ПРИКАЗ МИНИСТРА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 16 июля 1998 года №83

Об утверждении Инструкции по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан

В соответствии со статьей 32 Закона Республики Казахстан "О нотариате" от 14 июля 1997 года приказываю:

1. Утвердить Инструкцию по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан.

2. Начальникам территориальных органов юстиции:

- организовать изучение Инструкции всеми нотариусами и обеспечить ее правильное применение в практической деятельности по ведению делопроизводства;

- в срок до 01.09.98 г. привести в соответствие с требованиями настоящей Инструкции книги, журналы, бланки, регистрационные штампы и обеспечить ими все государственные нотариальные конторы.

3. В связи с введением в действие настоящей Инструкции считать утратившей силу Инструкцию "По делопроизводству в государственных нотариальных конторах", утвержденную приказом министра юстиции Казахской ССР N 3 от 03.03.1976 г.

4. Признать утратившим силу п.2 приказа N 61 от 25.05.98 г. "Об утверждении эскиза и временного положения о печати частного нотариуса".

5. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Департамент организации юридических услуг.

 

Инструкция по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция по нотариальному делопроизводству (далее Инструкция) составлена с учетом Основных правил и требований ГОСТ 6.38-72 на организационно-распорядительную документацию и устанавливает единый порядок ведения делопроизводства в нотариате.

2. В соответствии со статьей 4 Закона "О языках в Республике Казахстан" нотариальное делопроизводство ведется на государственном и русском языках.

Если обратившееся за совершением нотариального действия лицо не владеет языком, на котором ведется делопроизводство, тексты оформленных документов должны быть переведены ему нотариусом или переводчиком.

3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства и архива в государственной нотариальной конторе возлагается приказом начальника территориального органа юстиции на одного из нотариусов государственной нотариальной конторы.

Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства и архива нотариуса, занимающегося частной практикой, несет сам нотариус.

4. В случае увольнения или перевода на другую работу государственного нотариуса, ответственного за архив, его обязанности возлагаются на другого нотариуса, о чем составляется акт приема-передачи. При сложении полномочий нотариусом, занимающимся частной практикой, территориальный орган юстиции и нотариальная палата обязаны принять меры по передаче документов другому нотариусу или в соответствующий частный нотариальный архив (статья 12 пункт 3 Закона "О нотариате").

4-1. Право доступа к сведениям электронного реестра единой нотариальной информационной системы (далее - ЕНИС) частного нотариуса предоставляется соответствующему частному нотариальному архиву территориальной нотариальной палаты следующим образом:

лицензиар вносит в ЕНИС сведения о приказе о прекращении действия лицензии частного нотариуса (дата, номер, основание);

областные, городов Астаны и Алматы территориальные органы юстиции вносят в ЕНИС сведения о приказе о снятии частного нотариуса с учетной регистрации (дата, номер, основание);

соответствующая Нотариальная палата вносит в ЕНИС сведения о приказе об утрате членства нотариальной палаты (дата, номер, основание).

При условии регистрации указанных данных доступ к сведениям, находящимся в ЕНИС, предоставляется частному нотариальному архиву территориальной нотариальной палаты.

Право доступа к сведениям электронного реестра ЕНИС государственного нотариуса предоставляется соответствующему государственному архиву путем введения в ЕНИС сведений о приказе об увольнении государственного нотариуса (дата, номер, основание).

4-2. При прекращении или приостановлении действия лицензии частного нотариуса лицензиар в течение 24 часов со дня вынесения приказа блокирует возможность регистрации нотариальных действий в электронном реестре ЕНИС этого частного нотариуса, с отражением сведений о приказе (дата, номер, основание прекращения или приостановления, срок приостановления). При истечении срока приостановления или восстановления действия лицензии лицензиаром в течение 24 часов со дня вынесения приказа производится его разблокировка.

4-3. В случае остановки работы ЕНИС по техническим причинам нотариус составляет об этом акт и производит запись в реестре для регистрации нотариальных действий. При восстановлении работы ЕНИС записи, не отраженные в электронном реестре ЕНИС, производятся не позднее 24 часов в той последовательности, в которой произведена запись в реестре для регистрации нотариальных действий.

4-4. Использование нотариусами сведений из государственных электронных информационных ресурсов посредством ЕНИС в личных целях не допускается.

2. Подготовка служебных документов

5. Удостоверение нотариальных сделок, выдача свидетельств и свидетельствование других документов, а также удостоверительные надписи к ним должны быть написаны с соблюдением требований Инструкции "О порядке совершения нотариальных действий нотариусами", утвержденной министром юстиции 28 июля 1998 года за N 539, и с учетом основных правил и требований ГОСТ 6.38-72.

6. В документах организационно-распорядительного характера, исходящих от нотариуса, следует указывать наименование государственной нотариальной конторы или фамилию, имя, отчество нотариуса, занимающегося частной практикой, почтовый адрес и нотариальный округ, по которому нотариусом осуществляется нотариальная деятельность. Наименование вида документа (протокол, постановление, доверенность) печатается прописными буквами и указывается заголовок документа.

7. Заголовок составляется к любому документу формата А4 (210х297мм), независимо от его назначения. Заголовок формируется составителем, он должен быть предельно кратким и точно отражать содержание документа.

Заголовок не указывается на извещениях и телефонограммах.

8. При написании адреса на документе необходимо соблюдать следующие реквизиты:

документ адресуется организации, ее структурному подразделению или конкретному лицу;

наименование организации и ее структурного подразделения указывается в именительном падеже;

при направлении документа должностному лицу указывается наименование организации в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном;

почтовый адрес корреспондента указывается полностью после названия организации, которой направляется документ. В том случае, когда документ направляется гражданам, сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя.

9. Датирование документов производится двумя способами:

путем написания числа месяца и года цифрами, а название месяца прописью, например: 27 января 1998 г.;

тремя парами арабских цифр, например: 27.01.98 г. Если число и номер месяца состоят из одной цифры, то впереди добавляется "0", например: 02.02.98 г.

Если документ составлен не на бланке, дата проставляется ниже подписи с левой стороны документа.

10. Все экземпляры служебных документов должны быть подписаны.

В состав подписи документа должны входить: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и его расшифровка, например, "нотариус (подпись) О.О. Омарова".

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (председатель комиссии, члены комиссии).

11. Приложения к документу перечисляются после текста документа с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров.

Если документ имеет приложения, упоминаемые в тексте, то в приложении следует указать лишь количество листов и число экземпляров.

12. При ответе на запрос необходимо делать ссылку на номер и дату документа-запроса.

13. Документы, состоящие из двух и более листов, должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

3. Прием, регистрация и отправление документов

14. Регистрации подлежат все документы (в том числе заявления), поступившие в государственную нотариальную контору или нотариусу, занимающемуся частной практикой.

Не регистрируются и не вскрываются конверты с грифом "лично", поздравительные открытки и другие подобные документы. Конверты с поступившими документами не уничтожаются в том случае, если только по ним можно определить время отправки или получения документа, или адрес отправителя.

15. При приеме поступивших документов прежде всего отбираются документы, доставленные не по назначению, а также проверяется целостность вложения. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности. В том случае, если обнаружено отсутствие документов или приложений к ним, об этом делается сообщение отправителю.

16. Для учета документов и контроля за их исполнением нотариальные конторы и частные нотариусы должны вести следующие журналы:

журнал входящей корреспонденции (Приложение N 1)

журнал исходящей корреспонденции (Приложение N 2)

Документы, поступающие к нотариусу, проходят регистрацию в журнале входящей корреспонденции.

На полученном документе на нижнем поле первого листа справа проставляется дата и номер его регистрации (Приложение N 3), который соответствует порядковому номеру в журнале входящей корреспонденции, а также номер наряда, в который документ будет подшиваться.

17. Заявления о принятии наследства, выдаче свидетельств о праве на наследство, об отказе от наследства, принятии мер к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, извещения о наложении запрещения отчуждения недвижимости, сообщения судебных и следственных органов о наложении арестов на недвижимость, поступившие по почте, регистрируются в журнале входящей корреспонденции и проходят регистрацию в порядке, установленном Инструкцией "О порядке совершения нотариальных действий".

18. Нотариус регистрирует в книге учета ценностей описанное наследственное имущество, с указанием отдельных предметов наследственного имущества, переданных на хранение банку (иному хранителю) (Приложение N 4).

19. Исходящие документы регистрируются в журнале исходящей корреспонденции.

На документе проставляется регистрационный номер, который соответствует порядковому номеру в журнале исходящей корреспонденции, а также номер наряда, в котором будет храниться его копия.

20. Корреспонденция направляется адресатам по почте или нарочным.

4. Контроль за исполнением документов

21. Контроль за сроками и качеством исполнения документов осуществляет нотариус, возглавляющий государственную нотариальную контору, или нотариус, занимающийся частной практикой.

5. Составление номенклатуры дел

22. Документы государственной нотариальной конторы и нотариуса, занимающегося частной практикой, после их исполнения группируются в дела, представляющие собой совокупность документов, относящихся к определенному вопросу.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел на основе примерной номенклатуры (Приложение N 5), которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве с указанием сроков их хранения (дела, реестры для регистрации нотариальных действий, книги, журналы).

23. Номенклатура дел нотариата печатается в необходимом количестве экземпляров и вводится в действие с 1 января следующего года.

Номенклатура дел пересоставляется с соответствующими поправками, согласовывается с соответствующим архивом и утверждается руководителем государственной нотариальной конторы или нотариусом, занимающимся частной практикой. Первый экземпляр номенклатуры дел хранится у нотариуса, второй используется нотариусом в качестве рабочего, третий передается в архив нотариата, четвертый остается в архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел.

24. В номенклатуре дел предусматриваются резервные номера, с тем, чтобы в случае необходимости в течение года завести дополнительные наряды, не предусмотренные ранее.

25. По окончании года в номенклатуру дел вносится итоговая запись о количестве заведенных нарядов (Приложение N 6).

Экземпляр номенклатуры дел, как учетный документ для дел временного хранения, остается в архиве государственной нотариальной конторы или нотариуса, занимающегося частной практикой, постоянно.

26. Все имеющиеся в государственной нотариальной конторе и у нотариуса, занимающегося частной практикой, документы после их исполнения группируются в наряды.

27. В отличие от других документов заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство, об оплате расходов за счет наследственного имущества, о принятии мер к охране наследственного имущества, по которым приняты эти меры, а также претензии кредиторов сразу же формируются в отдельные наследственные дела, каждое из которых получает индекс, соответствующий номенклатуре дел (нарядов), затем регистрируются в книге учета наследственных дел (Приложение N 7) с присваиванием ему порядкового номера.

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению.

Если наследственное дело не закончено производством в текущем году, то оно переходит в следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

28. В наряды группируются документы одного года. Внутри наряда они систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен располагаться после документа-запроса.

29. Статистические отчеты должны подшиваться в наряде того года, к которому они относятся по содержанию независимо от времени их составления.

30. Не допускается включение в наряды не относящихся к ним документов, а также черновиков и проектов документов.

6. Формирование, хранение документов и подготовка к передаче их в архив

31. При формировании нарядов необходимо соблюдать следующие правила: помещать в наряды только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;

помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;

группировать в наряды документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;

раздельно формировать в наряды документы постоянного и временного хранения;

в наряды не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

количество листов в наряде не должно превышать 250.

32. Письма, обращения и жалобы граждан по вопросам работы нотариата и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

33. Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.

34. Обложки нарядов оформляются по ГОСТ 17914-72 (Приложение N8):

наряды постоянного срока хранения заключаются в твердую обложку и прошиваются прочными нитками в 4 прокола, надписи на обложках производятся светостойкими чернилами, в конце на отдельном листе ставится заверительная надпись по форме: "в наряде прошнуровано и пронумеровано на 5 (пяти) листах. Ответственный за архив - подпись, дата";

наряды временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению - допускается хранение в скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

35. Листы в нарядах нумеруются арабскими буквами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление цветных карандашей и чернил для нумерации листов запрещается.

36. На все завершенные в делопроизводстве нотариата наряды постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и наряды по личному составу, прошедшие экспертизу ценностей, сформированные и оформленные в соответствии с "Основными правилами документирования и управления документации", составляются описи нарядов.

Опись нарядов - это систематизированный перечень заголовков нарядов, раскрывающий состав и содержание нарядов (Приложения N9, N10).

Описи нарядов составляются отдельно на:

наряды постоянного хранения;

наряды временного (до 10 лет) хранения;

наряды временного (свыше 10 лет) хранения;

наряды по личному составу.

Годовые разделы описи на наряды постоянного срока хранения составляются в четырех экземплярах, заверяются ответственным за делопроизводство нотариусом в государственной нотариальной конторе или нотариусом, занимающимся частной практикой, подписываются экспертной комиссией и согласовываются с руководителем нотариата.

Описи на наряды постоянного хранения направляются на утверждение в соответствующий госархив. Три экземпляра описи после утверждения остаются в госархиве, один возвращается в государственную нотариальную контору или нотариусу, занимающемуся частной нотариальной практикой.

В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи государственные нотариальные конторы, нотариусы, занимающиеся частной практикой, обязаны в установленные сроки сдать в госархив на хранение все наряды, внесенные в опись.

На документы, отобранные к уничтожению, составляется акт в 2-х экземплярах (Приложение N 11), который рассматривается одновременно с описями нарядов и утверждается руководителем государственной нотариальной конторы или нотариусом, занимающимся частной практикой, после чего наряды, выделенные к уничтожению, уничтожаются.