Дата обновления БД:
20.05.2024
Добавлено/обновлено документов:
109 / 351
Всего документов в БД:
133692
ПОСТАНОВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА ЮСТИЦИИ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ
от 31 августа 2022 года №119
Об утверждении Правил работы государственных архивов
На основании части второй статьи 28 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. №323-З "Об архивном деле и делопроизводстве" и абзаца шестого подпункта 6.30 пункта 6 Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 октября 2001 г. №1605, Министерство юстиции Республики Беларусь ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Утвердить Правила работы государственных архивов (прилагаются).
2. Признать утратившими силу:
постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. №7 "Об утверждении Правил работы государственных архивов Республики Беларусь";
постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 1 марта 2006 г. №2 "О внесении дополнения в Правила работы государственных архивов Республики Беларусь";
постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 июня 2007 г. №40 "О внесении дополнения в Правила работы государственных архивов Республики Беларусь";
постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №133 "Об утверждении Инструкции о порядке пользования архивными документами в читальных залах государственных архивов Республики Беларусь";
постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №142 "О внесении изменений и дополнений в постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. №7 и признании утратившим силу постановления Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 17 марта 2000 г. №11";
постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 12 апреля 2013 г. №59 "О внесении изменений в постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. №7 и постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. №133";
постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 13 августа 2015 г. №150 "О внесении изменений и дополнений в постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. №7";
постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 12 июля 2017 г. №138 "О внесении изменений в постановление Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 25 ноября 2005 г. №7".
3. Настоящее постановление вступает в силу с 27 октября 2022 г.
Министр |
С.Н.Хоменко |
Утверждены Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 31 августа 2022 года № 119
Правила работы государственных архивов
Раздел I. Общие положения
Глава 1. Область распространения и применения
1. Настоящие Правила устанавливают порядок работы государственных архивов (далее, если не указано иное, – архив) и единые требования, предъявляемые к деятельности архивов, хранящих архивные документы на бумажных носителях.
2. Для целей настоящих Правил термины используются в значениях, предусмотренных в Законе Республики Беларусь "Об архивном деле и делопроизводстве" (далее – Закон).
3. В части организации планирования и отчетности, организации труда, научной и методической работы, публикационной деятельности, работы с управленческой документацией настоящие Правила распространяются на архивы, хранящие научно-техническую и аудиовизуальную документацию.
4. Особенности работы архивов с научно-технической, аудиовизуальной и электронной документацией в части накопления, хранения, учета и использования архивных документов регулируются Правилами работы с научно-технической документацией в государственных архивах, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 14 марта 2007 г. №14, Правилами работы государственных архивов с кино-, фото-, фоно- и видеодокументами, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 9 апреля 2007 г. №27, Правилами работы с документами в электронном виде в государственных архивах, утвержденными постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 8 октября 2021 г. №190.
5. Архив в соответствии с порядком, установленным статьей 12 Закона, а также настоящими Правилами, осуществляет комплектование, обеспечение сохранности, учет, создание и ведение научно-справочного аппарата (далее, если не указано иное, – НСА), а также использование архивных документов, в том числе с помощью автоматизированной информационной системы государственного архива (далее, если не указано иное, – АИС архива).
Глава 2. Государственный архив
6. Архив является государственным учреждением, финансируемым из республиканского и местных бюджетов, а также средств, полученных от приносящих доходов деятельности, и иных источников, не запрещенных законодательством. Архив выполняет свои функции во взаимодействии с государственными органами, научными, культурными и иными организациями, общественными объединениями, а также гражданами.
7. Документы, хранящиеся в архивах, являются историко-культурным достоянием белорусского народа и находятся только в собственности государства, за исключением документов, переданных в эти архивы на основании договора хранения.
8. Архив осуществляет правомочия по владению, пользованию и распоряжению хранящимися в нем документами государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – НАФ), осуществляет их постоянное накопление, хранение в режиме охраны и использования, обеспечивающем целостность исторически сложившихся архивных комплексов и их доступность для пользователей.
На основе единых научных и методических принципов архив осуществляет прием документов на хранение, обеспечивает их сохранность, ведет учет, создает и совершенствует научно-справочный аппарат, обеспечивает условия для использования архивных документов юридическими и физическими лицами, осуществляет информационное обслуживание государственных органов, иных организаций (далее, если не указано иное, – организации), удовлетворение информационных потребностей и конституционных прав граждан, а также осуществляет использование архивных документов в интересах граждан, общества и государства.
Раздел II. Организация работы
Глава 3. Управление архивом
9. Под управлением архивом понимается организация деятельности по выполнению работниками задач и функций архива.
10. Возглавляет архив и руководит его деятельностью директор. Он обеспечивает выполнение возложенных на архив задач, распределяет обязанности между своими заместителями.
В архиве на правах научно-совещательных органов создаются:
дирекция для коллегиального обсуждения основных вопросов деятельности. Положение о дирекции и ее состав утверждаются директором архива. Решения дирекции вводятся в действие после утверждения директором архива протокола заседания;
экспертно-методическая комиссия (далее – ЭМК) для рассмотрения вопросов экспертизы ценности (далее, если не указано иное, – ЭЦ) документов, научно-методического обеспечения деятельности архива. Решения ЭМК вступают в силу после утверждения директором архива протокола заседания ЭМК.
11. В архиве на правах научно-совещательного органа, с привлечением представителей других организаций и научной общественности, может создаваться ученый совет для коллегиального рассмотрения вопросов научно-исследовательской и публикационной работы. Положение об ученом совете и его состав утверждаются директором архива.
В случае необходимости в архиве могут создаваться иные научно-совещательные органы. Положения о них и их составы утверждаются директором архива.
Глава 4. Системы планирования и отчетности архива
12. Планирование работы осуществляется архивом самостоятельно на основе анализа результатов деятельности, перспективных планов развития архивного дела, указаний и рекомендаций Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции (далее – Департамент) и (или) структурных подразделений по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.
13. Работу по планированию и контролю за выполнением плановых заданий, подготовке отчетных документов организует директор архива или его заместитель.
14. Плановая документация архива составляется на год с учетом показателей соответствующей государственной программы. В соответствии с перспективными планами развития архивного дела, а также по собственной инициативе в архиве могут разрабатываться иные планы работы или развития отдельных направлений его деятельности.
При планировании работы на год определяются приоритетные направления, виды работ, их объем и исполнители, учитываются штатные, финансовые и материально-технические возможности, решаются вопросы координации деятельности структурных подразделений архива.
15. Плановая документация архива на год состоит из:
основных показателей деятельности государственного архивного учреждения (далее – ГАУ), сформированных в программном модуле "Показатели деятельности ГАУ" АИС архива;
пояснительной записки к плановым основным показателям деятельности, в которой обосновываются и конкретизируются виды и объем планируемых работ, указываются основные организационно-методические мероприятия, сроки и исполнители.
Виды и объем платных работ и услуг включаются в планы работы архива на год.
Республиканские архивы дополнительно представляют в Департамент:
план организационных мероприятий;
план научно-исследовательской и методической работы;
план работы ЭМК.
Состав дополнительной информации, представляемой областными (Минским городским) и зональными архивами, определяется соответствующими структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.
16. Сводная плановая документация структурных подразделений по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов на год состоит из:
сводных основных показателей деятельности, сформированных в программном модуле "Сводные показатели деятельности ГАУ" Сводной автоматизированной информационной системы государственных архивов;
пояснительной записки к плановым сводным основным показателям деятельности, составленной на основании пояснительных записок областных (Минского городского) и зональных архивов;
плана основных мероприятий структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.
17. Контроль за выполнением планов работы архива на год и качеством работы осуществляется руководством архива.
18. Отчетная документация архива состоит из:
основных показателей деятельности, сформированных в программном модуле "Показатели деятельности ГАУ" АИС архива за квартал, полугодие, девять месяцев, за год;
пояснительной записки к отчетным основным показателям деятельности, в которой дается краткий анализ основных итогов работы, результативности проведенных организационно-методических мероприятий;
паспорта государственного архивного учреждения по состоянию на 1 января года, следующего за отчетным.
Областные (Минский городской) и зональные архивы предоставляют паспорта государственного архивного учреждения одновременно в структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов и в Департамент.
19. Сводная отчетная документация структурных подразделений по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов состоит из:
сводных основных показателей деятельности, сформированных в программном модуле "Сводные показатели деятельности ГАУ" Сводной АИС архива за квартал, полугодие, девять месяцев, за год;
пояснительной записки к отчетным сводным основным показателям деятельности, составленной на основании пояснительных записок областных (Минского городского) и зональных архивов;
отчета о выполнении плана основных мероприятий структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.
Раздел III. Комплектование и экспертиза ценности документов
Глава 5. Определение источников комплектования архива, состава документов, подлежащих приему, и форм приема
20. Комплектование архива представляет собой систематическое пополнение архива документами НАФ в соответствии с его профилем. Под профилем архива следует понимать установленный для каждого архива состав документов, определяющий его специализацию в соответствии с признаками классификации документов НАФ. Основной задачей комплектования архива является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю архива.
Комплектование архива включает:
определение источников комплектования;
определение состава документов, подлежащих приему;
прием-передачу документов в архив.
21. Источниками комплектования архива (фондообразователями) являются юридические и физические лица, в деятельности которых образуются документы НАФ, подлежащие передаче на постоянное хранение в архивы.
Определение источников комплектования архива (далее, если не указано иное, – фондообразователь) – юридических лиц осуществляется на основании следующих основных критериев:
функционально-целевое назначение организации-фондообразователя;
вид организации;
уровень организации;
полнота отражения информации о деятельности организации в архивных фондах других организаций;
полнота документирования;
особая роль среди других однородных организаций;
масштаб деятельности;
информационная насыщенность;
научно-историческая ценность документов.
Архив ведет список физических лиц – источников комплектования архива. Отнесение физических лиц к числу источников комплектования осуществляется на основании следующих критериев:
роли фондообразователя в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;
роли фондообразователя как участника, свидетеля значительных событий в жизни общества;
родственных, дружеских и творческих связей фондообразователя;
состава и содержания документов, собранных физическим лицом.
22. Комплектование архива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц – источников комплектования архива.
Архивом составляется список организаций – источников комплектования архива (далее – список №1) и список организаций, являющихся потенциальными источниками комплектования архива (далее – список №2).
Включению организаций в список №1 или в список №2 предшествует их обследование работником (куратором) архива. Итоги обследования обобщаются в заключении об отнесении организации к числу источников комплектования архива по форме согласно приложению 1. На основании заключений составляются проекты списков №1 и 2. Проекты списков рассматриваются на заседаниях ЭМК архива и в установленном порядке представляются на согласование с Центральной экспертно-методической комиссией (далее – ЦЭМК) Департамента. Областные (Минский городской) и зональные архивы предварительно согласовывают проекты списков с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов. Согласованные списки №1 и 2 утверждаются директором архива.
Работа по уточнению списков №1 и 2 проводится систематически и предполагает регулярный контроль за созданием, реорганизацией, ликвидацией организаций. Изменения и дополнения к спискам №1 и 2 ежегодно обобщаются и рассматриваются на заседаниях ЭМК архива (республиканскими архивами) или ЭМК архива и ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов (областными и зональными архивами). Списки источников комплектования архива пересоставляются один раз в пять лет.
Список физических лиц – источников комплектования архива ведется по установленной в архиве форме. Список физических лиц – источников комплектования архива, личные фонды которых включены в состав НАФ, согласовывается ЭМК архива один раз в год и утверждается директором архива.
23. Примерный состав документов, подлежащих приему в архив, определяется перечнем типовых документов с указанием сроков хранения, перечнями документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения (далее – ведомственный перечень документов с указанием сроков хранения), а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, номенклатурами дел организации. Состав документов служит одним из оснований для выбора наиболее рациональной формы приема.
24. Документы организаций – источников комплектования архива могут поступать в архив полностью или выборочно.
При полном приеме в архив поступают все документы конкретной организации – источника комплектования полного приема.
При групповой форме выборочного приема в архив поступают все документы от отдельных организаций определенного вида (группы) источников комплектования группового выборочного приема.
При повидовой форме выборочного приема в архив поступает часть документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций, от конкретной организации – источника комплектования повидового выборочного приема.
25. Комплектование архива документами НАФ, оказавшимися за пределами Республики Беларусь, а также документами зарубежного происхождения, имеющими историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность для Республики Беларусь, предполагает:
выявление архивных и опубликованных сведений об указанных документах за рубежом;
составление перечней документов, фондов, коллекций, соответствующих профилю архива;
изучение обстоятельств попадания за рубеж архивных документов, созданных на территории Беларуси;
подготовку научных публикаций, содержащих информацию об архивных документах по истории Беларуси, хранящихся за пределами республики;
осуществление работы по эквивалентному обмену копиями архивных документов с зарубежными организациями и архивными службами зарубежных стран в соответствии с заключенными международными договорами;
прием на постоянное хранение подлинников документов или копий на правах подлинников, полученных из-за рубежа в рамках межгосударственных или иных договоров.
Глава 6. Экспертиза ценности документов
26. Экспертиза ценности документов – определение исторической, научной, социальной, экономической, политической или культурной ценности и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения и отбора на постоянное хранение. Экспертиза ценности документов в архиве проводится:
при поступлении документов в неупорядоченном состоянии;
при переработке описей дел, отложившихся в архиве после 1991 года;
в целях удаления дублетных и других документов. Если документы, находящиеся на хранении в архиве созданы до 1991 года, то описи на них могут перерабатываться только с целью уточнения заголовков дел, шифра, историко-архивной справки и так далее. При этом первоначальный вариант описи в случае создания новой описи должен быть сохранен как исторический источник советского периода (если меняются только отдельные листы в описи, то старые листы описи тоже сохраняются). Таким образом, допускается внесение в опись изменений или ее переработка, но без уничтожения из нее документов или отдельных листов;
при оптимизации состава фондов (групп фондов), отложившихся в архиве после 1991 года и содержащих значительное количество дублетных и малоценных документов (целевая экспертиза). При этом применяется подход, предусмотренный абзацем третьим настоящего пункта.
27. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности, а также оценки документов в соответствии с критериями происхождения, содержания и внешних особенностей.
К критериям происхождения относятся:
роль и место организации в системе государственного управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы), значимость выполняемых ею функций;
роль и значение физического лица в государственной деятельности, в развитии науки, культуры и в других областях общественной жизни;
время и место образования документа.
К критериям содержания относятся:
значимость события, отраженного в документе;
значение информации, содержащейся в документе;
повторяемость информации документа в других документах;
вид и разновидность документа.
К критериям внешних особенностей документа относятся:
подлинность документа;
юридическая достоверность документа (наличие подписей, дат, печатей);
наличие резолюций, помет;
особенности передачи текста документа;
особенности материальной основы документа;
физическое состояние документа.
28. Экспертиза ценности документов осуществляется в следующем порядке:
Департамент определяет принципы и критерии формирования НАФ, состав документов, относящихся к НАФ, сроки хранения документов, утверждает перечни типовых документов с указанием сроков хранения и акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов республиканских архивов, отложившихся после 1991 года, согласовывает ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения, примерные и типовые номенклатуры дел, решает спорные вопросы по отбору документов на хранение или их уничтожение;
структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов определяют состав документов, относящихся к НАФ и подлежащих хранению в соответствующих архивах, утверждают описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов и дел из фондов областных и зональных архивов, отложившихся после 1991 года, согласовывают описи дел по личному составу и временного (свыше 10 лет) хранения, примерные номенклатуры дел и номенклатуры дел организаций – источников комплектования архивов, решают в пределах своей компетенции спорные вопросы по отбору документов на постоянное хранение;
архив организует отбор и своевременный прием на постоянное хранение документов организаций – источников комплектования, рассматривает списки фондов, документы которых подлежат экспертизе ценности, проводит в установленном порядке экспертизу ценности документов, рассматривает составленные, переработанные описи дел, хранящихся в архиве, акты о выделении к уничтожению документов из фондов архива, отложившихся после 1991 года, описи дел организаций – источников комплектования, согласовывает перечни документов НАФ, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения.
29. Организационно-методическое руководство и контроль за проведением экспертизы ценности документов осуществляют ЦЭМК Департамента, ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов и ЭМК архивов.
30. При проведении экспертизы ценности документов архивы руководствуются решениями ЦЭМК Департамента, ЭПК структурных подразделений по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, ЭМК архивов, перечнями типовых документов с указанием сроков хранения, ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, а также перечнями документов, образующихся в процессе деятельности негосударственных организаций и подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения, номенклатурами дел, научно-справочным аппаратом архива, опубликованными историческими источниками и справочными пособиями.
31. Экспертиза ценности документов начинается с изучения истории фондообразователя и фонда, состава и содержания документов.
32. В ходе экспертизы ценности документов каждое дело подлежит полистному просмотру. При этом документы временного хранения изымаются. Документы, срок хранения которых истек, выделяются к уничтожению.
Архивные документы, отложившиеся в архивах до 1991 года, уничтожению не подлежат.
По результатам экспертизы ценности документов архивом составляются описи дел и научно-справочный аппарат к ним, акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению. Акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение и согласование ЭМК архива одновременно с описями дел постоянного хранения и по личному составу. После согласования акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, утверждаются директором архива и утверждаются ЦЭМК Департамента и (или) ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов. Описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, ЭМК республиканского архива.
Документы, подлежащие уничтожению, снимаются с учета. Отобранные к уничтожению и включенные в акт документы передаются организациям, ведающим заготовкой вторичного сырья. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено. Сдача документов оформляется приемо-сдаточной накладной. Дата сдачи и номер накладной указываются в акте.
Глава 7. Прием документов на постоянное хранение
33. Архив принимает на постоянное хранение документы государственной части НАФ не позднее истечения сроков, определенных статьей 20 Закона.
34. Работы (услуги), связанные с подготовкой и передачей документов на постоянное хранение (транспортирование, изготовление коробок и тому подобное), выполняются за счет средств государственных органов, иных организаций, индивидуальных предпринимателей, представительств иностранных организаций, которые их передают, с учетом требований, изложенных в пунктах 102, 118 настоящих Правил.
35. Дела принимаются в архив поединично по описям. На всех экземплярах описей делаются отметки о приеме документов в архив. Вместе с делами в архив принимаются три экземпляра описи дел постоянного хранения, один экземпляр описи дел в электронном виде и четыре экземпляра историко-архивной справки к фонду. Один экземпляр описи и историко-архивной справки остается в организации-фондообразователе.
36. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов и дел на постоянное хранение. Акт приема-передачи документов и дел на постоянное хранение составляется в двух экземплярах, один из которых остается в организации-фондообразователе.
37. Если при приеме на постоянное хранение обнаружено, что какие-то документы не включались в опись, то составляется справка о причинах их отсутствия. Причины отсутствия указанных документов оговариваются в справке об отсутствии документов и в историко-архивной справке к фонду.
Если при приеме выявлена утрата документов постоянного хранения, то составляется акт о необнаружении документов и дел, пути розыска которых исчерпаны. Организация, передающая документы, должна принять меры к их розыску. Утраченные подлинные документы могут быть заменены их копиями.
При обнаружении расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием принимаемых дел в описи делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих дел указываются в акте приема-передачи дел на постоянное хранение в графе "Примечание".
38. Негосударственные организации передают свои документы на хранение в архив в сроки и на условиях, изложенных в соответствующем договоре, предусматривающем передачу права собственности на документы государству.
39. Документы представительств Республики Беларусь при международных организациях, межгосударственных образований, участницей которых является Республика Беларусь, передаются на хранение в архивы, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь.
40. При ликвидации организации, являющейся источником комплектования архива, образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела постоянного хранения передаются в архив, а завершенные и не завершенные делопроизводством дела временного хранения, в том числе по личному составу, – в территориальный (городской или районный) архив местного исполнительного и распорядительного органа (далее – территориальный (городской или районный) архив) или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).
При ликвидации организации, включенной в список №2, образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела постоянного хранения по желанию руководства организации и по согласованию с руководством архива могут быть переданы на постоянное хранение.
41. При реорганизации организации образовавшиеся в ее деятельности архивные документы, завершенные и не завершенные делопроизводством дела передаются правопреемнику.
При реорганизации государственной организации в форме преобразования в организацию иной формы собственности ее архивные документы, а также находящиеся на хранении в структурных подразделениях организации завершенные делопроизводством дела постоянного хранения передаются в архив, а архивные документы, а также находящиеся на хранении в структурных подразделениях дела с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, – в территориальный (городской или в районный) архив или архив вышестоящей организации (архив учредителя (участника)).
42. Поступление в архив необработанных документов возможно вследствие возникновения чрезвычайных ситуаций, повлекших за собой прием документов с неистекшими сроками временного хранения.
43. Архив осуществляет прием на хранение документов, образовавшихся на протяжении жизни физического лица (его семьи, рода), отнесенных к составу НАФ.
Документы личного происхождения поступают в архив:
по договору дарения;
по завещанию;
по договору купли-продажи;
по решению суда об изъятии незаконно присвоенных документов, признании документов бесхозными;
иными способами, не противоречащими законодательству.
В случае смерти физического лица, являющегося источником комплектования архива, и при отсутствии у него наследников документы физического лица передаются в архив.
44. Архив осуществляет инициативный поиск документов, выявление источников комплектования архива документами личного происхождения и их учет. Все сведения о таких документах вносятся в учетную карточку личного фонда по форме согласно приложению 2.
45. По месту хранения документов личного происхождения производится их предварительный просмотр, в результате которого экспертом составляется заключение о ценности документов. Работник архива или собственник документов составляет сдаточную опись.
При заключении договора купли-продажи составляется проект расценочной описи с указанием стоимости документов.
Прием документов личного происхождения в архив осуществляется на основании решения ЭМК по результатам рассмотрения сдаточной или расценочной описи и заключения эксперта, и оформляется акт приема-передачи документов личного происхождения на постоянное хранение.
46. При отказе в приеме или приобретении архивом документов, а также в случае возврата части документов после проведения экспертизы ценности составляется акт о возвращении документов собственнику в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами передается собственнику.
Глава 8. Распределение документов между архивами
47. Распределение документов между архивами, определение профиля архива, передача архивных фондов, их частей и отдельных дел из одного архива в другой осуществляются на основании решения ЦЭМК Департамента.
48. При передаче документов из одного архива в другой составляется акт приема-передачи документов и дел в двух экземплярах. При передаче всего фонда передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи в электронном виде, дело фонда, страховой фонд и фонд пользования, описи на страховой фонд, описи особо ценных документов и дел, наблюдательное дело и др.
Раздел IV. Организационно-методическое руководство и государственный контроль за работой архивов организаций и организацией документов в делопроизводстве
Глава 9. Методическая помощь, оказываемая архивам организаций в отборе документов, подлежащих передаче на постоянное хранение. Государственный контроль в сфере архивного дела и делопроизводства
49. Методическая помощь архивам организаций осуществляется по следующим направлениям:
отбор документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, и обеспечение их сохранности;
разработка и внедрение локальных правовых актов и методических документов по вопросам архивного дела и делопроизводства;
учет документов НАФ, находящихся на временном хранении;
проведение паспортизации;
ведение делопроизводства.
50. Архив может на основании договора оказывать организациям платные услуги по отбору и подготовке документов к передаче на постоянное хранение (научно-техническая обработка), разработке локальных правовых актов и методических документов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.
51. Архив совместно с организациями согласовывает инструкции по делопроизводству, типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел, положения об архивах организаций и другие локальные правовые акты и методические документы.
При согласовании инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, положений об архивах организаций проверяется соответствие их требованиям государственных стандартов, типовых инструкций по делопроизводству, правил работы архивов организаций, перечней типовых документов с указанием сроков хранения, ведомственных перечней с указанием сроков хранения.
Номенклатуры дел представляются на согласование по мере необходимости (в случае существенного изменения функций, задач и структуры организации), но не реже чем один раз в пять лет.
52. В целях оказания методической помощи организации в отборе документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, упорядочении документов по личному составу и обеспечении их сохранности архив:
участвует в разработке локальных правовых актов и методических документов по организации работы архивов организаций, отбору документов на постоянное хранение и обеспечению их сохранности, предложений по совершенствованию работы архивов организаций;
согласовывает положения об архивах организаций и их центральных экспертных комиссий (далее – ЦЭК) или экспертных комиссий (далее – ЭК);
утверждает и (или) согласовывает на ЭМК архива и (или) готовит к утверждению ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов годовые разделы описей дел постоянного хранения, согласовывает и (или) готовит к согласованию ЭПК структурного подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов годовые разделы описей дел по личному составу;
оказывает организационную и практическую помощь в подготовке и передаче документов на постоянное хранение и по другим направлениям деятельности архивов организаций;
разрабатывает и организует внедрение методических документов по вопросам работы архивов организаций.
53. В работе с ЦЭК (ЭК) организаций архив:
оказывает помощь в разработке положений о ЦЭК (ЭК);
участвует в работе ЦЭК (ЭК) организаций – источников комплектования архивов;
заслушивает отчеты председателей ЦЭК (ЭК) организаций – источников комплектования об отборе документов на постоянное хранение, проведении экспертизы ценности документов, обеспечении их сохранности и по другим вопросам.
54. Архив ведет учет документов, хранящихся в архивах организаций – источников комплектования, по следующим формам:
описи дел постоянного хранения и по личному составу;
паспорт архива организации по состоянию на 1 января отчетного года.
55. Архив совместно со структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, другими организациями или самостоятельно проводит совещания (семинары) по повышению квалификации работников архивных и делопроизводственных служб организаций, председателей и членов ЦЭК (ЭК).
56. Архив взаимодействует с негосударственными организациями на основании договора. В соответствии с условиями договора архив:
оказывает негосударственным организациям на платной основе необходимую методическую и практическую помощь в постановке делопроизводства и организации работы архива;
привлекает работников архивных и делопроизводственных служб негосударственных организаций к участию в семинарах (совещаниях) по повышению квалификации.
57. На основании договора с негосударственной организацией ее документы могут поступать на постоянное хранение. В этом случае организация включается в список источников комплектования архива.
Архив принимает меры для сохранения архивов негосударственных организаций в случае возникновения угрозы их сохранности.
Договор с негосударственной организацией может заключаться на комплексное выполнение работ и услуг в области архивного дела и делопроизводства или на отдельные их виды.
58. Государственный контроль в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляется в соответствии с законодательством о контрольной (надзорной) деятельности.
Глава 10. Учет работы с организациями
59. На каждую организацию – источник комплектования архива заводятся карточки учета работы государственного архива с организацией по форме согласно приложению 3 и наблюдательное дело. Карточки и наблюдательные дела имеют единую индексацию. Новые организации – источники комплектования включаются в картотеку под литерными номерами. Перенумерация карточек и наблюдательных дел осуществляется один раз в пять лет после пересоставления списка №1.
В наблюдательное дело организации – источника комплектования архива включаются документы, характеризующие работу архива организации и состояние делопроизводства:
положение об архиве организации, положение о ЦЭК (ЭК) организации;
инструкция по ведению делопроизводства;
контрольные экземпляры описей дел постоянного хранения и по личному составу;
документы о проведении проверок;
другие документы.
60. Сведения о ликвидации организации и исключении ее из списка №1 или №2 вносятся в картотеку ликвидированных организаций, которую ведет архив, осуществляющий прием документов на постоянное хранение. Архив вправе вести картотеку ликвидированных организаций в бумажном и (или) электронном видах.
61. В целях учета работы архива с организациями могут создаваться учетно-справочные картотеки и базы данных. Архив также ведет учет работы с организациями по учетным документам, предусмотренным АИС архива.
В установленные сроки в архиве проводится проверка наличия документов в наблюдательном деле.
Раздел V. Классификация документов НАФ
Глава 11. Классификация архивных документов в пределах НАФ
62. Под классификацией документов в пределах НАФ понимается их научная группировка на основе следующих признаков:
принадлежности документов к определенным историческим периодам;
принадлежности документов к государственной и иным формам собственности;
принадлежности документов к определенным административно-территориальным единицам;
принадлежности документов определенным юридическим или физическим лицам;
принадлежности документов к комплексам, имеющим республиканское и местное значение;
вида носителей, способа и техники закрепления информации.
63. Документы государственной части НАФ в зависимости от времени происхождения подразделяются на документы дооктябрьского периода (до 7 ноября (25 октября) 1917 г.), советского периода (до 19 сентября 1991 г.), постсоветского (период Республики Беларусь).
Фонды организаций дооктябрьского периода (до 7 ноября (25 октября) 1917 г.) хранятся отдельно от документов других исторических периодов в исторических архивах. Обособленное хранение документов, образовавшихся в различные исторические периоды, обеспечивается организацией системы архивов, их структурой и группировкой документов по архивным фондам и архивным коллекциям.
64. Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам республиканского значения, хранятся в республиканских архивах, а также в архивах соответствующих государственных органов, иных организаций.
Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам местного значения, хранятся в областных и зональных архивах, территориальных (городских или районных) архивах.
Документы негосударственной части НАФ хранятся в организациях-фондообразователях, у физических лиц и в архивах (на договорной основе).
65. В зависимости от принадлежности документов к административно-территориальным единицам осуществляется распределение документов между республиканскими, областными, зональными архивами.
66. Принадлежность документов определенным юридическим или физическим лицам является основанием для отнесения указанных документов к архивному фонду – основной классификационной единице НАФ.
67. В зависимости от масштаба и характера деятельности организаций и их структурных подразделений осуществляется отнесение их документов к комплексам республиканского и местного значения:
67.1. к комплексам документов республиканского значения относятся:
фонды гражданских и военных учреждений, общественных объединений и организаций Великого Княжества Литовского, Речи Посполитой, Российской империи, Российской Республики (период Временного правительства), распространявших свою компетенцию на всю или значительную часть территории Беларуси;
фонды местных учреждений дореволюционного периода;
фонды учреждений Советской Социалистической Республики Литвы и Белоруссии;
фонды учреждений Белорусской Народной Республики;
фонды оккупационных органов управления и общественных организаций, функционировавших на территории Беларуси во время гражданской войны, происходившей на территории бывшей Российской империи, немецкой и польской иностранных военных интервенций 1918–1920 годов, Великой Отечественной войны 1941–1945 годов;
фонды органов государственной власти и центральных органов управления БССР, организаций союзного (бывшего СССР) подчинения, действовавших на территории БССР, центральных органов Коммунистическая партия Беларуси (далее – КПБ), Ленинский коммунистический союз молодежи Беларуси (далее – ЛКСМБ) и общественных организаций БССР, прочих организаций, компетенция которых распространялась на всю территорию БССР, военных учреждений, частей и соединений Краснознаменного Белорусского военного округа;
фонды органов государственной власти и управления Республики Беларусь, иных организаций, компетенция которых распространяется (распространялась) на всю территорию Республики Беларусь.
Отнесение документов НАФ к комплексам, имеющим республиканское значение, осуществляется Департаментом;
67.2. к комплексам документов местного значения относятся:
фонды губернских, окружных, областных, волостных, уездно-городских, сельских, местечковых учреждений, действовавших после 7 ноября (25 октября) 1917 г.;
фонды промышленных, кооперативных, сельскохозяйственных предприятий, действующих (действовавших) на территории соответствующей административно-территориальной единицы, если их документы не отнесены к комплексам республиканского значения;
фонды губернских, окружных, областных, волостных, уездных, районных, городских, сельских организаций КПБ, ЛКСМБ и других общественных организаций;
фонды учреждений Западной Беларуси 1919–1939 гг.
Отнесение документов НАФ к комплексам документов, имеющим местное значение, осуществляется структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов.
68. В зависимости от вида носителей, способов и техники закрепления информации осуществляется классификация научно-технической, аудиовизуальной документации. Этот признак используется при создании соответствующих специализированных архивов (или отделов архива).
Глава 12. Классификация архивных документов в пределах архива
69. Под классификацией документов в пределах архива понимается группировка документов по архивным фондам и архивным коллекциям.
Совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности государственного органа, иной организации, а также на протяжении жизни гражданина, составляет его документальный фонд.
Часть документального фонда, прошедшая в установленном порядке ЭЦ и поступившая на хранение в архив, составляет архивный фонд.
Архивный фонд не подлежит дроблению. Недопустимо разделение документов одного архивного фонда между несколькими архивами, кроме случаев, когда у фондообразователя, помимо управленческой документации, образуются документы, подлежащие хранению в специализированном архиве.
70. Разновидностями архивного фонда являются:
архивный фонд организации, состоящий из архивных документов, образовавшихся в деятельности одного юридического лица;
архивный фонд личного происхождения, состоящий из документов, образовавшихся на протяжении жизни физического лица (его семьи, рода);
объединенный архивный фонд (далее, если не указано иное, – ОАФ), состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторически и (или) логически обусловленные связи.
71. Совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, авторскому, хронологическому, объектному), представляет собой архивную коллекцию. Архивные коллекции могут поступать в архив в уже сложившемся виде или создаваться в самом архиве из отдельных документов. Исторически сложившиеся архивные коллекции, поступившие в архив, расформированию не подлежат.
72. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам является фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов архивных фондов с целью формирования архивных фондов и архивных коллекций.
Работа по фондированию осуществляется в архиве при описании принятых необработанными документов, переработке старых неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.
73. Определение фондовой принадлежности документов заключается в отнесении их к фонду соответствующего юридического или физического лица:
73.1. входящие документы относятся к фонду той организации, которой они получены. Копии исходящих документов и внутренние документы относятся к фонду той организации, в которой они составлены;
дела, которые велись в двух и более организациях, включаются в состав фонда той организации, в которой они были закончены делопроизводством;
документы организации и ее первичных организаций (профсоюзных, молодежных и других) могут составлять единый архивный фонд;
при реорганизации организаций в форме слияния законченные делопроизводством дела включаются в фонды реорганизуемых организаций, а незаконченные – в фонд вновь возникшей организации;
при реорганизации организации в форме присоединения законченные делопроизводством дела присоединенной организации включаются в ее фонд, а незаконченные – в фонд организации, к которой она была присоединена. Если организация присоединена на правах обособленного структурного подразделения или необособленного структурного подразделения с правами юридического лица, ее документы, законченные и не законченные делопроизводством, могут образовывать отдельный (самостоятельный) фонд;
при реорганизации в форме разделения законченные делопроизводством дела включаются в фонд реорганизованной организации, а незаконченные – в фонды вновь возникших организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними;
при реорганизации организации в форме выделения законченные делопроизводством дела включаются в фонд реорганизуемой организации, а незаконченные – в фонды реорганизованной и выделенной организаций согласно распределению функций, прав и обязанностей между ними;
при реорганизации организации в форме преобразования ее документы, образовавшиеся до и после реорганизации, составляют единый фонд;
73.2. при определении фондовой принадлежности документов личного происхождения принимаются во внимание содержание, обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, почерк, упоминания разных лиц;
73.3. если среди документов архивного фонда обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к тем фондам, к которым они относятся;
из фондов личного происхождения документы государственных организаций могут быть выделены и присоединены к соответствующим фондам, если эти фонды находятся на хранении в данном архиве и никак не связаны с деятельностью лица, образовавшего архивный фонд личного происхождения. Не подлежат выделению документы общественных объединений, других негосударственных организаций из фондов личного происхождения лиц-руководителей и членов соответствующих объединений и организаций;
73.4. фондовая принадлежность архивных документов архивного фонда и ОАФ может быть изменена (произведено перефондирование) в случае обнаружения ошибок при их первоначальном фондировании.
74. Каждому архивному фонду присваивается название, соответствующее официальному названию фондообразователя (полному и сокращенному) со всеми его переименованиями, изменениями подчиненности, местонахождения.
75. Название архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, собственного имени и отчества (если таковое имеется), псевдонима, рода деятельности, служебного положения фондообразователя, титула (для фондов до 1917 года – это сословное звание, после 1917 года – официальное звание фондообразователя (ученое, церковное, воинское, спортивное, артистическое).
76. ОАФ может быть сформирован из документов:
однородных по целевому назначению и функциям одноименных организаций, действовавших и (или) действующих на определенной территории;
руководящего органа (вышестоящей организации) и подчиненных ему (входящих в состав, систему) организаций, действовавших на определенной территории;
органов государственного управления, а также местных органов управления и самоуправления;
последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам;
личного происхождения, отложившихся в одной семье (семейный фонд), одном роде (родовой фонд).
Текст редакции доступен после регистрации и оплаты доступа.
Недействующая редакция, не действует с 4 марта 2023 года