ПОСТАНОВЛЕНИЕ НАЦИОНАЛЬНОГО БАНКА РЕСПУБЛИКИ МОЛДОВА

от 3 ноября 2011 года №241

Об утверждении Регламента об аутсорсинге видов деятельности и операций банка

На основании пункта d) статьи 5, статей 11 и 44 Закона о Национальном банке Молдовы №548-XIII от 21 июля 1995 г. (Официальный монитор Республики Молдова, 1995 г., №56-57, статья 624), с последующими изменениями и дополнениями, и пункта h) части (2) статьи 28-1 и 40 Закона о финансовых учреждениях №550-XIII от 21 июля 1995 г. (повторное опубликование: Официальный монитор Республики Молдова, 2011 г., №78-81, ст.199) Административный совет Национального банка Молдовы ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить Регламент об аутсорсинге видов деятельности и операций банка (прилагается).

2. Банк, передавший на аутсорсинг виды деятельности и операции до 17 декабря 2010 г.:

a) в случае материально значимых видов деятельности - считается, что располагает разрешением Национального банка Молдовы;

b) должен оформить в соответствии с положениями Регламента, указанного в пункте 1, договор об аутсорсинге - в случае деятельности/операций, переданных на аутсорсинг, и в случае материально значимых видов деятельности с его представлением в Национальный банк Молдовы в трехмесячный срок со дня вступления в силу настоящего постановления;

c) должен разработать в трехмесячный срок внутренние правила и процедуры по оценке, управлению и контролю деятельности/операций, переданных на аутсорсинг, в соответствии с положениями указанного в пункте 1 Регламента.

Приложение к Постановлению Административного совета Национального банка Молдовы от 3 ноября 2011 года №241

Регламент об аутсорсинге видов деятельности и операций банка

Глава I. Общие положения

1. Регламент об аутсорсинге видов деятельности и операций банка (далее - Регламент) устанавливает условия передачи на аутсорсинг видов деятельности/операций банка, требования и процедуру получения разрешения о передаче на аутсорсинг материально значимых видов деятельности, минимальные требования к договору об аутсорсинге, а также требования по управлению рисками и контролю за деятельностью/операциями, переданными на аутсорсинг.

2. В целях настоящего регламента применяются следующие понятия:

a) материально значимый вид деятельности - вид деятельности, подлежащий лицензированию или разрешению, любой иной вид деятельности/операции, представляющий такую значимость, что любое затруднение или сбой в его/ее осуществлении может привести к неспособности банка продолжить осуществление финансовой деятельности и/или соблюдение положений законов и иных нормативных актов;

b) аутсорсинг - привлечение на основании договора юридического лица (далее - поставщик) к осуществлению им некоторых видов деятельности/операций, которые обычно осуществлялись бы банком. Аутсорсинг не включает договоры, указанные в пункте 3;

c) цепной аутсорсинг - аутсорсинг, при котором поставщик передает в субподряд иным поставщикам составляющие части услуг, предоставляемых банку.

3. Аутсорсинг не включает договоры о приобретении товаров и услуг, если они не предусматривают передачу поставщику сведений о клиентах банка, составляющих банковскую тайну или иную конфиденциальные информацию о клиентах и их деятельности.

4. Банк вправе передать на аутсорсинг виды деятельности/операции, если это не влияет на непрерывность деятельности, репутацию, на эффективное управления рисками, на систему внутреннего контроля.

5. Банк вправе передать на аутсорсинг материально значимые виды деятельности после получения письменного разрешения Национального банка Молдовы (далее - Национальный банк) в порядке, установленном настоящим Регламентом.

6. Аутсорсинг осуществляется в соответствии с частями (2)-(9) статьи 28-1 Закона о финансовых учреждениях №550-XIII от 21 июля 1995 г., положениями законодательства в области защиты персональных данных и настоящего Регламента.

7. Ответственность за надлежащее управление рисками, связанными с деятельностью/операциями, переданными на аутсорсинг, лежит на банке.

8. Банк раскрывает информацию об аутсорсинге деятельности/операций банка в соответствии с Регламентом о порядке раскрытия банками Республики Молдова информации о своей деятельности, утвержденный Постановлением Административного совета Национального банка Молдовы №52 от 20 марта 2014 г.

9. Банк представляет Национальному банку информацию о переданных на аутсорсинг материально значимых видах деятельности в соответствии с требованиями нормативных актов Национального банка, относящихся к отчетности.

Глава II. Документы, необходимые для получения разрешения о передаче на аутсорсинг материально значимых видов деятельности

10. В случае передачи на аутсорсинг материально значимых видов деятельности банк в пятнадцатидневный срок со дня принятия решения советом банка о передаче на аутсорсинг письменно сообщает Национальному банку о данном решении и концепции передачи на аутсорсинг.

11. Для получения разрешения о передаче на аутсорсинг материально значимых видов деятельности банк не менее чем за 60 дней до дня предполагаемого заключения договора об аутсорсинге подает в Национальный банк заявление. Заявление составляется на государственном языке и подписывается председателем совета банка.

12. К заявлению на получение разрешения о передаче на аутсорсинг материально значимых видов деятельности прилагаются следующие документы и сведения:

a) постановление совета банка об аутсорсинге соответствующих видов деятельности;

b) подробное описание видов деятельности/операций, передаваемых на аутсорсинг, и причины, по которым данные виды деятельности были признаны материально значимыми;

c) обоснование передачи на аутсорсинг видов деятельности/операций;

d) план анализа и управления рисками, связанными с передачей на аутсорсинг, включая меры, которые должны осуществляться банком с целью обеспечения стабильности, результатов и непрерывности на уровне переданных на аутсорсинг видов деятельности/операций;

e) предполагаемое влияние на финансовые показатели и состояние банка;

f) представление сведений о поставщике, включающие, как минимум: наименование, местонахождение, сферу деятельности, рынок, на котором действует и позиция на нем, применимая юрисдикция, лица, владеющие долями участия в размере пяти и более процентов в капитале поставщика, с указанием доли участия и, при необходимости, принадлежности поставщика к группе или банку, к которой/которому принадлежит, и пояснение о его включении или невключении в консолидированный надзор на уровне группы;

g) проект договора об аутсорсинге;

h) внутренние правила и процедуры, связанные с видами деятельности/операциями, передаваемыми на аутсорсинг, содержащие описание способа, посредством которого виды деятельности/операции, переданные на аутсорсинг, будут восстановлены для осуществления непосредственно банком;

i) копия действующей лицензии/разрешения поставщика (иного, чем банк, действующий в Республике Молдова), выданной/выданного органом, уполномоченным на выдачу лицензии/разрешения, на осуществление деятельности, предполагаемой быть переданной на аутсорсинг, заверенная поставщиком.

13. В случае если предоставленные документы или сведения недостаточны для принятия решения о даче разрешения о передаче на аутсорсинг материально значимых видов деятельности или содержат неясности, Национальный банк вправе истребовать дополнительные документы и сведения, провести дополнительное исследование, в том числе вправе консультироваться с органами публичной власти и иными компетентными лицами.

Глава III. Решение о даче разрешения о передаче на аутсорсинг материально значимых видов деятельности

14. В течение 30 рабочих дней со дня принятия полного пакета документов и сведений в соответствии с пунктами 12 и 13 Национальный банк дает разрешение о передаче на аутсорсинг материально значимых видов деятельности или отклоняет заявление, доводя в письменном виде до сведения заявителя о своем решении, с указанием причин отказа.

15. В случае необходимости осуществления Национальным банком дополнительного исследования срок, установленный в пункте 14, может быть продлен на пятнадцатидневный срок с последующим письменным уведомлением об этом банка.

16. В случае передачи на аутсорсинг материально значимых видов деятельности Национальный банк вправе установить определенные условия с учетом таких факторов как: размер банка, характер и сложность деятельности, которую предполагается передать на аутсорсинг, характеристики и положение на рынке предполагаемого поставщика, срок договора, конфликты интересов, которые могут быть порождены аутсорсингом, или может отклонить заявление на получение разрешения о передаче на аутсорсинг видов деятельности/операции.

17. Разрешение о передаче на аутсорсинг материально значимых видов деятельности не может передаваться иному лицу и действительно в течение срока действия заключенного между банком и поставщиком договора об аутсорсинге.

18. Основанием для отклонения заявления на получение разрешения о передаче на аутсорсинг материально значимых видов деятельности является:

a) непредставление полного пакета документов и сведений, предусмотренных в пунктах 12, 13, и/или представление недостоверных документов и сведений;

b) несоответствие деятельности банка положениям Закона о финансовых учреждениях №550-XIII от 21 июля 1995 г. и нормативных актов, принятых во его исполнение, как следствие аутсорсинга данной деятельности;

c) установление несоразмерности (недостаточности) мер контроля банка по отношению к рискам, связанным с аутсорсингом, или установление значительных рисков, несоразмерных преимуществам, указанным банком.

Глава IV. Договор об аутсорсинге

19. Договор об аутсорсинге должен четко определять условия, права и обязанности, а также ответственность сторон и содержать:

1) определение вида деятельности/операции, подлежащей передаче на аутсорсинг;

2) определение специфичных количественных и качественных требований по осуществлению передаваемой на аутсорсинг деятельности/операции, которые позволят банку оценить, насколько предоставление услуг является надлежащим;

3) права и обязанности банка и поставщика с учетом необходимости соблюдения в течение срока действия договора действующего законодательства, требований и мер предосторожности, регулирующих деятельность/операции, передаваемые на аутсорсинг;

4) положение о расторжении договора по инициативе банка, если это считается необходимым и соразмерным видам деятельности/операциям, переданным на аутсорсинг, которое позволит передачу видов деятельности/операций иному поставщику, одобренному банком, или восстановление осуществления данной деятельности/операции непосредственно банком, в том числе включение положения о расторжении в случае, когда прекращение договора предписано Национальным банком;

5)положения о защите сведений, составляющих банковскую тайну и иные охраняемые законом виды тайн, обработка данных сведений и хранение поставщиком данных видов тайн не менее тщательно, чем ее охраняет банк;

6) положения о мониторинге и постоянной оценке банком порядка исполнения договора поставщиком с целью обеспечения возможности оперативного принятия необходимых мер;

7) возложение на поставщика обязанности:

a) предоставлять банку любую информацию, связанную с деятельностью по аутсорсингу;

b) обеспечивать полный доступ внутреннего аудита банка к данным, обрабатываемым поставщиком, соответственно, предоставление без ограничений права изучения и проверки соответствующих данных внешним аудитом банка;

c) обеспечивать прямой доступ Национального банка к сведениям, относящимся к банку, обрабатываемым поставщиком, а также возможность осуществления уполномоченными работниками Национального банка проверок на месте (инспекции);

8) возложение на поставщика обязанности истребовать предварительное согласие банка на осуществление цепного аутсорсинга, за исключением аутсорсинга материально значимых видов деятельности;

9) срок действия договора;

10) подробное описание прав и обязанностей сторон в случае досрочного прекращения договора с целью обеспечить непрерывность предоставления услуг;

11) порядок разрешения споров;

12) иные положения, не противоречащие действующему законодательству, а также внутренним правилам и процедурам банка.

20. При разработке договора об аутсорсинге банк должен учитывать уровень мониторинга, оценки, проверки и аудитинга, которые должны быть пропорциональны размеру и сложности видов деятельности/операций, переданных на аутсорсинг, и рискам, связанным с ними.

21. После передачи на аутсорсинг материально значимых видов деятельности банк уведомляет об этом Национальный банк с приложением копии договора об аутсорсинге.

22. Банк уведомляет Национальный банк о:

a) намерении поменять поставщика, которому были переданы на аутсорсинг материально значимые виды деятельности, с указанием причин данных изменений и предоставлением документов и сведений, указанных в подпунктах a), f), g), i) пункта 12;

b) возможном восстановлении осуществления непосредственно банком переданных на аутсорсинг материально значимых видов деятельности с представлением подробного плана действий и конкретных сроков;

с) любых существенных изменениях, которые могли бы отрицательно повлиять на деятельность поставщика материально значимых видов деятельности, переданных на аутсорсинг, и/или на его способность исполнять свои обязательства, возможные меры, принимаемые банком в этих случаях, в том числе смена поставщика, об изменениях в договоре об аутсорсинге.

Уведомление должно быть составлено на государственном языке и подписано председателем совета банка.

23. Национальный банк вправе предписать расторжение договора об аутсорсинге в случаях, предусмотренных частью (10) статьи 28-1 Закона о финансовых учреждениях №550-XIII от 21 июля 1995 г., после предоставления банку разумного срока для устранения нарушений, связанных с видами деятельности/операциями, переданными на аутсорсинг.

Глава V. Управление рисками, контроль за видами деятельности/операциями, переданными на аутсорсинг

24. Банк разрабатывает внутренние правила и процедуры, связанные с деятельностью по передаче на аутсорсинг, охватывающие все аспекты передачи на аутсорсинг, вне зависимости от того, осуществляется ли деятельность по передаче на аутсорсинг в пределах или за пределами группы, в состав которой входит банк, и которые включают, по крайней мере, следующие аспекты:

1) описание видов деятельности/операций, которые планируются быть переданными на аутсоринг;

2) обоснование необходимости передачи на аутсорсинг, в том числе с точки зрения связанных рисков;

3) критерии выбора поставщика;

4) установление сроков и условий осуществления видов деятельности/операций, переданных на аутсорсинг, в том числе требований к поставщику и качеству предоставляемых им услуг;

5) проведение аудита деятельности/операций, переданных на аутсорсинг;

6) анализ рисков, связанных с аутсорсингом, и влияние на финансовые показатели банка, в том числе затраты и выгоды проекта по аутсорсингу и разработка методов, подлежащих использованию для управления этими рисками. Факторы, используемые для определения характера материально значимых видов деятельности/операций, переданных на аутсорсинг, включают следующее:

a) финансовое, репутационное и операционное влияние на финансовые показатели банка в случае неспособности поставщика осуществлять надлежащим образом деятельность;

b) возможную потерю клиентов банка из-за некомпетентности поставщика;

c) последствия передачи на аутсорсинг вида деятельности на способность банка соответствовать нормативным требованиям;

d) затраты и выгоды передачи на аутсорсинг;

e) соотносимость вида деятельности, переданного на аутсорсинг, с иными видами деятельности банка;

f) аффилированность или иные связи между банком и поставщиком;

g) степень сложности и необходимое время для выбора альтернативного поставщика или для восстановления осуществления деятельности/операции, переданной на аутсорсинг, в деятельность банка, если необходимо;

7) прямой учет при анализе рисков до передачи на аутсорсинг потенциальных последствий передачи на аутсорсинг на существеные функции в банке;

8) обеспечение надлежащего мониторинга и оценки руководством банка финансовых показателей поставщика и любых изменений в его организационной структуре и его структуре собственности таким образом, чтобы было возможно оперативное принятие любых необходимых мер;

9) положения о внутренних подразделениях или лицах, ответственных за мониторинг и управление по каждому договору об аутсорсинге;

10) четко определенные планы и стратегия для чрезвычайных обстоятельств в случае прекращения предоставления услуг поставщиком с целью обеспечения непрерывности деятельности банка;

11) составление и предоставление отчетов руководству банка о подверженностях рискам, связанных с аутсорсингом.

25. При разработке внутренних правил и процедур, связанных с аутсорсингом, банк учитывает следующие этапы:

a) этап принятия решения, заключающийся в принятии решения о передаче на аутсорсинг либо о необходимости внесения изменений в договор об аутсорсинге;

b) преддоговорной этап, состоящий из проверки и оценки поставщика с точки зрения его способности предоставлять услуги в соответствии с количественными и качественными требованиями, установленными банком, а также подготовка проекта договора и конкретного перечня предоставляемых услуг;

c) договорной этап, состоящий из исполнения, мониторинга и управления договором об аутсорсинге, который может включать мониторинг изменений относительно поставщика, к примеру значительные изменения в структуре собственности, в стратегии и прибыльности операций поставщика;

d) последоговорной этап, заключающийся в анализе случаев прекращения договора и прерывания предоставления услуг поставщиком. Банк должен разработать и использовать план действий по обеспечению непрерывности деятельности в случае прекращения предоставления услуги поставщиком, либо их предоставления в существенном несоответствии, либо в случае, если имеют место иные изменения относительно поставщика.

26. Информация о видах деятельности/операциях, переданных на аутсорсинг, должна регулярно обновляться, учитываться банком централизованным способом и быть легкодоступной для руководства банка.

27. Внутренний аудит и внешний аудит банка периодически (но не реже одного раза в год) оценивает актуальность и целесообразность правил, процедур и внутренней практики управления рисками, связанных с аутсорсингом.

28. Не реже одного раза в год банк оценивает финансовое и операционное положение поставщика, в том числе его финансовые показатели, конфиденциальность и информационную безопасность, с целью оценки его способности продолжить исполнение обязательств, связанных с аутсорсингом.

29. В течение пяти рабочих дней со дня обнаружения банк представляет Национальному банку отчет о любом инциденте, который оказал значительное влияние на виды деятельности/операции, переданные на аутсорсинг, представляющий случай или последствие с точки зрения управления рисками, связанными с деятельностью банка, и который может привести к прекращению видов деятельности/операций, переданных на аутсорсинг, и на неспособность банка соответствовать требованиям действующего законодательства.

Глава VI. Независимый аудит видов деятельности/операций, переданных на аутсорсинг

30. Ежегодно или по требованию Национального банка банк обеспечивает аудит переданных на аутсорсинг видов деятельности/операций международным аудиторским обществом, одобренным Национальным банком.

31. Аудиторское общество считается одобренным по умолчанию Национальным банком, если оно соответствует следующим минимальным критериям:

a) является обществом, которое обладает лицензией на осуществление аудиторской деятельности и имеет опыт в области аудита и консалтинга не менее трех лет;

b) опыт аудиторского общества включает проекты по аудиту, аналогичные тому, который должен проводиться в связи с переданными на аутсорсинг видами деятельности/операциями банка;

c) аудиторское общество и члены аудиторской группы признают общепризнанные стандарты и практику в области аудита и владеют подтверждающими сертификатами.

32. В рамках ежегодного аудита переданных на аутсорсинг видов деятельности/операций банка аудитор оценивает, по крайней мере, следующие аспекты:

a) соответствие внутренних правил и процедур поставщика характеру видов деятельности/операций, переданных на аутсорсинг;

b) способность поставщика (финансовая, технологическая, организационная и т.д.) по осуществлению качественной, безопасной и непрерывной деятельности/операций, переданных на аутсорсинг;

c) порядок управления рисками и инцидентами, связанными с аутсорсингом;

d) соблюдение относящихся к аутсорсингу договорных положений.

33. В рамках осуществляемого по требованию Национального банка внешнего аудита видов деятельности/операций, переданных на аутсорсинг, внешний аудитор оценивает аспекты, установленные Национальным банком.

34. В случае передачи на аутсорсинг материально значимых видов деятельности Национальный банк вправе при даче соответствующего разрешения установить конкретные требования к внешнему аудиту видов деятельности/операций, переданных на аутсорсинг.

35. Независимый аудит видов деятельности/операций, переданных на аутсорсинг, может проводиться по инициативе и за счет поставщика при условии соблюдения установленных пунктами 31-34 требований, а также представления поставщиком банку отчета, содержащего соответствующие выводы независимого аудитора.