ПОСТАНОВЛЕНИЕ КОМИТЕТА ПО АРХИВАМ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ ПРИ СОВЕТЕ МИНИСТРОВ РЕСПУБЛИКИ

от 25 ноября 2005 года №7

Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь

На основании статьи 4 Закона Республики Беларусь от 6 октября 1994 года "О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь" в редакции Закона Республики Беларусь от 6 января 1999 года Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Утвердить прилагаемые Правила работы государственных архивов Республики Беларусь.

 

Утверждены Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 года №7

Правила работы государственных архивов Республики Беларусь

Раздел I. Общие положения

Глава 1. Область распространения и применения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок работы государственных архивов (далее - архивы).

2. Настоящие Правила устанавливают единые требования, предъявляемые к деятельности архивов, хранящих документы на бумажных носителях, по обеспечению сохранности, государственному учету, комплектованию, экспертизе ценности документов, использованию документов и документной информации в интересах граждан, общества и государства.

3. Требования, изложенные в настоящих Правилах, в части общих для архивов норм (организация планирования и отчетности, организация труда, научная и методическая работа, публикационная деятельность, работа с управленческой документацией) распространяются на архивы, хранящие научно-техническую документацию, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы (далее - аудиовизуальные документы) и электронные документы.

3-1. Настоящие Правила распространяются также на территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов.

Глава 2. Государственный архив

4. Государственный архив (далее - архив) является государственным учреждением, финансируемым из бюджета Республики Беларусь. Архив выполняет свои функции во взаимодействии с государственными органами, научными, культурными и иными организациями, общественными объединениями, а также гражданами.

5. Документы, хранящиеся в архивах, являются историко-культурным достоянием белорусского народа и находятся в собственности государства.

6. В пределах, установленных законодательством Республики Беларусь, архив осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению частью документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее - НАФ), осуществляет их постоянное хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся архивных комплексов и их доступность для пользователей. В этих целях архив на основе единых научных и методических принципов обеспечивает сохранность принятых документов, осуществляет комплектование и учет документов, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает пользователям условия для использования архивных документов, осуществляет информационное обслуживание государственных органов и иных организаций, удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет самостоятельное использование документов в интересах граждан, общества и государства.

Раздел II. Организация работы архива

Глава 3. Управление архивом

7. Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению работниками задач и функций архива.

8. Возглавляет архив и руководит его деятельностью директор. Он несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач, распределяет обязанности между своими заместителями.

В архиве на правах совещательного органа создается дирекция для коллегиального обсуждения основных вопросов деятельности. Положение о дирекции и ее состав утверждаются директором. Решения дирекции вводятся в действие приказами директора архива.

9. В архиве на правах научно-совещательных органов с привлечением представителей других организаций и научной общественности могут создаваться:

ученый совет для коллегиального рассмотрения вопросов научно-исследовательской и публикационной работы. Положение об ученом совете и его состав утверждаются директором архива;

экспертно-методическая комиссия (далее - ЭМК) для рассмотрения вопросов экспертизы ценности документов, проведения оценки стоимости материальных историко-культурных ценностей либо культурных ценностей, составляющих НАФ, научно-методического обеспечения деятельности архива. Положение об ЭМК и ее состав утверждаются директором архива. Решения ЭМК вступают в силу после утверждения директором архива протокола заседания комиссии.

В случае необходимости в архиве могут создаваться иные научно-совещательные органы. Положения о них и их составы утверждаются директором архива.

Глава 4. Система планирования архива

10. Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно на основе анализа результатов деятельности, перспективных планов развития архивного дела, указаний и рекомендаций соответствующего органа архивного дела и делопроизводства.

11. Работу по планированию и контролю за выполнением плановых заданий, подготовке отчетных документов организует директор архива или его заместитель.

Глава 5. Система отчетности архива

12. План работы архива составляется на год. В соответствии с перспективными планами развития архивного дела, а также по собственной инициативе в архиве могут разрабатываться перспективные планы работы или развития отдельных направлений его деятельности.

При планировании работы на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объем и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации деятельности структурных подразделений архива.

План работы архива на год состоит из разделов, соответствующих направлениям работы архива, и включает наименования и виды работ, выполнение которых контролируется соответствующим органом архивного дела и делопроизводства. К плану работы архива на год составляется объяснительная записка, в которой обосновываются и конкретизируются виды и объем планируемых работ, определяется их конечный результат, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители.

К плану работы архива на год составляется расчетная часть, в которой на основе плановой штатной численности архива и норм времени и выработки производится расчет бюджета рабочего времени, необходимого для выполнения намеченных работ, предусматривается резерв времени на выполнение внеплановых заданий.

План работы архива на год включает приложения: планы организационных мероприятий, научно-исследовательской работы, занятий по повышению квалификации работников и другие приложения, устанавливаемые Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь (далее - Департамент).

План работы архива на год рассматривается на заседании дирекции и утверждается соответствующим органом архивного дела и делопроизводства.

План работы структурного подразделения архива включает профильные показатели плана работы архива на год, а также виды и объем работ. План работы структурного подразделения утверждается директором архива.

Индивидуальный план работника архива составляется на основе плана работы структурного подразделения и утверждается руководителем структурного подразделения.

13. Контроль за выполнением планов работы архивов на год и качеством работы осуществляется руководством архива и его структурных подразделений. Выполнение плановых заданий, качество работы рассматриваются на заседаниях дирекции архива и доводятся до сведения трудового коллектива.

14. Отчет о выполнении плана работы архива за год (полугодие, квартал) составляется по схеме плана работы архива на год.

К отчету прилагаются объяснительная записка и другие приложения, устанавливаемые соответствующим органом архивного дела и делопроизводства.

Этим же органом устанавливаются порядок, сроки представления и состав приложений к отчету о работе архива за соответствующий период.

В объяснительной записке дается краткий анализ основных итогов работы, результативности проведенных организационно-методических мероприятий.

15. Отчеты о выполнении плана работы структурного подразделения, индивидуального плана работников составляются по форме плана работы структурного подразделения на год и индивидуального плана работников в сроки, устанавливаемые директором архива.

Глава 6. Выполнение платных работ и услуг

16. Архив выполняет платные работы и услуги в порядке, устанавливаемом законодательством Республики Беларусь.

17. Архив информирует потенциальных потребителей о выполняемых работах и услугах. Виды и объем платных работ и услуг включаются в планы работы архива и его структурных подразделений на год.

Раздел III. Классификация документов НАФ

Глава 7. Классификация документов в пределах НАФ

18. Под классификацией документов в пределах НАФ понимается их научная группировка на основе следующих признаков:

принадлежности документов к определенным историческим периодам;

принадлежности документов к государственной и иным формам собственности;

принадлежности документов к определенным административно-территориальным единицам;

принадлежности документов определенным юридическим или физическим лицам;

принадлежности документов к комплексам, имеющим республиканское и местное значение;

вида носителей, способа и техники закрепления информации.

19. Документы государственной части НАФ в зависимости от времени происхождения подразделяются на документы дооктябрьского периода (до 7 ноября (25 октября) 1917 г.), советского периода (до 19 сентября 1991 г.), постсоветского (период суверенной Республики Беларусь).

Документы дооктябрьского периода (до 7 ноября (25 октября) 1917 г.) хранятся отдельно от документов других исторических периодов. Обособленное хранение документов, образовавшихся в различные исторические периоды, обеспечивается организацией системы архивов, их структурой и группировкой документов по архивным фондам и архивным коллекциям.

20. Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам республиканского значения, хранятся в республиканских архивах, республиканских библиотеках и музеях, а также в архивах соответствующих государственных органов, иных организаций.

Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам местного значения, хранятся в областных и зональных архивах, территориальных (городских или районных) архивах местных исполнительных и распорядительных органов (далее - городские и районные архивы) и музеях.

Документы негосударственной части НАФ хранятся в организациях-фондообразователях, у физических лиц и в архивах (на договорной основе).

21. В зависимости от принадлежности документов к административно-территориальным единицам осуществляется распределение документов между областными, зональными, городскими и районными архивами.

22. Принадлежность документов определенным юридическим или физическим лицам является основанием для отнесения указанных документов к архивному фонду - основной классификационной единице НАФ.

23. В зависимости от масштаба и характера деятельности организаций осуществляется отнесение их документов к комплексам республиканского и местного значения:

23.1. к комплексам документов республиканского значения относятся:

фонды гражданских и военных учреждений, общественных объединений и организаций Великого княжества Литовского, Речи Посполитой, Российской империи, Российской республики (период Временного правительства), распространявших свою компетенцию на всю или значительную часть территории Беларуси;

фонды местных учреждений дореволюционного периода;

фонды учреждений Советской Социалистической Республики Литвы и Белоруссии;

фонды учреждений Белорусской Народной Республики;

фонды оккупационных органов управления и общественных организаций, функционировавших на территории Беларуси во время гражданской войны и иностранной военной интервенции 1918-1920 годов и Великой Отечественной войны 1941-1945 годов; фонды высших органов

государственной власти и центральных органов управления БССР, организаций союзного (бывшего СССР) подчинения, действовавших на территории БССР, центральных органов КПБ, ЛКСМБ и общественных организаций БССР, прочих организаций, компетенция которых распространялась на всю территорию БССР, военных учреждений, частей и соединений Краснознаменного Белорусского военного округа;

фонды высших органов государственной власти и центральных органов управления Республики Беларусь, иных организаций, компетенция которых распространяется (распространялась) на всю территорию Республики Беларусь;

23.2. к комплексам документов местного значения относятся:

фонды губернских, окружных, областных, волостных, уездно-городских, сельских, местечковых учреждений, действовавших после 7 ноября (25 октября) 1917 г.;

фонды промышленных, кооперативных, сельскохозяйственных предприятий, действующих (действовавших) на территории соответствующей административно-территориальной единицы, если их документы не отнесены к комплексам республиканского значения;

фонды губернских, окружных, областных, волостных, уездных, районных, городских, сельских организаций КПБ, ЛКСМБ и других общественных организаций;

фонды учреждений Западной Белоруссии 1919-1939 годов;

23.3. отнесение документов НАФ к комплексам, имеющим республиканское значение, осуществляется республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, а к комплексам документов, имеющим местное значение, - структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.

24. В зависимости от вида носителей, способов и техники закрепления информации осуществляется классификация научно-технической, аудиовизуальной, электронной документации. Этот признак используется при создании соответствующих специализированных архивов (или отделов архива).

Глава 8. Классификация документов в пределах архива

25. Под классификацией документов в пределах архива понимается группировка документов по архивным фондам и архивным коллекциям.

Совокупность документов, образующихся в деятельности фондообразователя - юридического или физического лица, составляет его документальный фонд.

Совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой, составляет архивный фонд. Архивный фонд не подлежит дроблению. Недопустимо разделение документов одного архивного фонда между несколькими архивами.

26. Разновидностями архивного фонда являются:

архивный фонд организации, состоящий из архивных документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;

архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся на протяжении жизни граждан (их семьи, рода);

объединенный архивный фонд (далее - ОАФ), состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторически и (или) логически обусловленные связи.

27. Совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, авторскому, хронологическому, объектному), представляет собой архивную коллекцию. Архивные коллекции могут поступать в архив в уже сложившемся виде или создаваться в самом архиве из отдельных документов. Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие в архив из других архивов, от юридических или физических лиц, расформированию не подлежат.

28. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов архивных фондов с целью формирования архивных фондов и архивных коллекций.

Работа по фондированию осуществляется в делопроизводстве и архивах государственных органов, иных организаций (далее - организации), а также в архиве - при описании принятых необработанными документов, переработке старых неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

29. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего юридического или физического лица.

Входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду той организации, которая является их автором. Документы внутреннего обращения относятся к фонду той организации, в которой они составлены.

При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения принимаются во внимание содержание, обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, почерк, упоминания разных лиц.

Документы организации и ее первичных общественных организаций (профсоюзных, партийных, молодежных, научно-технических и других) могут составлять один архивный фонд.

Дела, которые велись последовательно в двух организациях, включаются в состав архивного фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством. В случае реорганизации организации с передачей ее функций правопреемнику законченные в делопроизводстве дела включаются в фонд реорганизованной организации, а незаконченные дела - в фонд организации правопреемника.

Если среди документов архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к тем фондам, к которым они относятся.

Из фондов личного происхождения документы государственных организаций могут быть выделены и присоединены к соответствующим фондам, если эти фонды находятся на хранении в данном архиве и никак не связаны с деятельностью лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению документы общественных объединений, других негосударственных организаций из фондов личного происхождения лиц-руководителей и членов соответствующих объединений и организаций.

30. Каждому архивному фонду присваивается название, соответствующее официальному названию фондообразователя (полному и сокращенному) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, местонахождения.

Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется), псевдонима, титула, рода деятельности, служебного положения, звания фондообразователя.

31. ОАФ может быть сформирован из документов:

однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших на определенной территории.

Пример.

Гминные правления Брестского повета Полесского воеводства;

руководящего органа и подчиненных ему организаций, действовавших на определенной территории.

Пример.

Белорусский промышленно-строительный банк и его конторы;

органов государственной власти и управления (Советов депутатов и исполнительных комитетов базового и областного уровней).

Пример.

Червенский районный Совет депутатов;

Червенский районный исполнительный комитет;

последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам.

Пример.

Министерство лесной промышленности БССР;

Министерство лесной, целлюлозно-бумажной и деревообрабатывающей промышленности БССР;

Министерство лесной и деревообрабатывающей промышленности БССР;

личного происхождения, отложившихся в одной семье (семейный фонд), одном роде (родовой фонд).

Пример.

Рахленко Леонид Григорьевич, актер, режиссер, народный артист СССР, народный артист БССР.

Ржецкая Лидия Ивановна, его жена, актриса, народная артистка СССР, народная артистка БССР.

Создание ОАФ предполагает размещение материалов ОАФ в одном месте хранилища, перешифровку дел (изменение номеров фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, пересистематизацию описей и дел и внесение изменений в топографические указатели.

Название ОАФ, созданного:

из документов однородных по целевому назначению организаций, представляет собой обобщенное наименование организаций;

из документов руководящего органа и подчиненных ему организаций, состоит из наименования руководящего органа и обобщенного наименования подчиненных ему организаций;

из документов последовательно сменявших друг друга организаций, функции которых существенно не изменялись, состоит из перечисления всех наименований организаций в хронологической последовательности;

из документов личного происхождения, включает в себя фамилию, собственное имя и отчество (если таковое имеется), псевдоним, степень родства (для родственников), титул, род деятельности, служебное положение каждого из фондообразователей.

32. Объединение документов в архивные коллекции производится по видам документов и по тематическому признаку с учетом содержания и хронологической принадлежности документов. Архивная коллекция может пополняться новыми документами. Не допускается образование коллекции на базе нескольких архивных фондов, связанных между собой направлением деятельности фондообразователей и их территориальной принадлежностью.

В названии архивной коллекции, как правило, фиксируются вид (виды) документов, тема, период, при необходимости - составитель (физическое лицо, юридическое лицо) и иные признаки группировки, ставшие основанием для создания коллекции.

33. Хронологическими границами архивного фонда являются:

для фонда организации - официальные даты создания и ликвидации;

для фонда личного происхождения - даты рождения и смерти физического лица, членов семьи, рода;

для ОАФ, созданного по признаку однородного целевого назначения организаций, - даты создания наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций; по признаку подчиненности организаций - даты деятельности вышестоящей организации; по признаку преемственности функций организации - даты деятельности каждой организации; личного происхождения - даты жизни каждого физического лица; для архивной коллекции, сформированной архивом, - год создания коллекции;

для архивной коллекции, сформированной физическим лицом (лицами), - даты жизни коллекционера(ов).

Хронологические границы архивного фонда могут не совпадать с крайними датами документов фонда, если отсутствуют документы начального или завершающего этапа деятельности организации; если в составе фонда организации находятся более ранние документы. Крайние даты документов фонда личного происхождения могут не совпадать с хронологическими рамками жизни фондообразователя из-за возможного наличия в фонде более ранних документов, собранных фондообразователем, документов, связанных с откликами на его смерть, с посмертными изданиями его произведений, проведением памятно-юбилейных мероприятий.

34. Основанием для корректировки хронологических границ архивного фонда могут стать: изменение конституционных основ государства, государственной принадлежности, административно-территориального деления, формы собственности фондообразователя, его реорганизация и ликвидация.

35. Документы ранее существовавших высших органов государственной власти и центральных органов управления и их правопреемников могут составлять объединенные архивные фонды.

Пример.

Документы Министерства народного образования БССР и Министерства народного образования Республики Беларусь.

Документы Советов депутатов и исполнительных комитетов областного и базового уровней составляют объединенные архивные фонды.

Документы Советов депутатов и исполнительных комитетов районов города и документы администраций районов города составляют единые архивные фонды.

Документы государственных организаций, продолжающих осуществлять свои прежние функции, составляют единые архивные фонды.