Неофициальный перевод

УКАЗ ПРЕЗИДЕНТА АЗЕРБАЙДЖАНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ

от 27 сентября 2003 года №935

Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в органах государственной власти, учреждениях, организациях и на предприятиях

В целях дальнейшего усовершенствования работы по ведению делопроизводства в органах государственной власти, учреждениях, организациях и на предприятиях, приведения его в единую систему и форму постановляю:

1. Утвердить "Инструкцию по ведению делопроизводства в органах государственной власти, учреждениях, организациях и на предприятиях".

2. Порядок ведения делопроизводства по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан в органах государственной власти, учреждениях, организациях и предприятиях и работы с документами в районных, городских, районных в городах органах исполнительной власти регламентируется соответствующими законодательными актами Азербайджанской Республики.

3. Установить, что общий контроль за соблюдением требований "Инструкции по ведению делопроизводства в органах государственной власти, учреждениях, организациях и на предприятиях" осуществляет Общий отдел Исполнительного аппарата Президента Азербайджанской Республики.

4. Поручить Кабинету министров Азербайджанской Республики в течение одного месяца:

* представить Президенту Азербайджанской Республики предложения о порядке ведения делопроизводства по работе с секретными документами в органах исполнительной власти, учреждениях, организациях и на предприятиях;

* в пределах своих полномочий решить другие вопросы, вытекающие из настоящего Указа.

5. Настоящий Указ вступает в силу со дня опубликования.

Утверждено Указом Президента Азербайджанской Республики от 27 сентября 2003 года №935

Инструкция по ведению делопроизводства в органах государственной власти, учреждениях, организациях и на предприятиях

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция регламентирует работу по ведению делопроизводства в органах государственной власти, учреждениях, организациях и предприятиях (далее - организации).

2. Делопроизводством является деятельность организации по организации работы с документированием и документами, связанная с осуществлением ею своих задач.

3. Делопроизводство в организациях осуществляется канцелярией или специально выделенными для этой цели сотрудниками (далее - службы делопроизводства). Контроль за соблюдением службой делопроизводства требований настоящей Инструкции осуществляется руководством организации. Обязанность по осуществлению контроля за соблюдением правил ведения делопроизводства в подчиненных организациях несут их головные организации.

4. Основными задачами службы делопроизводства являются:

4.1. прием, регистрация, распределение по отнесенности и доведение до исполнителей поступающих документов;

4.2. отправка документов;

4.3. контролирование срока исполнения документов;

4.4. истребование от структурных подразделений исполненных документов;

4.5. копирование, размножение документов и осуществление стенографических работ;

4.6. формирование документов по делам и их сдача в архив;

4.7. хранение документов и обеспечение их использования;

4.8. осуществление методического руководства делопроизводительной работой во всех сферах деятельности организации, повышение профессиональной подготовленности делопроизводителей в целях систематического совершенствования делопроизводства;

4.9. контролирование ведения делопроизводства в подчиненных организациях.

5. В зависимости от структуры, а также от объема документооборота система делопроизводства может быть централизованной и децентрализованной.

В централизованном порядке делопроизводство ведется в организациях с небольшим количеством структурных подразделений и объемом документооборота до 25.000 документов в год.

В децентрализованном порядке делопроизводство ведется в организациях со сложной структурой и объемом документооборота свыше 25.000 документов в год, а также при территориальной разобщенности структурных подразделений.

При централизованной системе делопроизводства прием и отправка корреспонденции, распределение документов по структурным подразделениям, доставка корреспонденции, а также регистрация, оформление документов, формирование дел осуществляются службой делопроизводства.

При децентрализованной системе делопроизводства прием и отправка корреспонденции, распределение документов по структурным подразделениям, доставка корреспонденции осуществляются службой делопроизводства, а регистрация, оформление документов, формирование дел производятся в структурных подразделениях.

6. При смене руководителей организаций и структурных подразделений прием и передача дел или находящихся на исполнении документов производится по акту. Один экземпляр акта хранится в службе делопроизводства.

При увольнении или переводе на другую работу исполнитель обязан передать по акту имеющиеся у него дела и документы лицу, вновь назначенному на данную должность или временно замещающему его.

В акте перечисляются все дела и отдельные документы с указанием состояния их исполнения.

II. Общие требования к исполнению документов

7. Юридическими основаниями создания распорядительных документов (решений, распоряжений, приказов) в организациях являются:

7.1. требования действующих законодательных актов;

7.2. конкретные поручения вышестоящих организаций;

7.3. осуществление текущей организационно-распорядительной или административно-хозяйственной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в пределах ее компетенции;

7.4. потребность правового регулирования работы аппарата организации.

8. Для изготовления документов используются бланки и бумага форматов: А4 (210 x 297 мм) и А5 (210 х 148 мм) по межгосударственному стандарту 9327-60 "Бумага потребительская. Форматы".

9. В организациях с большим документооборотом применяются бланки для отдельных видов документов, на которых типографским способом печатается наименование вида документа (решение, протокол, приказ и т.п.).

Документы, изготовляемые от имени двух или более организаций, составляются без бланка.

Бланки на распорядительную документацию разрабатываются по межгосударственному стандарту 6.38-90 "Система распорядительной документации. Формуляр - образец".

Бланки должны изготавливаться на белой бумаге номер 1. В исключительных случаях допускается применять бумагу, слабо окрашенную в светлые тона.