ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 31 января 2001 года №168

Об утверждении некоторых инструкций

Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемые:

Инструкцию по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан;

Инструкцию по организации контроля исполнения документов в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан, центральных и местных исполнительных органах;

Инструкцию о порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц и контроля за их исполнением.

1-1. Установить, что временная Инструкция по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан определяет порядок работы с документами в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан в период проведения пилотного проекта в министерствах по инвестициям и развитию, информации и коммуникаций, финансов Республики Казахстан, акимате города Астаны по внедрению безбумажного делопроизводства по проектам постановлений Правительства.

2. Признать утратившим силу распоряжение Премьер-Министра Республики Казахстан от 14 октября 1998 года №195.

3. Настоящее постановление вступает в силу по истечении месяца со дня подписания.

Утверждена Постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 января 2001 года №168

Инструкция по делопроизводству в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан

Глава 1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает порядок работы с документами в Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан (далее - Канцелярия) в процессе выполнения возложенных на нее функций в соответствии с Регламентом Правительства Республики Казахстан и Положением о Канцелярии Премьер-Министра Республики Казахстан.

2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, распространяются на всех сотрудников Канцелярии.

3. Настоящая Инструкция определяет правила подготовки, оформления, прохождения документов несекретного характера, содержащих служебную информацию ограниченного распространения с пометкой "Для служебного пользования", включая внутренние документы, если иное не установлено настоящей Инструкцией.

Подготовка, ознакомление и прохождение документов, содержащих служебную информацию и/или служебную информацию с пометкой "Для служебного пользования" ограниченного распространения, осуществляются в соответствии с Правилами отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 декабря 2015 года №1196, и требованиями по защите информационных ресурсов, используемых в Канцелярии.

Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с электронными документами, удостоверенными электронной цифровой подписью, с использованием закрытого (секретного) ключа электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), и средства ЭЦП (средства криптографической защиты информации, реализующие процессы формирования и проверки ЭЦП), имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП (подтверждение (установление) подлинности ЭЦП) после вычисления и проверки ЭЦП электронного документа с использованием открытого ключа ЭЦП (далее - электронная корреспонденция), в случае необходимости с документами на бумажных носителях (далее - бумажная корреспонденция).

4. Настоящей Инструкцией не регулируется порядок:

1) работы с обращениями и запросами физических и юридических лиц, а также приема граждан в Канцелярии, который устанавливается Инструкцией о порядке рассмотрения обращений и запросов физических и юридических лиц и контроля за их исполнением;

2) организации контроля исполнения документов, который установлен Инструкцией по организации контроля исполнения документов в Канцелярии, центральных и местных исполнительных органах;

3) ведения секретного делопроизводства и секретной переписки с использованием шифрованной документальной связи, который устанавливается отдельными специальными инструкциями.

5. Ответственность за ведение делопроизводства, учет, сохранность, своевременное прохождение и исполнение корреспонденции (электронной и бумажной) в структурных подразделениях Канцелярии возлагается на их руководителей.

6. Отдел контроля и документационного обеспечения (далее - ОКДО) ознакамливает новых сотрудников Канцелярии с настоящей Инструкцией и другими документами, регламентирующими деятельность Канцелярии.

Глава 2. Порядок приема служебной корреспонденции

7. Переписка с органами, организациями и гражданами Республики Казахстан и стран СНГ ведется на государственном и/или русском языках, с иными зарубежными корреспондентами может вестись также и на других иностранных языках.

8. Сотрудник ОКДО перед вскрытием конвертов с бумажной корреспонденцией проверяет правильность их адресования и оформления, целостность упаковки (при наличии печатей). При вскрытии конвертов сверяются соответствие адреса наименованию отправителя, номера вложений, указанные на пакете, с номерами, проставленными на документах, проверяются наличие обязательных реквизитов и комплектность документов и приложений к ним.

В случаях недостачи или повреждения полученных документов и пакетов, расхождения номеров на конвертах с номерами на документах, осуществляется оцифровка (сканирование) документов с составлением акта в электронном виде (приложение 2), который удостоверяется ЭЦП заведующего сектором делопроизводства и архива и направляется посредством Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее - ЕСЭДО) вместе с оцифрованным документом по назначению. Бумажная копия акта, распечатанная из ЕСЭДО и заверенная штампом об определении положительного результата ЭЦП в порядке, предусмотренном Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года №703 (далее - Правила документирования), вместе с документами направляется отправителю.

Документы, неправильно адресованные и оформленные, или у которых отсутствуют обязательные реквизиты, предусмотренные Правилами документирования, ошибочно вложенные, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

Конверты от поступающей корреспонденции приобщаются к документам только в том случае, когда только по конверту можно установить фамилию, имя, отчество (при наличии) и адрес отправителя, время и дату отправки и получения документов.

Вскрытию в ОКДО подлежат все конверты, за исключением конвертов с отметкой "Лично".

Принятые документы и пакеты с отметкой "Лично" (кроме обращений физических и юридических лиц) учитываются в электронных реестрах и передаются без вскрытия непосредственно адресату.

9. Корреспонденция, поступающая в Канцелярию на бумажных носителях (далее - бумажная корреспонденция), принимается ОКДО под роспись с указанием даты, времени, фамилии и инициалов лица, получившего документы.

Бумажная корреспонденция подлежит оцифровке (сканированию) и дальнейшей регистрации в ЕСЭДО (за исключением документов с пометками "ДСП" и корреспонденции, прием которой осуществляется только на бумажных носителях).

Дальнейшая работа (передача документа в отдел и его исполнение) проводится только в электронном виде, при этом подлинники бумажной корреспонденции, поступившие в Канцелярию, после процедур оцифровки и регистрации подлежат передаче в архив.

Работа в Канцелярии с бумажной корреспонденцией не допускается, за исключением документов с пометками "ДСП", а также корреспонденции, работа с которой регулируется отдельными положениями настоящей Инструкции.

10. Электронная корреспонденция, поступающая в Канцелярию, принимается ОКДО после проведения процедуры проверки подлинности ЭЦП с использованием открытого ключа ЭЦП и средств криптографической защиты информации, реализующих процессы формирования и проверки ЭЦП (средства ЭЦП), а также прошедшая процедуру подтверждения соответствия в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования.

Электронная корреспонденция, удостоверенная ЭЦП, должна передаваться через Единую транспортную среду государственных органов Республики Казахстан (далее - ETC) и сервер Центра межведомственного документооборота Единой системы электронного документооборота государственных органов (далее - ЦМД ЕСЭДО).

При приеме электронной корреспонденции все дальнейшие процедуры совершаются в соответствии с Инструкцией пользователя ЕСЭДО.

Ноты и письма иностранных посольств принимаются только через Министерство иностранных дел Республики Казахстан.

Сроки хранения электронных и обязательность оформления бумажных подлинников документов устанавливаются перечнем типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждаемым уполномоченным органом управления архивами и документацией.

11. Сотрудникам структурных подразделений и приемных Руководства Правительства и Канцелярии запрещается принимать документы на бумажных носителях, не зарегистрированные в секторе делопроизводства и архива, и работать с ними.

12. Приему в Канцелярии подлежат документы, созданные с использованием соответствующего бланкам установленного образца шаблона электронных документов, с заполненными реквизитами (электронные документы, удостоверенные ЭЦП, имеющие подтверждение об определении в установленном порядке положительного результата проверки ЭЦП), подписанные ЭЦП первого руководителя (в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности, при наличии приказа), ответственного секретаря по вопросам, отнесенным к его компетенции, должностного лица министерства, определенного Президентом Республики Казахстан и осуществляющего полномочия ответственного секретаря.

Электронная и/или бумажная корреспонденция, адресованная на имя Премьер-Министра, в том числе по кадровым вопросам, направляется только после удостоверения ЭЦП и/или за подписью первого руководителя.

Допускается внесение электронной и/или бумажной корреспонденции, адресованной Премьер-Министру, удостоверенной ЭЦП и/или за подписью лица, исполняющего обязанности первого руководителя государственного органа, в случаях отсутствия первого руководителя по причине убытия в командировку, в период нетрудоспособности, в отпуске.

При этом ранее внесенная электронная и/или бумажная корреспонденция, удостоверенная ЭЦП и/или за подписью лица, исполняющего обязанности первого руководителя государственного органа, подлежит повторному удостоверению и/или подписанию первым руководителем государственного органа и повторному внесению в Канцелярию в однодневный срок со дня выхода его на работу.

К письмам государственных органов, ответственных за исполнение поручений Руководства Правительства и Канцелярии, в обязательном порядке прилагаются письма государственных органов-соисполнителей при условии получения положительного результата проверки ЭЦП. На документе обязательно должны быть указаны: дата, исходящий номер, краткий заголовок документа, при ответе на запрос или отчете (информации) об исполнении поручений - ссылка на регистрационный номер Канцелярии.

При этом Канцелярией принимается только та электронная и бумажная корреспонденция, дата которой совпадает с датой их направления или сдачи в Канцелярию (кроме бумажной корреспонденции, поступившей по почте от адресатов, не подключенных к системе электронного документооборота).

Фамилия, инициалы, номер телефона, электронный адрес исполнителя, готовившего исходящий документ, идентификационный номер ЕСЭДО Канцелярии проставляются в нижнем левом углу первого листа электронного документа, содержащего не более одного листа, или последнего листа, содержащего более одного листа (например: Асанов С.А., тел. 742469, Asanov.S@ukimet.kz (идентификационный номер ЕСЭДО Канцелярии), в бумажном документе, кроме вышеуказанных реквизитов количество экземпляров проставляется на обороте первого листа документа.

Приложения к бумажной корреспонденции должны быть запарафированы лицом, подписавшим или готовившим документ (исполнителем документа).

Проекты ответов Президенту Республики Казахстан, в Администрацию Президента, депутатам Парламента, Генеральную прокуратуру и Счетный комитет по контролю за исполнением республиканского бюджета парафируются первым руководителем государственного органа, разработавшего данный проект ответа, либо лицом, исполняющим его обязанности.

При этом, если первый руководитель государственного органа совмещает свою должность с должностью Заместителя Премьер-Министра, то подготовка проектов ответов, адресованных Руководству Правительства и Канцелярии, осуществляется только после предварительного согласования проекта ответа с первым руководителем государственного органа - Заместителем Премьер-Министра.

Корреспонденция государственных органов, адресованная Руководству Правительства и Руководителю Канцелярии, должна быть оформлена с использованием соответствующего бланку установленного образца шаблона электронных документов и удостоверенная ЭЦП на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке).

Письма государственных органов-соисполнителей должны быть удостоверены ЭЦП лица не ниже уровня заместителя первого руководителя, ответственного секретаря центрального государственного органа или руководителя аппарата местного исполнительного органа в пределах его компетенции или лица, исполняющего его обязанности.

При приеме документов, удостоверенных ЭЦП, количество экземпляров не учитывается.

Электронные документы, удостоверенные ЭЦП, Канцелярией принимаются с 9.00 до 17.00 часов, при этом корреспонденция, направленная после 17.00 часов, регистрации не подлежит.

Бумажная корреспонденция (документы), поступающая в Канцелярию, принимается с 9.00 до 15.30 часов.

13. Не подлежат приему в Канцелярии:

1) документы и приложения к ним, оформленные с нарушением установленных требований настоящей Инструкции;

2) бумажная корреспонденция, содержащая факсимиле, помарки и иные загрязнения, имеющие какие-либо повреждения, в том числе проколотые дыроколом, исполненные на черновиках и копиях бланков государственных органов;

3) неправильно адресованные (неправильное написание названия Канцелярии, должности, фамилии, имени, отчества (при наличии) Руководства Правительства и Канцелярии) письма;

4) письма государственных органов, не содержащие: писем государственных органов-соисполнителей в электронном виде или копии писем государственных органов-соисполнителей в бумажном виде;

5) электронные документы (с отрицательным результатом проверки ЭЦП, содержание, количество листов, отсутствие обязательных реквизитов и/или неправильное расположение реквизитов, предусмотренных формой бланка, а также текста);

6) электронные документы, не соответствующие требованиям Правил электронного документооборота, утвержденных постановлением Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года №430;

7) письма государственных органов по вопросу отсутствия единой позиции государственных органов, не содержащие протоколов межведомственного совещания с участием заместителей первых руководителей, протокола разногласий, удостоверенного ЭЦП первых руководителей государственных органов, аргументированных обоснований и позиции заинтересованных государственных органов.

Глава 3. Порядок регистрации служебной корреспонденции

14. Вся корреспонденция (документы), поступающая в Канцелярию, регистрируется в системе электронного документооборота сектором делопроизводства и архива, который заполняет на каждый поступивший документ электронную регистрационно-контрольную карточку (далее- ЭРКК) для регистрации входящих (исходящих, внутренних) документов (приложение 1 к настоящей Инструкции).

15. Заведующий сектором делопроизводства и архива предварительно делает разметку поступивших документов и другой служебной корреспонденции (электронной и бумажной), распределяет по компетенции. Распределение поступивших документов и другой служебной корреспонденции (электронной и бумажной) в адрес Руководства Правительства, Канцелярии осуществляется в зависимости от характера, важности и срочности поставленных вопросов.

После предварительного рассмотрения поступившие документы и другая служебная корреспонденция (электронная и бумажная) регистрируются в установленном порядке. Регистрации не подлежат документы, указанные в приложении 3 к настоящей Инструкции.

16. Регистрация электронной корреспонденции осуществляется ОКДО путем проставления регистрационного номера в ЭРКК. Документам, поступившим к ранее зарегистрированным входящим документам, присваивается регистрационный номер основного документа с отметкой "к".

17. Регистрация бумажной корреспонденции осуществляется ОКДО путем проставления в нижнем правом углу (или в случаях отсутствия свободного пространства в верхнем левом углу) штампа с указанием входящего регистрационного номера, даты поступления, количества листов основного документа и приложений к нему.

Электронный документ, удостоверенный ЭЦП, после проверки ЭЦП регистрируется и передается через систему электронного документооборота в приемные Руководства и структурные подразделения Канцелярии (далее - структурные подразделения) в соответствии с Правилами документирования.

Бумажная корреспонденция после предварительного рассмотрения заведующим ОКДО и регистрации передается по компетенции в приемные Руководства Правительства, Канцелярии и структурных подразделений под роспись с выполнением требований пунктов 25 и 26 настоящей Инструкции.

18. Сведения о документе (на бумажном носителе) заносятся в карточку и остаются в секторе делопроизводства и архива; с росписью, датой и временем получения документа и хранятся в текущей картотеке. В дальнейшем в этой карточке отмечается и ход рассмотрения данного документа.

Ответственный исполнитель отдела заполняет в системе ЕСЭДО сведения о движении данного документа.

Глава 4. Рассмотрение и прохождение служебной корреспонденции

19. Ответственность за прохождение и надлежащее хранение документов возлагается на сотрудников приемных и структурных подразделений.

Заведующий ОКДО по результатам изучения возвращает без рассмотрения электронные или бумажные документы, содержащие:

1) обращения государственных органов, акимов областей, городов Астаны и Алматы или отдельных юридических лиц по проведению совещаний у Руководства Правительства в случае, если поднимаемые вопросы относятся к исключительной компетенции отдельных государственных органов и, соответственно, могут быть разрешены ими самостоятельно;

2) обращения государственных органов-разработчиков с просьбой дать поручение о рассмотрении подготовленных ими проектов нормативных правовых актов и иных документов заинтересованными государственными органами или межведомственными комиссиями, рабочими органами которых являются центральные исполнительные органы;

3) обращения государственных органов, акимов областей, городов Астаны и Алматы или отдельных юридических лиц, требующие принятия решений Правительства или Премьер-Министра, в том числе о выделении средств из республиканского бюджета и резерва Правительства, но не проработанные в центральных исполнительных органах, в компетенцию которых входят поднимаемые в обращениях вопросы;

4) информацию, представление которой не предусмотрено установленной отчетностью;

5) информацию по исполнению поручений, не находящихся на контроле Правительства, и по которым не давались конкретные поручения о необходимости информировать Правительство и/или Канцелярию;

6) просьбы о продлении сроков уплаты налогов, предоставлении отсрочек и/или льгот по налогам и таможенным платежам;

7) письма, адресованные на имя Руководителя Канцелярии, к поручениям Руководства Правительства;

8) документы, подготовленные с нарушением требований Регламента Правительства Республики Казахстан и настоящей Инструкции.

20. В тех случаях, когда возникает неясность в дальнейшем движении документов, они докладываются заведующему ОКДО, а при необходимости - Руководителю Канцелярии или его заместителям.

21. В соответствии с Регламентом Правительства и Положением о Канцелярии обращения и запросы юридических и физических лиц, которые не требуют рассмотрения Правительством и могут быть решены центральными и местными исполнительными, иными государственными органами, направляются заведующим ОКДО (в его отсутствие - заместителем заведующего) соответствующим министерствам, акимам и иным государственным органам.