ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА РЕСПУБЛИКИ КАЗАХСТАН

от 19 сентября 2018 года №575

Об утверждении Правил приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами

В соответствии с подпунктом 3) пункта 1-1 статьи 18 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" Правительство Республики Казахстан ПОСТАНОВЛЯЕТ:

1. Утвердить прилагаемые Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами.

2. Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после дня его первого официального опубликования.

Утверждены Постановлением Правительства Республики Казахстан от 19 сентября 2018 года №575

Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами

Глава 1. Общие положения

1. Правила приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее - Правила) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года "О Национальном архивном фонде и архивах" и Законом Республики Казахстан от 7 января 2003 года "Об электронном документе и электронной цифровой подписи".

2. Правила определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее - НАФ) и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее - архив организации).

3. Основные понятия, используемые в настоящих Правилах:

1) архивная справка - документ, составленный на бланке письма юридического лица (далее - организации), содержащий необходимую физическим и юридическим лицам информацию с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена, имеющий юридическую силу (подлинника);

2) архивная копия - копия, дословно воспроизводящая текст архивного документа, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, оформленная в соответствии с пунктом 284 настоящих Правил;

3) хранилище архивных документов (архивохранилище) - специально оборудованное хранилище (помещение) для хранения архивных документов;

4) тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом организации по запросу пользователя или инициативе архива организации;

5) упорядочение архивных документов (далее - упорядочение) - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с законодательством Республики Казахстан о НАФ и архивах;

6) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения по определенной теме, с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или инициативе архива организации;

7) архивный указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по иному признаку перечень наименований предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных;

8) архивная выписка - документ, составленный на бланке письма организации, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;

9) информационное письмо - документ, составленный на бланке письма организации по запросу пользователя или инициативе архива организации, содержащий информацию о хранящихся в архиве документах по определенной проблеме, теме;

10) архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;

11) особо ценный документ - архивный документ НАФ, который имеет непреходящую историко-культурную и научную ценность, особую важность для общества и государства;

12) аудиовизуальная документация - комплекс документов, содержащих изобразительную и (или) звуковую информацию, созданный с помощью технических средств;

13) управленческая документация - комплекс документов, используемых при реализации основных функций управления организации (организация, планирование, регулирование, контроль);

14) ведомственный архив - учреждение или структурное подразделение государственного юридического лица, осуществляющие сбор, упорядочение, временное хранение, учет, использование архивных документов и государственный учет документов НАФ;

15) научно-справочный аппарат (далее - НСА) - совокупность описаний архивных документов в архивных справочниках, предназначенных для поиска архивных документов и содержащейся в них документной информации;

16) система НСА - комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых, создаваемых на единой научно-методической основе, архивных справочников о составе и содержании архивных документов;

17) научно-техническая документация - комплекс документов, фиксирующих процесс и результаты научной, научно-технической, производственно-технической, проектной, строительной и другой деятельности;

18) частный архив - негосударственное юридическое лицо или его структурное подразделение, осуществляющие сбор, приобретение, комплектование, упорядочение, хранение, учет и использование архивных документов, или архивных документов физического лица, возникших в результате его деятельности, сбора и приобретения;

19) отпуск документа (письма) - экземпляр исходящего документа, остающийся в деле организации-автора;

20) экспертиза ценности документов - исследование документов на основании критериев их ценности в целях установления сроков хранения документов и отбора их для включения в состав НАФ;

21) организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению или разрушению;

22) единица хранения - учетная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение;

23) учет документов в архиве организации - установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах;

24) дело - отдельный(е) архивный(е) документ(ы), оформленный(е) в отдельную обложку, папку;

25) лист-заверитель дела - документ, содержащий информацию об особенностях содержания и формирования определенного дела в архиве организации, включая количество пронумерованных страниц каждого дела;

26) формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела;

27) опись дел, документов - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их систематизации и учета;

28) электронный архив - совокупность архивных электронных документов;

29) электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи;

30) электронная регистрационная контрольная карточка (далее - ЭРКК) - электронный документ с учетными данными о документе по установленной форме, фиксирующей его реквизиты.

4. В соответствии с возложенными на организацию задачами и функциями, а также составом образуемой в ее деятельности документации, создаются:

1) архив управленческой документации, в том числе электронных документов;

2) архив аудиовизуальной документации, в том числе электронных документов;

3) архив научно-технической документации, в том числе электронных документов.

5. Национальный архив Республики Казахстан, центральные государственные архивы, государственные архивы областей, городов, районов и их филиалы (далее - государственные архивы), Архив Президента Республики Казахстан оказывают организациям методическую помощь по внедрению настоящих Правил.

6. В организации, штатным расписанием которой не предусмотрены штатные должности работников архива, приказом (иным распорядительным документом) руководителя организации назначается лицо, ответственное за ведение архива.

Глава 2. Порядок приема дел, документов

Параграф 1. Порядок приема дел, документов на хранение

7. Архив организации принимает дела, документы постоянного, временного срока хранения и по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организации. При реорганизации организации документы передаются в упорядоченном виде правопреемникам.

8. Прием дел, документов в архив организации осуществляется ежегодно. В организации, имеющей структурные подразделения, прием документов в архив организации осуществляется в соответствии с утвержденным руководителем организации графиком приема документов в архив организации.

Документы передаются в архив организации на носителях, на которых они созданы (бумага различных видов, в том числе фотобумага, калька, пленка, магнитные ленты, электронные носители).

9. При приеме на хранение управленческой документации на бумажном носителе работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) наличие дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу в соответствии с описью дел структурного подразделения;

2) наличие дел временного (до 10 лет включительно) хранения по номенклатуре дел;

3) нумерацию листов дел с данными по описи дел структурного подразделения;

4) правильность заполнения внутренней описи документов дела (при наличии);

5) наличие листа-заверителя дела;

6) соответствие реквизитов обложки соответствующим записям в описи дел, документов структурного подразделения;

7) физическое состояние документов.

10. При приеме аудиовизуальной документации на хранение работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) комплектность документов;

2) физическое состояние документов;

3) комплектность состава прилагаемой текстовой сопроводительной документации.

В состав текстовой сопроводительной документации входят:

1) для кинодокументов - аннотации, монтажные листы, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи световых и цветовых паспортов;

2) для фотодокументов - аннотации;

3) для фонодокументов и видеодокументов - акты технического состояния, тексты выступлений, каталоги грампластинок, списки выступающих, рецензии, статьи и другие документы, относящиеся к принимаемым фонодокументам и видеодокументам.

11. При приеме научно-технической документации на хранение работник архива организации в присутствии лица, осуществляющего передачу документов, проверяет:

1) комплектность документов (в соответствии с ведомостью спецификаций, спецификацией, содержанием томов, альбомов, книг и другими документами, в которых перечислена вся передаваемая документация);

2) наличие установленных подписей и дат;

3) правильность выполнения основных надписей и титульных листов;

4) физическое состояние документов.

12. Прием электронных документов в архив организации осуществляется посредством информационных систем, обеспечивающих соблюдение требований к хранению электронных документов.

13. Электронные документы передаются в архив организации по информационно-телекоммуникационной сети из информационной системы организации в информационную систему архива организации или на обособленных носителях однократной записи в том формате, в котором они были сформированы, отправлены или получены, с обеспечением одновременного хранения сформированных электронных цифровых подписей под соответствующими электронными документами.