ПРИКАЗ МИНИСТРА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 4 июня 2001 года №67

Об утверждении Единых правил о порядке и условиях проставления апостиля на официальных документах, исходящих из государственных органов, а также от нотариусов Республики Казахстан

Во исполнение постановления Правительства Республики Казахстан от 24 апреля 2001 года N 545 "О мерах по реализации положений Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 года)", приказываю:

1. Утвердить прилагаемые Единые правила о порядке и условиях проставления апостиля на официальных документах, исходящих из государственных органов, а также нотариусов Республики Казахстан.

2. Настоящий приказ довести до сведения заинтересованных государственных органов.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на вице-Министра юстиции - Толканчинова А.К.

4. Настоящий приказ вступает в силу со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.

 

Министр юстиции Республики Казахстан

И.Рогов

"Согласованы" Генеральная прокуратура Республики Казахстан 30 мая 2001 года Верховном суде

"Согласованы" Комитет по судебному администрированию при Республики Казахстан 18 мая 2001 года

"Согласованы" Министерство внутренних дел Республики Казахстан 25 мая 2001 года

"Согласованы" Министерство государственных доходов Республики Казахстан 30 мая 2001 года

"Согласованы" Комитет национальной безопасности Республики Казахстан 4 июня 2001 года

"Согласованы" Министерство культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан 22 мая 2001 года

"Согласованы" Министерство обороны Республики Казахстан 18 мая 2001 года

"Согласованы" Министерство образования и науки Республики Казахстан 18 мая 2001 года

Утверждены приказом Министра юстиции Республики Казахстан от 4 июня 2001 года №67

Единые правила о порядке и условиях проставления апостиля на официальных документах, исходящих из государственных органов, а также от нотариусов Республики Казахстан

1. Общие положения

1. Настоящие Единые правила (далее - Правила), разработанные в соответствии с постановлением Правительства Республики Казахстан от 24 апреля 2001 года N 545 "О мерах по реализации положений Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, совершенной в городе Гааге 5 октября 1961 года", определяют порядок и условия проставления апостиля и подлежат применению всеми уполномоченными государственными органами, наделенными правом проставления апостиля на официальных документах, исходящих из Республики Казахстан.

2. В настоящих Правилах употребляются следующие определения:

апостиль - специальный штамп, удостоверяющий подлинность подписи лица, подписавшего документ, и подтверждение его полномочий, а также подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ;

"звездочка" - плотная бумага, которая заклеивается в месте скрепления листов документа, и на которой проставляется гербовая печать органа, проставившего апостиль;

уполномоченные государственные органы - государственные органы, проставляющие апостиль во исполнение постановления Правительства Республики Казахстан от 24 апреля 2001 года N 545 "О мерах по реализации положений Конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов", совершенной в городе Гааге 5 октября 1961 года (далее - постановление);

лица, проставляющие апостиль - должностные лица уполномоченных государственных органов, выполняющие функции по проставлению апостиля.

3. Целью процедуры проставления апостиля является обеспечение гарантии подлинности и надлежащего оформления апостилируемых документов, предназначенных для действия на территории стран-участниц Гаагской конвенции.

Лица, проставляющие апостиль, несут ответственность за подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ и в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ.

4. В качестве официальных документов, подлежащих проставлению апостиля, принимаются:

1) документы, исходящие из государственных органов (учреждений, нотариусов) и должностных лиц Республики Казахстан, в том числе от судебных органов, органов прокуратуры, акимов и др.;

2) нотариально удостоверенные документы;

3) документы с официальными пометками (визы, отметки о регистрации, заверение подписи на документе, не засвидетельствованном у нотариуса и др.).

5. Апостиль не проставляется на:

1) документах, совершенных посольствами или консульскими учреждениями Республики Казахстан за границей;

2) документах, имеющих прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям.

Исключением являются следующие документы: уставы и учредительные документы, патентная и иная документация, исходящая от государственного органа (свидетельства о регистрации, лицензии и т.п.).

6. Апостиль имеет форму штампа - квадратного клише, исполненного в соответствии с приложением к постановлению.

Заполнение граф в штампе допускается только на государственном языке.

2. Порядок и условия проставления апостиля на официальных документах

7. Апостиль проставляется по предъявлении документа и уплаты государственной пошлины за проставление апостиля.

8. Документы принимаются для проставления апостиля как в подлинниках, так и в нотариально засвидетельствованных копиях.

9. Документы, представляемые для проставления апостиля, должны быть написаны ясно и четко, подписи должностных лиц и оттиски печатей должны быть отчетливыми.

10. Апостиль проставляется по просьбе любого предъявителя документа на свободном от текста месте документа, либо на его оборотной стороне и скрепляется гербовой печатью уполномоченного государственного органа.

11. Апостиль проставляется на подлинниках официальных документов, исходящих лишь от государственных органов (учреждений), должностных лиц или нотариусов Республики Казахстан, как участника Гаагской конвенции.

Документы, выданные государственными органами (учреждениями) должностными лицами или нотариусами иных суверенных государств (бывших союзных республик в составе СССР), не могут быть приняты на территории Республики Казахстан к проставлению апостиля на подлинниках.

В подобных случаях обратившемуся лицу следует разъяснить о возможности проставления апостиля на нотариально засвидетельствованных копиях по месту нахождения уполномоченного государственного органа.

12. Внесение изменений в текст апостиля и перемена последовательности размещения его строк в штампе не допускается.

Не допускается также изготовление апостиля с листа методом ксерокопирования штампа апостиля или иным путем для подшивки к удостоверяемым документам.

Во всех случаях апостиль проставляется именно как оттиск штампа. Штамп апостиля может быть исполнен компьютерным способом.

13. Апостиль в случае невозможности его проставления на представленном документе может быть проставлен на отдельном листе бумаги. В этом случае листы документа и лист с апостилем скрепляются вместе путем прошивания нитью любого цвета (либо специальным тонким шнуром, лентой) и пронумеровываются, о чем на "звездочке" производится соответствующая запись.

Последний лист документов в месте скрепления заклеивается "звездочкой", на которой проставляется гербовая печать. При этом проставленный оттиск печати должен быть расположен равномерно на "звездочке" и на листе.

Количество скрепленных листов заверяется подписью лица, проставляющего апостиль.

Лист с проставленным апостилем должен быть подшит к документу указанным выше способом и в том случае, если документ имеет твердую обложку (например, диплом об образовании).

14. Проставление апостиля может быть отложено в случае необходимости истребования образца подписи и подтверждения полномочий на право подписи лица, подписавшего представленный документ, а также истребования образца оттиска печати (штампа) государственного органа (учреждения), должностного лица или нотариуса, от которого исходит документ.

15. В случаях, указанных в пункте 5 настоящих Правил, может быть отказано в проставлении апостиля, о чем обратившемуся лицу дается мотивированный отказ в письменной форме с указанием причин отказа в течение 10 дней со дня принятия документа.

Отказ может быть обжалован в судебном порядке.

16. В уполномоченных государственных органах должны быть образцы подписей должностных лиц своих подведомственных органов и др., от которых поступают или могут поступить официальные документы на апостилирование.

17. В тех случаях, когда отсутствуют образцы подписей должностных лиц, печатей и штампов государственных органов (учреждений) или должностных лиц, от которых исходит документ, апостиль может быть проставлен на нотариально засвидетельствованных копиях документов.

18. Если документ подписан несколькими лицами, в апостиле свидетельствуется подпись должностного лица и указывается должностное положение главного из них по должности.

19. В тех случаях, когда в документе не предусмотрена подпись должностного лица и его фамилия, а документ исходит от государственного органа (учреждения), в строке 2 штампа апостиля указывается: "подпись не предусмотрена", а в строках 3 и 4 записывается наименование органа, от которого исходит документ.

3. Порядок ведения Книги регистрации документов, представленных для проставления апостиля

20. Регистрация документов, на которых проставляется апостиль, производится в Книге регистрации документов, представленных для проставления апостиля (далее - Книга) (приложение 1).

21. Книга состоит из 9 граф, при заполнении которых указывается следующее:

1) в графе 1 - порядковый номер зарегистрированного документа, на котором проставлен апостиль;

2) в графе 2 - дата проставления апостиля;

3) в графе 3 - фамилия, имя и отчество лица, обратившегося за проставлением апостиля;

4) в графе 4 - номер паспорта (удостоверения личности), когда и кем выдан документ лица, обратившегося за проставлением апостиля;

5) в графе 5 - наименование и содержание документа, представленного для проставления апостиля, когда и кому он выдан;

6) в графе 6 - фамилия, имя, отчество и должность лица, подписавшего документ, а в отношении неподписанных документовуказание государственного органа, проставившего печать или штамп;

7) в графе 7 - страна, в которую направляется документ;

8) в графе 8 - роспись в получении документа лицом, обратившимся за проставлением апостиля;

9) в графе 9 - фамилия, имя, отчество и должность лица, проставившего апостиль.

22. Книга должна быть прошнурована, листы ее пронумерованы и скреплены подписью лица, проставляющего апостиль, и гербовой печатью уполномоченного государственного органа, в котором ведется эта Книга.

23. Запись в Книгу производится после предъявления квитанции об уплате государственной пошлины и проставления на документе апостиля.

24. Подчистки в Книге не допускаются, а поправки должны быть оговорены подписью лица, проставляющего апостиль, ответственного за ведение Книги.

Приложение 1

См. Приложение 1