СОВМЕСТНЫЙ ПРИКАЗ МИНИСТРА КУЛЬТУРЫ И СПОРТА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН И МИНИСТРА НАЦИОНАЛЬНОЙ ЭКОНОМИКИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 9 июня 2017 года №172, 14 августа 2017 года №301

Об утверждении критериев оценки степени риска и проверочных листов за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

В соответствии с подпунктами 16) и 17) пункта 2 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах", подпунктом 5) пункта 2 статьи 5 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года "Об электронном документе и электронной цифровой подписи", пунктом 3 статьи 141 и пунктом 1 статьи 143 Предпринимательского кодекса Республики Казахстан от 29 октября 2015 года ПРИКАЗЫВАЕМ:

1. Утвердить:

1) критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах согласно приложению 1 к настоящему совместному приказу;

2) критерии оценки степени риска по вопросам делопроизводства с использованием электронных документов и электронного архива на предмет соблюдения законодательства Республики Казахстан в сфере электронного документооборота и электронных архивов согласно приложению 2 к настоящему совместному приказу;

3) проверочный лист за соблюдением законодательства в области архивного дела и документационного обеспечения управления согласно приложению 3 к настоящему совместному приказу;

4) проверочный лист по вопросам делопроизводства с использованием электронных документов и электронного архива на предмет соблюдения законодательства Республики Казахстан в сфере электронного документооборота и электронных архивов согласно приложению 4 к настоящему совместному приказу.

2. Департаменту архивного дела и документации Министерства культуры и спорта Республики Казахстан в установленном законодательством порядке обеспечить:

1) государственную регистрацию настоящего совместного приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;

2) в течение десяти календарных дней со дня государственной регистрации настоящего совместного приказа направление его копий в печатном и электронном виде на казахском и русском языках в Республиканское государственное предприятие на праве хозяйственного ведения "Республиканский центр правовой информации" для официального опубликования и включения в Эталонный контрольный банк нормативных правовых актов Республики Казахстан;

3) в течение двух рабочих дней после его официального опубликования размещение настоящего совместного приказа на интернет-ресурсе Министерства культуры и спорта Республики Казахстан;

4) представление в Департамент юридической службы Министерства культуры и спорта Республики Казахстан сведений об исполнении мероприятий, предусмотренных настоящим пунктом, в течение двух рабочих дней после исполнения.

3. Контроль за исполнением настоящего совместного приказа возложить на курирующего вице-министра культуры и спорта Республики Казахстан.

4. Настоящий совместный приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Приложение 1

к совместному Приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан и Министра национальной экономики Республики Казахстан от 9 июня 2017 года №172, 14 августа 2017 года №301

Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах

Глава 1. Общие положения

1. Настоящие Критерии оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах (далее - Критерии) разработаны в соответствии с Предпринимательским кодексом Республики Казахстан от 29 октября 2015 года, Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах", Методикой формирования государственными органами (за исключением Национального Банка Республики Казахстан) системы оценки риска, утвержденной приказом Министра национальной экономики Республики Казахстан от 25 ноября 2015 года №722, зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за №12389 предназначены для отнесения проверяемых субъектов к степеням риска и отбора проверяемых субъектов при проведении выборочных проверок (далее - Критерии).

2. В настоящих Критериях используются следующие понятия:

1) риск - вероятность причинения вреда в результате деятельности проверяемого субъекта законным интересам физических, юридических лиц и государства, с учетом степени тяжести его последствий;

2) проверяемые субъекты - юридические лица, в деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда и другие архивные документы;

3) система оценки рисков - комплекс мероприятий, проводимый органом контроля, с целью назначения проверок;

4) объективные критерии оценки степени риска (далее - объективные критерии) - критерии оценки степени риска, используемые для отбора проверяемых субъектов в зависимости от степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах и не зависящие непосредственно от отдельного проверяемого субъекта;

5) субъективные критерии оценки степени риска (далее - субъективные критерии) - критерии оценки степени риска, используемые для отбора проверяемых субъектов в зависимости от результатов деятельности конкретного проверяемого субъекта.

3. Критерии оценки степени риска для выборочных проверок формируются посредством объективных и субъективных критериев.

Глава 2. Объективные критерии

4. Отнесение проверяемых субъектов к степени риска (высокой, невысокой) осуществляется в зависимости от вероятности причинения вреда законным интересам физических и юридических лиц, имущественным интересам государства в результате деятельности проверяемых субъектов, связанной с обеспечением сохранности документов Национального архивного фонда, которое может привести к уничтожению (утере), порче, подделке документов Национального архивного фонда.

5. По объективным критериям к высокой степени риска относятся:

1) архивные учреждения, осуществляющие хранение документов Национального архивного фонда;

2) специальные государственные архивы, осуществляющие хранение документов Национального архивного фонда;

3) государственные органы, органы местного государственного управления и государственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы Национального архивного фонда.

6. По объективным критериям, к субъектам контроля, не отнесенным к высокой степени риска, относятся негосударственные юридические лица, в деятельности которых формируются документы Национального архивного фонда.

7. В отношении субъектов контроля, отнесенных к высокой степени риска, проводятся выборочные проверки.

В отношении субъектов контроля, не отнесенных к высокой степени риска, проводятся внеплановые проверки и иная форма контроля.

Глава 3. Субъективные критерии

8. Субъективные критерии разработаны на основании требований законодательства Республики Казахстан в области соблюдения законодательства о Национальном архивном фонде и архивах (далее - требования), перечисленных в проверочных листах, которые подразделены на три степени: грубая, значительная, незначительная и приведены в приложении к настоящим Критериям.

9. Грубое нарушение - нарушение требований, установленных нормативными правовыми актами в области архивного дела и документационного обеспечения, которое повлекло или может повлечь:

незаконное уничтожение (утерю), порчу, подделку документов Национального архивного фонда, документов по личному составу;

отказ в представлении собранных в установленном порядке архивных документов, затрагивающих права, свободы и законные интересы физического или юридического лица, либо предоставление физическому или юридическому лицу неполной или заведомо ложной информации.

Значительное нарушение - нарушение установленных нормативными правовыми актами в области архивного дела и документационного обеспечения требований, а именно:

порядка документирования и управления документацией архивных документов в части организации документооборота; учета, хранения печатей, штампов, бланков; приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов.

Незначительное нарушение - нарушение требований, установленных нормативными правовыми актами в области архивного дела и документационного обеспечения, в части порядка оформления документов и контроля их исполнения; соблюдения сроков передачи документов на хранение; оформления дел для передачи на хранение; порядка использования документов.

10. Определение субъективных критериев осуществляется с применением следующих этапов:

1) сбор информации о нарушении требований законодательства в области архивного дела и документационного обеспечения;

2) анализ информации и оценка рисков.

11. Для оценки степени риска по субъективным критериям используются следующие источники информации:

1) результаты предыдущих проверок проверяемых субъектов. При этом, степень тяжести нарушений (грубое, значительное, незначительное) устанавливается в случае несоблюдения требований законодательства в области архивного дела и документационного обеспечения, отраженных в проверочных листах;

2) наличие подтвержденных жалоб и обращений на проверяемых субъектов, поступивших от физических и юридических лиц о нарушении требований законодательства в области архивного дела и документационного обеспечения;

3) результаты анализа официальных интернет-ресурсов государственных органов, средств массовой информации.

12. Субъективные критерии в соответствии со значимостью и общественной опасностью распределяются на 3 степени тяжести нарушения: грубые, значительные и незначительные, предусмотренные Критериями оценки степени риска за соблюдением законодательства Республики Казахстан о Национальном архивном фонде и архивах, согласно приложению к настоящим Критериям.

13. Для отнесения проверяемого субъекта к степени риска, применяется следующий порядок расчета показателя степени риска.

При выявлении одного грубого нарушения, проверяемому субъекту приравнивается показатель степени риска 100, и в отношении него проводится выборочная проверка.

В случае, если грубых нарушений не выявлено, то для определения показателя степени риска рассчитывается суммарный показатель по нарушениям значительной и незначительной степени.

При определении показателя значительных нарушений применяется коэффициент 0,7 и данный показатель рассчитывается по следующей формуле: