Порядок учета архивных документов личного происхождения и по личному составу Параграф 6. Порядок учета архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив Параграф 7. Порядок учета копий архивных документов на правах подлинников Параграф 8. Порядок учета аудиовизуальных документов, страхового фонда и фонда пользования Глава 5. Правила использования документов Национального архивного фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами Параграф 1. Порядок составления научно-справочного аппарата (справочно-поисковые средства) к архивным документам и описание архивных документов Параграф 2. Порядок описания подлинности документов, степени полноты, способа воспроизведения и внешних особенностей дел Параграф 3. Порядок датировки документов при описании Параграф 4. Порядок составления описи дел, документов Параграф 5. Порядок составления путеводителей, каталогов, указателей, обзоров, монтажных листов киновидеодокументов и автоматизированного НСА Параграф 6. Порядок предоставления доступа пользователей к архивным документам. Параграф 7. Порядок исполнения запросов пользователей Параграф 8. Порядок оформления архивных справок, архивных выписок и архивных копий Параграф 9. Порядок возвращения подлинников архивных документов Параграф 10. Порядок обслуживания пользователей в читальном зале Параграф 11. Порядок подготовки выставок и публикаций архивных документов Приложение 1 Приложение 2 Приложение 3 Приложение 4 Приложение 5 Приложение 6 Приложение 7 Приложение 8 Приложение 9 Приложение 10 Приложение 11 Приложение 12 Приложение 13 Приложение 14 Приложение 15 Приложение 16 Приложение 17 Приложение 18 Приложение 19 Приложение 20 Приложение 21 Приложение 22 Приложение 23 Приложение 24 Приложение 25 Приложение 26 Приложение 27 Приложение 28 Приложение 29 Приложение 30 Приложение 31 Приложение 32 Приложение 33 Приложение 34 Приложение 35 Приложение 36 Приложение 37 Приложение 38 Приложение 39 Приложение 40 Приложение 41 Приложение 42 Приложение 43 Приложение 44 Приложение 45 Приложение 46 Приложение 47 Приложение 48 Приложение 49 Приложение 50 Приложение 51 Приложение 52 Приложение 53 Приложение 54 Приложение 55 Приложение 56 Приложение 57 Приложение 58 Приложение 59 Приложение 60

Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 декабря 2017 года №352
"О внесении изменений в приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года №145 "Об утверждении Правил комплектования, хранения, учета и использования документов Национального фонда, других архивных документов государственными и специальными государственными архивами"

О документе

Номер документа:352
Дата принятия: 29/12/2017
Состояние документа:Утратил силу
Начало действия документа:03/02/2018
Органы эмитенты: Государственные органы и организации
Утратил силу с:01/09/2018

Документ утратил силу с 1 сентября 2018 года в соответствии с пунктом 1 Приказа и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 27 июля 2018 года №176

Опубликование документа

Информационная система "Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов в электронном виде" от 23 января 2018 года.

Зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов Республики Казахстан от 12 января 2018 года №16228.

Примечание к документу

В соответствии с пунктом 4 настоящий Приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования - с 3 февраля 2018 года.