Постановление Кабинета Министров Республики Узбекистан "О совершенствовании архивного дела в Республике Узбекистан"

2. Министерствам и ведомствам, Совету Министров Республики Кара-калпакстан, хокимиятам областей и г. Ташкента, а также предприятиям, учреждениям и организациям обеспечить регулярное представление соответствующим архивам в установленные сроки и формах сведения об объеме и составе их архивных фондов, архивные документы которых включены в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан.

3. Агентству "Узархив" при Кабинете Министров Республики Узбекистан:

в месячный срок разработать для собственников архивных фондов, архивные документы которых включены в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан, методические рекомендации по представлению сведений об объеме и составе их архивных фондов, а также по организации правильного упорядочения документов на стадии передачи в архивное хранение;

обеспечить в трехмесячный срок формирование базы данных и дальнейший систематический учет по объему и составу архивных фондов, архив

ные документы которые включены в состав Национального архивного фонда Республики Узбекистан.

4. Внести изменения и дополнение в постановление Кабинета Министров от 23 марта 1999 г. № 131 "Об упорядочении вопросов вывоза и ввоза культурных ценностей в Республике Узбекистан" (СП Республики Узбекистан, 1999 г., № 3, ст. 15) согласно приложению №7.

5. Органам государственного и хозяйственного управления, органам государственной власти на местах и другим организациям в месячный срок привести свои ведомственные нормативноправовые акты в соответствие с настоящим постановлением.

6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Премьерминистра Республики Узбекистан А.Н. Арипова.

Премьер-министр Республики Узбекистан Ш. МИРЗИЁЕВ

Приложение №1

к постановлению Кабинета Министров от 5 апреля 2012 года №101

Положение о порядке комплектования, государственного учета, хранения и использования архивных документов

I. Общие положения

1. Настоящее Положение о порядке комплектования, государственного учета, хранения и использования архивных документов (далее - Положение) разработано в соответствии с Законом Республики Узбекистан "Об архивном деле" и определяет единый порядок организации комплектования, ведения учета, обеспечения сохранности и использования архивных документов.

Настоящее Положение распространяется на государственные и негосударственные архивы (далее - архивы), а также ведомственные архивы.

II. Основные понятия

2. В настоящем Положении применяются следующие основные понятия: архив - государственное или негосударственное учреждение, ведомственный архив, осуществляющие комплектование, учет, хранение и использование архивных документов;

архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

архивные документы - текстовые, рукописные и машиночитаемые документы, звукозаписи, видеозаписи, киноленты, фотографии, фотографические пленки, чертежи, схемы, карты, а также записи на других материальных носителях, подлежащие хранению в силу своей значимости для граждан, общества и государства;

архивная коллекция - совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и другим);

архивная копия - дословно воспроизводящая архивный документ копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;

архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документальную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

архивный фонд - совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, созданных в результате деятельности юридических или физических лиц;

архивный фонд личного происхождения (семьи, рода) - архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов;

единица хранения/единица учета - физически обособленный архивный документ;

источник комплектования архива - фондообразователь архива, архивными документами которого комплектуется архив по фондовой принадлежности;

использование архивных документов - предоставление архивами архивных документов пользователям, осуществляющим исследования в служебных, производственных, научных, культурных, просветительских, образовательных и иных не запрещенных законодательством целях;

каталоги - межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации;

комплектование - совокупность работ по фондированию и организации архивных документов в пределах архивного фонда, с последующим их приемом от источников комплектования, осуществляемых с целью систематического пополнения архива архивными документами в соответствии с его профилем;

научно-справочный аппарат (НСА) - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе архивных справочников о составе и содержании архивных документов (система научно-справочного аппарата архива);

обзоры - архивные справочники, включающие систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, дополненные их источниковедческим анализом;

объединенный архивный фонд - архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи;

опись дел (документов) - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения/единиц учета, закрепления их внутрифондовой систематизации и учета;

пользователь - юридическое или физическое лицо, обращающееся в архив для получения и использования необходимой информации из архивных документов;

проверка наличия и состояния архивных документов (проверка наличия) - комплекс работ, проводимый в целях установления фактического наличия находящихся на хранении архивных документов и выявления отсутствующих архивных документов для организации их поиска, выявления и устранения недостатков в учете архивных документов, требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;

путеводитель - архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах архива (архивов) в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием;

страховая копия - копия особо ценного документа или уникального документа на другом материальном носителе, позволяющая считывать или воспроизводить информацию, содержащуюся в оригинале;

тематический обзор архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения/единиц учета по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;

топографические указатели - перечень сведений о местонахождении документальных материалов в архивохранилище;

указатели - архивные справочники, представляющие собой алфавитные, систематические или составленные по какому-либо иному признаку перечни названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их архивных шифров;

упорядочение - комплекс работ по научно-технической обработке документов и подготовке их к архивному хранению, который включает проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, а также составление архивных описей;

учет архивных документов - осуществление систематического мониторинга архивами поступления, наличия и состояния архивных документов и архивных фондов с определением количества и состава архивных документов в установленных единицах и отражением их в учетных документах;

фондирование - комплекс работ по уточнению фондовой принадлежности архивных документов и хронологических границ архивных фондов;

экспертная комиссия (ЭК) - постоянно действующая комиссия предприятий, учреждений и организаций, создаваемая для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую (делопроизводственную), научнотехническую и другую специальную документацию, и подготовки их к передаче на архивное хранение;

экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) - постоянно действующая комиссия, создаваемая в государственных архивах, территориальных управлениях по архивному делу для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую, кинофотофоно- и другую специальную документацию, а также для осуществления руководства и координации деятельности Центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) предприятий, учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования госархивов;

хранение архивных документов - комплекс мер по обеспечению сохранности архивных документов в архивах.

III. Комплектование архивными документами архивов

§ 1. Фондирование архивных документов

3. Работа по фондированию осуществляется:

в источниках комплектования архивными документами архивов - в процессе формирования дел на основе номенклатуры дел и отбора документов для передачи на хранение в архив;

в архивах - при описании принятых неупорядоченных архивных документов, переработке неудовлетворительно составленных описей, при создании объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования.

4. Определение фондовой принадлежности архивных документов заключается в отнесении их к архивному фонду соответствующего фондообразователя.

Архивные документы, являющиеся входящими, относятся к архивному фонду того фондообразователя, который их получил.

Архивные документы, являющиеся исходящими копиями (отпусками), относятся к архивному фонду того фондообразователя, который является их автором.

Архивные документы внутреннего обращения относятся к архивному фонду того фондообразователя, в котором они созданы.

5. В случае реорганизации или ликвидации организации с передачей ее функций вновь созданной организации законченные производством дела включаются в архивный фонд реорганизуемой или ликвидированной организации, а незаконченные дела, переданные для окончания производством организации-правопреемнику, включаются в архивный фонд последней.

Из архивного фонда личного происхождения архивные документы организации выделяются и присоединяются к соответствующему архивному фонду при условии, если этот архивный фонд находится на хранении в данном архиве и архивные документы организации не связаны с деятельностью гражданина, образовавшего архивный фонд личного происхождения.

6. Единый архивный фонд с архивными документами организации составляют: архивные документы представительств и филиалов; архивные документы совещательных органов, созданных при организации;

архивные документы созданных при организации первичных общественных организаций; архивные документы ликвидатора организации.

Архивные документы общественной организации (профсоюзной и др.), существующей при организации с момента регистрации этой общественной организации, при их поступлении на хранение в архив составляют самостоятельный архивный фонд или присоединяются к архивному фонду соответствующей организации, образуя объединенный архивный фонд.

7. Объединенный архивный фонд формируется из архивных документов:

организаций, однородных по целевому назначению и функциям, действующих на определенной территории;

руководящего органа и подчиненных ему организаций, действующих на определенной территории; организаций, объединенных объектом деятельности;

последовательно сменявших друг друга организаций, если функции предшественников полностью или частично передавались и передаются их преемникам;

двух или более архивных фондов личного происхождения, если граждане связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими, деловыми отношениями.

8. Архивная коллекция поступает в архив или формируется в архиве из отдельных разрозненных архивных документов, имеющих признаки общности. Исторически сложившаяся архивная коллекция, поступившая из другого архива, от организации или гражданина, перефондированию не подлежит.

9. Архивные документы, сформированные в архивный фонд, объединенный архивный фонд или в архивную коллекцию, перефондированию не подлежат. Перефондирование архивных документов допускается в исключительных случаях при обнаружении ошибок фондирования, затрудняющих поиск архивных документов.

10. В зависимости от времени образования и правового статуса источника его комплектования архивные документы принимаются в архив как продолжающаяся часть уже имеющегося архивного фонда, или как новый архивный фонд.

Допускается формирование объединенных архивных фондов из архивных документов комиссий по выборам председателя (аксакала) схода граждан и его советников.

11. Единые архивные фонды составляют архивные документы: отраслевых управлений и отделов органов государственного управления и государственной власти на местах; органов судебной власти и прокуратуры.

В связи с преобразованием административных образований (их объединением, разделением, а также изменением статуса городского поселения) новые архивные фонды составляют архивные документы созданных органов государственной власти.

Изменение границ территориальных образований не является основанием для создания новых архивных фондов из архивных документов соответствующих органов государственной власти.

12. При реорганизации организации новые архивные фонды создаются в случаях:

изменения целевого назначения, профиля деятельности и функций организации;

преобразования организации с изменением формы собственности имущества организации (приватизация, акционирование, национализация и т. п.).

Из архивных документов организации, подвергшейся преобразованию с изменением формы собственности, имущества организации и архивных документов вновь возникшей организации(й)-правопреемника(ов) допускается формирование объединенного архивного фонда в случае передачи архивных документов организации(й)-правопреемника(ов) в государственную собственность.

13. Не является основанием для создания нового архивного фонда: расширение или сужение территориальных границ деятельности или функций организации;

выделение из организации одной или нескольких новых организаций с передачей им отдельных функций первой организации;

изменение подчиненности организации, ее структуры, переименование или внесение изменений в название, не сопровождающиеся изменением первоначальных функций;

смена учредителя(ей) организации без изменения формы собственности имущества этой организации.

14. Архивные документы организации, прекратившей свою деятельность вследствие ликвидации, в том числе по причине чрезвычайных обстоятельств или стихийных бедствий, а затем восстановленной с теми же функциями, составляют единый архивный фонд.

15. Хронологическими границами архивного фонда являются: архивного фонда органа государственного управления, органа государственной власти, организации - устанавливаемые на основе нормативноправовых актов официальные даты их образования (регистрации) и ликвидации. При наличии нескольких нормативных актов за дату образования государственного органа, органа самоуправления граждан, организации принимается дата наиболее раннего из них;

объединенного архивного фонда - даты образования (регистрации) наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней по времени деятельности организаций, документы которых вошли в состав объединенного архивного фонда;

архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти гражданина, членов семьи или рода (по аналогии с объединенным архивным фондом);

архивной коллекции - даты самого раннего и самого позднего документа.

§ 2. Организация архивных документов в пределах архивного фонда

16. В пределах архивного фонда архивные документы организуются по единицам хранения.

Единицы хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

17. Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел (документов).

Систематизация единиц хранения в пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или датам, к которым относятся единицы хранения);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций организации, тем или вопросов, которых касается содержание единиц хранения);

номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, корреспонденты); авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц).

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной, фото-, фоно- и электронной документации дополнительно используются объектный и форматный признаки.

Единицы хранения группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или отдельных групп архивных документов архивного фонда.

Документы по личному составу, а также научно-технические документы в архивных фондах научно-исследовательских организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах соответствующих уполномоченных органов, на которых возложены контрольные функции, выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

Архивные документы архивного фонда семьи, рода систематизируются вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В архивном фонде семьи на первое место выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке степени родства. В архивном фонде рода архивные документы располагаются в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы), помещаются в начале.

Единицы хранения, включенные в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий. Для архивных фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

В пределах архивной коллекции архивные документы одного вида (разновидности) группируются по авторскому признаку, с расположением групп единиц хранения в алфавитном порядке названий организаций или фамилий граждан. В пределах архивной коллекции, созданной по тематическому признаку, группировка архивных документов проводится по темам или вопросам, расположенным в порядке их значимости или хронологии.

платный документ

Текст редакции доступен после регистрации и оплаты доступа.

Вход Регистрация Оплатить доступ