Неофициальный перевод. По лицензии (с) ЗАО Информтехнология.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ КАБИНЕТА МИНИСТРОВ УКРАИНЫ

от 30 ноября 2011 года №1242

Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти

Кабинет Министров Украины постановляет:

1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти (далее - Инструкция), которая прилагается.

2. Центральным органам исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местным органам исполнительной власти разработать в соответствии с Инструкцией и утвердить в трехмесячный срок по согласованию с государственными архивными учреждениями собственные инструкции по делопроизводству и типовые инструкции по делопроизводству для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления разработать и утвердить собственные инструкции по делопроизводству в соответствии с Инструкцией.

4. Признать утратившими силу постановления Кабинета Министров Украины согласно перечню, который прилагается.

Утверждена Постановлением Кабинета Министров Украины от 30 ноября в 2011 года №1242

Типовая инструкция по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает общие положения относительно функционирования структурных подразделений по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти (далее - учреждения), требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами в учреждениях независимо от способа фиксации и воспроизведения информации, содержащейся в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением.

2. Порядок организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, работы с электронными документами в делопроизводстве учреждения, осуществления делопроизводства относительно документов, содержащих информацию с ограниченным доступом, осуществление делопроизводства по обращениям граждан, запросам на информацию определяются отдельными нормативно-правовыми актами.

3. Учреждения организуют делопроизводство на основании собственных инструкций по делопроизводству (далее - инструкции учреждений), которые разрабатываются на основании настоящей Инструкции, а также регламентов и национальных стандартов на организационно-распорядительную документацию (далее - регламенты и национальные стандарты).

Технологии автоматизированной проработки задокументированной информации в учреждении должны отвечать требованиям инструкции учреждения.

4. Ответственность за организацию делопроизводства в учреждениях несут их руководители.

За содержание, качество подготовки и оформление на должном уровне документов, которые разрабатываются на выполнение задач, определенных в законах Украины, постановлениях Верховной Рады Украины, актах и поручениях Президента Украины, актах Кабинета Министров Украины, поручениях Премьер-министра Украины, актах Верховного Совета Автономной Республики Крым и Совета министров Автономной Республики Крым, центральных и местных органов исполнительной власти (далее - акты органов государственной власти, органов власти Автономной Республики, Крым и поручения высших должностных лиц), а также ответов на запросы и обращения народных депутатов Украины и депутатов местных советов, корреспонденцию Верховной Рады Украины, Администрации Президента Украины, Кабинета Министров Украины (далее - запросы, обращения, а также корреспонденция Верховной Рады Украины, Администрации Президента Украины, Кабинета Министров Украины), согласование проектов, нормативно-правовых актов отвечают заместители руководителя учреждения согласно распределению функциональных обязанностей.

За содержание, качество подготовки и оформление на должном уровне других документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях учреждения отвечают их руководители.

5. Организация делопроизводства в учреждениях возлагается на их структурные подразделения (департаменты, управления, отделы, секторы) делопроизводства (документационного обеспечения), общие отделы, канцелярии и тому подобное (далее - служба делопроизводства).

6. Основной задачей службы делопроизводства является установление в учреждении единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с применением современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях учреждения. Служба делопроизводства в соответствии с возложенными на нее задачами:

разрабатывает инструкцию учреждения по делопроизводству и номенклатуру дел учреждения;

осуществляет регистрацию и ведет учет документов;

организует документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архивное подразделение или лицу, ответственному за ведение архива учреждения (далее - архив учреждения);

обеспечивает введение и контролирует соблюдение структурными подразделениями учреждения требований инструкций учреждений, регламентов и национальных стандартов;

принимает меры к уменьшению объема служебной переписки в учреждении и на предприятиях, в учреждениях, организациях, относящихся к сфере ее управления;

проводит регулярно проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях учреждения, а также на предприятиях, в учреждениях, организациях, относящихся к сфере ее управления;

принимает участие во внедрении и использовании информационно-телекоммуникационной системы делопроизводства в учреждении;

осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в учреждении;

обеспечивает соблюдение единых требований относительно подготовки документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота;

проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;

организует сохранение документационного фонда учреждения и пользования им;

инициирует и принимает участие в организации повышения квалификации работников учреждения по вопросам делопроизводства;

удостоверяет гербовой печатью документы, подписанные руководством учреждения.

7. На службы делопроизводства центральных органов исполнительной власти возлагается подготовка типовых инструкций по делопроизводству, типовых (примерных) номенклатур дел для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления, ведомственных (отраслевых) перечней документов, с указанием сроков хранения и согласования таких документов с центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

8. Организация делопроизводства в структурных подразделениях учреждений возлагается на специально назначенное для этого лицо.

II. Документирование управленческой информации Общие требования к созданию документов

9. Документирование управленческой информации заключается в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.

10. Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства, положениями (уставами) учреждений, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.

11. В учреждениях определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и относящимся к компетенции различных учреждений, могут создаваться совместные документы.

12. Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и тому подобное), оговариваются правовым статусом учреждения, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).

13. Документ должен соответствовать положениям актов органов государственной власти, органов власти Автономной Республики, Крым и направляться на выполнение учреждением возложенных на него задач и функций.

14. Классы управленческой документации определяются согласно Государственному классификатору управленческой документации (далее - ГКУД).

Одним из классов управленческой документации, обеспечивающей организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационнораспорядительной документации и порядок их расположения определяются ГСТУ 4163-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГСТУ 4163-2003).

15. Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата, регистрационный индекс документа, заглавие к тексту, текст, подпись.

Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его проработки.

16. С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов учреждения.

17. Учреждения осуществляют делопроизводство на государственном языке. Документы составляются на государственном языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством о языках в Украине.

Документы, которые посылаются иностранным адресатам, оформляются на украинском языке или языке государства-адресата, или на одном из языков международного общения.

18. Оформление документов, которые изготавливаются с помощью печатающих средств, осуществляется в соответствии с требованиями, указанными в приложении 1.

Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и тому подобное), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом. Бланки документов

19. Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, которые изготавливаются согласно требованиям настоящей Инструкции.

Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров) и А5 (210 х 148 миллиметров).

Разрешено использовать бланки формата А3 (297 х 420 миллиметров) - для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 миллиметров) - для резолюций (поручений).

Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее и нижнее.

Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты заглавия размещаются центрированным (начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способом.

20. В учреждениях используют следующие бланки документов:

общий бланк для создания разных видов документов (без указания в бланке названия вида документа) ( приложение 2) ;

бланки для писем (приложения 3 и 4);

бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке названия вида документа) (приложение 5) .

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество превышает 200 единиц в год.

21. Учреждения разрабатывают бланки документов структурных подразделений или бланки документов должностного лица в том случае, когда руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписывать документы в пределах их полномочий, указанных в пункте 52 настоящей Инструкции.

22. Учреждения, которые ведут переписку с постоянными иностранными корреспондентами, могут изготавливать бланки, реквизиты которых указываются на двух языках: слева - на украинском, справа - на иностранном. Государственный Герб Украины и Герб Автономной Республики Крым на таких бланках проставляются в центре верхнего поля. Бланки, содержащие реквизиты, изложенные на иностранном языке, использовать в пределах Украины не рекомендуется.

23. Бланки документов должны изготавливаться печатным способом на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов.

В зависимости от характера деятельности учреждения по решению его руководителя бланки могут изготавливаться с помощью компьютерной техники.

24. Виды бланков, которые используются в учреждении, и порядок их учета, определяются инструкцией учреждения.

Обязательному учету подлежат пронумерованные бланки.

Порядковые номера проставляются нумератором, печатным или иным способом на нижнем поле обратной стороны бланка или на левом поле лицевой стороны бланка.

Решение о необходимости учета бланков, изготовленных учреждением с помощью компьютерной техники, принимает руководитель учреждения. Лица, персонально отвечающие за учет, хранение и использование бланков, определяются руководителем учреждения, о чем издается распорядительный документ.

25. Некоторые внутренние документы (заявления работников, докладные записки, справки и тому подобное) и документы, которые создаются от имени нескольких учреждений, оформляются не на бланках. Оформление реквизитов документов

26. Во время подготовки организационно-распорядительных документов работники учреждений оформляют их с учетом требований ГСТУ 4163-2003. Изображение Государственного Герба Украины

27. Изображение Государственного Герба Украины размещается на бланках документов в соответствии с постановлением Верховной Рады Украины от 19 февраля 1992 г. №2137-XII "О Государственном гербе Украины", Герба Автономной Республики Крым - в соответствии с нормативно-правовыми актами Верховного Совета Автономной Республики Крым.

Изображение Государственного Герба Украины, Герба Автономной Республики Крым размещается на верхнем поле бланка с угловым расположением реквизитов над серединой наименования учреждения, а на бланках с продольным расположением реквизитов - в центре верхнего поля. Размер изображения: высота 17 миллиметров, ширина - 12 миллиметров. Коды

28. Код учреждения проставляется согласно Единому государственному реестру предприятий и организаций Украины (ЕГРПОУ).

На бланках для писем указанный код размещается после реквизита "Справочные данные об учреждении".

29. Код формы документа (при наличии) размещается согласно ГКУД выше названия вида документа.

Решение относительно необходимости фиксирования кода формы документа принимает руководитель учреждения отдельно относительно каждого вида документа. Наименование учреждения

30. Наименование учреждения - автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в положении (уставе) о нем. Сокращенное наименование учреждения употребляется в случае, когда оно официально зафиксировано в указанных документах. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного отдельной строкой в центре документа.

Наименование учреждения высшего уровня указывается в сокращенном виде, а в случае отсутствия официально определенного сокращения - полностью. На бланках учреждения, имеющего двойное или тройное подчинение, указываются наименования всех учреждений высшего уровня.

На бланке учреждения, которое одновременно подчинено местной государственной администрации и министерству (другому центральному органу исполнительной власти), размещается только наименование госадминистрации.

Наименование филиала, территориального отделения, структурного подразделения учреждения, указывается тогда, когда они являются авторами документа, и размещается ниже наименования учреждения. Справочные данные об учреждении

31. Справочные данные об учреждении содержат: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и тому подобное. Справочные данные размещаются ниже наименования учреждения или структурного подразделения.

Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности - название улицы, номер дома, название населенного пункта, района, области, почтовый индекс. Название вида документа

32. Название вида документа (приказ, решение, докладная записка и тому подобное) указывается на общем бланке печатным или машинописным способом и должно соответствовать названиям, предусмотренным ГКУД. Дата документа