Номер пункта

Вид документа (в том числе электронные документы, удостоверенные электронной цифровой подписью)

Срок хранения

Примечание

в головном банке

в филиалах, представительствах

1

2

3

4

5

1. Организация системы управления

1.1. Распорядительная деятельность

1

Протоколы, стенограммы (аудиовизуальные записи) заседаний, решения общих собраний акционеров банка и документы к ним (справки, заключения, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования и другие документы)

Постоянно

До минования надобности

Направленные для сведения - до минования надобности. Бюллетени голосования - до прекращения деятельности банка

2

Протоколы, стенограммы (аудиовизуальные записи) заседаний, постановления исполнительного органа банка, документы к ним (справки, заключения, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования и другие документы)

Постоянно

До минования надобности

Направленные для сведения - до минования надобности. Бюллетени голосования - до прекращения деятельности банка

3

Протоколы, стенограммы (аудиовизуальные записи) заседаний совета директоров банка, документы к ним (справки, заключения, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования и другие документы)

Постоянно

До минования надобности

Направленные для сведения - до минования надобности. Бюллетени голосования - до прекращения деятельности банка

4

Правила, положения, инструкции, методические указания, рекомендации, разработанные банком

Постоянно

До замены новыми

5

Стандарты менеджмента и качества

5 лет ЭПК

-

6

Переписка по применению правил, положений, инструкций, методических указаний, рекомендаций и стандартов менеджмента качества

5 лет ЭПК

-

7

Инициативные предложения, внесенные в государственные органы, документы (докладные записки, заключения, справки и другие документы) по их разработке

Постоянно

-

8

Приказы, распоряжения руководителей банка и документы к ним (справки, сводки, информации, докладные записки и другие документы):
1) по основной деятельности (за исключением нормативных правовых приказов);

Постоянно

Постоянно

Направленные для сведения - до минования надобности

2) по личному составу (подтверждающие трудовую деятельность работников), по аттестации, повышению квалификации, присвоению званий (чинов), изменению фамилий, поощрению, награждению, оплате труда, премированию, выплатам, пособиям, отпускам работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда, ежегодным трудовым отпускам, социальным отпускам, длительным зарубежным командировкам, командировкам работников с тяжелыми, вредными (особо вредными) и опасными (особо опасными) условиями труда;

75 лет ЭПК

75 лет ЭПК

3) по организационно-распорядительным и административно-хозяйственным вопросам;

5 лет

5 лет

4) по краткосрочным внутриреспубликанским и зарубежным командировкам

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

9

Проекты приказов, распоряжений руководителя банка, основания к приказам руководителя банка

1 год

1 год

10

Документы (справки, доклады, отчеты, переписка и другие документы) о выполнении приказов, распоряжений руководителей банка

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

11

Переписка с государственными органами и органами местного самоуправления по вопросам деятельности банка

5 лет ЭК

5 лет ЭК

12

Переписка с финансовыми и другими организациями по основным (отраслевым, профильным) направлениям деятельности

5 лет ЭК

5 лет ЭК

13

Доверенности на представление интересов банка во взаимоотношениях с третьими лицами и в судах

3 года*

3 года*

*После истечения срока доверенности

14

Документы по оформлению консульских документов для работников банка и зарубежных консультантов (заявки, справки, распоряжения банка)

10 лет

10 лет

1.2. Контроль

15

Документы ревизий и проверок деятельности банка, его структурных подразделений, проводимых уполномоченными государственными органами, аудиторскими организациями и внутренним аудитом (доклады, докладные записки, справки, акты, заключения, отчеты, возражения, переписка)

Постоянно

Постоянно

16

Документы о выполнении предложений по результатам проверок, ревизий (докладные записки, отчеты, справки, переписка)

5 лет ЭПК

5 лет ЭПК

17

Документы ревизий, проверок, проводимых банком (акты, справки, переписка)

5 лет ЭК

5 лет ЭК

18

Документы по служебным расследованиям (акты, справки, переписка)

5 лет ЭК

5 лет ЭК

19

Документы (исковые заявления, доверенности, акты, ходатайства, жалобы (апелляционные и надзорные), протоколы и другие документы)

5 лет*

5 лет*

*После вынесения решения

20

Обращения физических и юридических лиц, документы (справки, сведения, переписка и другие документы) по исполнению: 1) содержащие предложения творческого характера, сведения о серьезных недостатках, фактах коррупции и злоупотреблениях;

Постоянно

Постоянно

2) личного характера;

5 лет ЭПК*

5 лет ЭПК*

*В случае неоднократного обращения – 5 лет после последнего рассмотрения

3) оперативного характера

5 лет

5 лет

21

Журналы учета проведенных ревизий (проверок) и контроля за исполнением решений, принятых по результатам осуществленных ревизий (проверок)

5 лет

5 лет

22

Графики приема физических лиц и представителей юридических лиц руководством банка

3 года

3 года

После замены новыми

1.3. Организационные основы управления

23

Юридические дела:
1) крупных участников банков, банковских холдингов;

Постоянно

До замены новыми

*После закрытия счета

2) клиентов банков

5 лет ЭК*

5 лет ЭК*

24

Согласие Национального Банка Республики Казахстан на приобретение статуса крупного участника банка или банковского холдинга, крупного участника страховой (перестраховочной) организации и страхового холдинга

Постоянно

-

25

Учредительные документы банка (учредительный договор, устав, дополнения и изменения к ним)

Постоянно

До замены новыми

26

Лицензии, выданные банку

До лишения лицензии

-

27

Переписка с Национальным Банком Республики Казахстан по вопросам выдачи разрешения (отказа в выдаче) на создание или приобретение дочерних организаций банка

Постоянно

До прекращения деятельности дочерних организаций банка

28

Переписка с Национальным Банком Республики Казахстан по вопросам выдачи согласия (отказа в выдаче, отзыва) на назначение (избрание) руководящих работников банка

Постоянно

-

29

Положения о постоянно действующих комиссиях банка

Постоянно

До замены новыми

30

Сведения об акционерах, реестр акционеров банка и изменения к нему, выписки регистратора из реестра акционеров

Постоянно

Постоянно

31

Списки аффилиированных лиц, лиц, имеющих право на получение дивидендов

Постоянно

Постоянно

32

Заявки лиц, связанных с банком особыми отношениями, на совершение сделок с банком

5 лет ЭК*

5 лет ЭК*

*После выполнения всех обязательств по договору и истечения срока его действия

33

Информация о сделках с лицами, связанными с банком особыми отношениями

5 лет ЭК*

5 лет ЭК*

*После выполнения всех обязательств по договору и истечения срока его действия

34

Оригиналы документов, подтверждающих собственность на акции, и сведения о формировании уставного капитала банков

5 лет*

5 лет*

*После перехода права собственности на акции при условии завершения ревизии налоговыми органами

35

Договоры на осуществление аудита банка

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия договора

36

Документы о реорганизации, переименовании банка, его структурных подразделений (отчеты, акты, переписка, докладные записки, заключения и другие документы)

Постоянно

Постоянно

37

Документы банков и их структурных подразделений по руководящим работникам (справки, акты, переписка)

10 лет ЭК

10 лет ЭК

38

Положения о коллегиальных, консультативно-совещательных, исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических органах банка

Постоянно

Постоянно

39

Положения о структурных подразделениях банка

Постоянно*

Постоянно*

*После замены новыми

40

Книги регистрации договоров займов

Постоянно

Постоянно

41

Штатные расписания банка, изменения к штатным расписаниям

Постоянно

Постоянно

42

Штатная расстановка (штатно-списочный состав работников)

75 лет

75 лет

43

Проекты штатных расписаний, документы по их разработке (справки, заключения, докладные записки)

5 лет

3 года

44

Приемо-сдаточные акты и приложения к ним при смене:
1) руководящих работников банка;

Постоянно

Постоянно

2) материально-ответственных лиц;

5 лет

5 лет

45

Списки лиц, имеющих право на участие в годовом общем собрании акционеров банка

Постоянно

Постоянно

46

Номенклатура должностей

Постоянно

До минования надобности

47

Должностные инструкции

3 года*

3 года*

*После замены новыми

48

Документы (сведения о задачах, функциях, структуре организации, переписка) по разработке и поддержке интернет-ресурса

5 лет ЭПК

-

49

Документы о командировках (программы, планы-задания, переписка, доклады, справки, отчеты):
1) внутригосударственных;

5 лет

5 лет

2) зарубежных

5 лет ЭК

5 лет

50

Учредительные документы дочерних организаций банков (устав, учредительный договор, дополнения и изменения к ним)

5 лет*

5 лет*

*После замены новыми

51

Переписка с акционерами банка по вопросам проведения собраний акционеров

5 лет

5 лет

52

Документы по начислению дивидендов (расчеты, справки, заключения)

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

53

Документы по выкупу акций у акционеров банка (заключения, справки, переписка)

5 лет*

5 лет*

*При условии завершения ревизии налоговыми органами

54

Переписка с дочерними организациями и структурными подразделениями банка по вопросам их основной деятельности

5 лет

5 лет

55

Документы о задолженности юридических и физических лиц (книги учета, расчеты и другие документы)

5 лет*

5 лет*

*После погашения задолженности

56

Переписка с регистратором банка по вопросам учета акций банка

5 лет

5 лет

57

Правоустанавливающие документы, финансовая отчетность и иные документы акционеров банка (учредительные договоры, уставы, договоры купли-продажи акций)

5 лет ЭК

5 лет ЭК

58

Документы (распоряжения, заявки, планы продаж, списки, договоры купли-продажи, отчеты независимых оценщиков, переписка) о продаже активов должника и другие документы

Постоянно

Постоянно

Движимого имущества (мебель, автотранспорт, оргтехника и другое имущество) - 5 лет ЭПК

1.4. Правовое обеспечение деятельности банка и производство по делам об административных правонарушениях

59

Свидетельства о праве собственности на землю, здания, имущество

Постоянно

Постоянно

60

Договоры (соглашения и контракты) об оказании услуг банку организациями, оказывающими юридические услуги

5 лет*

5 лет*

*После истечения срока действия

61

Постановления органов дознания, предварительного следствия и органов исполнительного производства, санкционированные судом, а также постановления, решения, приговоры, определения судов о наложении и снятии ареста на деньги и другое имущество клиента банка, находящееся в банке

5 лет*

5 лет*

*После снятия с ареста

62

Постановления, решения, определения, приговоры судов по вопросам деятельности банка

5 лет ЭК

5 лет ЭК

63

Решения уполномоченных органов и должностных лиц о приостановлении расходных операций по банковским счетам клиентов банка

5 лет*

5 лет*

*После устранения причины приостановления расходных операций

64

Документы по вопросам применения Национальным Банком Республики Казахстан ограниченных мер воздействия, мер надзорного реагирования, дел об административных правонарушениях и (или) санкций в отношении банков (докладные записки, справки, переписка)

5 лет

5 лет

65

Журналы учета исков

5 лет*

5 лет*

*После вынесения судами последнего решения по искам

66

Акты уполномоченных государственных органов, подтверждающие изъятие документа (дела)

5 лет*

5 лет*

*После возврата документа, дела или закрытия счета

67

Копии документов, подлинники которых изъяты правоохранительными органами и судами по уголовным и гражданским делам

До минования надобности

До минования надобности

68

Документы (заключения, справки, переписка) по юридической экспертизе договоров

10 лет*

10 лет*

*После выполнения всех обязательств по договору и истечения срока его действия

69

Документы (протоколы, акты, предписания, переписка и другие документы) по делам об административных правонарушениях

5 лет

5 лет

1.5. Документационное обеспечение и организация хранения документов

70

Картотека по истории

Постоянно*

Постоянно*

*На постоянное государственное хранение передается при ликвидации банка без правопреемника

71

Дело (исторические справки, листы архивных фондов, завершенных делопроизводством, акты приема-передачи дел на постоянное хранение в государственный архив, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акты проверок наличия и состояния дел и документов, акты о неисправимых повреждениях дел и другие документы, отражающие работу с архивным фондом) архивного фонда архива банка второго уровня

Постоянно*

Постоянно*

*На постоянное государственное хранение передается при ликвидации банка без правопреемника

72

Номенклатура дел:
1) банка;

Постоянно

Постоянно

2) структурных подразделений

5 лет

5 лет

73

Карточки учета (журналы) регистрации:
1) приказов, указаний, распоряжений, правил, инструкций, положений, уставов;

Постоянно

Постоянно

2) поступающих и отправляемых документов, в том числе по электронной почте

3 года

3 года

74

Журналы (книги), ведомости учета служебных бланков строгой отчетности

5 лет

5 лет

75

Перечень документов, образующихся в результате деятельности банков (с указанием сроков хранения)

Постоянно

До замены новым

76

Описи дел*:
1) постоянного срока хранения;

Постоянно*

Постоянно*

*Структурных подразделений – 3 года после утверждения экспертно-проверочной комиссией местного исполнительного органа, республиканского государственного архива Республики Казахстан годового раздела сводной описи дел. *Неутвержденные – до минования надобности

2) по личному составу;

Постоянно*

Постоянно*

*На постоянное государственное хранение передаются после ликвидации банка

3) временного срока хранения

3 года*

3 года*

*После уничтожения дел

77

Акты о выделении документов к уничтожению

Постоянно *

Постоянно*

*В государственный архив не передаются

78

Акты приема-передачи документов и дел на государственное хранение

Постоянно

Постоянно