ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВЛЕНИЯ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 14 июня 2001 года №224

Об утверждении Инструкции по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность

Согласовано Комитет по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 30 марта 2001 г. N3

В целях реализации Закона Республики Казахстан "О страховой деятельности" Правление Национального Банка Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность и ввести ее и настоящее постановление в действие по истечении четырнадцати дней со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан.

2. Департаменту банковского и страхового надзора (Мекишев А.А.):

1) совместно с Юридическим департаментом (Шарипов С.Б.) принять меры к государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан настоящего постановления;

2) в десятидневный срок со дня государственной регистрации в Министерстве юстиции Республики Казахстан довести настоящее постановление до сведения заинтересованных подразделений центрального аппарата, территориальных филиалов Национального Банка Республики Казахстан и страховых (перестраховочных) организаций.

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Председателя Национального Банка Республики Казахстан Марченко Г.А.

 

 

Утверждена постановлением Правления Национального Банка Республики Казахстан от 14 июня 2001 года №224

Инструкция по документированию, управлению документацией и хранению документов профессиональными участниками страхового рынка и страховыми агентами, осуществляющими предпринимательскую деятельность

Глава 1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Законами Республики Казахстан "О Национальном архивном фонде и архивах", "О страховой деятельности", "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности" и определяет порядок документирования, управления документацией и хранения документов в страховых (перестраховочных) организациях, страховых брокерах и страховых агентах - юридических лицах (далее - организация), актуариях и страховых агентахфизических лицах.

2. В целях выполнения установленных законодательством требований по обеспечению правильного документирования, управления документацией и хранения документов организация обязана утвердить внутреннюю Инструкцию по делопроизводству, по согласованию с соответствующим центральным государственным республиканским архивом или местным уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией (далее - органы управления и ведения архивным делом).

Работники организации должны быть ознакомлены с ее внутренними правилами документирования, управления документацией и хранения документов.

3. Основные требования к документированию, управлению документацией и хранению документов определяются нормативными правовыми актами уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.

4. Работа по текущему контролю за документированием, управлением документацией и хранению документов в организации (филиале и представительстве) возлагается на ее делопроизводственную службу либо на конкретное должностное лицо.

5. При смене руководителя делопроизводственной службы или должностного лица, ответственного за состояние делопроизводства в организации, дела и документы передаются вновь назначенному лицу по соответствующему акту.

6. Для временного хранения документов, образованных в деятельности организации (филиале и представительстве), их учета и использования в практических целях создается ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства).

7. Законченные делопроизводством документы и дела, образованные в деятельности организации, подлежат временному хранению в ведомственном (частном) архиве организации (филиала и представительства) в соответствии со сроками, установленными настоящей Инструкцией. По истечении установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан сроков временного ведомственного (частного) хранения документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, подлежат передаче в упорядоченном виде на постоянное государственное хранение в соответствующий государственный архив.

8. Порядок документирования и управления документацией в организации осуществляется согласно требованиям Типовых правил документирования и управления документацией в государственных организациях Республики Казахстан, утвержденных приказом Председателя Комитета по управлению архивами и документацией Министерства культуры, информации и общественного согласия Республики Казахстан от 29 апреля 2003 года №33.

9. Методическую, консультативную и практическую помощь в обеспечении деятельности делопроизводственных и архивных служб организаций (их филиалов и представительств) осуществляют согласно двухсторонним договорам с соответствующими органами управления и ведения архивным делом.

Глава 2. Документирование и управление документацией

10. Документирование деятельности организации предполагает строгое выполнение ею установленных законодательством требований к реквизитам и бланкам документов, правильному их составлению и унификации.

Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется с учетом особенностей ее правового статуса, решаемых задач и функций.

11. Для правильного распределения документов в дела в соответствии с их классификацией, обеспечения оперативного поиска документов и учета дел организация (филиалы и представительства) составляют индивидуальную номенклатуру дел (далее - номенклатура дел), подлежащую обязательному согласованию с местными государственными органами по архивам.

12. Общие вопросы документооборота в деятельности юридических лиц устанавливаются законодательством.

13. Порядок обработки поступающих (входящих) и отправляемых (исходящих) документов, работы с внутренними документами, регистрации и исполнения документов определяется организацией с учетом требований уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.

14. Функционирование системы электронного документооборота в организации предполагает необходимость принятия по этому вопросу отдельного внутреннего нормативного документа, предусматривающего следующие принципы:

1) наличие в организации достаточного уровня программных и технических средств компьютерной обработки данных, автоматизированных систем управления электронными формами документов и электронной почтой;

2) однократность регистрации электронного документа;

3) признание достоверности электронной цифровой подписи только при наличии в информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию данной подписи;

4) обеспечение непрерывной технологии документооборота от ввода документа в систему до помещения его в дело (передачи на хранение).

15. С момента заведения и до передачи в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) документы хранятся по месту их формирования в дела, либо в порядке централизованного хранения дел в делопроизводственной службе организации.

16. Руководители филиалов и представительств (структурных подразделений) и сотрудники организации, ответственные за документацию, обеспечивают сохранность документов и дел. Дела находятся в рабочих кабинетах или специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в шкафах и столах, элеваторных картотеках, обеспечивающих полную сохранность документов.

Электронные документы могут храниться в серверах, которые обеспечивают их физическую сохранность, аутентичность электронной информации.

17. В целях повышения оперативности поиска документов дела должны располагаться в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, которая помещается на видном месте в соответствующем структурном подразделении. На корешках обложек дел указываются номера дел по номенклатуре дел. Хранить дела в рабочих столах запрещается.

18. Выдача дел во временное пользование сторонним организациям производится с разрешения руководителя организации (филиала и представительства). На выданное дело заводится карта - заместитель дела. Дела, не законченные делопроизводством, выдавать сторонним организациям запрещается.

19. Изъятие документов из дел постоянного хранения (в т.ч. по предписаниям специальных государственных органов) допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.

20. Хранение документов в персональном компьютере осуществляют в виде файлов, по принципу один документ - один файл.

21. Все сроки хранения, принятые в бумажном делопроизводстве, действительны для электронных архивов. Электронные документы, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, электронные документы по личному составу, электронные документы с отметкой "ЭПК", проставленной в номенклатуре дел, хранятся и на бумажной основе (электронные аналоги при поступлении на государственное хранение в соответствующий орган управления и ведения архивным делом рассматриваются как страховые копии документов на бумажной основе). Документы на бумажной основе должны быть с необходимыми подписями и печатями.

22. Мероприятия по обеспечению оперативного хранения документов в структурных подразделениях организации (филиалах и представительствах) определяются с учетом требований настоящей Инструкции.

Глава 3. Номенклатура дел и основные требования к формированию дел в организации

23. Номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в определенном календарном году в делопроизводстве организации (филиале и представительстве) в соответствии с выполняемыми ею заданиями и функциями.

24. При разработке номенклатуры дел используют:

1) предыдущие утвержденные номенклатуры дел;

2) утвержденные типовые перечни документов с указанием сроков хранения;

3) нормативные правовые акты и методические документы, разработанные уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан.

25. В номенклатуру дел не включаются наименования печатных изданий.

26. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

1) название вида дела (в том числе переписка, журналы) или разновидности документов (в том числе приказы, протоколы);

2) название организации или соответствующего структурного подразделения (автор документа);

3) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы;

4) краткое содержание документов дела;

5) даты (период), к которым относятся документы дела;

6) указание на наличие копий документов дела.

27. Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав документов дела.

Заголовки могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

28. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

29. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период за (на) который составлены планы (отчеты).

30. Номенклатура дел организации состоит из следующих разделов:

1) высший орган организации - общее собрание акционеров;

2) коллегиальные органы (за исключением исполнительного органа)совет директоров и ревизионная комиссия;

3) исполнительный орган - правление (его структурные подразделения в соответствии с утвержденным штатным расписанием).

Номенклатура дел филиалов и представительств организации разрабатывается в соответствии с утвержденным штатным расписанием филиала и представительства.

31. Заголовки дел в номенклатуре дел в каждом структурном подразделении исполнительного органа, филиале и представительстве организации обязательно должны включать следующее:

1) нормативные правовые акты уполномоченного государственного органа по регулированию и надзору за страховой деятельностью;

2) предписания (поручения, задания) различных государственных органов и документы по их исполнению;

3) учредительные и иные регистрационные документы организации (уставы, положения о структурных подразделениях организации, регистрационные формы), регламент работы организации (при наличии);

4) распорядительные документы организации (в том числе постановления, приказы, распоряжения);

5) инструкции (производственные, типовые, должностные);

6) плановая документация (перспективные, среднесрочные, годовые, квартальные, месячные, планы, сметы расходов, штатные расписания);

7) отчетная документация (сводные, годовые и с большей периодичностью, квартальные, месячные, оперативные);

8) документы по основной деятельности;

9) переписка;

10) учетно-регистрационные документы (в том числе журналы, книги, картотеки, карточки);

11) номенклатура дел (организации, структурного подразделения исполнительного органа, филиала или представительства).

32. Для копий документов, образованных в деятельности организации (в том числе приказы, распоряжения, инструкции, протоколы), проставляется срок хранения "До минования надобности".

33. Отметка "ЭПК" означает, что в данном деле возможно образование документов, отнесенных к составу Национального архивного фонда, и при проведении экспертизы ценности дело должно быть просмотрено полистно на предмет включения его в опись дел постоянного хранения.

34. Оформленная, утвержденная в установленном порядке, согласованная и одобренная номенклатура дел должна состоять из:

1) титульного листа с указанием официального наименования и ведомственного подчинения организации, наименования номенклатуры дел, даты и места составления;

2) перечня наименований соответствующих структурных подразделений организации с указанием их номеров индексов по номенклатуре дел;

3) списка сокращенных слов с их расшифровкой (в строго в алфавитном порядке);

4) основной описательной части номенклатуры дел;

5) итоговой записи к номенклатуре дел.

35. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела. При этом запрещается группировать в дела черновые и дуплетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.

36. Номенклатура дел составляется в последнем квартале предшествующего года и после его согласования (утверждения) в установленном порядке с соответствующим органом управления и ведения архивным делом вводится в действие с 1 января. Действие номенклатуры дел определяется пятилетним сроком, в течение которого она ежегодно перепечатывается и утверждается с учетом изменений в составе документов. В случае изменений в структуре организации (филиала и представительства) номенклатура дел пересоставляется вновь и подлежит утверждению и согласованию в установленном порядке.

37. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

1) документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

2) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

3) каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями уполномоченного государственного органа по управлению архивами и документацией, и иметь необходимые реквизиты;

4) группировать в дело документы одного календарного года (за исключением личных дел и переходящих дел);

5) дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 сантиметров;

6) документы внутри дела располагают в соответствии с последовательностью освещения вопроса (в хронологическом порядке, по решаемым проблемам) или вначале дела помещают инициативный документ, затем - ответный и иные документы, освещающие решение вопроса.

38. Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящими к ним приложениями.

39. Положения и инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

40. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

41. Утвержденные планы, отчеты, лимиты, сметы и другие документы формируются отдельно от их проектов.

42. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

43. Обращения граждан и документы по исполнению по вопросам работы организации, фактов коррупции и другим важным вопросам, определенным государством, группируются раздельно от обращений граждан по личным и вопросам, непосредственно не относящимся к деятельности организации.

44. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности.

45. Документы на электронных носителях группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

46. Обложка дела должна содержать следующие реквизиты:

1) официальное наименование организации (филиала и представительства);

2) наименование населенного пункта;

3) наименование (заголовок) дела, его индекс по номенклатуре дел;

4) срок хранения дела;

5) количество листов в деле (заполняется после окончания дела делопроизводством).

47. В необходимых случаях (в делах, содержащих конфиденциальную информацию, личных делах, проектно-сметной документации) в дело вкладывается внутренняя опись документов.

48. При подготовке дел к передаче на хранение в ведомственный (частный) архив организации (филиала и представительства) или на государственное хранение проводится экспертиза ценности документов.

Экспертизой ценности документов называется процесс определения сроков хранения документов и отбора их на ведомственное (частное) или государственное хранение на основании установленных уполномоченным государственным органом по управлению архивами и документацией Республики Казахстан принципов и критериев.

49. В ходе экспертизы ценности дела постоянного хранения, отнесенные к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан, и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает:

1) подшивку или переплет дела;

2) нумерацию листов дела;

3) составление листа-заверителя дела;

4) составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;

5) оформление реквизитов обложки дела.

50. Экспертиза ценности документов осуществляется специально определенными работниками структурных подразделений организации (филиалов и представительств) и постоянно действующей экспертной комиссией, создаваемой исполнительным органом организации (филиалами и представительствами) с включением, при необходимости, в ее состав работников соответствующих органов управления и ведения архивным делом. Положение об экспертной комиссии организации (филиала и представительства) в обязательном порядке подлежит согласованию с соответствующим органом управления и ведения архивным делом.