ПРИКАЗ ГЕНЕРАЛЬНОГО ПРОКУРОРА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 16 ноября 2011 года №109

Об утверждении Правил учета обращений физических и юридических лиц, отчета формы №1-ОЛ "О рассмотрении обращений физических и юридических лиц" и Инструкции по его составлению

В целях реализации пункта 2 статьи 7 Закона Республики Казахстан от 12 января 2007 года "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц", обеспечения ведения субъектами правовой статистики и специальных учетов отчетности по рассмотрению ими обращений физических и юридических лиц, руководствуясь подпунктом 4-1) статьи 11 Закона Республики Казахстан от 21 декабря 1995 года "О Прокуратуре", ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить:

1) Правила учета обращений физических и юридических лиц, согласно приложению 1 к настоящему приказу;

2) отчет формы №1-ОЛ "О рассмотрении обращений физических и юридических лиц", согласно приложению 2 к настоящему приказу;

3) Инструкцию по составлению отчета формы №1-ОЛ "О рассмотрении обращений физических и юридических лиц" согласно приложению 3 к настоящему приказу.

2. Признать утратившим силу приказ Генерального Прокурора Республики Казахстан от 30 мая 2007 года №20 "Об утверждении Правил учета обращений физических и юридических лиц, статистического отчета формы №1-ОЛ "О рассмотрении обращений физических и юридических лиц" и Инструкции по его составлению" (зарегистрированный в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за №4699), за исключением:

1) подпункта 1) пункта 1 указанного приказа, который утрачивает силу с 1 июля 2012 года;

2) подпунктов 2) и 3) пункта 1 указанного приказа, которые утрачивают силы с 1 февраля 2012 года.

3. Комитету по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан (далее - Комитет) настоящий приказ направить:

1) в Министерство юстиции Республики Казахстан на государственную регистрацию;

2) государственным органам и юридическим лицам со 100 % участием государства, уполномоченным рассматривать и принимать решения по обращениям физических и юридических лиц, для сведения и использования в работе;

3) в средства массовой информации для официального опубликования.

4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Председателя Комитета.

5. Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после его первого официального опубликования, за исключением:

1) подпункта 1) пункта 1, который вводится в действие с 1 июля 2012 года;

2) подпунктов 2) и 3) пункта 1, которые вводятся в действие с 1 февраля 2012 года.

Согласован Министром связи и информации Республики Казахстан 16 ноября 2011 года

_____________ А.Жумагалиев

Приложение 1

к Приказу Генерального Прокурора Республики Казахстан от 16 ноября 2011 года №109

Правила учета обращений физических и юридических лиц

1. Общие положения

1. Настоящие Правила учета обращений физических и юридических лиц (далее - Правила) разработаны в соответствии со статьей 5 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 2003 года "О государственной правовой статистике и специальных учетах" в целях реализации пункта 2 статьи 7 Закона Республики Казахстан от 12 января 2007 года "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц" (далее - Закон) и регламентируют порядок:

учета обращений физических и юридических лиц государственными органами, органами местного государственного управления, юридическими лицами со 100 % участием государства (далее - субъекты), которые вправе рассматривать и принимать решения по обращениям физических и юридических лиц в соответствии с их компетенцией;

предоставления государственными органами, органами местного государственного управления, должностными лицами в Комитет по правовой статистике и специальным учетам Генеральной прокуратуры Республики Казахстан (далее - Комитет) и его территориальные органы учетных сведений об обращениях физических и юридических лиц.

2. Порядок учета обращений

2. Обращение физического и юридического лица (письменное, устное, с личного приема, в электронном виде) учитывается в ведомственной автоматизированной информационной системе (далее - АИС) субъекта.

В случае отсутствия АИС обращение регистрируется в Журнале учета обращений физических (юридических) лиц (приложение 1 к настоящим Правилам) и заполняется бумажный вариант карточки учета обращения, который направляется в вышестоящий орган субъекта для ввода учетных сведений по обращению в АИС.

Учет обращения осуществляется путем заполнения соответствующих полей в электронной учетной форме - карточке учета обращения физического (юридического) лица (далее - карточка учета обращения, приложение 2 к настоящим Правилам) либо ведомственной информационной учетной форме, включающей в себя перечень учетных сведений карточки учета обращений в день его поступления субъекту и отражения их сведений в государственной правовой статистической отчетности.

Регистрационный номер обращения присваивается автоматически в сквозном порядке, который состоит из аббревиатуры, начальной буквы фамилии подписавшего обращение и порядкового номера.

Регистрационный номер обращения физического лица состоит из буквенного индекса "ФЛ", начальной буквы фамилии автора и порядкового номера в карточке учета обращения.

Регистрационный номер обращения юридического лица состоит из буквенного индекса "ЮЛ", начальной буквы фамилии должностного лица, подписавшего обращение, и порядкового номера в карточке учета обращения.

Регистрационный номер анонимного обращения состоит из буквенного индекса "АНМ" и порядкового номера в карточке учета обращения.

Регистрационный номер коллективного обращения состоит из буквенного индекса "К/Е" и порядкового номера в карточке учета обращения.

При регистрации повторного обращения и дубликата обращения в регистрационном номере указывается номер первого обращения, с указанием признака повторности (1, 2, 3).

Дубликат обращения - экземпляр обращения, имеющий одинаковые с подлинником текст и юридическую силу.

Перед учетом обращения осуществляется проверка по АИС и устанавливается: не является ли обращение повторным либо дубликатом предыдущего обращения.

Не подлежат учету обращения физических и юридических лиц, поступившие по вопросам оказания государственных услуг, за исключением обращений, предусмотренных подпунктом 3) пункта 1 статьи 4 Закона Республики Казахстан "О государственных услугах".

3. Регистрация и учет обращения осуществляется в день приема в соответствии с пунктом 2 настоящих Правил.

4. Физическому лицу (представителю) или представителю юридического лица (далее - заявитель), непосредственно обратившемуся письменно к субъекту, выдается талон по форме согласно приложению 3 к настоящим Правилам с указанием уникального номера.

В уникальном номере талона первой парой обозначается год регистрации обращения, второй парой - код области (города республиканского значения, столицы), третьей парой - код района (города областного значения, город районного значения), четвертой парой - код сельского округа, пятой парой - код ведомства, шестой парой - порядковый номер талона.

Например, уникальный номер обращения, поступившего в отдел образования акимата по Алматинскому району города Астаны, выглядит следующим образом: 127111000142200015. В данном случае 12 - год регистрации обращения, 71 - код города Астаны, 11 - код Алматинского района города Астаны, 00 - код сельского округа, 01422 - код органа, 00015 - порядковый номер талона.

Код органа используется из справочника субъектов автоматизированной информационной системы "Единый учет обращений лиц" (далее - ЕУОЛ).

Талон состоит из двух частей: корешка талона, который остается у субъекта, зарегистрировавшего обращение, а также отрывного талона, который выдается заявителю.

Часть первая талона носит уникальный номер, фамилию, имя, отчество либо наименование заявителя, подпись, должность, фамилию и инициалы сотрудника субъекта, принявшего обращение и дату его принятия, время, дата и подпись получившего талон.

Часть вторая талона (отрывной талон) также содержит уникальный номер, фамилию, имя, отчество либо наименование заявителя, фамилию и инициалы сотрудника, наименование, адрес и служебный телефон субъекта, принявшего обращение, с разъяснением о том, что принятие решения по обращению будет принято в сроки, установленные законодательными актами Республики Казахстан, дату и подпись сотрудника субъекта, выдавшего талон.

На обороте отрывного талона указаны адрес Интернет-ресурса http://service.pravstat.kz, номера телефонов: 1012 (SMS-сервиса), 8 800-080-7777 (со стационарного), 1414 (с мобильного), по которым заявителю можно бесплатно получить соответствующую информацию о стадиях рассмотрения обращения, за исключением SMS - сообщений, стоимостью 15 тенге по всем операторам связи.

При перенаправлении обращения в другой государственный орган в соответствии с пунктом 6 статьи 7 Закона Республики Казахстан от 12 января 2007 года "О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц" в сопроводительном письме указывается уникальный номер по данному обращению, который в свою очередь отражается в карточке учета обращения государственного органа, получившего обращение. Уникальный номер присваивается один раз при первичной регистрации обращения.

Выдача талонов с уникальными номерами производится:

1) высшим представительным органом, центральными исполнительными государственными органами и их ведомствами, а также иными центральными государственными органами с 1 июля 2012 года;

2) аппаратами акимов областей и городов Астаны, Алматы с 1 апреля 2013 года;

3) аппаратами акимов городов районного и городов областного значения, а также маслихатами области, территориальными органами центральных исполнительных органов и государственных органов, непосредственно подчиненных и подотчетных Президенту Республики Казахстан с 1 января 2014 года;

4) районными представительными и исполнительными органами с 1 января 2015 года.

5. В случае постановки в обращении нескольких вопросов, среди которых имеются вопросы не входящие в компетенцию рассмотрения субъекта, должностного лица, то ими данное обращение регистрируется и разрешается, в соответствии со своими полномочиями в сроки, установленные статьей 8 Закона.

Одновременно, для рассмотрения других вопросов, разрешение которых не входит в его компетенцию копия обращения направляется по компетенции другому субъекту, должностному лицу в соответствии с пунктом 6 статьи 7 Закона, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Данное обращение учитывается как рассмотренное и перенаправленное в другой орган.

Обращение, поступившее из вышестоящего органа в нижестоящий, по которому ответ заявителю дается за подписью руководителя вышестоящего органа, в нижестоящем органе учету не подлежит.

6. В соответствии с настоящими Правилами учитываются:

1) обращение физического и юридического лица, перенаправленное на рассмотрение в субъект депутатом Парламента Республики Казахстан, областного, городского и районного маслихата (далее - депутат) или другим субъектом;

2) обращения депутатов не оформленные в виде депутатского запроса.

7. Срок рассмотрения обращения исчисляется со дня поступления обращения субъекту.

8. Должностное лицо субъекта обеспечивает своевременность, полноту, достоверность регистрации обращения, достоверность, полноту и своевременность предоставления учетных сведений об обращении физического (юридического) лица в Комитет и его территориальные органы.

3. Порядок предоставления субъектами учетных сведений об обращениях физических и юридических лиц в электронном формате

9. Государственные органы и органы местного государственного управления, ЦОНы, должностные лица предоставляют в Комитет и его территориальные органы, учетные сведения об обращениях физических и юридических лиц, зарегистрированных в текущем месяце, а также по зарегистрированным ранее обращениям, по которым принимались решения в текущем месяце, ежемесячно до 24 часов первого рабочего дня следующего месяца в электронном формате из ведомственных информационных систем субъекта по регистрации обращений.

Субъекты, использующие информационную систему "Единая система электронного документооборота" (далее - ЕСЭДО), предоставляют учетные сведения об обращениях физических (юридических) лиц в Комитет и его территориальные органы путем выгрузки сведений из ЕСЭДО в формате ЕСЭДО.

В случае отсутствия зарегистрированных обращений в отчетном периоде, субъектом направляется соответствующее письмо в Комитет или его территориальные органы.

10. Учетные сведения предоставляются:

1) районными субъектами в областные субъекты;

2) областными и межрегиональными субъектами в территориальные органы Комитета с учетом сведений подчиненных субъектов, филиалов межрегиональных департаментов;

3) аппаратами акимов района в городе, городов районного значения, поселка, села, сельского округа в районные акиматы;

4) районными акиматами (города областного значения), аппаратами акимов районов в городе республиканского значения (столицы) в территориальные органы Комитета;

5) управлениями и аппаратами областных акиматов (города республиканского значения, столицы) в территориальные органы Комитета;

6) Республиканскими государственными органами, комитетами министерств в Комитет.

11. На основе сводных сведений, поступивших от субъектов, Комитетом ведется централизованный банк данных об обращениях физических и юридических лиц.

4. Порядок заполнения карточки учета обращения

12. В карточке учета обращения подлежат отражению следующие учетные сведения:

в реквизите 1: код и наименование субъекта, должностного лица, зарегистрировавшего обращение (обязательный для заполнения);

в реквизите 2: фамилия обратившегося физического лица. При подаче коллективного обращения в данном реквизите указывается фамилия первого подписавшегося (обязательный для заполнения);

в реквизите 3: имя обратившегося физического лица либо инициал (обязательный для заполнения);

в реквизите 4: почтовый адрес физического либо юридического лица (обязательный для заполнения), при подаче коллективного обращения указывается адрес первого подписавшегося лица в случаях, если не указан адрес, на который необходимо отправить ответ;

в реквизите 5: наименование обратившегося юридического лица (обязательный для заполнения);

в реквизите 6: статус обратившегося лица, если об этом в обращении имеются сведения (код статуса указывается согласно приложению 4 к настоящим Правилам) (необязательный, заполняется, если указано);

в реквизите 7: уникальный номер, который заполняется в соответствии с требованиями части второй пункта 4 настоящих Правил и должен соответствовать номеру, указанному на талоне (не обязательный для заполнения);

в реквизите 8: регистрационный номер и дата регистрации обращения (обязательный для заполнения);

в реквизите 9: исходящий номер, дата отправки обращения юридического лица (необязательный, заполняется, если указано);

в реквизите 10: код формы обращения: (1) - бумажный, (2) - электронный, (3) - на личном приеме (обязательный для заполнения);

в реквизите 11: причина повторности обращения (необязательный для заполнения) (причина повторности указывается согласно приложению 5 к настоящим Правилам);

в реквизите 12: признак повторности или дубликата обращения, проставляется число, означающее количество повторности или дубликатов.

Например, "4" означает, что по основному обращению поступил четвертый дубликат (необязательный, заполняется в случае поступления повторного обращения или дубликата);

в реквизите 13: код вида обращения указывается согласно приложению 6 к настоящим Правилам. Для обеспечения точного отражения вида обращения необходимо ориентироваться на содержание обращения (обязательный для заполнения);

в реквизите 14: код языка обращения: (1) - государственный, (2) - официальный, (3) - иной (обязательный для заполнения);

в реквизите 15: наименование органа, действия которого обжалуются. Данный реквизит заполняется из справочника субъектов ЕУОЛ. В том случае, если в обращении не идет речи об обжаловании действий какого-либо государственного органа, проставляется код (0000000000000000) (обязательный для заполнения);

в реквизите 16: фамилия, инициалы должностного лица, действия которого обжалуются (необязательный, заполняется, если указано);

в реквизите 17: характер вопроса обращения (код вопросов обращения указывается согласно справочнику характера вопросов, используемому в ЕСЭДО. Органами прокуратуры указывается код согласно справочнику характера вопросов Единой информационно-аналитической системы Генеральной прокуратуры Республики Казахстан). По обращениям, в которых затрагивается несколько вопросов разного характера, соответствующие им коды указываются через запятую (обязательный для заполнения);

в реквизите 18: наименование субъекта, должностного лица, от которого поступило обращение. Реквизит заполняется только в том случае, если обращение физического или юридического лица перенаправлено из другого государственного органа по компетенции либо территориальности (код субъекта, откуда поступило обращение, указывается из справочника государственных органов, либо в случае отсутствия - вручную) (необязательный для заполнения);

в реквизите 19: если обращение поступило из вышестоящего органа, отмечается "да", если обращение поступило не из вышестоящего органа - "нет" (обязательный для заполнения);

в реквизите 20: краткое содержание обращения (обязательный для заполнения);

в реквизите 21: дата окончательного срока исполнения обращения (обязательный для заполнения);

в реквизите 22: Ф. И. О. и телефонный номер сотрудника субъекта, являющегося исполнителем по обращению (обязательный для заполнения);

в реквизите 23: код направления обращения на исполнение другому субъекту: (1) - в нижестоящий орган, (2) - в вышестоящий орган, (3) - по подведомственности, (4) - в государственные органы других стран, (5) - направлен запрос в (заполняется в случае направления запроса в ходе рассмотрения обращения) (необязательный для заполнения);

в реквизите 23.1: указываются код и наименование государственного органа, куда поступило обращение, в соответствии с подпунктом 3) пункта 1 статьи 4 Закона Республики Казахстан "О государственных услугах";

в реквизите 23.2: указывается №регистрации обращения, зарегистрированного в КУЗИ (только для правоохранительных и специальных органов);

в реквизите 23.3: указывается дата регистрации обращения, зарегистрированного в КУЗИ (только для правоохранительных и специальных органов);

в реквизите 24: принятое решение по обращению (код решения по обращению указывается согласно приложению 7 к настоящим Правилам) (обязательный для заполнения);

в реквизите 25: о направлении запроса в другой орган в ходе рассмотрения обращения (пункт 2 статьи 9 Закона) (заполняется в случае направления запроса в другой орган в ходе рассмотрения обращения);

в реквизите 25.1: дата направления запроса;

в реквизите 26: срок продления исполнения обращения (необязательный, заполняется, если указано);

в реквизите 27: дата направления ответа обратившемуся лицу либо перенаправления обращения в другой орган (обязательный для заполнения);

в реквизите 28: исходящий номер сопроводительного письма о направлении ответа обратившемуся лицу либо перенаправления обращения в другой орган (обязательный для заполнения);

в реквизите 29: количество лиц, привлеченных к дисциплинарной ответственности по результатам рассмотрения обращений;

в реквизите 30: количество лиц, привлеченных к административной ответственности по результатам рассмотрения обращений;

в реквизите 31: фамилия, инициалы сотрудника, внесшего учетные сведения об обращении в АИС субъекта (заполняется автоматически программой). В бумажном варианте карточки учета обращений физических и юридических лиц указывается фамилия сотрудника, заполнившего карточку.

Реквизиты с 1 по 20 заполняются при регистрации обращения, реквизиты 21 и 22 заполняются после рассмотрения руководством, реквизиты с 23 по 31 заполняются при исполнении (в случае взятия обращения на контроль) или после исполнения.

5. Корректировка учетных сведений об обращениях

13. В случае выявления ошибки в учетных сведениях об обращениях после их направления в Комитет или его территориальные органы, субъект корректирует указанные сведения в АИС и направляет откорректированные учетные сведения в Комитет или его территориальные органы на момент выявления ошибки, в котором была выявлена ошибка.

Направление откорректированных сведений сопровождается письмом субъекта с пояснением причин внесения корректировки.

Приложение 1

к Правилам учета обращений физических и юридических лиц

Журнал учета обращений физических (юридических) лиц _________________________________________________________
(наименование субъекта, должностного лица)

№п/п	Дата поступления, №обращения	Наименование субъекта должностного лица, откуда поступило обращение	Уникальный номер	Ф.И.О. (наименование), адрес заявителя	Краткое содержание обращения	Обращение направлено в территориальные и структурные подразделения и в др. органы	Ф.И.О. исполнителя обращения	Исходящий номер, дата отправления ответа заявителю	Примечание
1	2	3	4	5		6	7	8	9

 

Начато:	Окончено:
Количество листов:	Специалист:

Приложение 2

к Правилам учета обращений физических и юридических лиц

Форма

Карточка учета обращения физического (юридического) лица

I часть. Базовые реквизиты карточки

*1. Код и наименование субъекта (должностного лица), зарегистрировавшего обращение _________________________________

                                                                                                                          (заполняется один раз из справочника

                                                                                                                                      государственных органов)

*2. Фамилия (обратившегося) ____________________________________________________________________________________

*3. Имя (обратившегося)_________________________________________________________________________________________

*4. Почтовый адрес (обратившегося) ______________________________________________________________________________

*5. Наименование обратившегося юридического лица________________________________________________________________

6. Социальный статус обратившегося лица (необязательный, заполняется если указан) _____ (код по справочнику, приложение 4)

7. Уникальный номер ___________________________________________________________________________________________

II часть. Карточка заполняемая при регистрации или повторном поступлении

*8. Регистрационный номер и дата регистрации _________

"___"___________ 20___г.

9. Исходящий номер и дата отправления обращения в субъект, рассматривающий обращение (необязательный, заполняется если указан) (по регистрации делопроизводства в юридическом лице) _______

*10. Форма обращения: (1) - бумажный, (2) - электронный, (3) - на личном приеме;

11. Причина повторного обращения (необязательный, заполняется из справочника, приложение 5)

12. Признак повторного или дубликата обращения (необязательный, заполняется если дубликат обращения) ____(1, 2, и т.д. по числу повторности или дубликатов)

*13. Вид обращения: ___ (заполняется из справочника, приложение 6)

*14. Язык обращения _____ (1) - государственный, (2) - официальный, (3) - иной

*15. Наименование органа, действия которого обжалуются _______________________________ (заполняется из справочника государственных органов);

16. Фамилия, инициалы должностного лица, действия которого обжалуются (если указаны в обращении) (необязательный, заполняется если указан)

*17. Характер вопроса обращения ______________ (код вопросов обращения указывается согласно справочнику характера вопросов, используемого в ЕСЭДО)

18. Обращение поступило из (необязательный, заполняется, если обращение поступило из другого государственного органа, от иного должностного лица): _______ (код и наименование субъекта заполняется из справочника государственных органов, либо в случае отсутствия - в ручную)

*19. Обращение поступило из вышестоящего органа: да___ нет___ (обязательный)

*20. Краткое содержание (аннотация) обращения, резолюция (заполнять содержание обращения обязательно, остальное на усмотрение пользователя)

*21. Срок исполнения обращения "__"_________20__г. (автоматически программой устанавливается срок на 15 дней, если законодательством предусмотрен другой срок, то исполнитель имеет возможность установить иную дату исполнения)

22. Ф. И. О. и телефонный номер сотрудника субъекта являющегося исполнителем по обращению (обязательный для заполнения). 

III часть. Карточка заполняемая при исполнении или после исполнения обращения

23. Обращение направлено (необязательный, заполняется если указан) (если обращение направлено в другой орган): (1) - в нижестоящий орган, (2) - в вышестоящий орган, (3) - по подведомственности, (4) - в государственные органы других стран, (5) - направлен запрос в (заполняется в случае направления запроса в ходе рассмотрения обращения).

23.1. Код и наименование государственного органа, куда поступило обращение, в соответствии с подпунктом 3) пункта 1 статьи 4 Закона Республики Казахстан "О государственных услугах".

23.2. №регистрации обращения, зарегистрированного в КУЗИ (только для правоохранительных и специальных органов).

23.3. Дата регистрации обращения, зарегистрированного в КУЗИ (только для правоохранительных и специальных органов).

*24. Решение по обращению: ___ (заполняется из справочника, приложение 7 к Правилам)

25. Направлен запрос в:_____ (заполняется из справочника государственных органов в случае направления запроса в другой орган в ходе рассмотрения обращения).

25.1. Дата направления запроса "___" _____________20____г.

26. Срок продления обращения "__" _________ 20__г. (необязательный, заполняется если указан)

*27. Дата направления ответа обратившемуся лицу, либо перенаправления обращения в другой орган "___" _________ 20__ г.

*28. Исходящий номер _______________________

29. Количество лиц, привлеченных к дисциплинарной ответственности по результатам рассмотрения обращений ______ (необязательный)

30. Количество лиц, привлеченных к административной ответственности по результатам рассмотрения обращений ______ (необязательный)

31. Сведения внес в АИС субъекта (заполняется автоматически программой) ___________________________________________