Неофициальный перевод. (с) СоюзПравоИнформ

ПРИКАЗ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ УКРАИНЫ

от 8 апреля 2013 года №656/5

Об утверждении Правил работы архивных учреждений Украины

В соответствии со статьей 22 Закона Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" и с целью регламентации основных вопросов функционирования архивных учреждений Украины, осуществляющих формирование, учет, хранение документов Национального архивного фонда и использования содержащихся в них сведений ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Правила работы архивных учреждений Украины, которые прилагаются.

2. Департаменту взаимодействия с органами власти (Зеркаль О.В.) подать настоящий приказ на государственную регистрацию в соответствии с Указом Президента Украины от 03 октября 1992 года №493 "О государственной регистрации нормативно-правовых актов министерств и других органов исполнительной власти".

3. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

4. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на Председателя Государственной архивной службы Украины Гинзбург О.П.

 

Утверждены Приказом Министерства юстиции Украины от 8 апреля 2013 года №656/5

Правила работы архивных учреждений Украины

І. Общие положения

1.1. Правила работы архивных учреждений Украины (далее - Правила) устанавливают требования относительно обеспечения формирования, учета, хранения и использования Национального архивного фонда (далее - НАФ), документы которого являются собственностью государства и собственностью территориальных обществ.

1.2. В настоящих Правилах термины употребляются в таких значениях:

архивная справка - документ архивного учреждения, оформленный в соответствии с законодательством, содержащий информацию о предмете запроса на основании архивных документов с указанием их поисковых данных;

архивное учреждение, архив, архивное подразделение, архивный отдел - это соответственно учреждение или структурное подразделение, обеспечивающее учет и хранение архивных документов, использование содержащихся в них сведений и формирование НАФ и/или осуществляющее управление, научно-исследовательскую и информационную деятельность в сфере архивного дела и делопроизводства;

архивный фонд - совокупность архивных документов, сформированная архивным учреждением на основании связи между документами и (или) их создателями;

аудиовизуальный документ - документ, содержание которого представлено в виде изображения и (или) записи звука, для фиксирования и (или) воспроизведения которых применяют соответствующую аппаратуру;

государственное архивное учреждение - архивное учреждение, осуществляющее свою деятельность за счет средств Государственного бюджета Украины;

источники комплектации архива - юридические или физические лица, которые являются создателями или владельцами документов НАФ, подлежащих передаче в архив в обязательном порядке или на основании соглашения;

источники формирования НАФ - юридические или физические лица, которые являются создателями или владельцами документов Фонда;

справочный аппарат - справочники в любой форме (путеводители, описания, каталоги, указатели, базы данных, номенклатуры дел и тому подобное), предназначенные для поиска архивных документов или содержащихся в них сведений;

документационный (документальный) фонд - совокупность служебных документов, накопленных или собранных в процессе деятельности юридического лица, состав и процесс формирования которого определяют нормативные документы;

экспертиза ценности документов - всестороннее изучение документов с целью внесения их в НАФ или изъятия из него, проведение денежной оценки документов НАФ, отнесение их к уникальным и установление сроков хранения документов, не подлежащих внесению в НАФ;

электронный документ - документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа;

электронный информационный ресурс - информация, созданная, записанная, обработанная или сохраненная в цифровой или иной нематериальной форме с помощью электронных, магнитных, электромагнитных, оптических, технических, программных или других средств;

зона комплектации - административно-территориальная единица, в которой находятся юридические и физические лица, и (или) сфера общественных отношений, на которые распространяются полномочия государственного архива (архивного отдела районной, районной в городе Киеве и Севастополе госадминистрации, городского совета);

комплекс научно-технической документации (далее - НТД) - совокупность документов, которые образуются в процессе разработки научно-исследовательской проблемы (темы), конструирования продукта промышленного производства, технологии его изготовления, проектирования объекта капитального строительства, единица учета НТД в фонде;

пользователь архивными документами - физическое или юридическое лицо, которое в соответствии с законодательством знакомится с архивными документами;

правовой доступ к архивным документам - совокупность правовых норм, определяющих режим доступа, порядок получения разрешения на допуск к информации с ограниченным доступом;

частное архивное собрание - собрание архивных документов, являющихся собственностью одного или нескольких лиц;

секретные документы - документы, содержащие секретную информацию, на которые нанесены обязательные реквизиты (гриф секретности и регистрационный номер);

уникальный документ - документ НАФ, составляющий исключительную культурную ценность, имеющий важное значение для формирования национального самосознания Украинского народа и определяющий его вклад во всемирное культурное наследие;

создатель документов - юридическое или физическое лицо, создавшее или собравшее документы, из которых формируется документационный фонд;

фондосоздатель - юридическое или физическое лицо, в результате деятельности которого формируется документационный и соответственно архивный фонд;

формирование НАФ - систематическое пополнение НАФ документами, имеющими культурную ценность, и изъятие из него документов, утративших такую ценность;

фонд пользования документами-структурированная совокупность копий архивных документов, изготовленных в бумажной или иной аналоговой или цифровой формах, и предназначенных для пользования вместо оригиналов;

цифровая копия архивного документа-копия, содержащая точное знаковое воспроизведение информации оригинала архивного документа, полученная в результате преобразования аналогового архивного документа в цифровую форму или копирования цифрового архивного документа;

цифровой фонд пользования документами-структурированная совокупность цифровых копий архивных документов, предназначенная для пользования вместо оригиналов.

1.3. Настоящие Правила являются обязательными для выполнения архивными учреждениями, хранящими документы НАФ: центральными и отраслевыми государственными архивами, Государственным архивом в Автономной Республике Крым, государственными архивами областей, городов Киева и Севастополя, архивными отделами районных, районных в городах Киеве и Севастополе государственных администраций, архивными отделами городских советов, архивными подразделениями государственных научных учреждений, а также музеев и библиотек, находящихся в государственной или коммунальной собственности, архивными учреждениями Национальной академии наук (далее - архивы).

1.4. Государственные научные учреждения, музеи и библиотеки руководствуются настоящими Правилами в части, связанной с функционированием НАФ.

1.5. Требования настоящих Правил относительно общих для архивов норм распространяются на архивы, хранящие научно-технические, аудиовизуальные и электронные документы.

ІІ. Организация формирования НАФ и комплектация архива

1. Общие принципы формирования НАФ

1.1. НАФ формируется из архивных документов государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций всех форм собственности, а также архивных документов граждан и их объединений.

1.2. НАФ может пополняться документами культурного наследия Украины, находящимися за границей, и документами иностранного происхождения, касающимися истории Украины, при условии поступления их на законных основаниях в Украину.

1.3. Формирование НАФ в зоне комплектации архива осуществляют через:

выявление источников формирования НАФ;

организацию экспертизы ценности документов, накопленных в деятельности юридических и физических лиц;

организацию экспертизы ценности документов, ранее внесенных в НАФ.

2. Экспертиза ценности документов

2.1. Архивные документы вносят в НАФ и изымают из него на основании экспертизы их ценности, которую проводят по инициативе владельца документов или государственного архивного учреждения при согласии владельца.

2.2. Владелец архивных документов обязан в письменном виде сообщить об их наличии в архив, в зоне комплектации которого он находится.

Безотлагательно сообщают о необходимости проведения экспертизы ценности документов в случаях:

возникновения угрозы уничтожения или значительного ухудшения состояния архивных документов;

наличия архивных документов, со времени создания которых прошло более 50 лет;

намерения осуществить отчуждение архивных документов;

намерения вывезти архивные документы за пределы Украины.

Без проведения экспертизы ценности документов их уничтожение не разрешается.

2.3. Рассмотрение вопросов, связанных с экспертизой ценности документов, и принятие соответствующих решений, относится к компетенции комиссий по проведению экспертизы ценности (далее - экспертные комиссии):

Центральной экспертно-проверяющей комиссии (далее - ЦЭПК) Укргосархива;

экспертно-проверяющих комиссий центральных и отраслевых государственных архивов, Национальной академии наук, Государственного архива в Автономной Республике Крым, государственных архивов областей, городов Киева и Севастополя (далее - ЭПК);

экспертных комиссий архивных отделов районных, районных в городах Киеве и Севастополе государственных администраций, городских советов, а также экспертных комиссий государственных органов, органов местного самоуправления, предприятий, учреждений и организаций, независимо от формы собственности, объединений граждан, религиозных организаций (далее - ЭК);

фондово-закупочных комиссий музеев, находящихся в государственной или коммунальной собственности (далее - ФЗК);

экспертно-оценочных комиссий библиотек, находящихся в государственной или коммунальной собственности (далее - ЭОК).

2.4. Проведение экспертизы ценности документов и образование и деятельность экспертных комиссий осуществляются в соответствии с Порядком образования и деятельности комиссий по проведению экспертизы ценности документов, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 08 августа 2007 года №1004.

2.5. Решения экспертных комиссий оформляют протоколом, который подписывают председатель (в случае его отсутствия - заместитель) и секретарь комиссии. Решение вступает в силу с момента утверждения протокола заседания комиссии руководителем, по решению которого она была образована.

2.6. Экспертизу ценности документов проводят на основе комплексного применения принципов:

объективности (проведение оценки документов на основе непредвзятого подхода);

историзма (учет особенностей времени и места создания документов, общеисторического контекста);

всесторонности и комплексности (изучение соответствующих документов с учетом их места в комплексе других документов)

а также критериев:

происхождения документов (функционально-целевое назначение юридического лица (фондосоздателя), значения физического лица (фондосоздателя) в жизни общества, время и место создания документа);

содержания (значимость содержащейся в документе информации (уникальность и типичность), ее повторение в других документах, вид документа, оригинальность);

внешних признаков (форма фиксирования и передачи содержания, засвидетельствование и особенности оформления документа, состояние его сохранности).

2.7. Во время проведения экспертизы ценности документов экспертные комиссии руководствуются типовыми и отраслевыми перечнями видов документов с установленными сроками их хранения, утвержденными в соответствии с законодательством, а также типовыми и отраслевыми перечнями видов документов, подлежащих внесению в НАФ; примерными перечнями видов документов личного происхождения, не подлежащих внесению в НАФ, типовыми и примерными номенклатурами дел; другими нормативно-правовыми актами по вопросам экспертизы ценности документов.

2.8. ЭПК (ЭК) архива организационно обеспечивает проведение экспертизы ценности на уровнях:

типологических документационных комплексов и видов документов;

документационных фондов юридических и физических лиц;

документов в составе документационных фондов юридических и физических лиц;

документов в составе НАФ с целью уточнения их принадлежности к НАФ или изъятия из него, отнесения их к уникальным, проведения их денежной оценки.

2.9. Экспертиза ценности типологических документационных комплексов и видов документов направлена на создание нормативно-методических пособий по оценке и отбору документов к НАФ и осуществляется через изучение архивом:

документационных комплексов, накопившихся за время деятельности юридических лиц, родственных по функционально-целевому назначению;

групп документов, образовавшихся в процессе документирования определенных функций юридических лиц в каждой сфере деятельности.

2.10. По результатам экспертизы ценности осуществляют:

определение типологических категорий юридических лиц - источников формирования НАФ и категории фондосоздателей сплошного и выборочного приема в зоне комплектации архива;

согласование типовых и примерных номенклатур дел однородных по характеру деятельности юридических лиц - источников формирования НАФ, находящихся в зоне комплектации архива.

2.11. Экспертиза ценности документационных фондов юридических и физических лиц направлена на выявление источников формирования НАФ в зоне комплектации архива.

2.12. Отнесение юридических и физических лиц к источникам формирования НАФ осуществляют на основании применения критериев и характеристик:

для юридического лица:

функционально-целевого назначения юридического лица, с учетом его значимости в соответствующей отрасли или сфере деятельности, вида и масштаба его деятельности;

полноты отображения информации о его деятельности в архивных фондах других юридических лиц;

ценности созданных юридическим лицом документов;

для физического лица:

степени влияния физического лица на развитие общества или его отдельных отраслей и сфер жизнедеятельности;

значения физического лица как представителя своей социальной группы или как свидетеля, участника исторических событий;

родственных, дружеских, творческих уз, места работы, должности;

типичности архивных документов физического лица для эпохи (документы рядовых граждан);

ценности собранных физическим лицом архивных документов.

2.13. Справку (экспертный вывод) о проведении экспертизы ценности документов относительно отнесения или не отнесения фондосоздателя к источникам формирования НАФ подают на рассмотрение ЭПК и/или ЭК архива.

2.14. Экспертиза ценности документов в составе документационных фондов юридических и физических лиц направлена на отбор документов, подлежащих внесению в НАФ, определение сроков хранения документов, не подлежащих внесению в НАФ, а также изъятия для уничтожения документов, не подлежащих внесению в НАФ и утративших практическое значение.

2.15. Экспертизу ценности документов, образовавшихся в делопроизводстве юридического лица, систематически организует и проводит ЭК (ФЗК, ЭОК) этого юридического лица и подает на рассмотрение ЭК (ЭПК) архива, в зоне комплектации которого находится, проекты следующих документов: номенклатуры дел, описей дел (документов) постоянного хранения, описей дел по кадровым вопросам (личному составу), актов об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ.

2.16. ЭК (ЭПК) архива координирует проведение ЭК (ФЗК, ЭОК) юридического лица предварительной экспертизы ценности их документов, проверяет ее результаты и оказывает организационную и методическую помощь в ее проведении.

2.17. Внесение документов юридических и физических лиц в НАФ осуществляют на основании решения ЭПК об одобрении описи дел постоянного хранения и ее утверждения в установленном Укргосархивом порядке.

2.18. Экспертизу ценности документов НАФ с целью уточнения их принадлежности к НАФ или изъятия документов из него архив осуществляет:

в случае поступления документов в неупорядоченном состоянии (при чрезвычайных обстоятельствах);

в случае окончания сроков временного хранения архивных документов, в том числе документов по кадровым вопросам (личному составу), поступивших на хранение от ликвидированных учреждений;

во время переделывания составленных ранее описей;

в случае выявления: дублетных документов (тождественных по содержанию тиражированных экземпляров одного документа, которые хранятся в одном архивном учреждении), документов временного срока хранения, а также документов, документная информация которых потеряна.

2.19. По результатам экспертизы ценности поступивших в неупорядоченном состоянии документов, архив заключает проекты:

описи дел постоянного хранения по форме, приведенной в приложении 1;

акта возврата документов владельцу по форме, приведенной в приложении 2;

акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ, по форме, приведенной в приложении 3.

По результатам экспертизы ценности документов временного хранения и по кадровым вопросам (личному составу) архив заключает проект акта об изъятии для уничтожения документов, не внесенных в НАФ.

2.20. По результатам целевого изучения документов с целью выявления дублетных документов (тождественных по содержанию тиражированных экземпляров одного документа), документов временного срока хранения, внесенных в НАФ ошибочно, а также документов, документная информация которых потеряна и не подлежит возобновлению в первоначальном или приближенном к нему виде, архив составляет: проекты актов о выявлении документов, не касающихся фонда, архива об изъятии документов из НАФ по формам, приведенным в приложениях 4 и 5.

2.21. ЭК (ЭПК) архива оказывает организационную и методическую помощь ЭК (ФЗК, ЭОК) юридического лица в проведении экспертизы ценности для выявления дублетных документов (тождественных по содержанию тиражируемых экземпляров одного документа), документов временного срока хранения, внесенных в НАФ ошибочно, а также документов, документная информация которых потеряна и не подлежит возобновлению в первоначальном или приближенном к нему виде, а также проводит экспертизу ценности архивных документов, хранящихся у физических лиц, при согласии их владельца.

2.22. Не позволяется изымать из НАФ документы:

по мотивам конфиденциальности или секретности содержащейся в них информации;

созданные в период до 1946 года;

по политическим или идеологическим соображениям.

2.23. ЭК (ЭПК) архива одобряет и подает на согласование ЦЭПК акты об изъятии из НАФ документов, хранящихся в архиве, у юридических и физических лиц, находящихся в зоне его комплектации. После одобрения ЦЭПК актов об изъятии документов из НАФ документы снимают с учета в архиве и уничтожают.

Передача документов для уничтожения оформляют приемо-сдаточной накладной с указанием даты передачи, количества дел и веса макулатуры. Отгрузка и вывоз макулатуры из архива осуществляют под контролем его работников. Уничтожение архивных документов, содержащих конфиденциальную информацию, проводят в присутствии представителей архива.

2.24. Отнесение документов НАФ к уникальным осуществляют путем их выявления, проведения экспертизы ценности, описания и внесения в Государственный реестр национального культурного наследия, в соответствии с Порядком отнесения документов Национального архивного фонда к уникальным, их учета и хранения, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 08 августа 2007 года №1004.

2.25. Отнесение документов НАФ к уникальным осуществляют на основании критериев происхождения, содержания, внешних признаков. Документ НАФ может быть признан уникальным по совокупности критериев и характеристик.

2.26. По результатам выявления документов НАФ, которые могут быть отнесены к уникальным, архив заключает проекты аннотированных перечней уникальных документов НАФ.

2.27. ЭК (ЭПК) архива оказывает организационную и методическую помощь ЭК (ФЗК, ЭОК) в проведении экспертизы ценности документов НАФ, которые хранятся в архивных подразделениях юридических лиц, с целью выявления таких, которые могут быть отнесены к уникальным, а также проводит выявление документов НАФ, которые могут быть отнесены к уникальным, у физических лиц при согласии их владельца.