ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ ТАДЖИКИСТАН

от 8 июня 2017 года №282

О Порядке хранения и уничтожения электронных документов, а также права и обязанности ответственных лиц

В соответствии со статьей 16 Закона Республики Таджикистан "Об электронном документе" Правительство Республики Таджикистан постановляет:

1. Утвердить Порядок хранения и уничтожения электронных документов, а также права и обязанности ответственных лиц (прилагается).

2. Руководителям министерств и ведомств, исполнительных органов государственной власти Горно-Бадахшанской автономной области, областей, города Душанбе, городов и районов принять необходимые меры по выполнению требований настоящего постановления.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Главное архивное управление при Правительстве Республики Таджикистан.

4. Финансирование и материально - техническое обеспечение мер, связанных с выполнением настоящего постановления, осуществить в пределах средств, предусмотренных бюджетом и других источников, не запрещённых законодательством Республики Таджикистан.

Утверждён Постановлением Правительства Республики Таджикистан от 8 июня 2017 года №282

Порядок хранения и уничтожения электронных документов, а также права и обязанности ответственных лиц

1. Общие положения

1. Порядок хранения и уничтожения электронных документов, а также права и обязанности ответственных лиц (далее - Порядок) регулирует вопросы хранения и уничтожения электронных документов государственных органов и организаций, осуществляющих архивную деятельность и деятельность по хранению документированной информации.

2. В Порядке используются следующие термины:

- электронный документ - информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям Закона Республики Таджикистан "Об электронном документе";

- машинный носитель - магнитный диск, магнитная лента, лазерный диск и иные материальные носители, используемые для записи и хранения информации с помощью электронно-вычислительной техники;

- оперативное хранение электронных документов - процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов в государственный архив на хранение;

- государственные органы и организации - государственные органы, предприятия, учреждения и организации Республики Таджикистан, независимо от форм собственности, воинские части, дипломатические и консульские представительства Республики Таджикистан, находящиеся за рубежом.

3. Настоящий Порядок не применяется в отношении секретных электронных документов.

2. Создание специального подразделения хранения электронных документов

4. В целях обеспечения хранения, учета и использования электронных документов, в каждом государственном органе и организации создается специального подразделения хранения электронных документов (далее-подразделения хранения).

5. Подразделения хранения является структурной частью государственного органа и организации или входит в состав одной из их подразделений. Структура и штатная численность подразделения хранения устанавливаются руководством государственного органа и организации в зависимости от объема хранимой документальной информации и интенсивности ее использования, подразделения хранения обеспечивается помещениями, специально оборудованными для хранения документов на машинных носителях.

6. В своей работе подразделения хранения руководствуется настоящим Порядком, общеотраслевыми и ведомственными нормативно-методическими документами, а также разрабатываемым на их основе положением о системе хранения, которое утверждается руководителем государственного органа и организации.

7. Подразделения хранения обеспечивает сохранность, учет и организацию использования электронных документов до их передачи на архивное хранение. Сроки хранения электронных документов в государственном органе и организации устанавливаются в соответствии с нормативно-методическими документами Главного архивного управления при Правительстве Республики Таджикистан (далее-Главархив), а также нормативными актами министерств и ведомств, согласованными с Главархивом.

8. Порядок хранения электронных документов, на которые распространяется действие специальных положений, устанавливается инструкциями, разрабатываемыми на основе этих положений.

9. Подразделения хранения осуществляет следующие основные функции:

- принимает, учитывает машинные носители и электронные документы;

- хранит электронные документы и чистые машинные носители;

- создает и ведет информационно-поисковые системы;

- регистрирует изменения, вносимые в электронные документы, в журнале приема электронных документов;

- подготавливает акт об аннулировании электронных документов и представляет для согласования в Центральную объединенную экспертно-проверочную и методическую комиссию (ЦОЭПМК) Главархива;

- после согласования акта об уничтожении электронных документов с Центральной объединенной экспертно-проверочной и методической комиссией (ЦОЭПМК) Главархива с участием экспертной комиссии подразделения хранения, уничтожает электронные документы в установленном порядке;

- выдает электронные документы и чистые машинные носители пользователям;

- передает электронные документы на архивное хранение;

- разрабатывает на основе Порядка и других нормативно-методических документов положение о системе хранения и технологические инструкции по выполнению отдельных операций приема, учета и хранения электронных документов;

- контролирует правильность оформления пользователями электронных документов и сопроводительной документации в соответствии с действующими государственными стандартами, инструкциями и другими нормативными документами;

- ведет методическую работу, изучает и обобщает опыт работы по организации и совершенствованию хранения электронных документов.