Неофициальный перевод

РЕШЕНИЕ ПРАВЛЕНИЯ ЦЕНТРАЛЬНОГО БАНКА АЗЕРБАЙДЖАНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

от 30 июля 2013 года №16/3

Об утверждении "Инструкции о проведении архивной работы в банковской системе Азербайджанской Республики"

С целью усовершенствования механизма нормативного регулирования архивной работы в банковской системе, Центральный Банк Азербайджанской Республики, на основании статьи 22.0.17 Закона Азербайджанской Республики "О Центральном Банке Азербайджанской Республики" и статьи 39.1 Закона Азербайджанской Республики "О банках", решил:

1. Утвердить "Инструкцию о проведении архивной работы в банковской системе Азербайджанской Республики" (прилагается);

2. Поручить юридическому департаменту (Р. Меликова) обеспечение представления данной инструкции в Министерство юстиции, с целью внесения инструкции в Государственный Реестр Правовых Актов Азербайджанской Республики в течение 3 дней;

3. Аннулировать "Инструкцию о проведении архивной работы в банковской системе Азербайджанской Республики", утвержденную (свидетельство №3442 от 20.04.2009 года) решением Центрального Банка Азербайджана от 07.04.2009 года (протокол №9).

 

"Утверждена" Решением Правления Центрального Банка Азербайджанской Республики от 30 июля 2013 года №16/3

Инструкция о проведении архивной работы в банковской системе Азербайджанской Республики

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция была подготовлена в соответствии с Законами Азербайджанской Республики "О Центральном Банке Азербайджанской Республики", "О банках", "О Национальном архивном фонде", а также согласно прочим нормативно-правовым актам Азербайджанской Республики, и определяет правила проведения архивной работы в банковской системе, в том числе сроки хранения документов в архиве.

1.2. Настоящая Инструкция определяет (приложение №1) минимальные сроки хранения документов, возникающих в результате деятельности Центрального Банка Азербайджанской Республики (далее - Центральный банк), а также действующих на территории Азербайджана банков, небанковских кредитных организаций и местных филиалов зарубежных банков (далее - банки). Банки, по собственному усмотрению, вправе хранить документы в течение более длительных сроков, учитывая их научно-практическое значение.

1.3. В случае если данной инструкцией не предусмотрены отдельные обстоятельства, под словом банк подразумевается также Центральный банк. Сроки хранения документов, выявленных после вступления в силу инструкции, или только что составленных документов, до внесения изменений в инструкцию, определяются банком, учитывая научно-практическое значение документов.

1.4. Хранение секретных документов регулируется "Правилами проведения делопроизводства по секретным документам в органах государственной власти, управлениях, организациях и учреждениях", утвержденными Указом Президента Азербайджанской Республики от 19 января 2005 года №179.

1.5. Настоящая Инструкция также может быть использована в направлении эффективной организации и классификации документов в делопроизводстве, их отбора на постоянное и временное хранение, формирования дел и составления рабочей номенклатуры.

2. Требования по охране документов

2.1. Охрана архивных документов, возникающих в результате деятельности банков, осуществляется непосредственно этими банками. Архивные документы банков, контрольный пакет акций которых не принадлежит государству, составляют негосударственный сектор национального архива и считаются его собственностью.

2.2. Банки вправе передать собственные документы в собственность государства для их охраны в государственном архиве. Эти отношения регулируются договором, подписанным между Государственным архивом Азербайджанской Республики (далее - организация государственной архивной службы) и банком.

2.3. Банк должен выделять подходящие здания или помещения для хранения архивных документов, обеспечивать охрану документов и назначать лиц, несущих ответственность за охрану документов.

2.4. Здания или помещения, выделенные для архива в банках, должны быть оснащены специальным оборудованием (ячейки, полки, сейфы, коробки, папки или прочее оборудования такого типа).

2.5. Здания или помещения, предусмотренные для хранения документов, должны быть оснащены противопожарными средствами и пожарной сигнализацией. В этих помещениях нужно использовать технические средства, создающие оптимальную температуру (влажность) и санитарно-гигиенический режим.

3. Хранение электронных документов

3.1. В соответствии с "Правилами обмена электронных документов", утвержденными постановлением Кабинета Министров Азербайджанской Республики от 28 января 2006 года №27, при хранении электронных документов должны быть обеспечены нижеследующие условия:

3.1.1. электронный документ должен сохранять структуру создания, передачи или приема;

3.1.2. электронный документ должен создавать возможность для определения отправителя, получателя, даты отправки и получения;

3.1.3. должна быть возможность использования информации, имеющейся в электронном документе, для последующей ссылки;

3.1.4. необходимо соблюдать прочие условия, установленные законодательством и согласием сторон.

3.2. Срок хранения электронных документов не может быть меньше срока хранения, предусмотренного для бумажных документов. В зависимости от технического качества электронного носителя, информация, имеющаяся на данном носителе, должна быть перенесена на новый электронный носитель в установленные сроки.

3.3. При хранении электронных документов необходимо обеспечить хранение программ, обеспечивающих ведение соответствующих учетных журналов, сведений проверки электронных подписей (их сертификатов) и проверку электронных подписей.

3.4. Для осуществления расследования конфликтных ситуаций при хранении электронных документов необходимо обеспечить связь (синхронность) между электронными документами и сведениями проверки электронных подписей.

3.5. Электронные архивы должны охраняться от вмешательства без разрешения, случайного уничтожения или искажения.

4. Сдача дел в архив и правила пользования архивом

4.1. В архив сдаются исполненные постоянные документы, временно хранящиеся документы и документы по личному составу. Сдача этих документов проводится по составленным спискам.

4.2. Документы, после проверки правильности составления и систематизации нумеруются как единица хранения и включаются в список единиц хранения постоянного и долгосрочного хранения. Списки единиц хранения постоянного и долгосрочного хранения составляются по отдельности.

4.3. Дела, состоящие из исполненных долгосрочных (более 10 лет) и постоянно хранящихся документов, сдаются в архивы Центрального банка и банков (далее - архивы управления) после истечения двухгодичного срока хранения и использования в соответствующих структурных отделах.

4.4. Финансовые документы по приобретению товаров, проведению работ и оказанию услуг в связи с кредитами, полученными с государственной гарантией или проектами, осуществляемыми за счет других источников, сдаются в архив управления после полного завершения проекта.

4.5. В делах, сданных в архив, указан срок хранения в соответствии с данной инструкцией. За исключением дел, переходящих на следующий год, все документы одного года формируются в папках. Страницы дела нумеруются сверху вниз, начиная с правого угла. Количество страниц в одной папке не должно превышать 250 страниц. Документы ушиваются в папку в одном экземпляре. На документах, предусмотренных для служебного пользования и (или) на папки, в которых они хранятся, имеется запись "Для служебного пользования". На документах, отображающих личные данные и (или) на папки, в которых они хранятся, имеется запись "Для служебного пользования. Личные данные".

4.6. В папке не должно быть промежуточных слоев, металлических узлов и зажимов, документы должны быть пришиты по последовательности.

4.7. Документы, хранящиеся в архивах управления можно взять на временное пользование только на основании письменного требования (приложение №6), подписанного должностными лицами, на срок, не более 5 рабочих дней. Документы, выдаваемые на основании письменного требования, регистрируются работником архива после того, как получатель подписывается в специальном регистрационном журнале архива, также контролируется возвращение документа в установленный срок.

4.8. Документы, выдаваемые архивом правоохранительным органам, оформляются протоколом изъятия в соответствии с Уголовно-процессуальным кодексом Азербайджанской Республики. Архивные документы в связи с производством по судебным делам предъявляются в суд с сопроводительным письмом банка. Копии документов, выдаваемых правоохранительным органам и судам, хранятся в архиве управления с соответствующей записью на данных документах. Документы, выдаваемые архивом, регистрируются работником архива в специальном регистрационном журнале.

4.9. По документам реорганизованных банков составляются списки, которые сдаются правопреемнику банка.

4.10. При выдаче, составлении и оформлении архивных справок соблюдается нижеследующее:

4.10.1. архивные справки выдаются на основании запроса организаций по вопросам, соответствующим профилю их деятельности, а гражданам, по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов - на основании их заявлений;

4.10.2. архивные справки составляются на основании документов, хранящихся в архиве управления и относящихся к вопросу, указанному в заявлении (подлинник или копия, заверенная в соответствии с законодательством). Использование заверенных копий документов указывается в тексте справки ("заверенная копия");

4.10.3. архивные справки составляются в бланке банка с указанием названия документа "Архивная справка" (приложение №7). В справке указываются названия документов, их даты и информация, имеющаяся в этих документах. В этом случае соблюдается хронологическая последовательность обстоятельств, а не хронология документов, отображающих обстоятельства. В справке можно приводить цитаты из документов, указывая их в кавычках. Первый раз в тексте документов название организаций должно указываться полностью, при повторном использовании этих названий допускается применение официально принятых аббревиатур. В конце справки указываются архивные шифры документов, являющихся основанием для составления архивной справки (номера фондов, рабочих списков и рабочих страниц);

4.10.4. архивная справка подписывается руководителем банка или структурного отдела, в который входит архив управления, и архивариусом (лицо, ответственное за архив управления). Справка удостоверяется печатью банка. Копия архивной справки без печати хранится в деле;

4.10.5. к справке прилагаются копии документов, утверждающих сведения, указанные в архивной справке по обращению запрашивающей стороны или выписки из этих документов;

4.10.6. В случае отсутствия документов, для утверждения запрашиваемых сведений в архиве управления, составляется письмо на бланке банка. В ответе указывается причина отсутствия документов, выдаются рекомендации относительно месте, куда можно обратиться в связи со справкой.

5. Организация экспертизы стоимости документов

5.1. Сроки хранения документов, не предусмотренных данной инструкцией и нововыявленных документов, определяются в результате экспертизы их научной и практической стоимости.

5.2. Экспертиза стоимости документов проводится с целью их раздела по срокам их хранения для определения их научного и практического значения.

5.3. Экспертиза стоимости документов осуществляется непосредственно в делопроизводстве банков и архивах управления.

5.4. С целью осуществления экспертизы документов, сдачи документов научно-практического значения в государственный архив на постоянное хранение, отбора для уничтожения документов, с истекшим сроком хранения, и оформления этих работ создается Экспертная Комиссия (ЭК), а в Центральном банке и в банках с 5 и более отдельными секторами (филиалы, отделы) создается Центральная Экспертная Комиссия (ЦЭК) с целью осуществления экспертизы документов, руководства экспертизы в подведомственных учреждениях и оказания методического содействия.

5.5. В состав ЦЭК (ЭК) должны входить руководитель архива управления, квалифицированные и опытные сотрудники банка, а также представитель (в государственных банках) соответствующего государственного архива.

5.6. В случае возникновения затруднений в связи с проведением экспертизы документов, с разрешения руководства банка могут быть привлечены специалисты государственной архивной службы, допущенные к работе с носителями информации на основании законодательства.

5.7. Полномочия экспертной комиссии упраздненных банков осуществляются ликвидационной комиссией или ликвидатором.

5.8. ЦЭК (ЭК) осуществляет нижеуказанные полномочия:

5.8.1. ежегодно просматривает списки дел, предъявляемых в государственный архив, а также дел по персоналу, хранящихся в государственном архиве (приложение №5) и выносит решение относительно предъявлению этих списков в Экспертно-проверочную Комиссию (ЭПК) государственной архивной службы. Решение экспертной комиссии утверждается руководством банка;

5.8.2. рассматривает акты уничтожения документов, отобранных для уничтожения, включая документы отделов банка, и выносит решения относительно уничтожения документов;

5.8.3. продление срока хранения различных категорий документов, установленного данной инструкцией, а также, рассмотрение предложений относительно срока хранения нововыявленных документов, определение научно-практического значения этих документов и вынесение соответствующих решений;

5.8.4. участие в подготовке и рассмотрении внутренних правил банка по архивному делу и делопроизводству, а также других методических средств;

5.8.5. обеспечение научно-технической разработки, составления списков и сдачи в архив управления документов в ликвидированных отделах организационной структуры банка.

6. Сдача документов в государственный архив на постоянное хранение

6.1. Документы Центрального банка и других государственных банков, предназначенные для постоянного хранения в соответствии с данной инструкцией, после временного хранения на протяжении срока, установленного Законом Азербайджанкой Республики "О Национальном архивном фонде", сдаются в государственный архив по списку. Банки, являющиеся владельцами негосударственных архивных фондов, могут передать в государственный архив документы, предназначенные для постоянного хранения после экспертизы стоимости данных документов на основании договора с государственной архивной службой.

6.2. В государственный архив документы принимаются по спискам, утвержденным Экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственной архивной службы. Прием документов в государственный архив оформляется актом приема-сдачи (приложение №3), составленным в двух экземплярах.

6.3. Отбор документов на постоянное хранение осуществляется рассмотрения каждой страницы дела. Не рассмотрев сам документ, не допускается отбор документов по названиям.

6.4. Документы территориальных управлений Центрального банка, филиалов, отделений и представительств банков сдаются в государственный архив в составе архивного фонда Центрального банка и банков соответственно.

6.5. Решение ЦЭК (ЭК) относительно передачи документов в государственный архив утверждается руководством банка.

6.6. Архивы управления составляют список дел, передаваемых в государственные архивы на постоянное хранение в двух экземплярах (для научно-технических документов в трех экземплярах), они обсуждаются на заседаниях Центральной Экспертной Комиссии, подписываются членами комиссии и направляются на утверждение Экспертно-проверочной комиссии. После утверждения, один экземпляр этих списков хранится в государственном архиве в качестве контрольного документа, второй экземпляр возвращается в архив управления. Прием документов на государственное хранение проводится по данным списком. Список документов относительно персонала, предусмотренных для длительного хранения согласуется с ЭПК государственной архивной службой и утверждается руководителем управления.

6.7. Просроченные документы упраздненного банка или документы, предназначенные для постоянного хранения, сдаются в государственную архивную службу на основании "Правил внесения в Национальный архивный фонд, изымания или уничтожения архивов, архивных фондов и коллекций документов", утвержденных решением Кабинета министров Азербайджанской Республики от 6 марта 2000 года №32.

7. Уничтожение документов

7.1. Просроченные документы отбираются для уничтожения, составляется соответствующий акт (приложение №2), подписывается председателем и членами ЦЭК (ЭК), утверждается руководителем банка, после чего представляется в государственную архивную службу с целью получения разрешения на уничтожения документов. Без разрешения государственной архивной службы документы не могут быть уничтожены.

7.2. Отбор документов с целью уничтожения осуществляется путем рассмотрения каждой страницы дела. Не рассмотрев сам документ, не допускается отбор документов по названиям.

7.3. После утверждения акта государственной архивной службой, документы и дела, указанные в акте уничтожаются. Документы передаются в пункты приема макулатуры, или же уничтожаются непосредственно банком. Передача документов в пункты приема макулатуры оформляется документом приема-сдачи, уничтожение оформляется актом.

7.4. Секретные документы и документы, являющиеся носителями банковской тайны, должны быть уничтожены методом, исключающим возможность их восстановления (сжечь, измельчить, растворить в растворе и т.д.).

7.5. Документы, срок хранения которых не истек, не могут быть уничтожены.