Неофициальный перевод. По лицензии (с) ЗАО Информтехнология.

ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ УКРАИНЫ

от 29 октября 2012 года №1578/5

Об утверждении Порядка ведения учета и отчетности об использовании бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, а также их хранения

В соответствии со статьей 18 Закона Украины "О государственной регистрации актов гражданского состояния" и с целью приведения нормативно-правовых актов в соответствие с требованиями законодательства ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Порядок ведения учета и отчетности об использовании бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, а также их хранения.

2. Признать утратившим силу приказ Министерства юстиции Украины от 03 сентября 2002 года №81/5 "Об утверждении Инструкции по учету, хранению и расходованию бланков свидетельств, которые выдаются государственными органами регистрации актов гражданского состояния в подтверждение юридических фактов в Украине", зарегистрированный в Министерстве юстиции Украины 03 сентября 2002 года за №727/7015 (с изменениями).

3. Департаменту взаимодействия с органами власти (Зеркаль О.В.) представить настоящий приказ на государственную регистрацию в соответствии с Указом Президента Украины от 03 октября 1992 года №493 "О государственной регистрации нормативно-правовых актов министерств и других органов исполнительной власти".

4. Государственной регистрационной службе (Ефименко Л.В.) довести настоящий приказ до сведения главных управлений юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, в областях, городах Киеве и Севастополе.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на директора Департамента взаимодействия с органами власти Зеркаль О.В.

6. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Утвержден Приказом Министерства юстиции Украины от 29 октября 2012 года №1578/5

Порядок ведения учета и отчетности об использовании бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния, а также их хранения

І. Общие положения

1.1. О фактах государственной регистрации актов гражданского состояния органами государственной регистрации актов гражданского состояния выдаются свидетельства, изготовленные по образцам и их описаниям, утвержденным соответствующим постановлением Кабинета Министров Украины.

1.2. Использование бланков свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния (далее - бланки свидетельств) других образцов не допускается.

1.3. Бланки свидетельств являются документами строгой отчетности.

1.4. Бланки свидетельств заполняются печатным способом.

ІІ. Заказ бланков свидетельств и порядок их получения

2.1. Государственная регистрационная служба Украины ежегодно обобщает отчеты отделов государственной регистрации актов гражданского состояния главных управлений юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, в областях, городах Киеве и Севастополе (далее - отдел государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции), на основании которых составляет и отправляет в Министерство юстиции Украины расчеты и разнарядку-реестр для изготовления и выдачи необходимого количества соответствующих бланков свидетельств с целью обеспечения трехлетнего запаса.

Министерство юстиции Украины в установленном законодательством порядке осуществляет закупку бланков свидетельств и отправляет необходимые документы на предприятие, которое изготовляет бланки свидетельств (далее - Предприятие).

2.2. Предприятие отправляет спецсвязью изготовленные бланки свидетельств отделам государственной регистрации актов гражданского состояния главных управлений юстиции, которые обеспечиваются трехлетним запасом бланков свидетельств.

2.3. Должностное лицо, ответственное за хранение бланков свидетельств в секторе по архивной работе, расположенном отдельно от отдела государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции, получает бланки свидетельств в этом отделе по расходной накладной из расчета не более месячной потребности в них, или отдел государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции отправляет эти бланки свидетельств спецсвязью.

2.4. Руководитель отдела государственной регистрации актов гражданского состояния районного, районного в городе, городского (городов областного значения), горрайонного, межрайонного управления юстиции (далее - отдел государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции) получает бланки свидетельств в отделе государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции по расходной накладной из расчета не более трехмесячной потребности в них, или отдел государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции отправляет эти бланки свидетельств спецсвязью.

Должностное лицо, ответственное за хранение бланков свидетельств в отдельном помещении отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции, расположенного в нескольких помещениях, получает бланки свидетельств у руководителя указанного отдела по расходной накладной из расчета не более месячной потребности в них, или отдел государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции отправляет эти бланки свидетельств спецсвязью или регистрируемым почтовым отправлением с объявленной ценностью.

2.5. Должностное лицо, ответственное за хранение бланков свидетельств в исполнительном органе сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета, получает бланки свидетельств в соответствующем отделе государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции по расходной накладной из расчета не более месячной потребности в них, или отдел государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции отправляет эти бланки свидетельств спецсвязью или регистрируемым почтовым отправлением с объявленной ценностью.

2.6. Должностное лицо, ответственное за хранение бланков свидетельств в отделе государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции, при распаковывании пачки с бланками свидетельств с целью выдачи бланков свидетельств в обязательном порядке перечисляет каждый бланк свидетельства, отдельно проверяет нумерацию бланков свидетельств, после чего осуществляет их выдачу.

При получении бланков свидетельств должностным лицом сектора по архивной работе, расположенного отдельно от отдела государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции, руководителем отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции, работником, ответственным за хранение бланков свидетельств в отдельном помещении отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции, расположенного в нескольких помещениях, должностным лицом, ответственным за хранение бланков свидетельств в исполнительном органе сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета, в обязательном порядке пересматривается и перечисляется каждый бланк свидетельства, а также отдельно проверяется нумерация бланков свидетельств.

О выдаче и получении бланков свидетельств осуществляется запись в книгах учета бланков свидетельств, предусмотренных пунктом 4.2 раздела IV настоящего Порядка.

2.7. Для приема бланков свидетельств создается комиссия, председателем которой назначается лицо, ответственное за их хранение.

В приказе о создании комиссии определяются также лица, которые замещают председателя и членов комиссии в случае их отсутствия.

2.7.1. Для приема бланков свидетельств от Предприятия в отделе государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции приказом Главного управления юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, главных управлений юстиции в областях, городах Киеве и Севастополе (далее - главное управление юстиции) создается комиссия в составе не менее трех лиц: два работника этого отдела и работник из другого структурного подразделения главного управления юстиции.

Комиссия проверяет соответствие данных, указанных на бумажном ярлыке, наклеенном на пачке с бланками свидетельств, а также на контрольном ярлыке, вложенном в пачку, сопроводительным документам, а также количество полученных пачек и их состояние. В случае повреждения пачек с бланками свидетельств также перечисляется их количество.

О приеме бланков свидетельств комиссией составляется акт о приеме бланков свидетельств от Предприятия (приложение 1) в двух экземплярах, один из которых хранится в отделе государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции, а второй не позже пяти рабочих дней со дня получения бланков свидетельств отправляется Государственной регистрационной службе Украины.

2.7.2. Для приема бланков свидетельств в секторе по архивной работе, расположенном отдельно от отдела государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции, приказом этого главного управления юстиции создается комиссия в составе не менее трех лиц: работник сектора по архивной работе, работник отдела государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции и работник другого структурного подразделения главного управления юстиции.

Комиссия проверяет соответствие полученных бланков свидетельств сопроводительным документам и в обязательном порядке пересматривает и перечисляет каждый бланк свидетельства, а также отдельно проверяет нумерацию бланков свидетельств.

О приеме бланков свидетельств комиссия составляет акт о приеме бланков свидетельств от отдела государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции (приложение 2) в двух экземплярах, один из которых хранится в секторе, а второй отправляется отделу государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции не позже двух рабочих дней со дня получения бланков свидетельств.

2.7.3. Для приема бланков свидетельств в отделе государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции приказом соответствующего территориального управления юстиции создается комиссия в составе не менее трех лиц: два работника этого отдела и работник другого структурного подразделения территориального управления юстиции.

Комиссия проверяет соответствие полученных бланков свидетельств сопроводительным документам и в обязательном порядке пересматривает и перечисляет каждый бланк свидетельства, а также отдельно проверяет нумерацию бланков свидетельств.

О приеме бланков свидетельств составляется в двух экземплярах акт, указанный в абзаце третьем подпункта 2.7.2 этого пункта, один из которых хранится в отделе государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции, а второй не позже пяти рабочих дней со дня получения бланков свидетельств отправляется в отдел государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции.

2.8. В отдельных помещениях отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции, расположенного в нескольких помещениях, комиссия для приема бланков свидетельств не создается.

Должностное лицо, ответственное за хранение бланков свидетельств в отдельном помещении отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции, расположенного в нескольких помещениях, не позже трех рабочих дней со дня их получения предоставляет подтверждение о приеме бланков свидетельств (приложение 3) руководителю соответствующего отдела.

2.9. Для проведения государственной регистрации актов гражданского состояния и повторной выдачи свидетельств руководитель отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции выдает работникам бланки свидетельств в размере однодневной потребности, о чем осуществляется соответствующая запись в книге учета бланков свидетельств, которые выдаются работникам отдела руководителем или должностным лицом, ответственным за хранение бланков свидетельств в отдельном помещении отдела (далее - книга учета бланков свидетельств, которые выдаются работникам отдела) (приложение 4). Не использованные в течение рабочего дня и возвращенные руководителю бланки свидетельств также учитываются в указанной книге.

В отдельных помещениях отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции, расположенного в нескольких помещениях, выдача работникам бланков свидетельств в размере однодневной потребности, а также учет неиспользованных и возвращенных бланков свидетельств осуществляются должностным лицом, ответственным за хранение бланков свидетельств в этом помещении отдела, с записью в книге учета бланков свидетельств, которые выдаются работникам отдела.

2.10. Исполнительный орган сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета отправляет в отдел государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции, от которого получены бланки свидетельств, не позже трех рабочих дней со дня их получения подтверждение о приеме бланков свидетельств должностным лицом, ответственным за хранение бланков свидетельств (приложение 5).

2.11. В случае недостачи или выявления дефектных бланков свидетельств (отсутствие или повреждение защитной сетки, печатного текста, серий или номеров, дублирования номеров и т. п.), а также несоответствия сопроводительным документам данных в бумажном ярлыке, наклеенном на пачке, контрольному ярлыку, вложенному в пачку, комиссией для приема бланков свидетельств отдела государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции; сектора архивной работы, расположенного отдельно от отдела государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции; отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции составляется акт в трех экземплярах, который скрепляется гербовой печатью и подписывается председателем и членами комиссии. Указанный акт составляется в течении пяти рабочих дней со дня получения бланков свидетельств и выявления указанных фактов.

Сектор по архивной работе, расположенный отдельно от отдела государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции, и отдел государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции представляют в отдел государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции не позже следующего рабочего дня со дня составления акта, указанного в абзаце первом этого пункта, два экземпляра акта, к которым прилагаются документы, подтверждающие указанные факты. Третий экземпляр акта и копии документов остаются в секторе, отделе.

В акте о выявлении недостачи или дефектных бланков свидетельств, а также несоответствия сопроводительным документам данных на бумажном ярлыке, наклеенном на пачке, контрольному ярлыку, вложенному в пачку, отображаются такие сведения: номер акта, заглавие, дата и место составления, состав комиссии с указанием должностей, дата приема бланков свидетельств и их оприходования, от кого и на основании каких сопроводительных документов получены, вид полученных бланков свидетельств, их серии и номера, общее количество полученных бланков (цифрами и словами), а также о фактах, которые стали основанием для составления акта (необходимо указать о состоянии полученных пачек, какую недостачу или дефекты были выявлены, с указанием серий и номеров свидетельств), подписи председателя и членов комиссии. К акту прилагаются документы, подтверждающие эти факты (бумажный ярлык и контрольная карточка при получении бланков свидетельств в пачках, дефектные бланки свидетельств).

2.12. В день составления акта, указанного в пункте 2.11 этого раздела, и на его основании отдел государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции оформляет претензию в трех экземплярах. В случае составления такого акта сектором по архивной работе, расположенным отдельно от отдела государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции, отделом государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции претензия оформляется отделом государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции не позже следующего рабочего дня после поступления акта и документов, подтверждающих недостачу или дефекты бланков свидетельств.

Один экземпляр указанной претензии вместе с актом и прилагаемыми к нему документами отдел государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции отправляет на Предприятие. Второй экземпляр претензии с актом направляется в Государственную регистрационную службу Украины, третий остается в отделе государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции.

Отдел государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции сообщает Государственной регистрационной службе Украины о результатах рассмотрения претензии Предприятием.

2.13. Отдел государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции по письменному согласованию с Государственной регистрационной службой Украины передает бланки свидетельств в отдел государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции другой административнотерриториальной единицы. О передаче бланков свидетельств составляется акт в трех экземплярах, в котором указываются дата, место его составления, количество переданных бланков свидетельств, их серии и номера, который скрепляется гербовой печатью и подписывается руководителями этих отделов. Один экземпляр акта отправляется в Государственную регистрационную службу Украины, второй и третий остаются в отделах государственной регистрации актов гражданского состояния главных управлений юстиции, осуществивших передачу.

2.14. Механизм отображения в бухгалтерском учете операций по централизованной поставке бланков свидетельств проводится с соблюдением действующего законодательства.

ІІІ. Хранение бланков свидетельств

3.1. Руководители отделов государственной регистрации актов гражданского состояния являются ответственными за хранение бланков свидетельств, о чем издается приказ соответствующего главного управления юстиции.

В секторе по архивной работе, расположенном отдельно от отдела государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции, а также в отдельном помещении отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции, расположенного в нескольких помещениях, ответственным за хранение бланков свидетельств является должностное лицо, на которого эта обязанность возложена приказом соответствующего главного управления юстиции.

3.2. В исполнительном органе сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета ответственным за хранение бланков свидетельств является должностное лицо, которое проводит государственную регистрацию актов гражданского состояния и на которого эта обязанность возложена распоряжением исполнительного органа или решением соответствующего совета, о чем сообщается отделу государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции, который обеспечивает бланками свидетельств этот исполнительный орган.

3.3. На время временного отсутствия лица, ответственного за хранение бланков свидетельств (отпуск, командировка, болезнь и т. п.), бланки свидетельств передаются по акту приема-передачи другому должностному лицу, исполняющему его обязанности, в котором отображаются такие сведения: номер акта, заглавие, дата и место составления, фамилии, имена, отчества и должности лиц, которые осуществляют прием-передачу, виды бланков свидетельств, их серии и номера, общее количество бланков (цифрами и словами), который скрепляется гербовой печатью и подписывается должностными лицами, указанными в акте.

3.4. При изменении руководителя отдела государственной регистрации актов гражданского состояния и должностного лица, ответственного за хранение бланков свидетельств в исполнительном органе сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета, прием-передача бланков свидетельств и соответствующих документов относительно их учета в обязательном порядке проводится:

3.4.1. В отделе государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции - в присутствии работника отдела и представителя другого структурного подразделения главного управления юстиции.

3.4.2. В отделе государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции - в присутствии работника соответствующего территориального управления юстиции и представителя отдела государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции.

3.4.3. В исполнительном органе сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета - в присутствии руководителя отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции, который обеспечивает бланками свидетельств этот исполнительный орган.

3.5. О приеме-передаче составляется акт, в котором отображаются такие сведения: номер акта, заглавие, дата и место составления, фамилии, имена, отчества и должности лиц, осуществляющих прием-передачу, виды бланков свидетельств, их серии и номера, общее количество бланков (цифрами и словами), который скрепляется гербовой печатью и подписывается должностными лицами, указанными в акте.

По окончании приема-передачи бланков свидетельств присутствующий представитель отдела государственной регистрации актов гражданского состояния обязан проинструктировать вновь назначенное лицо о порядке ведения учета и хранения бланков свидетельств.

3.6. Доступ к бланкам свидетельств имеют лишь лица, ответственные за их хранение, а также в их присутствии - должностные лица, имеющие право проверять их деятельность (работники Министерства юстиции Украины, Государственной регистрационной службы Украины, главного управления юстиции, районных, районных в городах, городских (городов областного значения), горрайонных, межрайонных управлений юстиции).

Не разрешается передача незаполненных бланков свидетельств за пределы помещения органа государственной регистрации актов гражданского состояния для дальнейшей их выдачи при проведении государственной регистрации актов гражданского состояния, кроме случаев, предусмотренных абзацем вторым пункта 2.4 и пунктом 2.13 раздела ІІ настоящего Порядка.

3.7. Бланки свидетельств должны храниться в сейфах, огнестойких шкафах или металлических ящиках, стационарно закрепленных к стене или полу, или в специально оборудованных помещениях. В нерабочее время сейфы, огнестойкие шкафы и металлические ящики, специально оборудованные помещения с бланками свидетельств должным образом опечатываются.

3.8. Окна помещений, где хранятся бланки свидетельств, внутренне оборудуются металлическими решетками. Помещения органов государственной регистрации актов гражданского состояния обеспечиваются охраной в соответствии с законодательством.

3.9. В случае потери (кражи) бланков свидетельств исполнительный орган сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета в тот же день сообщает о выявленном факте отделу государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции, который обеспечивает бланками свидетельств этот исполнительный орган.

Отдел государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции об этом факте или о факте потери (кражи) бланков свидетельств непосредственно в отделе сообщает отделу государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции, а также территориальному органу Министерства внутренних дел по месту их потери (кражи) для принятия мер по их розыску в день поступления сообщения исполнительного органа сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета или выявления факта потери (кражи).

Отдел государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции в случае потери или кражи бланков свидетельств в отделе сообщает об этом факте в день его выявления территориальному органу Министерства внутренних дел по месту их потери (кражи) для принятия мер по их розыску.

Отдел государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции о случаях потери (кражи) бланков свидетельств также обязан в день установления такого факта или получения сообщения отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции проинформировать Государственную регистрационную службу, указав дату и обстоятельства потери (кражи), вид, количество, серию и номера похищенных (потерянных) бланков свидетельств, а также о принятых мерах по розыску потерянных (украденных) бланков свидетельств и о соблюдении требований настоящего Порядка относительно их хранения.

3.10. С целью установления лиц, виновных в потере или краже бланков свидетельств, приказом главных управлений юстиции Министерства юстиции Украины в Автономной Республике Крым, в областях, городах Киеве и Севастополе создается соответствующая комиссия для проведения служебного расследования, по результатам которого решается вопрос о привлечении к ответственности таких лиц, о чем сообщается Государственной регистрационной службе Украины.

3.11. Относительно лиц, ответственных за хранение бланков свидетельств, в случае потери или кражи бланков свидетельств отдел государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции или отдел государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции передает соответствующие материалы в следственные органы территориальных органов Министерства внутренних дел.

ІV. Учет бланков свидетельств

4.1. Бланки свидетельств приходуются должностным лицом, ответственным за их хранение, в день их получения.

4.2. Для учета бланков свидетельств ведутся:

4.2.1. В отделе государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции, секторе по архивной работе, расположенном отдельно от этого отдела, в отделе государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции (кроме отделов, расположенных в нескольких помещениях):

книга учета бланков свидетельств (приложение 6);

книга учета бланков свидетельств, которые выдаются работникам отдела (приложение 4);

книга учета бланков свидетельств о рождении, смерти (приложение 7), книга учета бланков свидетельств о браке, расторжении брака, смене имени (приложение 8) (далее - книги учета бланков свидетельств по видам), которые заполняются лишь в части расходования;

книга лицевых счетов по учету бланков свидетельств (приложение 9);

книга учета свидетельств, которые поступили от других органов регистрации актов гражданского состояния для вручения гражданам (приложение 10).

4.2.2. В отдельных помещениях отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции, расположенного в нескольких помещениях:

книга учета бланков свидетельств, которые выдаются работникам отдела, приведенная в абзаце первом пункта 2.9 раздела ІІ настоящего Порядка;

книги учета бланков свидетельств по видам, которые заполняются как в части оприходования, так и расходования.

4.2.3. В исполнительном органе сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета - книги учета бланков свидетельств по видам, которые заполняются как в части оприходования, так и расходования.

4.3. Книги, которые ведутся для учета бланков свидетельств, имеют титульные листы, прошнуровываются, их листы пронумеровываются. На внутренней стороне обложки книги делается отметка об общем количестве листов в книге, которая подписывается руководителем или другим должностным лицом, ответственным за хранение бланков свидетельств в отделе государственной регистрации актов гражданского состояния, исполнительном органе сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета, и скрепляется гербовой печатью.

Эти книги заполняются чернилами или шариковой ручкой четким разборчивым почерком. Подчистки не допускаются.

Неправильно сделанная запись зачеркивается, а правильная записывается рядом.

Каждое исправление должно быть соответствующим образом предостережено и скреплено гербовой печатью.

4.4. Книги, которые ведутся для учета бланков свидетельств, подлежат постоянному хранению.

4.5. Отдел государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции; сектор по архивной работе, расположенный отдельно от отдела государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции; отдел государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции обеспечиваются главным управлением юстиции книгами, необходимыми для ведения учета бланков свидетельств.

4.6. Для ведения учета бланков свидетельств исполнительный орган сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета получает книги в отделе государственной регистрации актов гражданского состояния соответствующего территориального управления юстиции.

V. Отчетность о расходовании бланков свидетельств

5.1. Отдел государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции представляет Государственной регистрационной службе Украины отчет о расходовании бланков свидетельств (приложение 11) ежеквартально не позже 15-го числа следующего за отчетным кварталом месяца, а также по итогам года не позже 25 января следующего за отчетным года.

5.2. Сектор по архивной работе, расположенный отдельно от отдела государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции, представляет отчет о расходовании бланков свидетельств этому отделу ежемесячно не позже 5-го числа следующего месяца.

5.3. Отдел государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции представляет отчет о расходовании бланков свидетельств отделу государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции ежеквартально не позже 10-го числа следующего за отчетным кварталом месяца.

Должностное лицо, ответственное за хранение бланков свидетельств в отдельном помещении отдела государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции, расположенного в нескольких помещениях, представляет отчет о расходовании бланков свидетельств руководителю этого отдела ежемесячно не позже 5-го числа следующего месяца.

5.4. Исполнительный орган сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета представляет отчет о расходовании бланков свидетельств отделу государственной регистрации актов гражданского состояния территориального управления юстиции, который обеспечивает ими этот исполнительный орган, ежемесячно не позже 5-го числа следующего месяца. К отчету прилагается реестр бланков свидетельств, выданных исполнительным органом сельского, поселкового, городского (кроме городов областного значения) совета (приложение 12) в течении месяца.

5.5. Отчет о расходовании бланков свидетельств и реестре выданных бланков свидетельств скрепляются гербовыми печатями.

5.6. В конце отчетного периода в книге учета бланков свидетельств, книгах учета бланков свидетельств по видам, книге лицевых счетов по учету бланков свидетельств ежеквартально подсчитываются и указываются остатки бланков свидетельств.

В книгах учета бланков свидетельств по видам, книге лицевых счетов по учету бланков свидетельств ежеквартально указываются также сведения относительно количества использованных бланков свидетельств (общее количество, в том числе выданных при государственной регистрации актов гражданского состояния повторно, испорченных при заполнении, украденных или потерянных).

VI. Порядок уничтожения бланков свидетельств

6.1. В отделе государственной регистрации актов гражданского состояния главного управления юстиции, секторе по архивной работе, расположенном отдельно от этого отдела, испорченные при заполнении бланки свидетельств, а также аннулированные и сданные в связи с внесением изменений в актовые записи гражданского состояния свидетельства уничтожаются один раз в полгода, о чем составляется акт об уничтожении бланков свидетельств (приложение 13).