Утратил силу

Документ утратил силу с 7 марта 2018 года в соответствии с пунктом 3 Постановления Кабинета Министров Украины от 17 января 2018 года №55

Неофициальный перевод. (с) СоюзПравоИнформ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ КАБИНЕТА МИНИСТРОВ УКРАИНЫ

от 30 ноября 2011 года №1242

Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти

(В редакции Постановлений Кабинета Министров Украины от 04.02.2013 г. №75, 09.07.2014 г. №249, 23.09.2014 г. №484, 21.10.2015 г. №874, 22.07.2016 г. №468)

Кабинет Министров Украины постановляет:

1. Утвердить Типовую инструкцию по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти (далее - Инструкция), которая прилагается.

2. Центральным органам исполнительной власти, Совету министров Автономной Республики Крым, местным органам исполнительной власти разработать в соответствии с Инструкцией и утвердить в трехмесячный срок по согласованию с государственными архивными учреждениями собственные инструкции по делопроизводству и типовые инструкции по делопроизводству для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления.

3. Рекомендовать органам местного самоуправления разработать и утвердить собственные инструкции по делопроизводству в соответствии с Инструкцией.

4. Признать утратившими силу постановления Кабинета Министров Украины согласно перечню, который прилагается.

Премьер-министр Украины

Н.Азаров

Утверждена Постановлением Кабинета Министров Украины от 30 ноября в 2011 года №1242

Типовая инструкция по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти

I. Общие положения

1. Настоящая Инструкция устанавливает общие положения относительно функционирования структурных подразделений по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти (далее - учреждения), требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами в учреждениях независимо от способа фиксации и воспроизведения информации, содержащейся в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением.

2. Порядок организации электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи, работы с электронными документами и документирования управленческой деятельности в электронной форме, осуществление делопроизводства по документам, содержащим информацию с ограниченным доступом, осуществление делопроизводства по обращениям граждан, запросам на информацию определяется отдельными нормативно-правовыми актами и не может регулироваться настоящей Инструкцией.

(Пункт 2 изложен в новой редакции в соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины от 22.07.2016 г. №468)

(см. предыдущую редакцию)

3. Учреждения организуют делопроизводство на основании собственных инструкций по делопроизводству (далее - инструкции учреждений), которые разрабатываются на основании настоящей Инструкции, а также регламентов и национальных стандартов на организационно-распорядительную документацию (далее - регламенты и национальные стандарты).

Перечень документов, прохождение в учреждении которых переведено в электронную форму, кроме документов, содержащих информацию с ограниченным доступом, обращений граждан, запросов на информацию и электронных документов, в установленных законом случаях не могут быть применены как оригиналы, утверждается приказом (распоряжением) руководителя.

Не допускается одновременное прохождение одного и того же документа в электронной и бумажной форме.

(Пункт 3 изложен в новой редакции в соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины от 22.07.2016 г. №468)

(см. предыдущую редакцию)

4. Ответственность за организацию делопроизводства в учреждениях несут их руководители.

За содержание, качество подготовки и оформление на должном уровне документов, которые разрабатываются на выполнение задач, определенных в законах Украины, актах Президента Украины, постановлениях Верховной Рады Украины, принятых в соответствии с Конституцией и законами Украины, актах Кабинета Министров Украины, поручениях Премьер-министра Украины, актах Верховного Совета Автономной Республики Крым и Совета министров Автономной Республики Крым, центральных и местных органов исполнительной власти (далее - акты органов государственной власти, органов власти Автономной Республики, Крым и поручения высших должностных лиц), а также ответов на запросы и обращения народных депутатов Украины и депутатов местных советов, корреспонденцию Верховной Рады Украины, Администрации Президента Украины, Кабинета Министров Украины (далее - запросы, обращения, а также корреспонденция Верховной Рады Украины, Администрации Президента Украины, Кабинета Министров Украины), согласование проектов, нормативно-правовых актов отвечают заместители руководителя учреждения согласно распределению функциональных обязанностей.

За содержание, качество подготовки и оформление на должном уровне других документов, а также организацию делопроизводства и хранение документов в структурных подразделениях учреждения отвечают их руководители.

(В пункт 4 внесены изменения в соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины от 09.07.2014 г. №249)

(см. предыдущую редакцию)

5. Организация делопроизводства в учреждениях возлагается на их структурные подразделения (департаменты, управления, отделы, секторы) делопроизводства (документационного обеспечения), общие отделы, канцелярии и тому подобное (далее - служба делопроизводства).

6. Основной задачей службы делопроизводства является установление в учреждении единого порядка документирования управленческой информации и работы с документами с применением современных автоматизированных систем, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях учреждения. Служба делопроизводства в соответствии с возложенными на нее задачами:

разрабатывает инструкцию учреждения по делопроизводству и номенклатуру дел учреждения;

осуществляет регистрацию и ведет учет документов;

организует документооборот, формирование дел, их хранение и подготовку к передаче в архивное подразделение или лицу, ответственному за ведение архива учреждения (далее - архив учреждения);

обеспечивает введение и контролирует соблюдение структурными подразделениями учреждения требований инструкций учреждений, регламентов и национальных стандартов;

принимает меры к уменьшению объема служебной переписки в учреждении и на предприятиях, в учреждениях, организациях, относящихся к сфере ее управления;

проводит регулярно проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях учреждения, а также на предприятиях, в учреждениях, организациях, относящихся к сфере ее управления;

принимает участие во внедрении и использовании информационно-телекоммуникационной системы делопроизводства в учреждении;

осуществляет контроль за своевременным рассмотрением и прохождением документов в учреждении;

обеспечивает соблюдение единых требований относительно подготовки документов и организации работы с ними в условиях электронного документооборота;

проводит анализ информации о документообороте, необходимой для принятия управленческих решений;

организует сохранение документационного фонда учреждения и пользования им;

инициирует и принимает участие в организации повышения квалификации работников учреждения по вопросам делопроизводства;

удостоверяет гербовой печатью документы, подписанные руководством учреждения.

7. На службы делопроизводства центральных органов исполнительной власти возлагается подготовка типовых инструкций по делопроизводству, типовых (примерных) номенклатур дел для однородных по характеру деятельности предприятий, учреждений, организаций, относящихся к сфере их управления, ведомственных (отраслевых) перечней документов, с указанием сроков хранения и согласования таких документов с центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

8. Организация делопроизводства в структурных подразделениях учреждений возлагается на специально назначенное для этого лицо.

II. Документирование управленческой информации
Общие требования к созданию документов

9. Документирование управленческой информации заключается в создании документов, в которых фиксируется с соблюдением установленных правил информация об управленческих действиях.

10. Право на создание, подписание, согласование, утверждение документов определяется актами законодательства, положениями (уставами) учреждений, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.

11. В учреждениях определяется совокупность документов, предусмотренных номенклатурой дел, необходимых и достаточных для документирования информации об их деятельности.

По вопросам, представляющим взаимный интерес и относящимся к компетенции различных учреждений, могут создаваться совместные документы.

12. Выбор вида документа, предназначенного для документирования управленческой информации (распоряжение, постановление, решение, протокол и тому подобное), оговариваются правовым статусом учреждения, компетенцией должностного лица и порядком принятия управленческого решения (на основании единоначалия или коллегиальности).

13. Документ должен соответствовать положениям актов органов государственной власти, органов власти Автономной Республики, Крым и направляться на выполнение учреждением возложенных на него задач и функций.

14. Классы управленческой документации определяются согласно Государственному классификатору управленческой документации (далее - ГКУД).

Одним из классов управленческой документации, обеспечивающей организацию процессов управления, является организационно-распорядительная документация. Реквизиты организационно-распорядительной документации и порядок их расположения определяются ГСТУ 4163-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (далее - ГСТУ 4163-2003).

15. Документ должен содержать обязательные для определенного его вида реквизиты, которые размещаются в установленном порядке, а именно: наименование учреждения - автора документа, название вида документа (кроме писем), дата, регистрационный индекс документа, заглавие к тексту, текст, подпись.

Во время подготовки и оформления документов могут применяться не только обязательные, а также другие реквизиты, если это соответствует назначению документа или способу его проработки.

16. С целью повышения эффективности и оперативности организации работы с документами одинаковые по содержанию документы могут быть унифицированы путем разработки трафаретных текстов, которые включаются в сборник (альбом) унифицированных (типовых) форм документов учреждения.

17. Учреждения осуществляют делопроизводство на государственном языке. Документы составляются на государственном языке, кроме случаев, предусмотренных законодательством о языках в Украине.

Документы, которые посылаются иностранным адресатам, оформляются на украинском языке или языке государства-адресата, или на одном из языков международного общения.

18. Оформление документов, которые изготавливаются с помощью печатающих средств, осуществляется в соответствии с требованиями, указанными в приложении 1.

Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные и докладные записки и тому подобное), авторами которых являются должностные и другие физические лица, разрешается оформлять рукописным способом.

Бланки документов

19. Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, которые изготавливаются согласно требованиям настоящей Инструкции.

Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 миллиметров) и А5 (210 х 148 миллиметров).

Разрешено использовать бланки формата А3 (297 х 420 миллиметров) - для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 миллиметров) - для резолюций (поручений).

Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее и нижнее.

Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового или продольного размещения реквизитов. Реквизиты заглавия размещаются центрированным (начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способом.

20. В учреждениях используют следующие бланки документов:

общий бланк для создания разных видов документов (без указания в бланке названия вида документа) (приложение 2);

бланки для писем (приложения 3 и 4);

бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке названия вида документа) (приложение 5).

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество превышает 200 единиц в год.

21. Учреждения разрабатывают бланки документов структурных подразделений или бланки документов должностного лица в том случае, когда руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписывать документы в пределах их полномочий, указанных в пункте 52 настоящей Инструкции.

22. Учреждения, которые ведут переписку с постоянными иностранными корреспондентами, могут изготавливать бланки, реквизиты которых указываются на двух языках: слева - на украинском, справа - на иностранном. Государственный Герб Украины и Герб Автономной Республики Крым на таких бланках проставляются в центре верхнего поля. Бланки, содержащие реквизиты, изложенные на иностранном языке, использовать в пределах Украины не рекомендуется.

23. Бланки документов должны изготавливаться типографским способом на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов.

При создании (прохождении) в учреждении документов в электронной форме бланки могут изготавливаться с помощью компьютерной техники черно-белыми или цветными и в случае необходимости печатаются.

(Пункт 23 изложен в новой редакции в соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины от 22.07.2016 г. №468)

(см. предыдущую редакцию)

24. Виды бланков, которые используются в учреждении, и порядок их учета, определяются инструкцией учреждения.

Обязательному учету подлежат пронумерованные бланки в бумажной форме.

Порядковые номера проставляются нумератором, печатным или иным способом на нижнем поле обратной стороны бланка или на левом поле лицевой стороны бланка.

Решение о необходимости учета бланков, изготовленных учреждением с помощью компьютерной техники, принимает руководитель учреждения. Лица, персонально отвечающие за учет, хранение и использование бланков, определяются руководителем учреждения, о чем издается распорядительный документ.

(В пункт 24 внесены изменения в соответствии с Постановлением Кабинета Министров Украины от 22.07.2016 г. №468)

(см. предыдущую редакцию)

25. Некоторые внутренние документы (заявления работников, докладные записки, справки и тому подобное) и документы, которые создаются от имени нескольких учреждений, оформляются не на бланках.

Оформление реквизитов документов

бесплатный документ

Полный текст доступен после авторизации.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ КАБИНЕТА МИНИСТРОВ УКРАИНЫ Типовая инструкция по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти I. Общие положения II. Документирование управленческой информации
Общие требования к созданию документов
III. Организация документооборота и выполнение документов
Требования относительно рационализации документооборота
IV. Систематизация и хранение документов в делопроизводстве
Составление номенклатуры дел
V. Порядок подготовки дел к передаче для архивного хранения
Экспертиза ценности документов
Приложение №1 Приложение №2 Приложение №3 Приложение №4 Приложение №5 Приложение №6 Приложение №7 Приложение №8 Приложение №9 Приложение №10 Приложение №11 Приложение №12 Приложение №13 Приложение №14 Приложение №15 Приложение №16 Приложение №17 Приложение №18 Приложение №19 Приложение №20 Приложение №21 Перечень постановлений Кабинета Министров Украины, утративших силу

Постановление Кабинета Министров Украины от 30 ноября 2011 года №1242
"Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах исполнительной власти, Совете Министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти"

О документе

Номер документа:1242
Дата принятия: 30/11/2011
Состояние документа:Утратил силу
Начало действия документа:12/12/2011
Органы эмитенты: Правительство
Утратил силу с:07/03/2018

Документ утратил силу с 7 марта 2018 года в соответствии с пунктом 3 Постановления Кабинета Министров Украины от 17 января 2018 года №55

Опубликование документа

Официальный вестник Украины от 12 декабря 2011 года №94, стр. 172, статья 3433, код акта 59442/2011;

"Правительственный курьер" от 27 декабря 2011 года №242

Редакции документа

Текущая редакция принята: 22/07/2016  документом  Постановление Кабинета Министров Украины О внесении изменений в Типовую инструкцию по делопроизводству в центральных органах исполнительной... № 468 от 22/07/2016
Вступила в силу с: 15/08/2016


Редакция от 21/10/2015, принята документом Постановление Кабинета Министров Украины О внесении изменений и признании утратившими силу некоторых постановлений Кабинета Министров Украины в... № 874 от 21/10/2015
Вступила в силу с: 13/11/2015


Редакция от 23/09/2014, принята документом Постановление Кабинета Министров Украины О внесении изменения в пункт 52 Типовой инструкции по делопроизводству в центральных органах... № 484 от 23/09/2014
Вступила в силу с: 30/09/2014


Редакция от 09/07/2014, принята документом Постановление Кабинета Министров Украины О внесении изменений в некоторые постановления Какбинета Министров Украины № 249 от 09/07/2014
Вступила в силу с: 23/07/2014


Редакция от 04/02/2013, принята документом Постановление Кабинета Министров Украины О внесении изменений в некоторые постановления Кабинета Министров Украины и признании утратившим силу... № 75 от 04/02/2013
Вступила в силу с: 09/02/2013


Первоначальная редакция от 30/11/2011

Приложения к документу

Приложение 2 к Постановлению от 30.11.2011 г. №1242

Приложение 3 к Постановлению от 30.11.2011 г. №1242

Приложение 4 к Постановлению от 30.11.2011 г. №1242

Приложение 5 к Постановлению от 30.11.2011 г. №1242

Приложение 13 к Постановлению от 30.11.2011 г. №1242